【導(dǎo)讀】恭喜您順利通過考試！時(shí)間管理這門課程也可以稱作優(yōu)先管理。間逝去所產(chǎn)生的不自覺的反應(yīng)。所等占去了約4年的時(shí)間。一個(gè)人的一生，按照80歲來計(jì)算，7歲之前，是在一種混沌和無知的狀態(tài)下度過的。從22歲到40歲左右在為自己的生活和事業(yè)奮斗。40歲以后到60歲則要穩(wěn)定之前取得。60歲到70歲則不得不跟病魔苦斗。的時(shí)間有所規(guī)劃。按照一年365天計(jì)算，減去100多天的假期及事假生病的時(shí)間，還剩。每天早上8點(diǎn)鐘上班，遲到、工作前期準(zhǔn)備用去半個(gè)小時(shí)。8點(diǎn)半到9點(diǎn)半清理前一天積壓的工作需。12點(diǎn)到下午2點(diǎn)是午飯和休息時(shí)間。2點(diǎn)到4點(diǎn)又是相互溝通與協(xié)調(diào)。待，在推諉，在無所事事。剩下20%的時(shí)間在搞內(nèi)耗，做一些可能有損公司的事情。由此可以看出，企業(yè)員工往往有80%的工作時(shí)。生產(chǎn)效率只有發(fā)達(dá)國家的30%。如果能夠?qū)⑵髽I(yè)員工剩余的80%的時(shí)間有效地利用起來，令。其產(chǎn)生效益，那么，企業(yè)的整體效益就會大幅度提高，企業(yè)的競爭力也會大大增強(qiáng)。

　　

【正文】 大小。 【案例 】 浙江一家公司的副經(jīng)理很勤奮，做事認(rèn)真負(fù)責(zé)。他還經(jīng)常下基層和員工一起工作，一起吃飯。公司的領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)的員工都對他很滿意。但是，他的經(jīng)理位置坐了沒一年就被撤了下來。因?yàn)樗芾淼闹饕獦I(yè)務(wù)并不見起色，甚至完不成必要的考核。 他很勤奮，可是沒有勤奮到重要的事情上，他被撤換掉也是情理之中的事。 案例分析：該干的事情不干，不該干的事情卻忙忙碌碌。這樣的人做事情就從來沒有多想過，從來沒有想過做事情的意義。 很多人往往對自己的行動不賦予任何的目的，結(jié)果這些人就變成了一個(gè)漫無目的的工作狂。整天忙碌卻不知 道在做什么，也不知道能有多少收益。 ◆ 缺乏信心，就故意裝出非常忙碌； ◆ 在目標(biāo)不清晰時(shí)經(jīng)常會特別賣力； ◆ 對行動不賦予任何目的； ◆ 把自己變成盲無目的的工作狂。 結(jié)果： ◆ 只會低頭拉車，不去抬頭看路； ◆ 明明是人騎馬，卻變成了馬拖人！ 圖 43 本末倒置 5.“七”條殘酷規(guī)律 注意： ◆ 你最多只能擔(dān)當(dāng)七種社會角色； ◆ 花花公子不是人人都能勝任的。 否則： ◆ 對你將很可能是災(zāi)難而非福分； ◆ 你會被這一系列災(zāi)難所吞噬！ 關(guān)鍵詞： ◆ 必須定期作出社會角色的檢討。 圖 44 “七”條殘酷規(guī)律 有效地控制時(shí)間 時(shí)間總是被各種各樣的事情所干擾，別人對你時(shí)間的占用就是對你的控制。時(shí)間被占用得多了，就會被割裂開，就會變成零零碎碎的，你就無法控制。時(shí)間就這樣被人占用，就這樣消逝了。 以下時(shí)間哪個(gè)最難控制？請排序： （ ）工作的時(shí)間； （ ）業(yè)余的時(shí)間；（酒、賭、玩、侃） （ ）上司的時(shí)間； （ ）下屬的時(shí)間； （ ）客戶的時(shí)間； （ ）女友的時(shí)間； （ ）家庭的時(shí)間； （ ）哥們的時(shí)間。 圖 45 哪個(gè)時(shí)間最難控 制 ? 有自己的時(shí)間計(jì)劃并保證時(shí)間計(jì)劃不被打亂； ? 和他人約定在一定的時(shí)間內(nèi)不溝通； ? 集中時(shí)間處理瑣碎的事情； ? 做事情分清楚輕重緩急。 【自檢 42】 如何有效地控制時(shí)間？ ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ 見參考答案 42 第八講 優(yōu)先管理（下） 控制方方面面對時(shí)間的干擾 來自上司的干擾往往是最難控制的，上司的干擾既不能拒絕也不能回避，還必須和顏悅色地把寶貴的時(shí)間讓給他。 