【導(dǎo)讀】XXXXX集團有限責(zé)任公司。XXXX建工集團有限責(zé)任公司經(jīng)營部管理制度

　　

【正文】 糾紛，應(yīng)尊重對方的合法權(quán)益，同時盡量采取補救措施，盡量減少我方損失；因雙方責(zé)任引起的糾紛，應(yīng)實事求是，分清主次，合情合理解決 。 （ 8）公司各部門和項目部在處理合同變更、解除或合同糾紛時，應(yīng)加強聯(lián)系，及時溝通 ，積極主動地做好有關(guān)工作，不應(yīng)互相推諉、指責(zé)、埋怨，應(yīng)統(tǒng)一意見，一致對外 。 （ 9）在處理合同變更、解除 或糾紛時 ，嚴(yán)禁以權(quán)謀私，否則，一XXXX 建工集團有限責(zé)任公司 經(jīng)營部管理制度 26 經(jīng)發(fā)現(xiàn)，從嚴(yán)懲處。 合同檔案是公司檔案的重要組成部分，它是公司對外進行經(jīng)營活動的有效憑證，在維護公司合法權(quán)益方面發(fā)揮著不可替代的重要作用。它反映了公司對外經(jīng)營活動的情況，是處理經(jīng)濟糾紛、切實維護自身合法權(quán)益的有效憑證，在公司的經(jīng)營管理工作中發(fā)揮了重要作用。鑒于 建設(shè)項目周期長，涉及專業(yè)多，面臨情況復(fù)雜 的特點，現(xiàn)根據(jù)公司《 檔案 管理制度 》的有關(guān) 規(guī)定，為合同順利履行創(chuàng)造條件，結(jié)合經(jīng)營部實際工作情況，特制定本制度。 歸檔范圍 ： 合同歸檔的主要類型有：建筑施工合同、各類承包合同等。各類補充合同、補充協(xié)議也應(yīng)該按照相應(yīng)類別進行歸類。在對歸檔的合同、協(xié)議科學(xué)的劃分大類后，還可以按照單個項目、個人為單位進行細致的分類。最終做到“一事一檔案、一人一檔案”。 凡是簽訂合同、協(xié)議都必須統(tǒng)一使用單位印章或法人合同專用章。 合同實行統(tǒng)一歸檔管理。 （ 1）公司辦公室負責(zé)經(jīng)濟合同檔案的管理工作，辦公室須留存經(jīng)濟合同審批單原件及經(jīng) 濟合同正本，同時對招標(biāo)整個過程的所有資料包括最終總經(jīng)理審批的相關(guān)單據(jù)進行分類建檔； 建立合同歸檔登記簿，對經(jīng)過用印程序的每件合同、協(xié)議都進行登記并由印章管理人員將其中一份原件留存。 對外簽訂的經(jīng)營活動合同、協(xié)議一般一式四份，雙方各執(zhí)兩份，經(jīng)辦部門一份，辦公室存檔一份； XXXX 建工集團有限責(zé)任公司 經(jīng)營部管理制度 27 歸檔的合同必須是原件。檔案人員根據(jù)合同用印登記對合同歸檔情況進行督促檢查，促使合同、協(xié)議及時歸檔。 存檔的合同、協(xié)議的字跡必須基本符合檔案字跡的耐久性標(biāo)準(zhǔn)，以炭素墨水字跡、藍黑墨水字跡和激光打印字跡為佳 。 字跡耐久性的評判依據(jù)主要有兩個 ：字跡色素的穩(wěn)定性和字跡色素與紙張結(jié)合的牢固性。 （ 1）盡量不用圓珠筆在文件傳閱單上簽名； （ 2）盡量不用噴墨打印機打字存檔。 檔案管理人員在合同歸檔時應(yīng)在字跡標(biāo)準(zhǔn)上嚴(yán)格把關(guān)，在已歸檔的合同協(xié)議發(fā)生字跡退色不清時應(yīng)采用修復(fù)、打印、抄寫、復(fù)印等方法搶救材料。凡打印、抄寫的材料，必須認真細致、核對無誤，注明復(fù)制單位和日期。 凡是需要利用合同協(xié)議的，要先經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，到檔案室進行利用登記。一般情況下，檔案部門只對檔案利用者提供加 蓋公章的合同協(xié)議的復(fù)印件，合同協(xié)議的原件原則上不予借出。遇到個別檔案利用者一定要借出合同協(xié)議的原件時，借用者需寫借條并說明借用合同協(xié)議的用途和歸檔時間。檔案管理人員在原件借出后應(yīng)與借用人保持聯(lián)系，做好合同協(xié)議的催還、歸檔工作。 對歸檔的合同、協(xié)議要進行科學(xué)、細致的分類，以便查找利用。 