【導(dǎo)讀】動，同時又保證品牌和信息傳播的統(tǒng)一性，一直是三一重機市場部及代理商工作的難題。組織好區(qū)域促銷活動。理商的促銷會議。希望通過我們與代理商的共同努力，能為終端市場的營銷工作提供更大的支持和幫助。給予諒解，如有錯誤請及時提出。期能給我部工作提供更多建議。促銷又叫銷售促進是市場競爭過程中的一把利劍。鋒線的促銷，作用在于對產(chǎn)品施加推力，使產(chǎn)品能夠更快地進入市場和擴大市場。在市場上并非每一個公司都為其產(chǎn)品做廣告，但是每一個公司都無一例外地開展促銷。在我們執(zhí)行市場任務(wù)時，不能忘記使用這一有力武器。

　　

【正文】 ：簽到背景板、簽到臺（鮮花、簽字筆、產(chǎn)品資料、手提袋、銷售經(jīng)理名片）、會議提示牌，內(nèi)容為會議名稱、宴會地點、商務(wù)洽談房間號。 宴會廳：宴會背景板、投影儀、 DVD、座式麥克風(fēng)、無線話筒（兩個以上）、音響系統(tǒng)、激光筆，主席臺懸掛橫幅 酒店支持組 三一重機促銷指導(dǎo)手冊 27 測試機檢查準備 公證人、裁判員、駕駛員到位，確認熱機完畢，測試機等距 20m水平擺放，并貼好編號，監(jiān)督燃油加注，各臺機器燃油加注至平油箱口。 測試組 對比測試（建議 180 度甩方作業(yè)或模擬裝車作業(yè)。具體測試項目請參考附件選擇） 駕駛員到位，各測試小組人員到位，小組設(shè)旗語手、計時員、駕 勤員、翻牌員、公證員、裁判員各一名?？傊笓]詢問各小組是否準備完畢，各組旗語手雙手交叉揮舞紅綠旗，再舉出綠旗表示準備完畢，總指揮確認后鳴發(fā)令槍，駕駛員發(fā)動機器開始測試。各組旗語手在對應(yīng)機器完成每斗卸土?xí)r舉綠旗，相應(yīng)翻牌員翻數(shù)據(jù)牌，計量斗數(shù)。測試期間，播放背景音樂，同時主持人與客戶互動，以煽動活動氣氛。 總指揮 主持人 測試組 活動總結(jié)及紀念品發(fā)放 匯總活動結(jié)果，排名，現(xiàn)場公布。 發(fā)放活動紀念品（駕駛員、公證人、裁判員） 活動總指揮 返回酒店 組織客戶乘大巴返回酒店（禮儀引導(dǎo)） 業(yè)務(wù)組 午宴 酒店支持 組 發(fā)放調(diào)查問卷 發(fā)放 50100份調(diào)查問卷 酒店支持組 發(fā)放禮品 酒店支持組 客戶返程 業(yè)務(wù)組 五 、促銷活動項目組架構(gòu)及分工 項目組最低人員配置 組別 項目組組成 人員構(gòu)成 職責(zé) 項目組 組長 代理商 市場部部長 （ 1 人） 邀請領(lǐng)導(dǎo)，活動總負責(zé)人， 定期組織會議，推進各塊工作； 三一重機促銷指導(dǎo)手冊 28 活動籌備組 代理商 促銷人員（ 12 人） 促 銷活動 申請，酒店評審， 外協(xié)廣告 公司評審，合同簽訂，各塊 工作安排、推進、執(zhí)行 財務(wù)組 代理商 財務(wù)（ 1 人） 費用申請， 協(xié)助支付 費用 、活動報賬工作 項目組分工及相關(guān)責(zé) 任 項目組組長 職責(zé) 促銷活動第一責(zé)任人 確定促銷活動規(guī)劃，并按規(guī)劃執(zhí)行促銷活動 成立促銷活動項目組，確定各組成員 定期召開項目組會議，推進各小組工作 邀請 參會嘉賓 兼任 嘉賓 邀請 \接待組組長 活動籌備組 職責(zé) 確立促銷項目，進行可行性分析（提前 40天） 明確促銷活動的主題 明確促銷活動的日期是否和其他重大節(jié)日等事件沖突 明確促銷活動期間是否有影響 企業(yè) 形象的事件 明確促銷活動期間競爭 品牌市場動態(tài) 提交促銷申請表附件 1和活動策劃方案附件 2（提前 30 天） 跟蹤促銷 申請審批情況（持續(xù)） 