即使這樣，也可以通過一定的方式來減少上司的干擾。 ? 讓上司清楚知道你的工作目標(biāo) 通過溝通，通過年度經(jīng)營計(jì)劃，通過一些會議，一定要很清楚地讓你的上司知道，你的工作是什么。你這一周、這個(gè)月、這個(gè)季度、今年的 工作是什么。 上司知道了你的工作才有可能不給你添加干擾你工作的事情。 ? 主動地約見你的上司以減少干擾 主動約見你的上司，就會由被動變主動，避免上司給你添加計(jì)劃外的任務(wù)。 減少上司對你的時(shí)間干擾需要做到，依據(jù)對公司的理解制定自己的目標(biāo)計(jì)劃并讓上司知道這些；主動約見上司，讓他理解你的工作。這就是管理上司的文化，我們把它叫做香蕉文化。 來自同事的干擾，跟來自上司的干擾的性質(zhì)不一樣，大家都是同事，這種干擾最難推卻。同事的干擾往往是即興的，沒有預(yù)謀，是經(jīng)常容易把你的時(shí)間割裂掉的。 有效避免同 事干擾的方法： ? 如果有人找你就站起來接待他 這種迎接方式會使來打擾你的同事感到不安而退卻。 ? 公司設(shè)立人人安靜一小時(shí)制度 時(shí)間不夠，是因?yàn)楹芏鄷r(shí)間被割裂，使本來完整的時(shí)間變成一些零零碎碎的時(shí)間。人人安靜一小時(shí)要求，在這個(gè)時(shí)間段里，每個(gè)人都自覺遵守，不要輕易去找別人。 下屬的干擾往往會把你太多的時(shí)間占據(jù)掉，但是，人們往往會忽視下屬的干擾，原因在于人們認(rèn)為下屬的干擾是天經(jīng)地義的。 作為上司不應(yīng)以凡事都由自己做主就覺得很有尊嚴(yán)，事無巨細(xì)地處理下屬遞上來的事情，倒成了下屬所提供事件的奴 隸，為下屬所制。若認(rèn)識不到這一點(diǎn)是很可悲的。 避免下屬干擾的方式有： ? 安排固定時(shí)間供下屬匯報(bào)工作； ? 保留固定時(shí)間供下屬討論問題； ? 安排其他時(shí)間處理非緊急事件。 來自自己的干擾往往很難覺察，例如沒有目的的游逛，與下屬聊天，各種不良的習(xí)慣，發(fā)呆或者拖延等。 有效的方法是保持清醒的頭腦，學(xué)習(xí)管理和控制自己，并且爭取做到“己所不欲，勿施于人”。 要排除干擾就需要對干擾與非干擾有所區(qū)分，判斷干擾要從以下幾個(gè)方面入手： ? 是否經(jīng)常會有人打擾你的工作 這是判斷干擾 是否存在的前提條件，經(jīng)常有人打擾，就有干擾存在。 ? 是否清楚別人打擾你的目的 明白了別人打擾的目的，就能很容易地分清這個(gè)人是來工作，還是來調(diào)侃。 ? 目的、程序、制度是否明確 有了明確的目的、程序、制度就能有效地避免干擾的出現(xiàn)。 ? 緊急突發(fā)狀況是否經(jīng)常出現(xiàn) 緊急突發(fā)狀況并不經(jīng)常出現(xiàn)，如果緊急突發(fā)狀況很多，就要警惕干擾的存在。 ? 發(fā)揚(yáng)香蕉文化，杜絕推諉。香蕉文化是一種非常好的文化，可以通過香蕉文化，有效地管理你的上司，使上上下下的工作目標(biāo)清晰，職責(zé)明確； ? 界定工作的職責(zé)，在公司里 要采用無邊界化的管理。不要強(qiáng)化部門與部門之間的邊界，而是要淡化這種邊界，以確定的工作程序來優(yōu)化工作流程，用工作流程去拉動部門之間的配合。 第九講 “西瓜”與“芝麻” “丟了西瓜揀回芝麻”是一句俗語。從企業(yè)經(jīng)營的角度去理解，它形容有些人做了那些低回報(bào)的工作而放棄了高回報(bào)的工作。 為什么只揀“芝麻”不抱“西瓜” “芝麻” 每一個(gè)人在人生的旅途中，總是會遇到一些“西瓜”，也會遇到很多的“芝麻”。這時(shí)，每個(gè)人的腦子里都會想著如何得到“西瓜”，但是很奇怪，在行動上人們往往是在撿“ 芝麻”。 為什么人們熱衷于揀“芝麻”呢？因?yàn)閽爸ヂ椤焙苋菀?，每揀到一個(gè)“芝麻”就會有一定的成就感，在短期內(nèi)獲得滿足，很過癮。何況抱“西瓜”不如揀“芝麻”省力，不如揀“芝麻”來得快。所以人們雖然向往抱“西瓜”，但是“芝麻”的誘惑讓他們控制不住。 2.