檔案管理人員要積極與經(jīng)辦人員溝通，及時掌握合同的履行及變更情況，督促經(jīng)辦人員做好補充合同、協(xié)議的收集、歸檔工作。 合同起草、合同簽訂、文本管理、結(jié)算安排、執(zhí)行進展、XXXX 建工集團有限責(zé)任公司 經(jīng)營部管理制度 28 合同變更到實際借款以及對合 同結(jié)款情況統(tǒng)計分析等。 防止合同丟失 ， 每 月 收集 整理 一次，由辦公室存檔，要求編號，錄入電子信息，這樣方便查詢。同時對合同抽查，找出簽訂中不足，比如單位蓋章不清，任意修改，個人信息不完善，合同內(nèi)容缺失，評審手續(xù)不全等，有針對性地告知合同簽訂問題。 合同文本及相關(guān)資料同屬重要法律文件， 必須同時進行歸檔 管理 ， 重視合同文本而不重視相關(guān)資料歸檔的后果 嚴(yán)重 。 于 業(yè)主的各項合同，在投標(biāo)階段及合同談判階段所提出的各項問題應(yīng)妥善保管，特別是對提出問題沒有得到解決的相關(guān)條款，公司合同 管理員在合同交底時應(yīng)向項目 部 特別提醒，項目 部 在工程實施過程中要特別注意該部分會出現(xiàn)的問題，加強防范應(yīng)盡可能避免該部分給公司造成 損失。 ，在項目實施過程中根據(jù)項目的實際情況由項目 造價員 及時把問題提出，先報項目負責(zé)人審核再經(jīng)公司經(jīng)營部審核后及時發(fā)函給業(yè)主等相關(guān)單位， 爭取在過程中根據(jù)現(xiàn)場的實際情況對出現(xiàn)的問題加以解決 。 ，由工程部負責(zé)把經(jīng)總經(jīng)理審批的最終單價移交給經(jīng)營部，作為合同簽訂的重要依據(jù) ，經(jīng)營部負責(zé)按招標(biāo)文件要求的合同版本的 條款 確定最終的分包合同，并根據(jù)招標(biāo)過程中相關(guān)資料的復(fù)印件附在經(jīng)營部留底的合同后面（原件由工程部直接移交給綜合辦） ，作為合同談判依據(jù)及備查資料。 合同 的履約情況，要求項目部對相關(guān)專業(yè)分包單位在工程實施過程中 發(fā)生 對于質(zhì)量、安全、進度等違約行為的，項目部應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)，以書面形式報公司經(jīng)營部，經(jīng)XXXX 建工集團有限責(zé)任公司 經(jīng)營部管理制度 29 營部在收到項目的書面文件及證據(jù)后三天內(nèi)向?qū)I(yè)分包單位法定地址寄去我司的發(fā)函及相關(guān)證據(jù)，以 EMS形式寄出并向 EMS公司索要收到的相關(guān)確認依據(jù)，作為專業(yè) 分包單位違約的重要證據(jù)。 ： （ 1） 經(jīng)營人員保持每天上網(wǎng)查詢珠三角地區(qū)建設(shè)工程交易中心工程招標(biāo)信息及招投標(biāo)新政策，重要工程及重要信息應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報 。 （ 2） 對總經(jīng)理決定參與投標(biāo)的工程，經(jīng)營人員應(yīng) 提供完整的工程信息，并收集其他投標(biāo)單位的有關(guān)信息 。 （ 3） 有關(guān)招標(biāo)工程的疑問，及時咨詢招標(biāo)代理及業(yè)主等有關(guān)單位。 （ 1） 嚴(yán)格按招標(biāo)公告要求編制資格預(yù)審文件，并按時遞交 。 （ 2） 了解、 分析各投標(biāo)報名單位的報名情況 。 （ 3） 做好搖珠的準(zhǔn)備工作， 準(zhǔn)時 參加搖珠會。 （ 1） 按時購買招標(biāo)文件，清點招標(biāo)文件和圖紙，共同組織有關(guān)人員在熟悉招標(biāo)文件和圖紙的基礎(chǔ)上認真編制經(jīng)濟標(biāo)和技術(shù)標(biāo)書 。 （ 2） 組織投標(biāo)人員審核招標(biāo)文件（含合同條款）和招標(biāo)圖紙，核對工程量清單，對發(fā)現(xiàn)的疑問及時匯總 。 （ 3） 按時按招標(biāo)要求提交 招 標(biāo)答疑 匯總 。 （ 4） 準(zhǔn)時 組織 參加招標(biāo)答疑會 踏勘 現(xiàn)場 。 