選擇促銷活動酒店，并簽訂酒店合同附件 5（提前 20天） 選擇促銷活動外協(xié)公司，并簽訂外協(xié)公司合同附件 6（提前 15天） 向三一市場部申請促銷宣傳物料（視頻、 PPT、宣傳資料及禮品） （提前 30天） 1挑選活動主持人、禮儀小姐（提前 10天） 1落實領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓的所有稿件（提前 10天） 1監(jiān)督外協(xié)公司制作工作，確定內(nèi)容、材料符合要求（提前 5天） 1打印領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓發(fā)言稿，落實制作完成會議流程表（提前一天） 1督導(dǎo)外協(xié)公司搭建會場、舞臺、調(diào)試會場設(shè)備（會議前一天晚上） 三一重機促銷指導(dǎo)手冊 29 1會議當(dāng)天上午完成對會場內(nèi)外最后一次檢查， 安排彩排， 發(fā)現(xiàn)問題及時解決（當(dāng)天） 1根據(jù) 到會 人數(shù)調(diào)整宴會桌數(shù)（會議當(dāng)天） 嘉賓 接待請組 職責(zé) 確定參會 嘉賓 名單，報項目組組長通過（提前 20天） 安排接機，安排 重要嘉賓 房間，安排鮮花水果（提前 1天） 活動 開始前 5分鐘，將 嘉賓 引領(lǐng)至嘉賓席 就座 （活動當(dāng)天） 按照會議流程提示發(fā)言嘉賓 、頒獎嘉賓 上場準備（活動當(dāng)天） 會議結(jié)束后引導(dǎo)眾 嘉賓 返回休息室（活動當(dāng)天） 活動結(jié)束后送 嘉賓 上車或安排入住酒店（活動當(dāng)天） 客戶接待組 職責(zé) 確定參會客戶 ，報項目組組長通過（提前 20天） 給客戶送邀請函并附加行車路線圖（提前 15天） 參會客戶名單確認 （活動前 3天起至活動前 1天） 組織客戶簽到，安排進入會場 就座，如需要客戶上臺，要求上臺客戶統(tǒng)一就座，并專人負責(zé)。 （活動當(dāng)天） 會議開始前 15分鐘，將未進會場的客戶請進會議室（活動當(dāng)天） 會議開始后，若有確定來而未到的客戶，返回簽到臺等待（活動當(dāng)天） 全部客戶到場后，自動補齊空缺的座位（活動當(dāng)天） 會議中帶領(lǐng)客戶鼓掌，營造會議氣氛（活動當(dāng)天） 帶領(lǐng)客戶前往參觀體驗設(shè)備演示（活動當(dāng)天） 組織 客戶進入宴會廳，并合理安排座位（活動當(dāng)天） 1 宴會中給客戶敬酒，保持風(fēng)度不貪杯，結(jié)束后在門口列隊歡送客戶（活動當(dāng)天） 嘉賓簽到組 職責(zé) 檢查簽到臺、簽到本、嘉賓卡、工作證、抽獎卡 /箱、資料袋、禮品（活動當(dāng)天） 組織客戶簽到，發(fā)放嘉賓卡、抽獎卡、會議議程、產(chǎn)品資料（活動當(dāng)天） 告知客戶抽獎卡用途并指導(dǎo)客戶將抽獎卡副聯(lián)投入抽獎箱（活動當(dāng)天） 統(tǒng)計客戶簽到人數(shù)并通知籌備組調(diào)整宴會桌數(shù)（活動當(dāng)天） 會議開始后若有未到客戶，在簽到處留守，并安排晚到客戶簽到（活動當(dāng)天） 酒店房卡領(lǐng)取 /發(fā)放 /回收，住房登記表統(tǒng)計（活動當(dāng)天） 展示設(shè)備組 職責(zé) 三一重機促銷指導(dǎo)手冊 30 依據(jù)活動需要，確定展示設(shè)備型號及數(shù)量。 (提前 30 天） 確定設(shè)備 展示 牌文字，交給外協(xié)公司制作并檢查制作好的樣品（提前 5天） 確定每臺設(shè)備前講解人員，并培訓(xùn)講解主要賣點（提前 3天） 展示場地確定，設(shè)備運輸?shù)綀觯龊们鍧?