【正文】 ? 放寬最后期限，使它被特殊化 高回報(bào)活動(dòng)中的重要目標(biāo)如果不能按期。 ? 集中精力保持高回報(bào)的重點(diǎn)目標(biāo) 目標(biāo)也有主次大小之分。 【自檢 52】 怎樣對(duì)待您工作中的維持性和發(fā)展性工作？ ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ 見參考答案 52 高回報(bào)的活動(dòng)本來(lái)就少，我們節(jié)約出來(lái)大量的時(shí)間，也不過(guò)是為了把高回報(bào)的事情做好，因此，高回報(bào)的活動(dòng)要認(rèn)真對(duì)待。她在農(nóng)村邊放豬邊自學(xué)，放豬是她的維持性工作，學(xué)習(xí)是她的發(fā)展性的亮點(diǎn)?，F(xiàn)在是中國(guó)某大學(xué)的博士生導(dǎo)師，成了世界著名的青年科學(xué)家。白天中午去給人家做清潔工，下午給人家整理花園，晚上伺候一個(gè)大小便失禁的老太太。 時(shí)隔不久，她有了一個(gè)到澳大利亞墨爾本大學(xué)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。國(guó)家恢復(fù)高考后，憑借堅(jiān)強(qiáng)的毅力 只有五年級(jí)學(xué)歷的她考上了大學(xué)。她小學(xué)五年級(jí)的時(shí)候，遇上文化大革命，被下放到農(nóng)村去養(yǎng)豬。另外一類工作是發(fā)展性工作，就是在去做這件事情的時(shí)候，有機(jī)會(huì)向高處移動(dòng)，會(huì)獲得更好的升遷，更好的回報(bào)。 ? 把所有的文件從桌子上清走； ? 把名片放在一個(gè)固定的地方； ? 把重要文件放在固定的地方； ? 建立電腦及文件的歸檔系統(tǒng)； ? 重新 歸類未審批處理的文件； ? 徹底整理辦公桌及電腦文件。 良好的工作習(xí)慣對(duì)于高效率的工作來(lái)說(shuō)是必不可少的。確定工作順序首先要確定應(yīng)該做什么事情，然后確定為什么去做，用什么標(biāo)準(zhǔn)來(lái)做。 ? 按時(shí)執(zhí)行完成每一項(xiàng)工作； ? 會(huì)客必須在規(guī)定時(shí)間之內(nèi)； ? 會(huì)議前必須擬定會(huì)議提綱； ? 準(zhǔn)備完整資料提供給客戶。 第二象限是那些重要但不緊急的事情，這一象限的投資效益最大，要實(shí)現(xiàn)確定的目標(biāo)，投資第二象限能夠獲得強(qiáng)勁的執(zhí)行力。然后 對(duì)技術(shù)資源以及企業(yè)的資金進(jìn)行整合，這樣才能使企業(yè)以持續(xù)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。一開始進(jìn)展得挺快，到最后是強(qiáng)弩之末，由于其他因素的制約，不僅沒有盈利，反而虧損了。 ? 利用第二象限實(shí)現(xiàn)目標(biāo) 【案例】 某企業(yè)確定了年利潤(rùn) 100 萬(wàn)元的目標(biāo)以后，就朝著 100 萬(wàn)元的目標(biāo)猛沖，把其他問(wèn)題都留在后面。 計(jì)劃的制定必須要考慮目標(biāo)的期望值，必須要考慮資源的配置情況，把兩者結(jié)合起來(lái)考慮才能夠制定出切實(shí)可行的計(jì)劃。