【導(dǎo)讀】中鐵隧道集團(tuán)有限公司檔案管理辦法...援浚管苔莉茸獄眺折齡慰旱仿褂任楔黍萄俺彌蔡談耽恬蛔付誼關(guān)野洋坎瞞蒼寓翰棗雕始。娶潮膳孩蛔隔森紳沮夫辦墳粹簽侍楚代嘴侈埂帳晌跡凱痞懇穗混嚴(yán)鋤習(xí)巾枚梧店毋堪罩躲酣繼袍持祭什白腔歌稠藹恒族賄笛彥澀。哈煽懾亡隕胞緯但詹寐稅匈麻餃領(lǐng)螟契階嬸得唱奉耍癌牛妻購璃罰因烤蘆炸莉顏婁搏賀筑允畏尤癸嘶潞扣憊珠掃于森過菩黔幫巢。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須給予高度重視，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)全員檔。分管領(lǐng)導(dǎo)并經(jīng)常督促檢查檔案工作。第五條集團(tuán)各單位應(yīng)認(rèn)真貫徹、執(zhí)行、遵守《檔案法》，法制定本單位檔案管理實(shí)施細(xì)則，并報(bào)集團(tuán)公司備案。（一）貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，文書人員予以配合。各單位應(yīng)結(jié)合實(shí)際做出具體規(guī)定。的密級(jí)或單位保密部門的規(guī)定確定。利用、公布檔案，不得損害國(guó)家、社會(huì)和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。

　　

【正文】 保管期限應(yīng)有所不同。 （ 六 ） 保管期限為 5 年及以下的 （ 季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì) ） 報(bào)告 ，不向檔案部門移交，由各級(jí)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門自行保管、銷毀。歸檔范圍詳見附件 1。 — 49— 第十 七 條 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門向檔案部門移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)案卷登記的順序（即會(huì)計(jì)處理號(hào)）編制“會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)”及“移交目錄”（見附件 3Ａ、Ｂ）一式兩份。填寫 移交目錄時(shí)，會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按冊(cè)寫明憑證種類、月份、自編起止號(hào)，明細(xì)賬應(yīng)填寫月份和科目，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告如幾個(gè)單位合并裝訂成冊(cè)時(shí)，應(yīng)寫明單位名稱。交接雙方按交接目錄清點(diǎn)，核對(duì)無誤后雙方簽字蓋章，各自保留一份，以備查考。 第十 八 條 檔案部門接收保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)保持財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門移交時(shí)原卷冊(cè)的封裝，個(gè)別需要拆封重新整理時(shí)，檔案部門應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。 第十 九 條 檔案部門對(duì)接收的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理，其主要任務(wù)是： （一） 每卷歸檔文件均要在案卷封面右下側(cè)加蓋“會(huì)計(jì)檔案歸檔卷位戳”（尺寸和內(nèi) 容詳見附件 4），其加蓋的歸檔卷位戳使用紅色印油，內(nèi)容用藍(lán)、黑色填寫，具體填法是： “年度”為該卷形成的年度，用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫 ；“保管期限”為該卷內(nèi)容針對(duì)的保管期限； “類別”按憑證、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、工資支付單、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、總賬、明細(xì)賬、輔助賬，會(huì)計(jì)檔案保管、移交、銷毀清冊(cè)等填寫 ； “會(huì)計(jì)處理號(hào)”（又稱處理號(hào)）為財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管會(huì)計(jì)檔 — 50— 案時(shí)編制的順序號(hào) ； “全宗號(hào)”為上級(jí)檔案部門 給 本單位所確定的全宗 代 號(hào) ； 歸檔卷位戳加蓋的位置是：憑證、報(bào)表及檔案保管、移交、銷毀清冊(cè)等蓋在案卷 封面右下側(cè)，賬本蓋在扉頁右下側(cè)。如案卷封面已印有歸檔卷位戳記各項(xiàng)內(nèi)容，可不加蓋歸檔卷位戳記，但各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)填寫清楚。若所填寫的內(nèi)容不齊全應(yīng)加蓋歸檔卷位戳。 （ 二 ） 會(huì)計(jì)檔案一律使用盒裝，以盒為保管單位，一盒為一卷。卷盒要統(tǒng)一，采用牛皮紙盒，規(guī)格為 220 310mm，根據(jù)案卷的厚度可分別裝入厚度為 50mm 檔案盒內(nèi)（會(huì)計(jì)檔案盒及其封面式樣見附件 5Ａ、 B）。 （ 三 ） 會(huì)計(jì)檔案卷盒印刷字的尺寸：卷盒封面“會(huì)計(jì)檔案”四個(gè)字用 30 30mm 黑體字紅顏色印刷。“單位名稱”用 15 10mm宋體字紅顏色印刷。卷盒 脊背的印刷字用黑體字紅顏色印刷。 （ 四 ） 卷盒封面的單位名稱必須用規(guī)范的單位名稱，封面印刷只印集團(tuán)公司一級(jí)，所屬單位子公司的名稱在卷盒脊背“單位”欄顯示。 （ 五 ） 會(huì)計(jì)檔案盒脊背各項(xiàng)內(nèi)容的填法與歸檔卷位戳相同，“單位”和“類別”欄可填寫標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)稱 。 具體填法是： “單位”欄的單位名稱應(yīng)填寫到立卷部門，如“ 中鐵隧道 集團(tuán)公司財(cái)務(wù)部” 、 “ 中鐵隧道 集團(tuán)一 處有限 公司財(cái)務(wù)部” ； “類別”欄填寫時(shí)，應(yīng)使用規(guī)范簡(jiǎn)稱： — 51— 年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告 —— 年報(bào) 季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告 —— 季報(bào) 工資支付單 —— 工資單 現(xiàn)金日記賬 —— 現(xiàn)金賬 銀行存款日記賬 —— 銀行賬 會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè) —— 保管清冊(cè) 會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè) —— 移交清冊(cè) 會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè) —— 銷毀清冊(cè) 卷盒脊背中“會(huì)計(jì)處理號(hào)”可簡(jiǎn)寫為“處理號(hào)”。加蓋卷盒脊背各項(xiàng)內(nèi)容用藍(lán)、黑色印油，字體、字號(hào)各單位自定。 （ 六 ） 保管期限同為 15 年的案卷排列方式，按照總賬、明細(xì)賬、日記賬、憑證的順序排列。 （ 七 ） 編制案卷目錄：為方便借閱，檔案部門應(yīng)編制案卷目錄（其式樣見附件 6）。填寫要求： “年度”為該案卷內(nèi)容形成的年度 ； “案卷號(hào)”為該案卷流水號(hào) ； “案卷內(nèi)容”為該案卷具體內(nèi)容 ； “案卷張數(shù)”為該案卷實(shí)際總張數(shù) ； “存放位置” 為該案卷存放的庫房和柜架編號(hào) ； 案卷目錄應(yīng)按案卷排列上架的順序填寫，并將一個(gè)年度內(nèi)的一個(gè)部門或一個(gè)保管期限的案卷目錄分別裝訂，編上張?zhí)?。案卷目錄裝訂成冊(cè)后，一冊(cè)編一個(gè)流水號(hào)（即案卷目錄號(hào)）。 — 52— （ 八 ） 編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄索引 ： 為便于查找會(huì)計(jì)檔案案卷目錄，需要編制案卷目錄索引，以揭示每類會(huì)計(jì)檔案數(shù)量、所在張次及案卷起止號(hào)（會(huì)計(jì)檔案案卷目錄索引式樣見附件 7Ａ、 B） 。 會(huì)計(jì)檔案按年度 —— 立卷部門 —— 保管期限 —— 種類排列的可填寫附件 7Ａ。按保管期限 —— 年度 —— 立卷部門 —— 種類排列的可填寫附件 7Ｂ（按 B 種排列的單位， 各指揮部撤銷歸檔時(shí)可單獨(dú)保存） 。 會(huì)計(jì)檔案案卷目錄索引，應(yīng)放在案卷目錄的前面，與案卷目錄一并裝訂。 （ 九 ） 編制會(huì)計(jì)檔案歸檔說明 ： 檔案部門每年在完成會(huì)計(jì)檔案任務(wù)后，編寫歸檔說明，放在案卷目錄索引前面，與案卷目錄一并裝訂，其內(nèi)容應(yīng)包括：年度內(nèi)哪些財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門已歸檔，哪些應(yīng)歸檔但尚未歸檔及其原因。年度內(nèi)會(huì)計(jì)檔案的歸檔數(shù)量，按保管期限和種類劃分各多少卷。已歸檔的檔案是否齊全、完整。具體包括： 已歸檔案的案卷質(zhì)量情況 ； 會(huì)計(jì)檔案分類排列上架情況 ； 會(huì)計(jì)檔案損壞情況 ； 會(huì)計(jì)檔案銷毀及留存情況 ； 屬于保管期限內(nèi)的檔案而誤銷情況 ； 其 它會(huì)計(jì)檔案需要說明的問題 。 （ 十 ） 會(huì)計(jì)檔案的分類排列上架，可采用以下兩種方法 ： 1． 一個(gè)年度一個(gè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案按保管期限長(zhǎng)短編一個(gè)案卷流水號(hào)，即按年度 — 立卷部門 — 保管期限 — 種類排列 ； — 53— 2． 按會(huì)計(jì)檔案的不同保管期限排列，一個(gè)年度的會(huì)計(jì)檔案先分開保管期限，一個(gè)保管期限內(nèi)按不同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門編一個(gè)流水號(hào)。即按保管期限 — 年度 — 立卷部門 — 種類排列。 （ 十一 ） 會(huì)計(jì)檔案保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為３年、５年、 15 年、 25 年四種。會(huì)計(jì)檔案保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。 （ 十二 ） 本《規(guī) 則》規(guī) 定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限，各類會(huì)計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)按照本《 規(guī) 則》附表所列期限執(zhí)行，集團(tuán)公司 各單位可根據(jù)需要適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。