客服部檔案管理辦法-資料下載頁(yè)
2025-08-28 14:09本頁(yè)面
【導(dǎo)讀】理的規(guī)范性、完備性，特制定本辦法。建檔范圍確立為：。檔案、征求意見函及回函、合同付款請(qǐng)撥單等。往來(lái)函、各部門抄送的文件及公司下發(fā)的各種通知文件等。做好電子數(shù)據(jù)庫(kù)的更新；同相關(guān)會(huì)員信息資料向客服部進(jìn)行移交。作的突發(fā)性，影響日常工作的正常開展；一清點(diǎn)核對(duì)接收資料的數(shù)量和明細(xì)，杜絕數(shù)量不夠或資料缺失；收相關(guān)檔案資料，需督促銷售公司按要求補(bǔ)充完畢后，方可接收；案移交清單》單獨(dú)存檔，以備后查。補(bǔ)交的資料明細(xì)。
【正文】 對(duì)帳單 （ 會(huì) 索、維修、質(zhì)保金） YS 23 月報(bào) （計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表） YS 24 監(jiān)督檢查表 其它 YS 25 3 物業(yè)往來(lái)文件 YS 3 發(fā)函 YS 31 收函 YS 32 其它 YS 33 4 工程移交文件 YS 4 一期（例） YS 41 二期 （例 ） YS 42 三期 （例） YS 43 回遷樓 （例） YS 44 5 請(qǐng)示、報(bào)告 YS 5 請(qǐng)示、報(bào)告（發(fā)文） YS 51 請(qǐng)示、報(bào)告（收文） YS 52 6 工作聯(lián)絡(luò)單 YS 6 工作聯(lián)絡(luò)單（發(fā)文） YS 61 工作聯(lián)絡(luò)單（收文） YS 62 7 其他文件 YS 7 第 13 頁(yè) 共 16 頁(yè) 備注： 客服部 根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況可進(jìn)行分類調(diào)整或類別細(xì)分，同時(shí)可根據(jù)項(xiàng)目區(qū)域進(jìn)行分區(qū)域歸檔文件。 建立卷內(nèi)文 件目錄： 按案卷目錄將各類檔案進(jìn)行歸類存檔，置于每類檔案盒內(nèi)，以便直觀反映檔案內(nèi)容及完整性，便于查找利用。 案卷題名 公司文件 —— 合函 案卷號(hào) YS 11 序號(hào) 檔號(hào) 文件題名 文號(hào) 責(zé)任者 日期 頁(yè)數(shù) 頁(yè)號(hào) 備 注 001 YS 1164 關(guān)于對(duì)房質(zhì)量問題維修 整改的函 合函[2020]001 號(hào) 客服部 2020511 1 86 第六章 檔案借閱管理 一 、 針對(duì) 各 部門員工日常查閱檔案資料； 二、查閱檔案應(yīng)做到即用即還，如不能當(dāng)時(shí)歸還應(yīng)在《檔案借閱登記表 》上登記。 三、 凡外部門借 閱檔案，應(yīng)詳細(xì)說明借閱用途，經(jīng) 客服部 負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在客服部?jī)?nèi)查看。檔案原件原則上不外借，可以向需要者提供復(fù)印件，如特殊情況確須借閱檔案原件者，應(yīng)經(jīng) 客服部 負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，但借閱時(shí)間不得超過一周 ，如確須借出，需征得 客服部 負(fù)責(zé)人 同意。 第 14 頁(yè) 共 16 頁(yè) 四、凡 會(huì)員 因需查閱檔案時(shí)， 應(yīng)持身份證辦理查閱手續(xù)，原則上不借出，但因特殊情況須借出時(shí)， 須在《檔案借閱登記 表 》上登記，并經(jīng) 客服部 負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借出。 五、 客服部 應(yīng)定期整理借出的客戶信息檔案，并對(duì)未能按期歸還的進(jìn)行催收，避免因檔案流轉(zhuǎn)時(shí)間太長(zhǎng)，導(dǎo)致?lián)p壞甚至是缺失 現(xiàn)象的發(fā)生。 四、 借閱者要愛護(hù)檔案，不得損壞和丟失，借出的檔案不得轉(zhuǎn)借他人，查閱檔案要嚴(yán)格執(zhí)行安全保密制度。 五、借閱檔案材料應(yīng)及時(shí)歸還，借閱時(shí)間一般不得超過一周，特殊情況須經(jīng) 客服部 負(fù)責(zé)人同意，辦理續(xù)借手續(xù)并按期歸還，不得以任何借口搪塞、拖延或占為己有；但節(jié)假日或借閱人員出差之前，應(yīng)將檔案及時(shí)歸還。 六、 客服部 對(duì)歸還的檔案應(yīng)認(rèn)真檢查，核對(duì)無(wú)誤后，辦理注銷手續(xù)，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失情況，要依法查處。 第七章 附 則 第二十一條 保 密管理 一、客服部所收集整理的所有資料、信息、文件，特別是客戶的檔案資料，必 須嚴(yán)格保管，執(zhí)行嚴(yán)格的保密制度，不得泄露。 二、任何信息的提供，都必須征得 會(huì)員 本人的書面同意，否則不得外傳。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將嚴(yán)肅處理。根據(jù)事態(tài)的嚴(yán)重程度，將對(duì)責(zé)任人處以 100500 元的罰款，并報(bào)公司人力資源部備案。 第 15 頁(yè) 共 16 頁(yè) 第二十二條 解釋權(quán) 本辦法由客服部負(fù)責(zé)解釋，自頒布之日起生效。 營(yíng)銷策劃部 2020511 第 16 頁(yè) 共 16 頁(yè)
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