【導(dǎo)讀】不想當(dāng)將軍的士兵不是好士兵。拿破侖的這句話影響了無數(shù)的人，從小老師、家長就經(jīng)常用這句話。但現(xiàn)實(shí)是殘酷的，在成功的法則上，永遠(yuǎn)是金字塔的結(jié)構(gòu)。也就是說，能夠成為金字塔頂端。的人，畢竟是少數(shù)。多數(shù)人必定要成為出賣勞動(dòng)為生的打工者。既然沒有辦法決定自己的命運(yùn)，但可以選。擇快樂的生活方式?！蹲罴褑T工生存手冊(cè)》就是告訴了人們這樣一個(gè)道理，把職場(chǎng)生活中可能遇到的問題。一一進(jìn)行分析，幫助在職場(chǎng)奔波的人能夠輕松面對(duì)職場(chǎng)中的基本問題。要知道那些成功的人，多是一步一個(gè)腳印，腳踏實(shí)地前行的，他們每天都在用心做好每一件事，逢源的能力，可是這并不能使他無往而不勝。動(dòng)會(huì)開幕了，鴨按照三個(gè)上司的旨意，報(bào)名參加了飛行、短跑、游泳三個(gè)項(xiàng)目的比賽。項(xiàng)成績都是倒數(shù)第一名。間既有競(jìng)爭，又是休戚相關(guān)的合作共同體。上班時(shí)穿正式的服裝勝過千言萬語的表達(dá)。領(lǐng)帶夾僅用于固定領(lǐng)帶，

　　

【正文】 時(shí)的雜志、網(wǎng)站、白皮書或是其他資源將會(huì)使你付出更多的勞動(dòng)。 只訂閱那些員工真正會(huì)去看的出版物，鼓勵(lì)員工使用更有價(jià)值的搜索工具。也就是說不訂那些沒人看的報(bào)紙和雜志，向員工提供高質(zhì)量的網(wǎng)上信息資料。另外，尋找從打印出來的信息向可搜索數(shù)據(jù)庫的轉(zhuǎn)變。例如，如果你的公司需要依靠姓名地址錄進(jìn)行工作，看看能不能找到光盤版 —— 這樣搜索起來就非常方便快捷。 干擾 許多小公司的辦公室不夠?qū)挸?，同事的大聲說話、電話鈴聲、鍵盤敲擊聲和開 關(guān)門的聲音都會(huì)降低整個(gè)辦公室的工作效率。 重視工作場(chǎng)所的噪聲污染問題并采取措施。將電話鈴聲調(diào)小，關(guān)掉音箱，提醒大聲喧嘩者降低嗓門。用屏風(fēng)、植物等在開放的辦公地點(diǎn)中營造私人空間，減少視覺干擾。 混亂 許多成功的主管的桌面都有一個(gè)非常突出的特點(diǎn) —— 沒有雜物，非常整齊。混亂會(huì)造成干擾，降低工作效率。 環(huán)視你的辦公室，看看哪里是造成混亂的根源。它可能是一條亂拉的電話線，也可能是一個(gè)放在過道上的盒子，或是辦公桌上一臺(tái)已經(jīng)損壞了的設(shè)備。將用不著的東西移出視野之外，將不再使用的東西扔掉。 此資料來自 (大量管理資料下載 ) 提高工作效率 (3)：高效率的辦公環(huán)境 書本堆得像金字塔那樣高，不用的文件夾和辦公用品到處都是，計(jì)算機(jī)電纜經(jīng)常絆倒人?? 如果你的公司的辦公室是這個(gè)樣子，那么，你就得改善一下辦公室的管理了。建議采取以下 5 個(gè)步驟，營造出高效率的辦公環(huán)境。 ◆將不常用的東西轉(zhuǎn)移到其他的地方 隨便看看你 就會(huì)發(fā)現(xiàn)，辦公室里很少使用的東西數(shù)量驚人。過期的文件、不用的信箋、從來不開的臺(tái)燈??不一而足。在伸手可及的范圍內(nèi)只保留最為常用的東西，將那些不是每天都要用的東西移出視線之外。 ◆將過期的文件加以清理存放 沒有必須將辦公室的文件柜都塞得滿滿的。給文件柜“瘦身” —— 對(duì)過期文件加以清理存放。