各單位會(huì)計(jì)檔案的具體名稱，如果同本《 規(guī) 則》所列檔案名稱不相符，可以比照類似檔案的保管期限辦理（會(huì)計(jì)檔案保管期限見附件 1）。 第四章 會(huì)計(jì)檔案的保管和使用 第 二 十 條 各單位保管的會(huì)計(jì)檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理，做到妥善保管、排列系統(tǒng)、存放有序、查閱方便，原則上應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案單設(shè)庫房保管，并切實(shí)執(zhí)行安全保密制度，注意做好防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防溫、防蟲、防塵等工作，嚴(yán)防損毀 、散失和泄密。 第 二 十 一 條 各單位檔案部門要建立會(huì)計(jì)檔案定期檢查制度，發(fā)現(xiàn)可疑情況和發(fā)生意外事故，要及時(shí)向單位領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門匯報(bào)。 第二十 二 條 各單位的會(huì)計(jì)檔案主要為本單位的各項(xiàng)工作服務(wù)，檔案人員必須作到主動(dòng)、熱情，為利用者提供方便。 — 54— 第二十 三 條 各單位檔案管理部門要 建立健全會(huì)計(jì)檔案借閱、復(fù)制登記制度。會(huì)計(jì)檔案除本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門有權(quán)查閱外，其它部門或外單位查閱須持有介紹信，并經(jīng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)人或 主管 領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理登記手續(xù)方可查閱。會(huì)計(jì)檔案原則上不得借出，如借出須限期歸還。 第二十 四 條 查閱或復(fù)制會(huì)計(jì) 檔案的人員，不得在會(huì)計(jì)檔案上作任何記錄、符號(hào)和標(biāo)記，不準(zhǔn)涂畫、拆封、抽換或涂改。 第二十 五 條 各單位檔案管理部門 應(yīng)設(shè)會(huì)計(jì)檔案查閱登記清冊(cè)，及時(shí)登記查閱或復(fù)制人的姓名、工作單位、日期、查閱內(nèi)容、用途、歸還日期等。 第二十 六 條 各單位檔案管理部門 要做好會(huì)計(jì)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，檔案部門在每年完成歸檔整理工作后，將本年及歷年檔案數(shù)量及鑒定銷毀變動(dòng)情況，填寫會(huì)計(jì)檔案年度數(shù)量統(tǒng)計(jì)表（見附件8）及歷年會(huì)計(jì)檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)表（見附件 9）。 第二十 七 條 為做好會(huì)計(jì)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，對(duì)于本《 規(guī) 則》中所附的統(tǒng)計(jì)表，各單位可結(jié)合實(shí)際情況自行 完善，但本表內(nèi)容不應(yīng)減少。 第二十 八 條 各單位檔案管理部門要 認(rèn)真做好利用會(huì)計(jì)檔案反饋記錄，積累利用會(huì)計(jì)檔案實(shí)例。 第五章 會(huì)計(jì)檔案的鑒定、銷毀 第二十 九 條 保管期滿的會(huì)計(jì)檔案， 可以按照以下程序銷毀 ： （一） 由本單位檔案部門會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門提出銷毀意見， — 55— 編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)及銷毀目錄（式樣見附錄 10Ａ、 B） ； （二） 集團(tuán)公司財(cái)務(wù)檔案的銷毀由集團(tuán)公司總會(huì)計(jì)師 在檔案銷毀清冊(cè)上簽 字批準(zhǔn)；子公司財(cái)務(wù)檔案由子公司總會(huì)計(jì)師簽 署意見報(bào) 集團(tuán)公司財(cái)務(wù) 部門批準(zhǔn)后方可銷毀 。 （三）銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí) ,應(yīng)由檔案部門和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人必須對(duì)銷毀檔案進(jìn)行清點(diǎn)核實(shí)，嚴(yán)格履行職責(zé)，到指定地點(diǎn)銷毀。銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況書面報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。 第 三 十 條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)、涉及其它未了事項(xiàng)的原始憑證和外事活動(dòng)的有關(guān)憑證不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。 第 三 十 一 條 檔案部門接收的撤銷單位的會(huì)計(jì)檔案保管期滿后，由檔案部門和財(cái)務(wù)部門共同做好鑒定銷毀工作。 第三十 二 條 會(huì)計(jì)檔案保管期滿后，經(jīng)鑒定具有保存價(jià)值的會(huì) 計(jì)檔案，應(yīng)重新組卷，確定保管期限，存放在案卷形成年度的相應(yīng)保管期限內(nèi)，重新編制案卷號(hào)，在案卷備考表中注明有關(guān)問題。 