【導讀】2020年7月至2020年12月，歷時半年，大致可以分為三個階段。門功能、部門架構和崗位編制。理、分析、提煉獲取的信息。說明書進行校正；請各部門確認，并打印。一整天的公司高層例會結束后，D公司S總經(jīng)理不禁陷入沉思。的意見爭執(zhí)卻出乎自己的預料。很明顯，幾位高層領導在對公司所面臨的主要問題和下一步如何發(fā)展的認。實業(yè)公司，已經(jīng)成為本市乃至周邊地區(qū)較有競爭實力和有知名度的企業(yè)。拼搏，公司取得了很大的發(fā)展。公司成長到今天，人員在膨脹，組織層級過多，部門數(shù)量增加，這就在組織。中、低管理層次竟達7級，且專業(yè)管理機構存在重復設置現(xiàn)象。②相對靜態(tài)的社會實體。即把動態(tài)組織活動過程中

　　

【正文】 準備階段 （ 1）組建編寫小組。 該小組負責具體編寫工作和協(xié)調(diào)有關事宜。編寫小組成員由顧 問公司（如 果有外聘）、人力資源部及其他部門指定的人員組成。對小組成員的具體要求：對企業(yè)及本部門的經(jīng)營管理和業(yè)務狀況比較了解，有一定的影響力，能公平公正地處理問題，有一定的文字功底。小組成員一般是各部門的負責人。 （ 2）組建領導小組。該小組負責審核編寫的結果和解決編寫中出現(xiàn)的有關問題，主要由企業(yè)資深的高層管理人員組成。 2．編寫階段 （ 1）設計框架。由編寫小組成員設計出適合本企業(yè)的 崗位 說明書框架，包括 崗位 說明書的樣式及相關內(nèi)容（見 表 11） ，并提交領導小組審定。 ??? 學習情境 組織結構設計與崗位分析 25 25 表 11 崗位說明書 崗位 名稱 所在部門 崗位 定員數(shù) 崗位 編號 部門編號 薪酬等級 直接上級 直接下級 工作綜述 崗位 職責 序 號 工作項目 具體職責 工作權重 /% 績效指標 1 2 3 4 5 6 7 8 工作協(xié)作 關系 內(nèi)部 外部 任職資格 任職資格項目 要 求 教育程度 專業(yè)（工種） 工作經(jīng)驗 知識要求 上崗證 /資格證 對身體健康要求 專業(yè) 技能 技能 級別 需求程度的 級別 ： 1．無要求； 2．一般； 3．較強； 4．強； 5．很強 其 他 工作 環(huán) 境 工作 時間 使用的主要工具 設備 述職簽字 任職 人 任 職 人 上 級 人力 資 源部 （ 2）組織培訓 。 針對 崗位 說明書的框架，由編寫小組的成員組織全體員工進行 崗位 說明書編寫技能與技巧的培訓。 （ 3）編寫 。 編寫小組輔導或者幫助任職人 員 進行 崗位 說明書的編寫，并完成初稿，提交部門負責人進行審核與修訂。 職位說明書一般分為以下幾大部分 。 ① 基本概況： 崗位 名稱指的是任職職位的稱謂，名稱要反映工作 崗 位 的性質(zhì)、突出 崗位 的職能，如招聘專員等； 崗位 的編號一般由企業(yè)人力資源部統(tǒng)一規(guī)定；所在部門指本 崗位 隸屬的部門名稱；直接上級指所描述職位的直接主管 崗位 的名稱，一般一個 崗位 只有一個直接上級 崗位 ；直接下級指所描述 崗位 直接領導的下屬 崗位 名稱；薪酬等級指根據(jù) 崗位 評價的結果，按照企業(yè)的管理制度確認的薪酬級別。 ② 工作綜述：指對本 崗位 職能進行綜合、概括性的描述，一般用一句話， 采用 “ 三段論 ” 的方式來描述， 即 “ 依 據(jù) /按照 ?? ，做 ?? （行動），達成 ?? 結果 ” 。 ③ 崗位職責 ： 崗位職責 包括工作項目、 具體職責、工作權重、績效指標三 個 部分。其中工作項目包括 崗位 關鍵業(yè)務工作職責和 崗位 基礎工作職責。關鍵業(yè)務工作職責指為發(fā)揮本 崗位 職能必須承擔的具體業(yè)??? 學習情境 組織結構設計與崗位分析 26 26 務學習情境的工作職責； 崗位 基礎工作職責指各部門為完善本 崗位 的職能建設所承擔的共性工作。 具體職責 指對工作項目的具體內(nèi)容進行描述，一般也采用 “ 三段論 ” 的格式。工作權重指本項工作的工作量占本職位工作總量的比例，一般情況下可以用時間比例來代替，所有工作的總權重為 100%。 績效 指標 指衡量本項工作完成情況的指標及標準，主要從時間、數(shù)量、質(zhì)量和成本等方面來設置。 ④ 工作協(xié)作關系：工作協(xié)作關系包括對內(nèi)和對外兩 部分。對內(nèi)主要指與直接上級或平級部門、 崗位之間的協(xié)作關系，一般填寫最常聯(lián)系的 3～ 5 個部門或 崗位 ；對外主要從上級單位 ， 政府有關部門，客戶及中介組織等方面來描述。 ⑤ 任職資格：任職資格的內(nèi)容包括 教育程度、專業(yè)（工種）、工作經(jīng)驗、知識要求、上崗證 /資格證，對身體健康要求和專業(yè)技能等。 本欄必須全部填寫。 專業(yè) 技能主要從招聘的角度出發(fā)，根據(jù)職位工作的需要，并從工作性質(zhì)和工作內(nèi)容來判斷其需求程度的級別。 ⑥ 其他：包含工作環(huán)境 工作時間和使用的主要工具設備 。工作環(huán)境指本職位工作面臨的實際工作環(huán)境 ， 如 崗位 是否面臨噪聲、粉塵 、有毒氣體、高溫等因素會帶來生命安全、職業(yè)病等危害的威脅；工作時間是指本 崗位 工作的時間規(guī)律性；使用的主要工具設備指完成 崗位 職責所需要使用的工具或設備。 3． 審核與修訂 部門負責人對 崗位 說明書的初稿進行初步審核，及時提出審核中發(fā)現(xiàn)的問題；編寫小組提供 崗位 說明書的審核技術和辦法，負責審核的過程輔導，解決項目小組審核中遇到的技術問題，并負責收集審核意見和修訂。 4． 定稿 編寫小組將已初步修訂的 崗位 說明書提交企業(yè)領導小組。領導小組對所有的 崗位 說明書進行綜合性全面審核，提出審核意見，并將審核中發(fā)現(xiàn)的問題與編寫小組共同 探討，最終確定修訂的辦法，經(jīng)編寫小組再修訂后， 將崗位 說明書定稿。 崗位 說明書定稿后，通過一定的程序 即可 下發(fā)執(zhí)行。 ??? 學習情境 組織結構設計與崗位分析 27 27 五、 崗位 說明 書 的定期審查和保管 崗位 說明書 的內(nèi)容 并不是一成不變的，它應該隔一段時間進行一次修訂，在應用中動態(tài)地改進 崗位 說明書的內(nèi)容，而且這種修訂是應該和企業(yè)的人力資源規(guī)劃結合在一起 的 。這就是通常所說的規(guī)范化管理的系統(tǒng)性。 1． 常規(guī)性調(diào)整 崗位 說明書一般實行會審制度，由企業(yè)人力資源部每年或定期組織對 崗位 說明書進行分 級審核，收集審核意見，綜合分析后，酌情調(diào)整。 2． 應 隨著 企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的調(diào)整而調(diào)整 在企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略調(diào)整之后，可能會引起組織結構的調(diào)整和變化，那么這時組織結構就變了，職能變了，當然 崗位 也變了，會出現(xiàn)一些新的 崗位 ，或者一些老 崗位 消失，或者有些 崗位 的內(nèi)容職責、工作負荷也會有所變化，應重新修訂 崗位 說明書。這項工作由人力資源部主持，相關的部門 共同 研究決定，研究以后要進行總的調(diào)整。 3．崗位 說明書作為界定部門或 崗位 職責的重要資料，應妥善保管 崗位 說明書一式三份，任職人保管一份，用于對照工作完成情況；直接上級保管一份，用于檢查、督導員工的工作；人力資源部存檔一份，用于了解和跟蹤各部門對員工的績效評價等工 作是否公平、公正和合理。 崗位 說明書作為企業(yè)文件，當任職人辭職、 離任、被 辭退、 被 調(diào)出時 ， 不 能將 其帶走，應 該讓 移交給上級主管或繼任 該 職位 的 人員。 思考與討論 1． 崗位 說明書有哪些作用？ 2．編制 崗位 說明書應該注意哪些方面？ 實訓題 通過到某公司調(diào)研，選擇一個崗位做崗位分析，編寫 崗位 說明書。 案例分析 W 煤炭公司的 崗位 說明書 W煤炭公司為提高內(nèi)部管理水平和改進人力資源質(zhì)量，在對關鍵崗位進行崗位分析的基礎上，明確崗位責任，確定崗位的工作描述和工作規(guī)范，從而制定 崗位 說明書。 以計劃調(diào)度主管為例 。 崗位的工作分析 ： 1．現(xiàn)有狀況 （ 1）匯報關系 直接上級：項目小組經(jīng)理 。 直接下級：無 。 問題：該崗位人員在實際工作中主要向主管國內(nèi)貿(mào)易和主管投資的兩位副總經(jīng)理匯報，經(jīng)常出現(xiàn)多頭指揮的現(xiàn)象。 ??? 學習情境 組織結構設計與崗位分析 28 28 （ 2）工作職責 收集和匯總生產(chǎn)、運輸和銷售的報表 。 協(xié)調(diào)公司生產(chǎn)經(jīng)營調(diào)度會議和編寫會議紀要 。 煤炭調(diào)度相關信息的上傳下達。 問題：履行職責的層次遠低于企業(yè)的實際需要。