【正文】 ? 簡化它們，將它們系統(tǒng)化 有些活動既復(fù)雜又回報率低，在必須去做的情況下，就去簡化它。它們的回報率都很低，可以用不同的方式進(jìn)行處理。 ? 保持溝通，承擔(dān)責(zé)任，全速前進(jìn) 保持與其他人員的溝通，互相激勵，全速前進(jìn)。要用精力處于高峰的時間做好高回報的工作。 ? 尋求幫助，團(tuán)隊合作，利益共享 “三人齊心，其力斷金”，善于合作的人才能夠做成大的事情。這樣就能夠吸引足夠的注意力去解決它。應(yīng)該集中精力確保大的目標(biāo)、主要目標(biāo)的實現(xiàn)。 ? 以高回報為原則安排低回報項目 在高回報的項目短缺的情況下，可以花一些時間，爭取把低回報項目的回報率發(fā)揮到最大。當(dāng)機(jī)會到來的時候，她發(fā)展性的亮點(diǎn)就變成了改變她的身份的魔棒。 案例分析：這位女士能夠有這么大的成就，就是因為她能夠在自己現(xiàn)有的工作中找到發(fā)展性的亮點(diǎn)。在墨爾本大學(xué)畢業(yè)后又讀了博士。在澳大利亞的墨爾本大學(xué)，她為了掙夠?qū)W費(fèi)及生活費(fèi)用，一天打三份工。四年以后，她以 全班第一名的成績畢業(yè)。在農(nóng)村的時候，她始終沒有放棄對學(xué)習(xí)的渴望，邊放豬邊自學(xué)。 【案例】 有一位世界著名的青年科學(xué)家經(jīng)歷了一個很不平凡的歷程。 維持性工作是做了以后，只不過是昨天工作的重復(fù)，沒有任何的新意，不會因此而發(fā)財，也不會因此而得到升遷，是平行移動的工作。工作環(huán)境中各種資源的合理配置及有條理的習(xí)慣，能夠使工作得心應(yīng)手。下一步就是確定什么時間開始，都有什么人參加，怎么樣分配時間。 確定的順序 實現(xiàn)高效率需要合理地調(diào)整時間以及進(jìn)行資源的分配。 為達(dá)到目標(biāo)就要對其進(jìn)行有效地執(zhí)行，首先要保證充足的時間，然后需要做充分的準(zhǔn)備和詳細(xì)的計劃。 案例分析：這個企業(yè)的做法是時間管理的第三象限的做法，做了好多緊急但是不重要的事情，所以出現(xiàn)了欲速不達(dá)的情況。 實現(xiàn)目標(biāo)合理的方法是在目標(biāo)確定以后，對目標(biāo)的實現(xiàn)要有一個規(guī)劃。它逢山開路，遇水架橋，兵來將擋，水來土掩。目標(biāo)和計劃必須設(shè)定最后的期限，不能無限期地拖延。 怎樣獲取“西瓜” ? 目標(biāo)與計劃的關(guān)系 工作不能沒有目標(biāo)的設(shè)定，設(shè)定了目標(biāo)如果沒有計劃就會變成不切實際的空想。追求效率是指把問題做對，追求效益是去做對的事情。很明顯，一張一張地揀一元的鈔票效率很高，但是效益很低；去搶那張 100 元的大鈔，效率會不如揀一元的小鈔，但是，能夠拿到就會產(chǎn)生很大的效益。一張一張地揀小鈔比搶那1 張 100元大鈔費(fèi)力多了，更何況，根本就不可能把所有 1 元 1 張的鈔票都搶到手。人們都上前哄搶，這時就會發(fā)現(xiàn)，大家?guī)缀醵汲?1 張 100 元鈔票跑過去，去搶那張 100 元的鈔票。這 100 張錢里有 99張是 1 元的，有 1 張是100 元的。 【案例】 有一位經(jīng)濟(jì)學(xué)家做了一個實驗。 【自檢 51】 怎樣分辨您生活和工作中的“西瓜”和“芝麻”？ ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ 見參考答案 51 效率和效益雖然只有一字之差，但是在內(nèi)容上卻有著很大的差別?！爸ヂ椤钡幕貓罅h(yuǎn)遠(yuǎn)低于“西瓜”，所以，“芝麻”就是指那些低回報的工作。 ? “西瓜”與“芝麻”的區(qū)分 當(dāng)然在選擇揀“芝麻”還是抱“西瓜”之前，首先要對“西瓜”和“芝麻”進(jìn)行區(qū)分，看哪些事情是“西瓜”，哪些事情是“芝麻”。揀“芝麻”與抱“西瓜”不可兼得。所以人們雖然向往抱“西瓜”，但是“芝麻”的誘惑讓他們控制不住。 為什么人們熱衷于揀“芝麻”呢？因為揀“芝麻”很容易，每揀到一個“芝麻”就會有一定的成就感，在短期內(nèi)獲得滿足，很過癮。 為什么只揀“芝麻”不抱“西瓜” “芝麻” 每一個人在人生的旅途中，總是會遇到一些“西瓜”，也會遇到很多的“芝麻”。 第九講 “西瓜”與“芝麻” “丟了西瓜揀回芝麻”是一句俗語。