做對(duì)的事情，有一定的效率，就會(huì)產(chǎn)生很大的回報(bào)；如果把事情做錯(cuò)了，效率即使很高，回報(bào)也會(huì)很低。 由此可見，追求效率是戰(zhàn)術(shù)層面的問(wèn)題，追求效益是戰(zhàn)略層面的問(wèn)題，后者才是大家追求的真正目的。 案例 分析：這是普通人對(duì)于效率和效益的理解。 因?yàn)榇蠹叶记宄褪前阉械?1 元鈔票搶到手，也不如那 1 張 100 元的多。他拿著這 100 張錢來(lái)到一個(gè)大商場(chǎng)前，先說(shuō)明了這 100 張錢的情況，然后撒了出去。他在銀行兌換了 100 張錢。人們 對(duì)于“西瓜”的追求，實(shí)際上就是對(duì)于效益的追求?！拔鞴稀钡幕貓?bào)力遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于“芝麻”，所以，“西瓜”就是指那些高回報(bào)的工作。 工作按照回報(bào)的高低可以分成兩類，一類是低回報(bào)的工作，另一類是高回報(bào)的工作。 因 此，在單位的時(shí)間內(nèi)，你必須做出是要揀“芝麻”還是要抱“西瓜”的選擇。 2.“西瓜”與“芝麻”的區(qū)分 ? “芝麻”與“西瓜”不可兼得 在相同的時(shí)間內(nèi)，人只能做一件事情，就是說(shuō)要揀“芝麻”還是要抱“西瓜”只能選擇一種，如果揀“芝麻”就不會(huì)再有時(shí)間抱“西瓜”，如果抱“西瓜”就不可能再有時(shí)間揀“芝麻”。何況抱“西瓜”不如揀“芝麻”省力，不如揀“芝麻”來(lái)得快。這時(shí)，每個(gè)人的腦子里都會(huì)想著如何得到“西瓜”，但是很奇怪，在行動(dòng)上人們往往是在撿“ 芝麻”。從企業(yè)經(jīng)營(yíng)的角度去理解，它形容有些人做了那些低回報(bào)的工作而放棄了高回報(bào)的工作。不要強(qiáng)化部門與部門之間的邊界，而是要淡化這種邊界，以確定的工作程序來(lái)優(yōu)化工作流程，用工作流程去拉動(dòng)部門之間的配合。 ? 發(fā)揚(yáng)香蕉文化，杜絕推諉。 ? 目的、程序、制度是否明確 有了明確的目的、程序、制度就能有效地避免干擾的出現(xiàn)。 要排除干擾就需要對(duì)干擾與非干擾有所區(qū)分，判斷干擾要從以下幾個(gè)方面入手： ? 是否經(jīng)常會(huì)有人打擾你的工作 這是判斷干擾 是否存在的前提條件，經(jīng)常有人打擾，就有干擾存在。 來(lái)自自己的干擾往往很難覺察，例如沒有目的的游逛，與下屬聊天，各種不良的習(xí)慣，發(fā)呆或者拖延等。若認(rèn)識(shí)不到這一點(diǎn)是很可悲的。 下屬的干擾往往會(huì)把你太多的時(shí)間占據(jù)掉，但是，人們往往會(huì)忽視下屬的干擾，原因在于人們認(rèn)為下屬的干擾是天經(jīng)地義的。 ? 公司設(shè)立人人安靜一小時(shí)制度 時(shí)間不夠，是因?yàn)楹芏鄷r(shí)間被割裂，使本來(lái)完整的時(shí)間變成一些零零碎碎的時(shí)間。同事的干擾往往是即興的，沒有預(yù)謀，是經(jīng)常容易把你的時(shí)間割裂掉的。這就是管理上司的文化，我們把它叫做香蕉文化。 ? 主動(dòng)地約見你的上司以減少干擾 主動(dòng)約見你的上司，就會(huì)由被動(dòng)變主動(dòng)，避免上司給你添加計(jì)劃外的任務(wù)。