“西瓜”與“芝麻”的區(qū)分 ? “芝麻”與“西瓜”不可兼得 在相同的時(shí)間內(nèi)，人只能做一件事情，就是說要揀“芝麻”還是要抱“西瓜”只能選擇一種，如果揀“芝麻”就不會再有時(shí)間抱“西瓜”，如果抱“西瓜”就不可能再有時(shí)間揀“芝麻”。揀“芝麻”與抱“西瓜”不可兼得。 因 此，在單位的時(shí)間內(nèi)，你必須做出是要揀“芝麻”還是要抱“西瓜”的選擇。 ? “西瓜”與“芝麻”的區(qū)分 當(dāng)然在選擇揀“芝麻”還是抱“西瓜”之前，首先要對“西瓜”和“芝麻”進(jìn)行區(qū)分，看哪些事情是“西瓜”，哪些事情是“芝麻”。 工作按照回報(bào)的高低可以分成兩類，一類是低回報(bào)的工作，另一類是高回報(bào)的工作?！爸ヂ椤钡幕貓?bào)力遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于“西瓜”，所以，“芝麻”就是指那些低回報(bào)的工作?！拔鞴稀钡幕貓?bào)力遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于“芝麻”，所以，“西瓜”就是指那些高回報(bào)的工作。 【自檢 51】 怎樣分辨您生活和工作中的“西瓜”和“芝麻”？ ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ 見參考答案 51 效率和效益雖然只有一字之差，但是在內(nèi)容上卻有著很大的差別。人們 對于“西瓜”的追求，實(shí)際上就是對于效益的追求。 【案例】 有一位經(jīng)濟(jì)學(xué)家做了一個(gè)實(shí)驗(yàn)。他在銀行兌換了 100 張錢。這 100 張錢里有 99張是 1 元的，有 1 張是100 元的。他拿著這 100 張錢來到一個(gè)大商場前，先說明了這 100 張錢的情況，然后撒了出去。人們都上前哄搶，這時(shí)就會發(fā)現(xiàn)，大家?guī)缀醵汲?1 張 100 元鈔票跑過去，去搶那張 100 元的鈔票。 因?yàn)榇蠹叶记宄褪前阉械?1 元鈔票搶到手，也不如那 1 張 100 元的多。一張一張地揀小鈔比搶那1 張 100元大鈔費(fèi)力多了，更何況，根本就不可能把所有 1 元 1 張的鈔票都搶到手。 案例 分析：這是普通人對于效率和效益的理解。很明顯，一張一張地揀一元的鈔票效率很高，但是效益很低；去搶那張 100元的大鈔，效率會不如揀一元的小鈔，但是，能夠拿到就會產(chǎn)生很大的效益。 由此可見，追求效率是戰(zhàn)術(shù)層面的問題，追求效益是戰(zhàn)略層面的問題，后者才是大家追求的真正目的。追求效率是指把問題做對，追求效益是去做對的事情。做對的事情，有一定的效率，就會產(chǎn)生很大的回報(bào)；如果把事情做錯(cuò)了，效率即使很高，回報(bào)也會很低。 怎樣獲取“西瓜” ? 目標(biāo)與計(jì)劃的關(guān)系 工作不能沒有目標(biāo)的設(shè)定，設(shè)定了目標(biāo)如果 沒有計(jì)劃就會變成不切實(shí)際的空想。 計(jì)劃的制定必須要考慮目標(biāo)的期望值，必須要考慮資源的配置情況，把兩者結(jié)合起來考慮才能夠制定出切實(shí)可行的計(jì)劃。目標(biāo)和計(jì)劃必須設(shè)定最后的期限，不能無限期地拖延。 ? 利用第二象限實(shí)現(xiàn)目標(biāo) 【案例】 某企業(yè)確定了年利潤 100 萬元的目標(biāo)以后，就朝著 100 萬元的目標(biāo)猛沖，把其他問題都留在后面。它逢山開路，遇水架橋，兵來將擋，水來土掩。一開始進(jìn)展得挺快，到最后是強(qiáng)弩之末，由于其他因素的制約，不僅沒有盈利，反而虧損了。 實(shí)現(xiàn)目標(biāo)合理的方法是在目標(biāo)確定以后，對目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)要有一個(gè)規(guī)劃。然后 對技術(shù)資源以及企業(yè)的資金進(jìn)行整合，這樣才能使企業(yè)以持續(xù)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。 案例分析：這個(gè)企業(yè)的做法是時(shí)間管理的第三象限的做法，做了好多緊急但是不重要的事情，所以出現(xiàn)了欲速不達(dá)的情況。 