香蕉文化是一種非常好的文化，可以通過香蕉文化，有效地管理你的 上司，使上上下下的工作目標(biāo)清晰，職責(zé)明確； ? 界定工作的職責(zé)，在公司里要采用無邊界化的管理。 ? 緊急突發(fā)狀況是否經(jīng)常出現(xiàn) 緊急突發(fā)狀況并不經(jīng)常出現(xiàn)，如果緊急突發(fā)狀況很多，就要警惕干擾的存在。 ? 是否清楚別人打擾你的目的 明白了別人打擾的目的，就能很容易地分清這個人是來工作，還是來調(diào)侃。 有效的方法是保持清醒的頭腦，學(xué)習(xí)管理和控制自己，并且爭取做到“己所不欲，勿施于人”。 避免下屬干擾的方式有： ? 安排固定時間供下屬匯報工作； ? 保留固定時間供下屬討論問題； ? 安排其他時間處理非緊急事件。 作為上司不應(yīng)以凡事都由自 己做主就覺得很有尊嚴(yán)，事無巨細(xì)地處理下屬遞上來的事情，倒成了下屬所提供事件的奴隸，為下屬所制。人人安靜一小時要求，在這個時間段里，每個人都自覺遵守，不要輕易去找別人。 有效避免同事干擾的方法： ? 如果有人找你就站起來接待他 這種迎接方式會使來打擾你的同事感到不安而退卻。 來自同事的干擾，跟來自上司的干擾的性質(zhì)不一樣，大家都是同事，這種干擾最難推 卻。 減少上司對你的時間干擾需要做到，依據(jù)對公司的理解制定自己的目標(biāo)計劃并讓上司知道這些；主動約見上司，讓他理解你的工作。 上司知道了你的工作才有可能不給你添加干擾你工作的事情。 ? 讓上司清楚知道你的工作目標(biāo) 通過溝通，通過年度經(jīng)營計劃，通過一些會議 ，一定要很清楚地讓你的上司知道，你的工作是什么。 【自檢 42】 如何有效地控制時間？ ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ 見參考答案 42 第八講 優(yōu)先管理（下） 控制方方面面對時間的干擾 來自上司的干擾往往是最難控制的，上司的干擾既不能拒絕也不能回避，還必須和顏悅色地把寶貴的時間讓給他。 以下時間哪個最難控制？請排序： （ ）工作的時間； （ ）業(yè)余的時間；（酒、賭、玩、侃） （ ）上司的時間； （ ）下屬的時間； （ ）客戶的時間； （ ）女友的時間； （ ）家庭的時間； （ ）哥們的時間。時間被占用得多了，就會被割裂開，就會變成零零碎碎的，你就無法控制。 否則： ◆ 對你將很可能是災(zāi)難而非福分； ◆ 你會被這一系列災(zāi)難所吞噬！ 關(guān)鍵詞： ◆ 必須定期作出社會角色的檢討。 ◆ 缺乏信心，就故意裝出非常忙碌； ◆ 在目標(biāo)不清晰時經(jīng)常會特別賣力； ◆ 對行動不賦予任何目的； ◆ 把自己變成盲無目的的工作狂。 很多人往往對自己的行動不賦予任何的目的，結(jié)果這些人就變成了一個漫無目的的工作狂。 案例分析：該干的事情不干，不該干的事 情卻忙忙碌碌。因為它所管理的主要業(yè)務(wù)并不見起色，甚至完不成必要的考核。公司的領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)的員工都對他很滿意。 【案例】 浙江一家公司的副經(jīng)理很勤奮，做事認(rèn)真負(fù)責(zé)。 勤奮固然重要，但僅有勤奮是不夠的，多勞并不見得就多得。 改變傳統(tǒng)的時間觀念 就是在最短的時間里能不能夠做最多的事情。 是 否 ◆ 我在緊迫和壓力下的表現(xiàn)最好 ◆ 我常感到工作和生活十分緊張 ◆ 我常感覺別人太慢而很不耐煩 ◆ 我片刻沒和公司聯(lián)系就會不安 ◆ 我做事情時往往無法集中精力 ◆ 我平時最討厭等待別人或排隊 ◆ 我在休假或外出時會覺得不安 ◆ 我似乎從早到晚永遠(yuǎn)在趕時間 ◆ 我在處理危機(jī)情況時表現(xiàn)得最好 ◆ 處理突發(fā)事件比平時更有成就感 ◆ 我常為緊急公事犧牲和親友共處 ◆ 我覺得處理突發(fā)事件才更有意義 ◆ 目前工作不是我真正想做的事情 ◆ 已辦文件堆得越高我越有成就感 ◆ 我在公司常常是邊工作邊吃飯的 （ ） （ ） （ ） （ ） （ ） （ ） （ ） （ ） （ ） （ ） （ ） （ ） （ ） （ ） （ ） （ ） （ ） （ ） （ ） （ ） （ ） （ ） （ ） （ ） （ ） （ ） （ ） （ ） （ ） （ ） 圖 42 急迫性指數(shù)測驗 【圖解】 一個人被這種緊迫性所左右，就會變成時間的奴隸，也就會變成事件的奴隸。 