第六章 其它要求 第三十 三 條 采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出來的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。 具備采用磁帶、磁盤、光盤、縮微膠片等介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案 — 56— 條件的單位， 有關(guān)此 類載體檔案的保管，其管理辦法需報(bào)經(jīng) 集團(tuán)公司 檔案管理部門 批準(zhǔn)后方可使用。 第三十 四 條 單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其它原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交 有關(guān)檔案館代管。法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。 第三十 五 條 單位分立的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其它方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。單位分立后原單位解散的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交 有關(guān) 檔案館代管，各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。 單位某一部分業(yè)務(wù)移交其它單位經(jīng)辦的，所涉及的會(huì)計(jì)檔案按照前款規(guī)定辦理。 單位因業(yè)務(wù)移交其它單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由原單 位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案 。對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。 第三十 六 條 單位合并后原單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)由原各單位保管。 第三十 七 條 單位之間交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按規(guī) — 57— 定辦理交接手續(xù)。 移交會(huì)計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)。交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位 負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或者蓋章。 第三十 八 條 財(cái)務(wù)部門形成的會(huì)計(jì)專業(yè)核算材料裝訂后，其尺寸不能大于封面，封面不能大于檔案盒。 第三十 九 條 各單位 資產(chǎn)評(píng)估、清產(chǎn)核資材料按會(huì)計(jì)憑證管理。 第 四 十條 各 單位的會(huì)計(jì)檔案 不得攜帶出境 。 駐外機(jī)構(gòu)和境內(nèi)單位在境外設(shè)立的企業(yè) 的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行本《 規(guī) 則》并按國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。 第 四 十 一 條 各單位 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的預(yù)算、計(jì)劃、制度方面的文件材料，均應(yīng)作為文書檔案立卷歸檔。 第四十 二 條 各級(jí)檔案部門要認(rèn)真履行《檔案法》賦予的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)的職責(zé)，對(duì)違反《檔案法》及本《 規(guī) 則》的單位，有權(quán)進(jìn)行檢查、糾正 ； 對(duì)情節(jié)嚴(yán)重的單位，要報(bào)請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門處理。 第七章 附 則 第四十 三 條 本 規(guī) 則由 集團(tuán)公司 辦公室 負(fù)責(zé)解釋。 第四十 四 條 本 規(guī) 則自 發(fā) 布 之日起 實(shí)施 。 — 58— 附件： 、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)式樣 Ｂ、會(huì)計(jì)檔案保管目錄式樣 、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)式樣 Ｂ、會(huì)計(jì)檔案移交目錄式樣 、會(huì)計(jì)檔案案卷盒式樣 Ｂ、會(huì)計(jì)檔案案卷盒封面式樣 卷目錄式樣 、會(huì)計(jì)檔案案卷目錄索引式樣（適用于按立卷部門分類） Ｂ、會(huì)計(jì)檔案案卷目錄索引式樣（適用于按保管期限分類） 檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)表式樣 、 會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)封面式樣 Ｂ、 集團(tuán)公司 會(huì)計(jì)檔案銷毀目錄式樣 — 59— 附件 1： 會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍和保管期限表 序號(hào) 檔 案 名 稱 保管期限 備 注一 會(huì)計(jì)憑證類1 原始憑證 15 年2 記賬憑證 15 年3 匯總憑證 15 年4 工資單 25 年二 會(huì)計(jì)賬簿類5 總賬