如果一個(gè)文件你在過去 12 個(gè)月里都沒有找來看過，那么它就在此列。這項(xiàng)工作耗時(shí)不多，但可謂一舉兩得：既節(jié)約了時(shí)間又騰出了空間。 ◆注意你的電腦顯示器 在電腦顯示器占據(jù)你的桌面時(shí)，要釋放更多的空間是比 較困難的。一個(gè)選擇是使用顯示器架，可以將文件和其他東西放到它下面；另一選擇是選用 LCD 顯示器，它占用的空間只有CRT 顯示器的三分之一。 ◆充分利用辦公空間 如果辦公場(chǎng)所狹小，就要想辦法充分利用每一寸空間。可以將架子安到墻上，桌子下面可以用來放文件或電腦主機(jī)。如果桌上要擺傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)和打印機(jī)等多種辦公設(shè)備，可以考慮購買一臺(tái)多功能一體機(jī)。 ◆扔掉舊的閱讀材料 此資料來自 (大量管理資料下載 ) 你可能保存著不少不再需要的過期的出版物，那么請(qǐng)?jiān)谇謇磙k公室雜物時(shí)將它們?nèi)拥簟Ｈ绻麚?dān)心會(huì)丟掉重要的文章，在扔掉它們之前瀏覽 一下目錄，將真正需要的文章剪下來。不要用太多的空間來存放出版物，這樣能夠縮短你的閱讀和清理的周期。 提高工作效率 (4)：改善工作流程 從自動(dòng)化表格處理到即時(shí)訊息，今天的科技能夠幫助員工更快更智能地進(jìn)行工作。 以下 5 種方法可以使公司的運(yùn)作更為流暢： ◆管理職能自動(dòng)化 許多公司將原來靠人工完成的管理職能 —— 如給員工打考勤、管理支出表格等交由電腦網(wǎng)絡(luò)來完成。這一舉措可以減少員工花在搜集、處理和發(fā)布信息所用的時(shí)間，使員工可以將時(shí)間用在更為重要的公 司事務(wù)上。另外，信息流的自動(dòng)化還能減少人工操作所造成的不可避免的錯(cuò)誤。 ◆改進(jìn)公司范圍內(nèi)的信息共享 電腦網(wǎng)絡(luò)可以用來向員工發(fā)布新聞和信息，這比傳統(tǒng)的打印通知和開會(huì)更為快捷也更為經(jīng)濟(jì)。通過這種方法，公司可以對(duì)市場(chǎng)變化做出快捷的反應(yīng)，員工也能快速地適應(yīng)公司的政策和節(jié)支措施。公司還可以創(chuàng)建電子數(shù)據(jù)檔案，減少文件歸檔、存放的負(fù)擔(dān)。 ◆共享信息資源 將日程安排、合同經(jīng)理和信息數(shù)據(jù)庫通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或英特網(wǎng)進(jìn)行共享，可以使員工更快更高效地獲取信息。例如，利用在線日程安排，項(xiàng)目經(jīng)理可以很快 看到團(tuán)隊(duì)中每位成員的時(shí)間表，找到合適的開會(huì)時(shí)間，然后利用在線日程安排程序?qū)㈤_會(huì)通知發(fā)給每位與會(huì)者。而在過去，他就得與每位成員協(xié)商，找到合適的時(shí)間后再逐個(gè)通知。 通過將合同經(jīng)理和客戶數(shù)據(jù)庫進(jìn)行共享，公司可以為客戶提供更高標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)。公司的任何員工都可以了解客戶基本情況、訂貨歷史記錄和聯(lián)系方式，使他們能夠立即滿足客戶的此資料來自 (大量管理資料下載 ) 需求。 ◆快速、經(jīng)濟(jì)的溝通交流 即時(shí)訊息工具使員工能夠通過英特網(wǎng)彼此進(jìn)行實(shí)時(shí)溝通，不受地域限制，而不會(huì)帶來高額的費(fèi)用。過去，不同部門之間要進(jìn)行協(xié)作，就得騰出專門的時(shí)間、打長 途電話或是召開電話會(huì)議。 ◆實(shí)施在線協(xié)作 駐外工作人員也能夠來到網(wǎng)上會(huì)議室，編輯文件或是進(jìn)行演示。例如，利用微軟公司“ bCentral”提供的“共享觀點(diǎn)團(tuán)隊(duì)服務(wù)”（ Share Point Team Services），員工可以在一個(gè)安全的網(wǎng)絡(luò)會(huì)議室里對(duì)相同的文件進(jìn)行討論和修改，還能夠建立文件檔案館和召開討論會(huì)。這樣做不僅能夠提高工作效率，還減少了由于文件的不同打印版本所造成的混亂。 提高工作效率 (5)：好的工作習(xí)慣 一天的工作什么時(shí)候才算完成？對(duì)于許多小公司來說，答案是“永遠(yuǎn)沒完”。 甚至許多管理人員手頭也有一大堆要做的事情。為了在工作和私人生活之間保持一種健康的平衡，員工要學(xué)會(huì)在工作時(shí)保持高效，從而得以在合理的時(shí)間離開辦公桌。如果做不到這點(diǎn)，就會(huì)精力不濟(jì)、創(chuàng)造力低下，最終危及健康。 用以下 10 種方法，你可以認(rèn)清每天必須完成的工作并找到完成任務(wù)的策略。 此資料來自 (大量管理資料下載 ) ◆每天都以計(jì)劃開始 在核對(duì)電子郵件或語音郵件之前，每個(gè)工作日的頭 15 分鐘用于寫下任務(wù)清單。寫出清單后，你就會(huì)清楚地知道，哪些工作是今天必須完成的，哪些工作是今后幾天內(nèi)要完成的，哪些是長遠(yuǎn)的目標(biāo)。這樣你就會(huì)精確地找到需要優(yōu)先處理的問題，從而避免被那些不重要的事情分散精力。這樣，即使你決定在某個(gè)合適的時(shí)候停止工作，工作進(jìn)度也在你的掌握之中，不會(huì)受到影響。 ◆分派任務(wù) 在寫出了任務(wù)清單后，認(rèn)真考慮一下，哪些任務(wù)是可以分派給團(tuán)隊(duì)中的別的成員的。每天早早就找出了這些任務(wù)，就會(huì)使團(tuán)隊(duì)成員能夠盡 早開展工作，從而加快完成任務(wù)的速度。和你一樣，同事也希望對(duì)每天的事情早做安排，如果你是在一天的最后幾個(gè)小時(shí)才把任務(wù)分派給同事，同事會(huì)不高興的，因?yàn)槟阌锌赡艽騺y了他們的計(jì)劃。 ◆控制干擾 不要讓料想不到的電子郵件、電話和會(huì)議打亂你的工作計(jì)劃，從而使你不得不加班。為控制干擾，可以這樣做：每隔幾個(gè)小時(shí)而不是每隔 10 分鐘查看一次電子郵件；將電話轉(zhuǎn)為語音郵件，只回復(fù)那些確有急事的電話；要求將會(huì)議安排在你方便的時(shí)候召開。 ◆早工作早離開 加班加點(diǎn)工作到很晚可能會(huì)引發(fā)惡性循環(huán) —— 工作到很晚 通常會(huì)使你起得晚，然后又導(dǎo)致你要工作到很晚，如此循環(huán)。在一個(gè)星期內(nèi)強(qiáng)迫自己早點(diǎn)開始工作，早一點(diǎn)離開。開始這樣做很困難，但你會(huì)很快發(fā)現(xiàn)，早點(diǎn)開始工作能夠使你每天有做計(jì)劃的時(shí)間，從而提高了你的工作效率。 ◆不要在工作時(shí)間干私事 一些員工放任自己，在工作時(shí)間為私人事務(wù)分心。在工作時(shí)完全不考慮私人事務(wù)是不現(xiàn)實(shí)的，因此要對(duì)付賬單、寫感謝卡和其他影響工作效率的事情進(jìn)行統(tǒng)籌安排。這些小事情會(huì)影響你的工作，如果你將很多時(shí)間用于與工作無關(guān)的事情，那么晚上要加班就是不可避免的。 ◆下班一小時(shí)前才將電話鈴聲 調(diào)響 在一天的正常工作結(jié)束后，將打進(jìn)來的電話轉(zhuǎn)到你的語音郵件系統(tǒng)中。這樣做既可以保證你在正常工作時(shí)能夠?qū)Ｐ闹轮咎幚砭o急事務(wù)，又能夠使你不用工作到很晚的時(shí)間。 ◆依靠和信賴電子郵件 許多日常的交流通過電子郵件就可以完成，不一定非得打電話。使用電子郵件可以使你避免打電話聊天。當(dāng)然，也有一些公司必須直接與人交談才能有效運(yùn)作。但是，絕大多數(shù)員工能夠利用電子郵件處理更多的溝通交流事務(wù)。 ◆檢查你的技術(shù)設(shè)備 此資料來自 (大量管理資料下載 ) “磨刀不誤砍柴工”，對(duì)電腦和辦公設(shè)備進(jìn)行升級(jí)可以使你更為有效地工作，使你 可以按時(shí)回家。例如，一臺(tái)性能強(qiáng)大的電腦可以使你更快地進(jìn)行網(wǎng)頁搜索或是同時(shí)運(yùn)行多個(gè)應(yīng)用程序。 ◆利用自動(dòng)化手段 充分利用辦公自動(dòng)化設(shè)備和應(yīng)用程序來完成工作任務(wù)，這樣會(huì)減少手工操作，使你獲得更多的時(shí)間。 ◆今日事，今日畢 許多員工由于白天完成不了任務(wù)，養(yǎng)成了熬夜的習(xí)慣。熬夜會(huì)使你工作效率降低，直至危害你的健康。因此，員工要想方設(shè)法提高工作效率，做到“今日事，今日畢”。 記住你不是超人，公司雇你也不是為了解決所有的問題。做好你職責(zé)范圍內(nèi)的重要工作就可以了，不要忙著給其它部門 提建議，搞策劃。如果手上有太多的額外的事情，你自己的本職工作往往會(huì)得不到很好的完成。 提高工作效率 (6)：簡要途徑 不管是主動(dòng)還是被動(dòng)，管理與技術(shù)員工都試圖通過提高效率來緩解工作壓力。加之現(xiàn)代人力資源管理的導(dǎo)向?yàn)樾蕛?yōu)先，致使員工在完成工作指標(biāo)的同時(shí)，不得不時(shí)刻首先考慮提此資料來自 (大量管理資料下載 ) 高工作效率。 在績效管理的框架中，每個(gè)管理人員都必須是自己時(shí)間的管理者，以提高個(gè)人的績效。 ●制定適用的工作計(jì)劃。 對(duì)于技術(shù)與管理員工，制定計(jì)劃的周期可定為一個(gè)月。但應(yīng)將工作計(jì)劃分解為周計(jì)劃與日計(jì)劃。每個(gè)工作日結(jié)束的前半個(gè)小時(shí)，先盤點(diǎn)一下當(dāng)天計(jì)劃的完成情況，并整理一下第二天計(jì)劃內(nèi)容的工作思路與方法。聰明的管理者會(huì)盡力完成當(dāng)天的工作，因?yàn)楫?dāng)天完不成的工作將不得不延遲到下一天完成。這樣必將影響下一天仍至當(dāng)月的整個(gè)工作計(jì)劃，從而陷入明日復(fù)明日的被動(dòng)局面。在制定日計(jì)劃的時(shí)候，必須考慮計(jì)劃的彈性。