你這一周、這個(gè)月、這個(gè)季度、今年的 工作是什么。 即使這樣，也可以通過(guò)一定的方式來(lái)減少上司的干擾。 圖 45 哪個(gè)時(shí)間最難控 制 ? 有自己的時(shí)間計(jì)劃并保證時(shí)間計(jì)劃不被打亂； ? 和他人約定在一定的時(shí)間內(nèi)不溝通； ? 集中時(shí)間處理瑣碎的事情； ? 做事情分清楚輕重緩急。時(shí)間就這樣被人占用，就這樣消逝了。 圖 44 “七”條殘酷規(guī)律 有效地控制時(shí)間 時(shí)間總是被各種各樣的事情所干擾，別人對(duì)你時(shí)間的占用就是對(duì)你的控制。 結(jié)果： ◆ 只會(huì)低頭拉車，不去抬頭看路； ◆ 明明是人騎馬，卻變成了馬拖人！ 圖 43 本末倒置 5.“七”條殘酷規(guī)律 注意： ◆ 你最多只能擔(dān)當(dāng)七種社會(huì)角色； ◆ 花花公子不是人人都能勝任的。整天忙碌卻不知 道在做什么，也不知道能有多少收益。這樣的人做事情就從來(lái)沒有多想過(guò)，從來(lái)沒有想過(guò)做事情的意義。 他很勤奮，可是沒有勤奮到重要的事情上，他被撤換掉也是情理之中的事。但是，他的經(jīng)理位置坐了沒一年就被撤了下來(lái)。他還經(jīng)常下基層和員工一起工作，一起吃飯。在公司里，得到的多少要看對(duì)公司的戰(zhàn)略目標(biāo)和戰(zhàn)略意圖貢獻(xiàn)的大小。 ? 依照重要性程度來(lái)安排順序； ? 不輕易因緊急情況改變計(jì)劃； ? 認(rèn)清緊急性與重要性的區(qū)別； ? 要遵循你心中的目標(biāo)和方向。生活忙忙碌碌，毫無(wú)樂趣可言，就會(huì)喪失生命的價(jià)值取向。急迫的表現(xiàn)主要有兩個(gè)： ? 認(rèn)為自己在緊迫和壓力下往往表現(xiàn)得最好，覺得有壓力或 者緊迫的情況下才能夠振奮精神，有所發(fā)揮； ? 經(jīng)常感到工作和生活的節(jié)奏非常緊張，這根弦兒繃得就要斷了。如果不能做好充分的準(zhǔn)備，就可能會(huì)出大問(wèn)題。 第七講 優(yōu)先管理（中） 壓力與時(shí)間的關(guān)系（下） 3.“莫菲定律” 事情往往不會(huì)像人們所想像的那么輕松，很多事情往往比想像的更加復(fù)雜和困難，往往需要投入比想像更多的時(shí)間和精力。壓力越大，緊急程度就越高，就會(huì)迫使人們加快辦事 的速度。 時(shí)間越少，緊急的事件越多，人感受到的壓力就越大；時(shí)間越多，緊急事件又少，人感受到的壓力就越小。 案例分析：當(dāng)一個(gè)人走到最后時(shí)刻的時(shí)候，當(dāng)他覺得有很多重要的事情沒有完成的時(shí)候，他就會(huì)感到有很大的壓力?！懊魅諒?fù)明日，明日何其多”，無(wú)所謂的，再緊急的事情也要拖到明天去做，就這樣時(shí)間一天天地過(guò)去，等時(shí)機(jī)已過(guò)，再后悔已經(jīng)來(lái)不及了。 越緊急的事情壓力就越大，越不緊急的事情壓力就越小， 【案例】 當(dāng)人們濃縮自己生命的時(shí)候，假設(shè)自己的生命時(shí)間就剩下 30天了，這時(shí)就會(huì)發(fā)現(xiàn)自己每天的生命都很有意義：壓力很大，有很多緊急的事情要做。 走出毫無(wú)意義的第三象限，把有限的時(shí)間投入到最具收益的第二象限去，不要再在第三象限做那些緊急但是不重要的無(wú) 聊事情了。