【正文】 員，不能解決技術(shù)性的問題，但是文秘人員應(yīng)具有細心、敏感的工作方式和作風(fēng)，能從其他角度幫助領(lǐng)導(dǎo)解決問題。（ 5 分） 第五篇： 2029 電大?？啤掇k公室管理》期末試題及答案（試卷號2180） 2029 電大專科《辦公室管理》期末試題及答案（試卷號 2180）盜傳必究一、單項選擇題（請將正確答案的字母序號填在答題紙上，每小題 1 分．共 10 分） 6．文秘人員在差旅結(jié)束后，應(yīng)該 ()。 A．給未出差的單位領(lǐng)導(dǎo)分送出差地特產(chǎn) B．整理好出差過程中的單據(jù)、憑證，及時辦理報銷、結(jié)算事宜 C．休息幾個工作日，緩解因出差帶來的疲勞 D．把出差過程以及相關(guān)事務(wù)和上司簡單口頭匯報，無需形成書面材料，存檔備案 7．文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時，以下哪個做法是錯誤的？ ()A．如果用寫信的方式，在估計對方收到信后，再打電話確認 B．告知你或上司的聯(lián)系電話，以便有變化時可立即通知 C．對方越忙越必須早一點聯(lián)絡(luò) D．如果上司出差，可以在他回來的當天安排約會 8．當文員獲知業(yè)務(wù)相關(guān)單位或人員婚喪喜慶的消息后，首先應(yīng) ()。 B．送禮 C．寫信 D．查證消息的可靠性 9．接受忠告的反應(yīng)應(yīng)該是 ()。 A．以煩躁的心情傾聽 B．盡量把責任推給別人 C．應(yīng)辯解說：“那是因為??” D．切勿感情用事 10．無紙化辦公過程中，應(yīng)該 ()。 A．對電子文件采取嚴格的安保措施，保證其不被非正常改動 B．不承認電子簽名的合法性 C．把有存檔價值的電子文件加密保存在硬盤中，無需制成硬拷貝或制成縮微品 D．通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)奈募?，必須是沒有密級的 1．文員在進行辦公室布置時，以下哪一項行為是不適宜的？()A．準備一些敞開的文件夾，貼上相應(yīng)的標識條 B．辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經(jīng)常清理 C．較大的物品放在稍高于眼光平行 的層面上，用標簽貼在各種物品的下方 D．下班前要整理好自己的辦公桌，把文件、資料收藏好以免丟失和泄密 2．文員傳達上司的指示時，哪一項做法是不適宜的？ ()A．傳達可以根據(jù)上司主要意思，夾進自己的意見 B．必要時可形成文字材料，照本宣科 C．不可在普通電話、普通函件里傳達有秘密內(nèi)容的指示 D．重要的指示，應(yīng)該要求被傳達者復(fù)述一遍，以免漏聽或漏記 3．文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是 ()。 A．國名、地址、部門、姓名 B．姓名、地址、部門、國名 C．姓名、部門、地址、國名 D．姓名、國名、部門、地址 4．以下哪個標準不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的？ ()A．按收件人姓名分揀 B．按收件部門名稱分揀 C．按私人公務(wù)標準分揀 D．按郵件重要性分揀 5．文員做會議記錄時，可以在會議記錄中 ()。 A．加入自己的主觀意見 B．不記錄議題 C．與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致 D．對所記內(nèi)容作評論二、判斷題（正確劃“√”，錯誤劃“”，每小怒 1 分，共 10 分） 11．文員第一次做一項工作時應(yīng)該快一些，如果錯誤可以再做一遍。 ( )，如果對方無端辱罵，可把他使用的字眼寫下來或使用電話錄音，以做證據(jù)，再慢慢地向 他解釋：“鄧先生，如果你一直說臟話，我就沒有辦法再跟你談下去了?！?(√ )13．英美國家習(xí)慣，文員接待來訪者，應(yīng)該站起來與來訪者講話。 ( )，應(yīng)立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情。 ( )排計劃重復(fù)的情形，就要排定能夠動用的空擋，文員應(yīng)自己決定優(yōu)先順序。 ( )，就把它當作是上司利用文員下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。 (√ )17．男女之間，男士先伸手了，女士才能與之相握。 (√ )18。如果要拒絕別人，最好是依照自己和 對方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因為拒絕而發(fā)生不必要的困擾。 ( )19．文員對于在值班期間發(fā)生的重要情況，可以等交接班后再報告上司。 ( )，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍要求，但沒有時間限制。 ( )三、簡答題（每小題 10 分，共 20 分） 21．辦公室事務(wù)管理的服務(wù)性表現(xiàn)在哪三個方面？答：一是為上司服務(wù)，使上司擺脫繁雜瑣事的壓力，把主要精力集中在重要工作上。（ 3 分）二是為組織服務(wù)，為組織員工提供一個高效、舒適的工作生活環(huán)境。（ 3 分）三是為公眾服務(wù)，保證組 織與外界的信息渠道通暢，密切與社會各界聯(lián)系。（ 4 分） 22．會見與會談的前期準備工作有哪些？答： (1)確定議題和明確目標。（ 2 分） (2)收集信息和分析雙方材料。（ 2 分） (3)確定參加人員。（ 2 分） (4)雙方協(xié)商時間、地點。（ 2 分） (5)布置座位。（ 2分）四、設(shè)計題（本題 30分） 。 答：文員應(yīng)該參照以下標準做好辦公室的清理和清掃工作。 (1)辦公桌椅。只要用抹布擦拭即可，但木制家則應(yīng)打蠟，而金屬用品要用清潔劑擦拭。 (2)辦公用品。電腦、打印機等不用時要用罩子 蓋好，定期用干凈的抹布擦拭。電話機聽筒兩端要用消毒液定期消毒。其他物品養(yǎng)成隨時清理，歸置整齊的習(xí)慣。 (3)書架上的書籍、文件夾里的資料應(yīng)該擺放整齊，沒有灰塵。 (4)地毯。每天打掃辦公室和會客室，用吸塵器吸去地毯、墻角的灰塵。 (5)整套沙發(fā)裝飾。要用毛刷子刷，椅套、桌巾一周要換一次，并拿去清洗。 (6)抽煙工具。來訪者離去后立即檢查香煙是否用完？打火機還能點燃嗎？煙火缸是否清洗干凈？檢查清楚并收拾妥當。 (7)掛畫、擺設(shè)。用撣子或毛刷子把灰塵拂掉，抹布容易使纖維污漬附在上面，最好不用。 (8)廢物筒。每天清倒廢物筒。文員在清理上司字紙簍時要特別細心，因為可能有上司隨手丟棄的機密文件或底稿，需要揀出來用碎紙機打碎，不可粗心大意地一倒了之。 五、案例分析題（本題 30 分） 24．東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語，小陳則很喜歡打扮。公司明天要與法國某公司談判，古總經(jīng)理叮囑擔任翻譯的小沈和作會議記錄兼會議服務(wù)的小陳要好好準備。小沈和小陳除了在文本、資料等方面作了準備，還花了一番功夫進行了打扮。 正式會談這天，只見坐在古總經(jīng)理一旁的小沈衣著鮮艷，金 耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價值千元的名牌西服也黯然失色。 古總經(jīng)理與法國客商在接待室內(nèi)寒喧時，小陳拿來了托盤準備茶水，只見她花枝招展，一對大耳環(huán)晃來晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮作響。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放人杯中??這一切引起了古總經(jīng)理和客商的不同反應(yīng)?？蜕堂鎺Р粣傊?，把自己的茶杯推得遠遠的，古總經(jīng)理也覺得尷尬。談判中討價還價時，古總一時性起，雙方爭執(zhí)起來，小沈站在古總一邊，指責客商?？蜕谭餍涠ァ９趴偼h去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意， 讓你給毀掉了，無能！”小沈并不知道自己有什么過錯，為自己辯解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，與我有什么關(guān)系？”問題：小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的？答： (1)小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境，不符合特定的會談工作要求； (4 分 )(2)小沈的穿著突出自己，影響了古總經(jīng)理的形象； (4 分 )(3)小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場所安靜； (4 分 )(4)小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順利； （ 4 分） (5)小 沈應(yīng)該對領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng)、性格有所了解，有針對性地彌補領(lǐng)導(dǎo)的不足。古總經(jīng)理與客商爭執(zhí)，她應(yīng)采取補救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指責客商； （ 7 分） (6)小沈受到上司批評，即使是過頭話，也應(yīng)保持冷靜，不反駁，應(yīng)理解上司的難處。找適當?shù)臋C會，用適當?shù)姆绞秸f明情況，交流思想和感情。（ 7 分）