不能將計(jì)劃制定在能 力所能達(dá)到的 100%，而應(yīng)該制定在能力所能達(dá)到的 80%。這是由管理者工作性質(zhì)決定的。因?yàn)?，管理者每天都?huì)遇到一些意想不到的情況以及上級(jí)交辦的臨時(shí)任務(wù)。如果你每天的計(jì)劃都是 100%，那么，在你完成臨時(shí)任務(wù)時(shí)，就必然會(huì)擠占你業(yè)已制定好的工作計(jì)劃，原計(jì)劃就不得不延期了。久而久之，你的計(jì)劃失去了嚴(yán)肅性，你的上級(jí)也會(huì)認(rèn)為你不是一個(gè)很精干的員工。 ●將工作分類。 分類的原則主要包括輕重緩急的原則，相關(guān)性原則，工作屬地相同原則。輕重緩急包括時(shí)間與任務(wù)兩方面的內(nèi)容。很多時(shí)候管理者會(huì)忽略時(shí)間的要求，只看重任務(wù)的 重要性，這樣理解是片面的。相關(guān)性主要指不要將某一件任務(wù)孤立地看待。因?yàn)楣芾肀旧硎且豁?xiàng)連續(xù)性的工作，任務(wù)可能是過去某項(xiàng)工作的延續(xù)，或者是未來某項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。所以，任務(wù)開始以前，先向后看一看，再往前想一想，以避免前后矛盾造成的返工。工作屬地相同原則指將工作地點(diǎn)相同的業(yè)務(wù)盡量歸并到一塊完成，這樣可以減少因?yàn)楣ぷ鞯攸c(diǎn)變化造成的時(shí)間浪費(fèi)。這一點(diǎn)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)工作員工猶為重要。如果這一點(diǎn)處理的好，可避免在現(xiàn)場(chǎng)、自己的辦公室、物資部、監(jiān)理、業(yè)主及其它部門之間頻繁接觸。既節(jié)約了時(shí)間，又少走了路程，還提高了工作效率，何樂而不為呢？ ●在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成約定的工作。 管理人員在接收工作任務(wù)的同時(shí)，都被要求在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成。時(shí)刻將時(shí)間與質(zhì)量兩個(gè)要求貫穿在完成任務(wù)的過程當(dāng)中，并盡可能提前。將任務(wù)完成的時(shí)間定在提交任務(wù)成果的最后一刻是很不明智的，這與上面提到的計(jì)劃的彈性是一脈相承的。因?yàn)椋虑椴⒎鞘且晃兜匕磦€(gè)人主觀設(shè)定前進(jìn)。當(dāng)應(yīng)當(dāng)提交的任務(wù)與臨時(shí)的事項(xiàng)沖突時(shí)，就陷入了魚與熊掌的被動(dòng)狀態(tài)。一個(gè)每次都能按期完成工作任務(wù)的員工，即使不天天加班加點(diǎn)，即使不顯得終日忙忙碌碌，也會(huì)讓主管覺得你是一個(gè)讓人放心的人，而不是天天追問你工作的進(jìn)度 如何了。 ●敦促過程管理者。 因?yàn)槟稠?xiàng)工作會(huì)涉及多個(gè)部門或是崗位，假如讓你來組織這項(xiàng)工作，你會(huì)怎么辦？由于這項(xiàng)特定的工作有很多中間環(huán)節(jié)，所以增加了協(xié)調(diào)的難度。管理人員在組織某項(xiàng)工作時(shí)往往只偏重于自己本身所應(yīng)完成的職責(zé)，將工作傳遞到相關(guān)工作部門與工