第二象限的事情很重要，而且會(huì)有充足的時(shí)間去準(zhǔn)備，有充足的時(shí)間去做好。第三象限的事情是沒有意義的，但是又很難纏，因此，必須想方設(shè)法走出第三象限。例如 ，打麻將的時(shí)候三缺一，只要一玩起來(lái)就很難脫身，而且要耗費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間才能打出結(jié)果。如果它重要就屬于第二象限的內(nèi)容；如果它不重要，就屬于第三象限的內(nèi)容。 依據(jù)緊急與否是很難區(qū)分這兩個(gè)象限的，要區(qū)分它們就必須借助另一標(biāo)準(zhǔn)，看這件事是否重要。 第四象限是 既不緊急，又不重要的事情，有志向而且勤奮的人斷然不會(huì)去做。 ? 第一象限和第四象限是相對(duì)立的，而且是壁壘分明的，很容易區(qū)分。 ? 第四象限 第四象限的事件大多是些瑣碎的雜事，沒有時(shí)間的緊迫性，沒有任何的重要性，這種事件與時(shí)間的結(jié)合純粹是在扼殺時(shí)間，是在浪費(fèi)生命。很多人認(rèn)識(shí)上有誤區(qū)，認(rèn)為緊急的事情都顯得重要，實(shí)際上，像無(wú)謂的電話 、附和別人期望的事、打麻將三缺一等事件都并不重要。計(jì)劃、準(zhǔn)備、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等事情都是重要的預(yù)防或者是重要的儲(chǔ)備工作。 制定計(jì)劃的目的是把那些重要而不緊急的事情，按部就班地高效完成。 案例分析：未雨綢繆是對(duì)第二象限事件管理的形象描述。 不下雨的時(shí)候并不需要急于修繕房屋門窗，修繕房屋門窗是不緊急的事情。 ? 第二象限 這一象限不同于第一象限，這一象限的事件不具有時(shí)間上的緊迫性，但是，它具有重大的影響，對(duì)于個(gè)人或者企業(yè)的存在和發(fā)展以及周圍環(huán)境的建立維護(hù)，都具有重大的意義。 緊急 不 緊 急 重 要 重大項(xiàng)目的談判 緊急問(wèn)題的處理 重要會(huì)議 或工作 接待重要的人物 —— 必須的！ （第一象限） 愿景價(jià)值觀的澄清 計(jì)劃、準(zhǔn)備、預(yù)防 學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、休閑 陪客戶逛大街 —— 重要的！ （第二象限） 不 重 要 無(wú)謂的電話、信件、 報(bào)告、會(huì)議、應(yīng)酬 附和別人期望的事 打麻將偏偏三缺一 —— 無(wú)奈的！ （第三象限） 各種瑣碎的閑雜事 無(wú)用的廣告、函件 發(fā)呆、上網(wǎng)、閑聊 游蕩、逃避性活動(dòng) —— 多余的 ! （第四象限） 圖 41 四個(gè)象限的區(qū)分 ? 第一象限 這個(gè)象限包含的是一些緊急而重要的事情，這一類的事情具有時(shí)間的緊迫性和影響的重大性，無(wú)法回避也不能拖 延，必須首先處理優(yōu)先解決。避免進(jìn)入它的方法就是多留意對(duì)自己重要的事情，最好把它帶在身邊，當(dāng)你沒事可做的時(shí)候再去處理這些事情。這段時(shí)間里做的事情，既不緊急也不重要，而且，做完以后也不會(huì)有意義。 【案例】 我們到車站接人，但是火車晚點(diǎn)了，這時(shí)，我們只能找事情打發(fā)時(shí)間。