【正文】 成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是公司進(jìn)行管理的重要工具。 第三條：公司總裁辦是公司文件管理部門(mén)，負(fù)責(zé)處理公司的收、發(fā)文處理工作。各部門(mén)、事業(yè)部、研究院要設(shè)兼職人員管理本單位的文書(shū)處理工作。 第二章 公文種類 第四條：公司公文主要種類有： （一）決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員； （二）通知：適用于傳達(dá)要求下級(jí)單位辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)公文。 （三）通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)，批評(píng) 錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。 （四）報(bào)告：適用于向上級(jí)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。 （五）請(qǐng)示：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。 （六）批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)。 （七）意見(jiàn)：適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。 （八）函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，北京首信股份有限公司 行政管理制度 30 請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。 （九）會(huì)議紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會(huì)議民政部和議定事項(xiàng) . 第三章公文格式 第五條：公文一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、成文時(shí)間、主題詞、抄送機(jī)關(guān) 、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間等部分組成。 （一）公文字號(hào)由公司代字、年份和序號(hào)組成，在橫線上 3MM 處用 3 號(hào)仿宋字，居中排列，年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，年份用全稱，用“〔〕”括入。 （二）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類。公文標(biāo)題中除規(guī)章制度名稱加書(shū)名號(hào)外。一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。 （三）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。 （四）公文除“會(huì)議記要”外，應(yīng)當(dāng)加蓋公章。 （五）成文日期以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。 （六）公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。 （七）抄送機(jī)關(guān)指主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全 稱或者規(guī)范的簡(jiǎn)稱。 第六條：公文中各組成部分的標(biāo)識(shí)規(guī)則，參照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。 第七條：公文用紙采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4 型，左側(cè)裝訂。 第四章 行文規(guī)則 第八條： 行文規(guī)則是指根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間的關(guān)系確定下來(lái)的行文規(guī)范和準(zhǔn)則。國(guó)家對(duì)公文的行文規(guī)則有嚴(yán)格的要求，公司行文應(yīng)遵照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行，強(qiáng)調(diào)以下幾點(diǎn)： 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。 北京首信股份有限公司 行政管理制度 31 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。 要分清主送、主報(bào)和抄送、抄報(bào)單位。主送、主報(bào)單位必須是公文的辦理單位，抄送、抄 報(bào)單位則是公文內(nèi)容涉及的其它有關(guān)單位，主報(bào)、抄報(bào)是上行文，主送、抄送是平行文或下行文，給上級(jí)單位的請(qǐng)示、報(bào)告，不能同時(shí)抄送同級(jí)或下級(jí)單位。 “請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。 “報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。 第五章 發(fā)文辦理 第九條：發(fā)文程序 第十條：各部門(mén)起草公文應(yīng)當(dāng)做到： （一）符合國(guó)家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。 （二）情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直達(dá)不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。 （三）公文的種類應(yīng)當(dāng)根據(jù)發(fā)文單位的行文目的、職權(quán)及與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。 （四）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。 （五）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，由發(fā)文部門(mén)主辦人員起草 （擬稿） 交部門(mén)經(jīng)理審核 （審核） 交總裁或主管副總裁簽發(fā) （簽發(fā)） 交秘書(shū)部門(mén)復(fù)核后確定發(fā)文字號(hào)、分送部門(mén)、印制份數(shù)登記在案 （繕?。? 由總裁辦負(fù)責(zé)打印初稿，并經(jīng)擬稿部門(mén)校對(duì)后 印制 （校對(duì)） 加蓋公章 （用?。? 由擬稿部門(mén)負(fù)責(zé)分發(fā) （分發(fā)） 由總裁辦公室 負(fù)責(zé)已發(fā)文的歸檔 （歸檔） 北京首信股份有限公司 行政管理制度 32 后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明具體的年、月、日。 （六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）、”，第三層為“ 1.”，第四層為“（ 1）”。 （七）應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。 （八）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。使用國(guó)際組織外文名稱或其縮寫(xiě)形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn) 時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。 （九）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。 第十一條：公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由辦公室進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。 