第二象限是那些重要但不緊急的事情，這一象限的投資效益最大，要實(shí)現(xiàn)確定的目標(biāo)，投資第二象限能夠獲得強(qiáng)勁的執(zhí)行力。 為達(dá)到目標(biāo)就要對其進(jìn)行有效地執(zhí)行，首先要保證充足的時(shí)間，然后需要做充分的準(zhǔn)備和詳細(xì)的計(jì)劃。 ? 按時(shí)執(zhí)行完成每一項(xiàng)工作； ? 會客必須在規(guī)定時(shí)間之內(nèi)； ? 會議前必須擬定會議提綱； ? 準(zhǔn)備完整資料提供給客戶。 實(shí)現(xiàn)高效率需要合理地調(diào)整時(shí)間以及進(jìn)行資源的分配。確定工作順序首先要確定應(yīng)該做什么事情，然后確定為什么去做，用什么標(biāo)準(zhǔn)來做。下一步就是確定什么時(shí)間開始，都有什么人參加，怎么樣分配時(shí)間。 良好的工作習(xí)慣對于高效率的工作來說是必不可少的。工作環(huán)境中各種資源的合理配置及有條理的習(xí)慣，能夠使工作得心應(yīng)手。 ? 把所有的文件從桌子上清走； ? 把名片放在一個(gè)固定的地方； ? 把重要文件放在固定的地方； ? 建立電腦及文件的歸檔系統(tǒng)； ? 重新 歸類未審批處理的文件； ? 徹底整理辦公桌及電腦文件。 維持性工作是做了以后，只不過是昨天工作的重復(fù)，沒有任何的新意，不會因此而發(fā)財(cái)，也不會因此而得到升遷，是平行移動的工作。另外一類工作是發(fā)展性工作，就是在去做這件事情的時(shí)候，有機(jī)會向高處移動，會獲得更好的升遷，更好的回報(bào)。 【案例】 有一位世界著名的青年科學(xué)家經(jīng)歷了一個(gè)很不平凡的歷程。她小學(xué)五年級的時(shí)候，遇上文化大革命，被下放到農(nóng)村去養(yǎng)豬。在農(nóng)村的時(shí)候，她始終沒有放棄對學(xué)習(xí)的渴望，邊放豬邊自學(xué)。國家恢復(fù)高考后，憑借堅(jiān)強(qiáng)的毅力 只有五年級學(xué)歷的她考上了大學(xué)。四年以后，她以全班第一名的成績畢業(yè)。 時(shí)隔不久，她有了一個(gè)到澳大利亞墨爾本大學(xué)學(xué)習(xí)的機(jī)會。在澳大利亞的墨爾本大學(xué)，她為了掙夠?qū)W費(fèi)及生活費(fèi)用，一天打三份工。白天中午去給人家做清潔工，下午給人家整理花園，晚上伺候一個(gè)大小便失禁的老太太。在墨爾本大學(xué)畢業(yè)后又讀了博士。現(xiàn)在是中國某大學(xué)的博士生導(dǎo)師，成了世界著名的青年科學(xué)家。 案例分析：這位女士能夠有這么大的成就，就是因?yàn)樗軌蛟谧约含F(xiàn)有的工作中找到發(fā)展性的亮點(diǎn)。她在農(nóng)村邊放豬邊自學(xué)，放豬是她的維持性工作，學(xué)習(xí)是她的發(fā)展性的亮點(diǎn)。當(dāng)機(jī)會 到來的時(shí)候，她發(fā)展性的亮點(diǎn)就變成了改變她的身份的魔棒。 【自檢 52】 怎樣對待您工作中的維持性和發(fā)展性工作？ ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ 見參考答案 52 高回報(bào)的活動本來就少，我們節(jié)約出來大量的時(shí)間，也不過是為了把高回報(bào)的事情做好，因此，高回報(bào)的活動要認(rèn)真對待。 ? 以高回報(bào)為原則安排低回報(bào)項(xiàng)目 在高回報(bào)的項(xiàng)目短缺的情況下，可以花一些時(shí)間，爭取把低回報(bào)項(xiàng)目的回報(bào)率發(fā)揮到最大。 ? 集中精力保持高回報(bào)的重點(diǎn)目標(biāo) 目標(biāo)也有主次大小之分。應(yīng)該集中精力確保大的目標(biāo)、主要目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。 ? 放寬最后期限，使它被特殊化 高回報(bào)活動中的重要目標(biāo)如果不能按期