XXXX 建工集團有限責(zé)任公司 經(jīng)營部管理制度 30 （ 5） 向財務(wù)部門提供投標(biāo)保證金的收款賬戶信息，做好交款的有關(guān)工作 。 （ 6） 經(jīng)營部在投標(biāo)過 程中，需要材料部門配合詢價的須提前 7～15天向材料部門提供需要詢價的材料清單。 （ 7） 做好經(jīng)濟標(biāo)與技術(shù)標(biāo)的銜接工作，做到經(jīng)濟標(biāo)與技術(shù)標(biāo)相關(guān)內(nèi)容相吻合 。 （ 8） 認真檢查校對投標(biāo)書清樣，糾正標(biāo)書中存在的問題，做到萬無一失 。 （ 9） 及時匯總，并嚴(yán)格按招標(biāo)文件要求裝訂、密封標(biāo)書 。 （ 10） 準(zhǔn)時送交投標(biāo)書， 按時參加開標(biāo)會，做好開標(biāo)記錄。 （ 1） 及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報工程中標(biāo)情況，并按領(lǐng)導(dǎo)指示配合有關(guān)部門盡快組建項目部 。 （ 2） 組織合同談判小組，認真分析招標(biāo)文件中的合同條款，按時參加 業(yè)主組織的合同談判 。 （ 3） 及時簽訂施工合同，并配合財務(wù)部門提交履約保函 。 （ 4） 組織項目部和公司相關(guān)部門人員參加經(jīng)營分析會，同時進行合同交底。 （ 1）專業(yè)分包工程的進度款結(jié)算：專業(yè)分包工程月度進度款的結(jié)算程序為： 1）由 分包商申報當(dāng)月完成的工程量， 項目施工員 審核后 ， 并 根據(jù)審核后的工程量 ，開具工程量任務(wù)單 。 XXXX 建工集團有限責(zé)任公司 經(jīng)營部管理制度 31 2）項目 造價員 在 3天內(nèi)對工程量進行審核并建立臺賬 ，并編制結(jié)算單，同時讓分包商確認結(jié)算書上的工程量 。 3）項目部質(zhì)量、安全、材料等相關(guān)人員在 2天內(nèi)簽字確認，然后由項目經(jīng)理審核簽字 。 4） 綜合經(jīng)濟管理 部在 5天內(nèi)負責(zé)工程量審核，建立審核臺賬并按合同單價等約定辦理結(jié)算 。 5）經(jīng)營部對工程部辦理的分包工程結(jié)算 在 5天內(nèi) 審核 完成 ，同時建立審核臺賬 ，如經(jīng)營部提出疑問 要求到現(xiàn)場復(fù)核，項目部應(yīng)積極配合 。 6）財務(wù)部負責(zé)付款比例審核 。 7）公司副總經(jīng)理對上述結(jié)算進行全面審核 。 8） 報總經(jīng)理審批后 ,由 綜合辦 把結(jié)算書復(fù)印三份，正本一份，副本三份，副本 由 綜合經(jīng)濟管理 部、綜合辦、經(jīng)營部各存一份 ， 正本 交財務(wù) 部， 由財務(wù)部入帳，作 為付款依據(jù)。 （ 2）專業(yè)分包工程的初步結(jié)算與最終結(jié)算： 1） 專業(yè)分包工程全部完工， 并經(jīng)公司組織業(yè)主、監(jiān)理（必要時包括質(zhì)檢站）對工程 質(zhì)量 進行初步驗收 。 2）初步 驗收達到合同規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求后 ， 由分包單位提交工程檔案資料 ， 申請資料驗收，由項目資料員、施工員、 造價員 、項目經(jīng)理簽字后，報工程部驗收 。 工程檔案資料作為結(jié)算書的附件，與結(jié)算書同時交 綜合經(jīng)濟部和經(jīng)營部，結(jié)算審批后， 工程檔案資料 交工程部存檔。 3） 資料驗收合格后由分包單位申報 結(jié)算申請， 經(jīng)項目施工員、造價員 、 安全 員、項目經(jīng)理簽字 后報工程部、 經(jīng)營部、 副總 經(jīng)理審批。 4）結(jié)算申 請 審批完成后， 由分包單位提出工程初步結(jié)算 ，報項目部 造價員 。 XXXX 建工集團有限責(zé)任公司 經(jīng)營部管理制度 32 5） 綜合經(jīng)濟管理 部在收到分包單位提出的初步結(jié)算后 15 天內(nèi)初審?fù)戤呉平唤?jīng)營部 。 