如果生活或者工作一直處在急迫狀態(tài)的話，說明生活的質(zhì)量并不高。 對于第二象限的工作我們不僅不能拖拉，還要提前準(zhǔn)備，而且必須做好最充分的準(zhǔn)備。加快辦事速度就會增加犯錯誤的幾率。 人們在認(rèn)識上往往存在一個誤區(qū)：認(rèn)為壓力越大表現(xiàn)越好 事實上，幾乎沒有人會在壓力情況下表現(xiàn)得最好。當(dāng)一個人富于青春的時候，他就不會有壓力，他會把一些重要的事情拖到明天去做。 由此人們發(fā)現(xiàn)，不到生命的最后一段時間人不會感到有壓力，就不會把一些重要的事件提前處理。 不到最后的時刻人不會這么想，總是覺得生命的時間很長。 【自檢 41】 為什么第二象限的投資回報最高？ ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ 見參考答案 41 壓力與時間的關(guān)系（上） 壓力與個人的關(guān)系說到底就是壓力與時間的關(guān)系，時間的多少與壓力有著直接的關(guān)系。可見，投資第二象限，它的回報才是最大的。 第一象限的事情重要而且緊急，由于時間原因人們往往不能做得很好。 第一象限的事情必須優(yōu)先去做，第四象限的事情人們不會去做。 具有假象的第三象限因為它的緊急性往往使人們難以脫身，所以人們經(jīng)常會跌進(jìn)第三象限而無法自拔。也就是按照自己的人生目標(biāo)和人生規(guī)劃來衡量這件事的重要性。 ? 第二象限和第三象限最難以區(qū)分，第三象限對人們的欺騙性是最大的，它很緊急的事實造成了它很重要的假象，耗費(fèi)了人們大量的時間。 第一象限是緊急而重要的事情，每一個人包括每一個企業(yè)都會分析判斷那些緊急而重要的事情，并把它優(yōu)先解決。發(fā)呆、上網(wǎng)、閑聊、游逛，這是飽食終日無所事事的人的生活方式。這些不重要的事件往往因為它緊急，就會占據(jù)人們的很多寶貴時間。 ? 第三象限 第三象限包含的事件是那些緊急但不重要的事情，這些事情很緊急但并不重要，因此這一象限的事件具有很大的欺騙性。因此要學(xué)會怎么樣制定計劃，怎么樣做準(zhǔn)備。生活工作中好多重要的工作，都需要在事件出現(xiàn)之前做好準(zhǔn)備，這就是制定計劃的原因。不漏雨的屋子對于雨天來說絕對的重要，這件事在不下雨的時候準(zhǔn)備，才能夠保證在下雨天也不影響工作的進(jìn)行。 【案例】 未雨綢繆，這是我國古代的一個成語，它的意思是說在下雨之前或者是不下雨的時候要先修繕房屋門窗，以防備下雨的時候挨雨淋。它表現(xiàn)為重大項目的談判，重要的會議工作等。 四個象限的區(qū)分 如果把要做的事情按照緊急、不緊急、重要、不重要的排列組合分成四個象限，這四個象限的劃分有利于我們對時間進(jìn)行深刻的認(rèn)識及有效的管理。 第四象限是一個完全沒有必要進(jìn)入的象限，進(jìn)入它沒有任何意義。或者看報紙，或者坐在那里看過往的行人，或者什么也不做就在那里發(fā)呆。 在這一象限內(nèi)包含的是既不緊急也不重要的事情，用通俗一點(diǎn)的話說那些是消磨和打發(fā)時間的事情。 案例分析：這個案例告訴大家有些事情雖然緊急但是并不重要。 其實，公司停電、工商檢查、客戶退貨、材料不足都有相應(yīng)的部門來處理。他們每天解決的事情很多，在他們看來也是非常的緊急，什么公司停電、工商局來檢查、員工要辭職、客戶要退貨、原材料不足等各種各樣的問題。 現(xiàn)在職場中的很多管理者，就變得像西部牛仔一樣。他們殺富濟(jì)貧，打家劫舍，行俠仗義，扶危濟(jì)困。企業(yè)文化的改變與提高企業(yè)效率并不在同一個時空出現(xiàn)，它對于提高企業(yè)效率很重要，但并不緊急，因此，這一事件屬于第二象限的事件。 這個企業(yè)在這個方案的指導(dǎo)下，經(jīng)過 18個月的改革，企業(yè)效率明顯提高，基 本上達(dá)到了企業(yè)本土的效率。他發(fā)現(xiàn)問題不是出在管理和員工的素質(zhì)上，而是出現(xiàn)在兩種文化的沖突上，這個企業(yè)的本土文化和中國的文化發(fā)生了沖突。他問這個管理專家，為什么同樣的設(shè)備，同樣的 管理，我們本土的員工的工作效率，是你們的三倍多？我們不斷地對各級管理人員和工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的執(zhí)行力，提高他們的技能。這件重要的事情如果不能“未雨綢繆”