第十二條 以公司名義制發(fā)上行文，由主管副總裁或總裁簽發(fā)。 第十三條：公文正式印制前總裁辦公室應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審核、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī) 范等。 第六章 收文辦理 第十四條 收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過(guò)程，包括簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。 裁 信件、傳真 各單位外部會(huì)議收文 總裁辦簽收、登記 由總裁辦主任填 寫(xiě)擬辦意見(jiàn) 呈總裁或副總裁批示 總裁辦登記并轉(zhuǎn)交承 辦單位承辦 承辦單位將辦理完畢文件交回總裁辦歸檔 退總裁辦 總裁辦 催辦 北京首信股份有限公司 行政管理制度 33 第十五條：承辦公文要求 （一）承辦部門(mén)收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)按時(shí)限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說(shuō)明，對(duì)不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回交辦的文秘部門(mén)并說(shuō)明理由。 （二）公文辦理中遇有涉及其他部門(mén)職權(quán)的事項(xiàng)，主辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商，如有分歧，主辦部門(mén)主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報(bào)請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。 （三）審批公文時(shí)，對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn)。姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意，沒(méi)有請(qǐng)示事項(xiàng)的，圈閱表示已閱知。送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門(mén)辦理的公文，總裁辦公室要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。 第十六條：呈批件辦理：公司內(nèi)日常工作的請(qǐng)示、報(bào)告需要用呈批件的形式送領(lǐng)導(dǎo)審批。 呈批件的呈報(bào)及辦理流程： 呈批件正文應(yīng)有擬稿人或部門(mén)經(jīng)理的簽字。 第七章公文管理 第十七條、上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的公文，除絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的以外 ，需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，可以翻印，翻印時(shí)應(yīng)當(dāng)注明翻印的機(jī)關(guān)、各主辦人員擬稿，填寫(xiě)“呈批件”，一事一呈報(bào) 交部門(mén)經(jīng)理核稿并簽字 由擬稿人交部門(mén)行政助理登記 部門(mén)行政助理交總裁辦登記 總裁辦負(fù)責(zé)呈 總裁或副總裁批示 退承辦部門(mén)辦理并 存檔 北京首信股份有限公司 行政管理制度 34 日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。 第十八條：公司發(fā)布公文，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才可由總裁辦公室統(tǒng)一印發(fā)。 第十九條：公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章。 第二十條：公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。 第二十一條：公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《公司檔案管理辦法》，及時(shí)整理（立卷）、歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。 第二十二條：部門(mén)合并時(shí)全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。部門(mén)撤銷時(shí)，需要?dú)w檔的 公文整理（立卷）后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門(mén)。工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。 第九章 附則 第二十三條：本辦法未盡事宜，按《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》執(zhí)行。 第二十四條：本辦法自發(fā)布之日起施行 北京首信股份有限公司 行政管理制度 35 北京首信股份有限公司 公司印章管理辦法 第一條 為加強(qiáng)公司印章的管理，保證公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常運(yùn)行，制定本管理辦法。 第二條 本管理辦法所指印章包括公司印章、業(yè)務(wù)專用章。 第三條 配置印章的范圍： （一）公司印章，由上級(jí)機(jī)關(guān)核發(fā)； （二）業(yè)務(wù)專用章； 財(cái)務(wù)專用 章：只允許公司經(jīng)營(yíng)財(cái)務(wù)部配置； 合同專用章：公司總裁辦公室配置； 銷售合同專用章：由市場(chǎng)總部根據(jù)工作需要，提出配置單位； 發(fā)票專用章：由經(jīng)營(yíng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)提出配置單位； 結(jié)算財(cái)務(wù)專用章：由經(jīng)營(yíng)財(cái)務(wù)部配置； 報(bào)關(guān)專用章：由經(jīng)營(yíng)財(cái)務(wù)部配置； 維修專用章：由移動(dòng)電話服務(wù)中心配置。 第四條 申請(qǐng)印章的程序 （一）凡因工作需要并符合第三條規(guī)定配置印章或更換印章需寫(xiě)出局面申請(qǐng)，經(jīng)總裁辦公室主任同意，報(bào)總裁批準(zhǔn)。 （二）印章刻制由總裁辦公室負(fù)責(zé)，經(jīng)公安機(jī)關(guān)核準(zhǔn)，到指定的刻字社刻制。 （三）印章的規(guī)格 、樣式由總裁辦公室按有關(guān)規(guī)定辦理。 第五條 印章的管理 （一）公司的所有印章，均由總裁辦公室負(fù)責(zé)登記、留樣，并注明起用時(shí)間、廢止時(shí)間、銷毀時(shí)間和相關(guān)保管人、經(jīng)辦人。 （二）由于印章磨損而更換印章，仍需在總裁辦公室登記、留樣。 北京首信股份有限公司 行政管理制度 36 （三）所有印章均由專人管理 公司印章由總裁辦公室專人保管； 業(yè)務(wù)專用章由使用部門(mén)設(shè)專人管理。 （四）部門(mén)撤銷或重組，原部門(mén)有關(guān)印章交回總裁辦公室，由總裁辦公室負(fù)責(zé)銷毀。 （五）嚴(yán)禁印章轉(zhuǎn)借。 （六）印章丟失，要及時(shí)向總裁辦公室書(shū)面報(bào)告，并采取措施。 （七）各部門(mén)不得擅自刻制 印章，否則，將追究部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。 第六條 各類公章的使用規(guī)定 （一）公司印章的使用 凡有公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽署的文件或發(fā)文批準(zhǔn)書(shū)、業(yè)務(wù)報(bào)表 、協(xié)議書(shū)、合同書(shū)、邀請(qǐng)函等，可直接加蓋公司印章。 除上述，凡加蓋公司印章，均須填寫(xiě)“公司印章使用申請(qǐng)單”（附件 1），經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可使用公司印章。 不允許在手寫(xiě)