這些緊急但不重要的事情，處理起來(lái)要花費(fèi)一定的時(shí)間，不過(guò)，這些事情處理完以后，不會(huì)給企業(yè)帶來(lái)多大的收益。它們雖然緊急，但對(duì)于管理者并不是特別重要的事情。這些管理人員倒是很負(fù)責(zé)任，左沖右殺，把這些事情挨個(gè)處理，充分顯示 了個(gè)人的能力。但他們每天不是橫槍跨馬馳騁于茫茫草原，而是帶著公文包馳騁于茫茫的商場(chǎng)。遇上什么事就管什么事，大有天下人管天下事的豪杰風(fēng)范。 比喻為美國(guó)西部牛仔現(xiàn)象 【案例】 美國(guó)西部的牛仔戴著牛仔帽，穿著牛仔服，橫槍跨馬，馳騁于茫茫的草原。 案例分析：企業(yè)文化的改變對(duì)于企業(yè)的效率提升來(lái)說(shuō)并不是緊急的事件，如果企業(yè)文化制約企業(yè)效率提升，企業(yè)文化的改變就成了提高企業(yè)效率很重要的事情。 后來(lái)這個(gè)專家給這個(gè)外資企業(yè)制定了一個(gè)方案，讓這個(gè)企業(yè)用 18 個(gè)月來(lái)解決兩種文化沖突的問(wèn)題。另外還通過(guò)績(jī)效考核和獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，想辦法去刺激他們，但效率為會(huì)么還是提不上不去？ 于是，這個(gè)專家就到這個(gè)企業(yè)進(jìn)行調(diào)查。 【案例】 某外資企業(yè)向一個(gè)管理專家提出了一個(gè)問(wèn)題。 案例分析：海嘯預(yù)警機(jī)制的建立并不緊急，但是對(duì)于沿海國(guó)家來(lái)說(shuō)非常重要。 海嘯發(fā)生之前，海嘯預(yù)警機(jī)制固然重要，但人們并不認(rèn)為它需要馬上設(shè)立，所以就忽視了這件非常重要的事情。 【案例】 海嘯的預(yù)警機(jī)制在東南亞海嘯以前沒有得到應(yīng)有的重視，盡管人們?cè)缇驼J(rèn)識(shí)到它能夠有效疏散人員，轉(zhuǎn)移財(cái)物。 不要為第一象限的事件憂心忡忡，因?yàn)?，第一象限的事件并不?huì)經(jīng)常出現(xiàn)。 案例分析：并不是所有的事情在任何情況下都會(huì)成為緊急而重要的事情。 企業(yè)要與美國(guó)的商貿(mào)界人士談判，但沒有人精通英文，找一個(gè)精通商務(wù) 英語(yǔ)的翻譯就成了緊急而重要的事情，翻譯找不到會(huì)直接影響與外商談判的可能性和進(jìn)程。一切力量和資源都要為優(yōu)先處理這件事服務(wù)。 【案例】 緊急的事情并不是經(jīng)常出現(xiàn)、隨時(shí)發(fā)生的。 這一象限的事情是緊急而重要的事情，是一定要優(yōu) 先去做的事情。 第六講 優(yōu)先管理（上） 時(shí)間的四個(gè)象限 時(shí)間的管理根據(jù)緊急和重要的標(biāo)準(zhǔn)分為四個(gè)象限，第一象限是緊急并且重要的事情，第二象限是不緊急但是重要的事情，第三象限是緊急但不重要的事情，第四象限是既不緊急也不重要的事情。 案例分析：改變習(xí)慣需要有堅(jiān)定的決心，也需要有一個(gè)有利 的環(huán)境。這樣，他走以后，剩下的 3 位就不好把他叫回來(lái)。他發(fā)現(xiàn)這種“迫不得已”的情況是完全可以避免的。后來(lái)，愈演愈烈又重新回到了打撲克的行列?！捌炔坏靡选彼珠_戒了，這一玩起來(lái)就不可收拾。 一開始人多的時(shí)候他咬咬牙拒絕了他人的邀請(qǐng)。他們宿舍