6） 經(jīng)營部在 15 天內(nèi)完成經(jīng)工程部初審的分包結(jié)算的二次審查 ，并及時找分包商確認最終的工程量及結(jié)算造價 。 7） 分包工程初步結(jié)算由經(jīng)營部審查后送副總經(jīng)理審核，最后送總經(jīng)理審批后作為按合同和以下規(guī)定付款的依據(jù) 。 8） 分包工程最終結(jié)算應(yīng)待分包工程所在的單位工程對業(yè)主辦完交工驗收且質(zhì)量完全符合合同和驗收要求后 1 個月內(nèi)由經(jīng)營部對原結(jié)算進行最后審核，并送公司副總 經(jīng)理和總經(jīng)理審批，以總經(jīng)理最終審批的結(jié)算作為余款撥付的依據(jù)。 （ 3）專業(yè)分包工程付款 1）預(yù)付 款：合同簽訂后，分包單位根據(jù)合同條款約定提出預(yù)付款申請，經(jīng)項目部確認后報工程部、經(jīng)營部、財務(wù)部先后審查簽字，再報公司副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批，財務(wù)部根據(jù)總經(jīng)理批示支付預(yù)付款，工程部、 綜合經(jīng)濟管理部、 經(jīng)營部分別做好付款登記。 2）進度款：按程序經(jīng)總經(jīng)理審批、財務(wù)部已經(jīng)入帳的進度款，分包單位如有欠款或借款，財務(wù)部應(yīng)予以扣除，然后按合同規(guī)定比例和規(guī)定時間付給分包單位，工程部和經(jīng)營部分別作好付款登記。 3）工程結(jié)算尾款和質(zhì) 保金： 工程尾款分兩次付給：在初步結(jié)算經(jīng)總經(jīng)理審批后可按合同規(guī)定時間和比例（累計不得超過初步結(jié)算價的 90％）進行第一次工程尾款的撥付；第二次撥付要待最終結(jié)算定案后按合同規(guī)定 時間可累計付至95％或按合同規(guī)定比例付給 。 質(zhì)保金：一般為結(jié)算價的 5％（合同應(yīng)約定），且按合同規(guī)定付給。質(zhì)保期到期后，由分包單位提出付款申 請 ，經(jīng)項目部、工程部對質(zhì)保期內(nèi)的工程質(zhì)量 和保修情況作出評價并簽署意見，并報 副總經(jīng)理、總XXXX 建工集團有限責(zé)任公司 經(jīng)營部管理制度 33 經(jīng)理審批。 財務(wù)部 按 總經(jīng)理批示支付 質(zhì)保金 。 預(yù)算管理是項目管理的 重要環(huán)節(jié)之一，可以說，施工圖預(yù)算是各項管理工作的基礎(chǔ)。施工計劃與進度安排需要預(yù)算提供準(zhǔn)確的實物工程量；勞動力安排和人工費控制需要預(yù)算提供 工日和人工費預(yù)算數(shù)量；材料管理要以預(yù)算的材料數(shù)量（含品種、規(guī)格）作為提供材料計劃和核算材料消耗的基礎(chǔ)；編制施工組織設(shè)計和施工技術(shù)方案也要預(yù)算提供有關(guān)資料；至于成本管理，更需要以預(yù)算為基礎(chǔ)來制訂成本計劃，實施成本控制；推行項目承包，有關(guān)承包指標(biāo)的確定和承包過程和終了的考核都離不開預(yù)算。由此看來，預(yù)算管理是項目管理的一項十分重要的基礎(chǔ)工作，作為承擔(dān)該項工作的 經(jīng)營 部門必須高度重視 ，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，切實抓好該項工作。 （ 1）編制施工圖預(yù)算的依據(jù)： 1）施工圖紙與有關(guān)設(shè)計資料 。 2）經(jīng)批準(zhǔn)的施工組織設(shè)計和施工方案 。 3）國家現(xiàn)行《建設(shè)工程工程量清單計價規(guī)范》 。 4）廣東省現(xiàn)行《 各專業(yè) 工程計價辦法》和《 各專業(yè) 工程綜合定額》 。 5）省市現(xiàn)行有關(guān)政策規(guī)定。 （ 2）施工圖預(yù)算的主要內(nèi)容與要求 編制施工圖預(yù)算的主要目的是滿足各項管理的需要，其主要內(nèi)容和要求是：