、加注燃油工作，并專人保?（提前 1天） 組織客戶現(xiàn)場參觀，有專人負責(zé)對設(shè)備優(yōu)勢性能進行講解（活動當(dāng)天） 活動結(jié)束后 運回 設(shè)備， 展示場地 清理 現(xiàn)場控制組 職責(zé) 現(xiàn)場視頻切換的控制。 聯(lián)系活動主 持人走場，與視頻切換人員、 頒獎組成員 彩排 1至 2遍；（活動前一天或會議前 3小時） 現(xiàn)場禮儀人員服裝要求、培訓(xùn)與分工（會議當(dāng)天） 會議流程推進與現(xiàn)場控制（會議當(dāng)天） 抽獎流程及注意事項制定（會議當(dāng)天） 現(xiàn)場禮儀人員服裝要求、培訓(xùn)與分工 ① .要求禮儀人員于活動前 2小時到場； ② .要求禮儀人員穿紅色旗袍之類的專業(yè)禮儀服裝； ③ .要求佩帶 三一重機 歡迎您的綬帶； ④ .會議開始前在簽到臺、會場入口等主要通道處有禮儀小姐恭候； ⑤ .會議開始后在會場舞臺前兩側(cè)各有一名禮儀小姐站立邀請發(fā)言嘉賓上場，迎請發(fā) 言嘉 賓下場； ⑥ .會后展示區(qū)過道有禮儀小姐站立，引導(dǎo)客戶參觀，參觀結(jié)束告知客戶就餐時間和地點； ⑦ .抽獎環(huán)節(jié)，禮儀小姐負責(zé)拿抽獎箱，同時負責(zé)邀請領(lǐng)導(dǎo)上臺抽獎，引領(lǐng)中獎嘉賓上下場； 后勤保障組 職責(zé) 接收、清點資料禮品清單，安排倉儲，并確保安全（收到物資當(dāng)天） 將產(chǎn)品資料 /禮品分裝到資料 /禮品袋，并運送到活動現(xiàn)場（提前 1天） 協(xié)助簽到組在客戶簽到時發(fā)放會議資料（活動當(dāng)天） 活動結(jié)束后發(fā)放禮品（活動當(dāng)天） 協(xié)助籌備組確定宴會菜單、自助餐菜單、制作自助餐券（提前 30天） 三一重機促銷指導(dǎo)手冊 31 統(tǒng)計會議所需采購物 資，采購到位并保留相關(guān)單據(jù)或簽訂相應(yīng)合同（提前 10天） 凡單筆超過 5000元，需要簽訂購買合同 購買會議物資并運送到指定地點（按照物品種類提前 3天至?xí)h當(dāng)天） 協(xié)助打印各類發(fā)言稿及會議所用資料（提前 1天完成） 活動當(dāng)天按照 20元 /餐標準安排工作人員餐飲（活動當(dāng)天） 1 活動結(jié)束后清點未用完的會議物資，并妥善安排（活動當(dāng)天） 1 回收未被客戶帶走的資料 /禮品，并妥善安排（活動當(dāng)天） 資金保障組 職責(zé) （要求代理商財務(wù)人員充當(dāng)） 學(xué)習(xí)促銷活動制度及保障制度并熟練掌握（提前 30天） 落實 公司活動費用撥付進度 統(tǒng)計活動各項費用之處，并準備相應(yīng)數(shù)量的現(xiàn)金及支票（提前 7天） 原則上付款要兩人在場，并提交收款人的姓名和手機號碼（全程） 活動中各種款項的借貸和支付（全程） 活動結(jié)束后各種款項的結(jié)算和支付（活動結(jié)束后 3天內(nèi)） 發(fā)票的收集、整理、審核（活動結(jié)束后 5天內(nèi)） 嚴格按照促銷活動保障財務(wù)報賬制度要求整理好發(fā)票并郵寄回市場部（活動結(jié)束后1周內(nèi)必須寄回） 跟蹤報賬進度，并積極配合公司審核 六 、促銷活動報賬指南 報賬材料提報時間 活動結(jié)束后 10個工作日內(nèi)，代理商完成促銷 活動報賬材料整理工作，將郵寄至三一市場部。 