【導(dǎo)讀】業(yè)實際，提出企事業(yè)檔案工作制度體系方案，c文件材料的形成與歸檔；保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等規(guī)定；a檔案庫房管理的原則；b檔案保護所采取的相應(yīng)措施和基本要求。a保密工作的組織；d利用密級檔案應(yīng)遵守的規(guī)定。b利用重要檔案的批準(zhǔn)權(quán)限；a分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)；c檔案部門檔案員工作職責(zé)；集工作有著重要的指導(dǎo)作用。定，制定本辦法。范圍，列入有關(guān)人員的崗位責(zé)任制。件材料的完整、準(zhǔn)確、規(guī)范和及時歸檔。紅墨水、復(fù)寫紙、熱敏紙；材料，一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔；月內(nèi)歸檔，時間長的項目可分階段、分單項歸檔；在開箱驗收或接收后先登記，等安裝調(diào)試完后，（五）會計文件材料在會計年度終了后歸檔，物等特殊載體）；接雙方各保留一份。法》的規(guī)定，按時考核各部門立卷歸檔情況。

　　

【正文】 竣工驗收文件 （ 1）竣工驗收備案文件 a 工程竣工驗收備案表 b 工程竣工驗收報告（建設(shè)單位起草） c 工程施工許可證 d 施工圖設(shè)計文件審查意見 e 工程竣工報告（施工單位起草） f 工程質(zhì)量評估報告（監(jiān)理單位起草） g 單位工程綜合驗收記錄表 h 建設(shè)工程竣工驗收會簽表 企業(yè)通用業(yè)頻道 i 市政基礎(chǔ)設(shè)施的有關(guān)質(zhì)量檢測和功能性試驗資料 j 規(guī)劃、公安消防、環(huán)保等部門出具的認可文件或 準(zhǔn)許使用文件 k 施工單位簽署的工程質(zhì)量保修書 L 商品住宅的 《 住宅質(zhì)量保證書 》 和 《 住宅使用 說明書 》 m 法規(guī)、規(guī)章規(guī)定必須提供的其他文件 （ 2）工程質(zhì)量保修書 （ 3）決算文件及審計文件 （ 4）聲像、縮微、電子檔案 企業(yè)通用業(yè)頻道 第四階段 投入運行及改擴建階段（后續(xù)文件） 隨時形成，隨時注意收集 企業(yè)通用業(yè)頻道 （二） 整理：保持一個項目材料成套性，按件整理 組件 （ 1）文字材料一般以每份文件為一件。 同一文件的印本與定稿、主件與附件應(yīng)作為一件， 不能分開，按印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后 的順序排列。 （同一事項的請示與批復(fù)各作為一件，實體盡量前后放） （ 2）圖樣文件一般以一套為一件。 裝訂 采用不銹鋼裝訂針、線繩、三角袋等。 企業(yè)通用業(yè)頻道 排列 （ 1）文件材料總體順序按階段（前期文件、施工文件、監(jiān)理文 件、竣工圖、竣工驗收文件、后續(xù)文件）結(jié)合時間、專業(yè)等順序排 列。（施工文件以單位工程為單位，不同內(nèi)容的材料按時間、專業(yè) 等排列 ,同一內(nèi)容的材料按隸屬關(guān)系排列，） （ 2）盒內(nèi)文件材料的排列 a 文字材料按事項、專業(yè)順序排列。 b 圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。 c 既有文字材料又有圖紙的，文字材料排前，圖紙排后。 企業(yè)通用業(yè)頻道 提示：整理中需要注意問題 從總體角度說，項目檔案整理時應(yīng)以 建設(shè)項目 為單位，以保持項目檔案的齊全性、成套性。其中，施工文件應(yīng)以 單位工程 為單位進行整理（以單位工程為單位的施工文件是項目檔案的組成部分）。 竣工驗收文件整理分 2種情況：如果按單位工程驗收的，竣工驗收文件隨單位工程的施工文件整理，放在施工文件之后；如果按項目工程進行驗收的，竣工驗收文件放在竣工驗收階段進行整理。 竣工圖整理分 2種情況：單位工程的竣工圖（如單位工程的各專業(yè)竣工圖）跟著單位工程的施工文件整理，放在施工文件之后；項目工程的竣工圖（如項目的綜合竣工圖），放在竣工驗收階段進行整理。 竣工圖和編制竣工圖的依據(jù)性材料整理方法有 2種：按材料種類分別整理（此種比較合理）；竣工圖和相關(guān)的依據(jù)性材料放在一起整理。 材質(zhì)證明材料有時很難按單位工程整理，可以如下處理： 企業(yè)通用業(yè)頻道 編號 （ 1）以件為單位，在有書寫內(nèi)容的每頁文件正面的右下角、 背面的左下角，從“ 1” 開始依次標(biāo)注頁號。 （ 2）以件為單位，在文件首頁右上方空白位置加蓋檔號章， 并填寫檔號，檔號章式樣如下： 企業(yè)通用業(yè)頻道 裝盒 將歸檔文件按檔號順序裝入檔案盒，不同類目號的文件不應(yīng) 放入同一檔案盒。 填寫檔案盒脊背 （ 1）類目號：橫排填寫 （ 2）年度號 ： 如果填寫，用阿拉伯?dāng)?shù)字 （ 3）保管期限號：填寫盒內(nèi)文件保管期限的代碼，采用阿拉伯?dāng)?shù)字 “ 1” 、“ 2” 、“ 3” 分別表示“永久”、“長期”、“短期”三個不同的保管期 限。 （ 4）部門（內(nèi)容）填寫盒內(nèi)文件材料的主要內(nèi)容。 （ 5）起止件號：填寫盒內(nèi)文件的起止順序號 企業(yè)通用業(yè)頻道 企業(yè)通用業(yè)頻道 蓋立檔單位章 在檔案盒正面橫線上加蓋立檔單位橫排印章（藍色） 填寫備考表 （ 1）說明 填寫盒內(nèi)文件的件數(shù)及其歸檔、管理與提供利用 過程中需要說明的問題。 （ 2）整理人 盒內(nèi)文件整理人員簽名 （ 3）檢查人 有關(guān)部門、項目負責(zé)人或檔案管理人員簽名 （ 4）日期 填寫盒內(nèi)文件整理完成的時間和檢查時間 （ 5）備考表置于盒內(nèi)文件之后 企業(yè)通用業(yè)頻道 企業(yè)通用業(yè)頻道 填寫檔案分類目錄 企業(yè)通用業(yè)頻道 （ 1）序號 填寫檔案在大類內(nèi)的排列順序號 （ 2）檔號 按檔案檔號章的檔號內(nèi)容標(biāo)注 （ 3）責(zé)任者 填寫制發(fā)文件的組織或個人 （ 4）文（圖）號 填寫文件的文號、圖號 （ 5）題名 填寫文件的標(biāo)題，對沒有標(biāo)題或標(biāo)題不確切的文件， 應(yīng)該據(jù)文件的內(nèi)容補充或重新擬寫標(biāo)題，并在補充或重新擬寫 的標(biāo)題外加“ []” 號。 （ 6）頁數(shù) 填寫每份文件的總頁數(shù) （ 7）日期 即文件形成時間。用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫，入 2020年 2月 2日 寫作 20200202 企業(yè)通用業(yè)頻道 （ 8）保管期限 依據(jù)檔案保管期限表填寫文件材料的保管 期限 （ 9）位置 填寫存放檔案位置的代字代號 企業(yè)通用業(yè)頻道 二、照片檔案 （一）歸檔范圍 本單位歷屆領(lǐng)導(dǎo)人及全體職工的照片； 上級領(lǐng)導(dǎo)、社會著名人物來本單位檢查、視察、指導(dǎo)工作的照片； 本單位召開的各種會議（包括工作會議、業(yè)務(wù)會議、表彰會議、代表會議）的照片； 本單位各種工作成果的照片； 本單位宣傳報道工作的照片； 本單位外事活動的照片； 本單位發(fā)生的各種重大事件、事故的照片； 企業(yè)通用業(yè)頻道 本單位在職能活動中主辦或承辦的重大活動的照片； 本單位獲得的各種榮譽（如獎狀、錦旗、獎杯等）、禮品、紀(jì)念品、宣傳品的照片； 本單位的產(chǎn)品、設(shè)備儀器照片； 1記錄本單位建設(shè)發(fā)展史的照片； 1本單位組織或參加的其它重要活動的照片。 （二）歸檔時間 對具有歸檔價值的照片，攝影者或承辦部門按規(guī)范要求進行收集、整理，自形成之日起一個月內(nèi)向本單位檔案部門移交，并辦理移交手續(xù) 。 企業(yè)通用業(yè)頻道 （三）歸檔要求 通過價值鑒定； 使用膠片相機拍攝的照片，應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)掃描后將數(shù)碼照片、紙質(zhì)照片、底片一并歸檔 ； 使用數(shù)碼相機拍攝的照片，反映重要內(nèi)容的應(yīng)沖洗紙質(zhì)照片，與數(shù)碼照片一并歸檔，反映一般內(nèi)容的，可只歸檔數(shù)碼照片 ； 數(shù)碼照片歸檔時應(yīng)統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為 JPEG格式； 用數(shù)碼相機直接拍攝的數(shù)碼照片，其像素數(shù)應(yīng)在 300萬以上，用掃描儀對紙質(zhì)照片掃描形成的數(shù)碼照片，其掃描光學(xué)分辨率應(yīng)不低于600dpi； 企業(yè)通用業(yè)頻道 照片的說明要充分體現(xiàn)時間、地點、人物、 事由、背景、攝影者等六要素，確切地反映照 片的內(nèi)容； （ 1）時間：事件發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生的時間 和拍攝時間； （ 2）地點：被攝物所在的具體地點； （ 3）人物：照片影像上主要人物的姓名、職 務(wù)、在照片中所處的位置； （ 4）事由：照片影像所反映事件、事物的情 由； （ 5）背景：對揭示照片影像主題具有一定作用 的背景； （ 6）攝影者：照片的拍攝人。 