促銷費用報銷比例 展示會 會務(wù)費依照城市級別及人數(shù)規(guī)模確定相應(yīng)標準核算，如實際發(fā)生費用低于標準費用，按實際發(fā)生費用的 50%報銷，反之，按標準費用的 50%報銷。其中 展示會 類樣機運費及回司參觀、比武試乘、大型訂貨會費用參考此四項固定費用標準，我司按費用標準承擔(dān) 50%。 三一重機促銷指導(dǎo)手冊 32 報賬必備資料 展示會 ，請?zhí)峁┮韵?6 份資料 ： ? .《促銷活動實施單》（要求在 DMS系統(tǒng)提交后寄出報賬材料） ? .《促銷活動申請表》（代理商通過 DMS系統(tǒng)打印紙質(zhì)版） ? .三一承擔(dān)額度的發(fā)票 發(fā)票 統(tǒng)一貼在發(fā)票粘貼單上，要求整齊有序，注明張數(shù)及金額，經(jīng)辦人及區(qū)域經(jīng)理簽字 ? .活動簽到表 （必須要有簽到本原件，代理商匯總好每本的簽到人數(shù)） ? .活動照片（照片上注明日期， 展示會 ：可顯示會場、就餐、樣機展示全景及總體人數(shù)；回司：可顯示參觀人數(shù)） ? .《 展示會 調(diào)查問卷統(tǒng)計表》 比武 會 ，請?zhí)峁┮韵?8 份資料： ? .領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)的申請報告 ? .《大型活動實施單（ 比武會）》 ? .費用明細表 ? .三一承擔(dān)報銷金額發(fā)票（原件）及代理商承擔(dān)金額發(fā)票（復(fù)印件） ? .活動照片（可顯示會場、就餐、樣機展示全景及總體人數(shù)） ? .活動簽到 表原件 ? .《 大 型 活 動 促銷 效果 評估 表》 ? .《 測試數(shù)據(jù)統(tǒng)計表》 訂貨會，請?zhí)峁┮韵?7 份資料： ? .領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)的申請報告 ? .《大型活動實施單》 ? .費用明細表 ? .三一承擔(dān)報銷金額發(fā)票（原件）及代理商承擔(dān)金額發(fā)票（復(fù)印件） ? .活動照片（可顯示內(nèi)外會場布置、就餐、獎品展示區(qū)、樣機展示全景及總體人數(shù)） ? .活動簽到表原件 ? .《大型活動 促銷 效果 評估 表》 三一重機促銷指導(dǎo)手冊 33 票據(jù)要求 報賬發(fā)票要求機打或普通商業(yè)發(fā)票，付款單位為 “ 上海三一重機有限公司 ” ，注明開票日期，并加蓋清晰的發(fā)票專用章或財務(wù)專用章。特殊情況使用連號定額發(fā)票，須 蓋章、填寫付款方、日期及出具情況說明。收據(jù)和白條不作為報賬依據(jù)。 報賬處理時間 市場部在收到代理商寄回的報賬票據(jù)后，在 5個工作日內(nèi)審批完畢，報財務(wù)部復(fù)核。財務(wù)部于 3個工作日內(nèi)審核完畢，并將審核結(jié)果以郵件形式通知市場部促銷專干。促銷專干以郵件或在線溝通形式通知代理商核對報賬金額，如 1個工作日內(nèi)未收到代理商回復(fù)，則視同于確認財務(wù)審核結(jié)果。市場促銷專干將按財務(wù)審核結(jié)果填寫結(jié)算申請單，進行撥款。 報賬反饋不合規(guī)范的代理商處理辦法 ： 對資料不齊備報賬單據(jù)，三一市場部將退回代理商。代理商在收到單據(jù) 5個工作日內(nèi)整改完 畢并寄出（以郵戳為準）。如逾期提交或再次提交單據(jù)仍存在資料不齊備，三一市場部將降低費用核報比例，甚至不予核報費用。 代理商報賬材料反饋及時性、有效性是其促銷能力建設(shè)之規(guī)范性考核主要指標，報賬材料逾期提交或資料不齊全單據(jù)，均直接影響考核得分。同時，三一市場部將不定期進行報賬情況通報。