企業(yè)通用業(yè)頻道 （ 7）大幅照片掃描時應(yīng)根據(jù)照片大小合理分割掃描，掃描時相鄰部分應(yīng)至少重合 10mm ； （ 8）同一張紙質(zhì)照片、數(shù)碼照片、底片影像應(yīng)一致。 （四）數(shù)碼照片的整理： 分類 數(shù)碼照片采用年度分類法，將數(shù)碼照片按其形成年度分類?？缒甓惹也豢煞值恼掌瑧?yīng)按事件結(jié)束年度歸檔。 企業(yè)通用業(yè)頻道 排列 數(shù)碼照片應(yīng)按時間結(jié)合事由或事由結(jié)合時間 順序排列。不同事由的照片按時間順序排列，同 一事由的數(shù)碼照片應(yīng)按時間或重要程度排列在一 起。 編號 （ 1）照片號（檔號） : 全宗號 門類（類目） 年度號 保管期限號 張?zhí)? ?全宗號：市檔案館給定。未給定全宗號的，該項可暫空。 ?門類 : 數(shù)碼照片用 “ SP” 表示。 ?年度號 : 照片拍攝年度，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。 ?保管期限號：用 “ 1” 或 “ 2” 表示。 ?張?zhí)?:在同一年度（保管期限）內(nèi)從 “ 1” 開始順序編號， 用五位阿拉伯?dāng)?shù)字，位數(shù)不足的在前補 “ 0” 。 企業(yè)通用業(yè)頻道 （ 2）盤號： 指在同一全宗內(nèi)光盤的順序編號。用五位阿拉伯?dāng)?shù)字，位數(shù)不足的在前補 “ 0” 。 存儲 載體：只讀光盤 方式： “ 一次性寫入 ” 光盤刻錄數(shù)量：一式三套 分別用 A、 B、 C標(biāo)識 A—— 封存 B—— 利用 C—— 異地存放 企業(yè)通用業(yè)頻道 每張光盤根目錄設(shè)置： （ 1）說明文件 （ 2）著錄文件 （ 3）數(shù)碼照片子目錄 企業(yè)通用業(yè)頻道 （ 1）說明文件 文件名： 文件內(nèi)容：照片形成時間 件數(shù) 光盤套別 制作人 審核人 制作時間 企業(yè)通用業(yè)頻道 說明文件示例： 照片形成時間： 件 數(shù)： 200件 套 別： A 制作人：王 靜 審核人：李 霞 制作時間： 20200121 企業(yè)通用業(yè)頻道 （ 2） 著錄文件 文件名： 文件內(nèi)容：數(shù)碼照片盤內(nèi)目錄的電子版本 該文件應(yīng)使用經(jīng)過檔案行政管理部門 認定的計算機檔案管理系統(tǒng)自動生成 文件格式： XML文件 企業(yè)通用業(yè)頻道 張?zhí)? 光盤號 題 名 時 間 攝影者 備 注 00001 00 001 2020年度全市檔案工作會議 20200122 王 琳 00002 00 001 2020年度職工運動會 20200211 王 琳 00003 00 001 2020年表彰會 20200311 王 琳 00004 00 001 2020年度全市企業(yè)研討會 20202020 王 琳 00005 00001 機關(guān)工作研討會 20202002 王 琳 00006 00 001 黨總支活動 20202022 王 琳 企業(yè)通用業(yè)頻道 （ 3）數(shù)碼照片子目錄 目錄名： DATA 作用：存放經(jīng)過整理后的數(shù)碼照片 企業(yè)通用業(yè)頻道 企業(yè)通用業(yè)頻道 全 宗 號 00012 類 目 S P 年 度 2020 保管期限 1 盤 號 00001 全宗名稱 青島港（集團）有限公司 形成時間 202001202020 件 數(shù) 520 制作時間 20200512 制 作 人 李 笑 審核人 王 嚴(yán) 套別 A 填寫光盤封面： 正面式樣 企業(yè)通用業(yè)頻道 背 景 信 息 光盤種類 CDR （光盤載體類型） 文件類型 I 責(zé) 任 者 青島港（集團）有限公司 （光盤的制作單位名稱） 制作標(biāo)準(zhǔn) CDDA（制作光盤采用的標(biāo)準(zhǔn)名稱） 制作軟件 （制作光盤文件采用的軟件） 制作設(shè)備 （制作光盤文件的設(shè)備，包括計算機類型、刻錄設(shè)備） 復(fù)制時間 （光盤復(fù)制時間）