具體表現(xiàn) 為 對煤炭業(yè)務流程節(jié)點的審核監(jiān)督、信息分析和建議職能發(fā)揮不足，只起到了信息匯總和傳遞的作用，這是公司對于煤炭業(yè)務鏈各個環(huán)節(jié)的控制作用發(fā)揮不足的一個重要原因。 （ 3）協(xié)調(diào)關系 內(nèi)部協(xié)調(diào)關系：國內(nèi)貿(mào)易部、投資部、項目小組 。 外部協(xié)調(diào)關系：三個生產(chǎn)廠、儲運公司 。 問題：履行職責的層次遠低于企業(yè)的實際需要。尚未統(tǒng)一信息流的進口和出口，尚未使信息在企業(yè)內(nèi)部合理共享，供應鏈信息管理和共享職能發(fā)揮不足。 （ 4）任職人員信息 崗位定員： 3人 。 學歷： 2人本科， 1人?？?。 專業(yè)： 1人貿(mào)易， 1人英語， 1人管理 。 經(jīng)驗：具備 2年煤炭進出口貿(mào)易經(jīng)驗 。 問題：原崗位任職人員的專業(yè)結構不符合崗位要求，普遍缺乏供應鏈管理和計劃調(diào)度的相關技能和經(jīng)驗。 2．調(diào)整后崗位的 崗位 說明書 在原有崗位工作分 析和診斷的基礎上，進行工作描述，編寫工作規(guī)范，改進的著眼點如下 。 （ 1）增強對煤炭業(yè)務流程節(jié)點的審核和監(jiān)督職能 。 （ 2）增強對產(chǎn)供銷的計劃控制職能 。 （ 3）增強供應鏈信息管理和共享職能 。 調(diào)整后形成的職位說明書如 見下 12。 表 12 計劃調(diào)度主管 崗位 說明書 崗位名稱 計劃調(diào)度主管 崗位編號 019 所在部門 煤炭部 崗位定員 2 人 直接上級 煤炭部總監(jiān) 工資等級 直接下級 計劃調(diào)度助理 薪酬類型 所轄人員 3 人 崗位分析日期 2020 年 10 月 職責概述： 負責監(jiān)督調(diào)度制度的建設和落實 負 責匯總并平衡生產(chǎn)、采購與銷售計劃，編制煤炭業(yè)務月度經(jīng)營計劃，組織煤炭業(yè)務月度經(jīng)營分析會議 負責組織召開周調(diào)度例會 負責日常調(diào)度工作，協(xié)調(diào)鐵路運輸和港口作業(yè) 負責煤炭業(yè)務自產(chǎn)煤采購的商務執(zhí)行工作 負責審核裝船方案 負責供應鏈信息的收集、整理、分析、傳遞工作 完成上級交辦的其他任務 工作描述： 職 責 一 職責表述：負責監(jiān)督調(diào)度制度的建設和落實 工作結果 分送單位 工作監(jiān)督、規(guī)范下屬生產(chǎn)企業(yè)和儲運公司的調(diào)度制度建設、修改和完善工作 煤炭業(yè)務調(diào)度制度 煤炭部總監(jiān) ??? 學習情境 組織結構設計與崗位分析 29 29 任務 落實下屬生產(chǎn)企業(yè)和儲運公司的調(diào) 度信息規(guī)范化建設工作，包括規(guī)范表格的填寫、信息傳遞時間等 對調(diào)度制度的適應性進行評價，并提出改進建議 調(diào)度制度適應性評價報告 煤炭部總監(jiān) 組織落實調(diào)度制度的改善工作 職 責 二 職責表述：負責匯總并平衡生產(chǎn)、采購與銷售計劃，編制煤炭業(yè)務月度經(jīng)營計劃，組織煤炭業(yè)務月度經(jīng)營分析會議 工作結果 分送單位 工作任務 收集、匯總各環(huán)節(jié)上月經(jīng)營計劃執(zhí)行情況 收集各環(huán)節(jié)的生產(chǎn)、采購、銷售計劃 經(jīng)平衡后編制煤炭業(yè)務月度經(jīng)營計劃 煤炭業(yè)務月度經(jīng)營計劃 煤炭部總監(jiān) 組織煤炭業(yè) 務月度經(jīng)營分析會議 煤炭部總監(jiān) 下發(fā)煤炭業(yè)務月度經(jīng)營計劃 職 責 三 職責表述：負責組織召開周調(diào)度例會 工作結果 分送單位 工作任務 召集與會人員參加周調(diào)度例會 說明調(diào)度例會內(nèi)容，負責會議記錄工作 調(diào)度會會議記錄 FJ433 本崗位留存 編撰調(diào)度例會會議紀要，經(jīng)領導批示后下發(fā) 會議紀要 JY7 煤炭事業(yè)部總監(jiān) 下達調(diào)度會會議決議指令 調(diào)度通知 M1B14 下屬生產(chǎn)企業(yè)和儲運公司 協(xié)調(diào)、監(jiān)督調(diào)度會決議的執(zhí)行 續(xù)表 職 責 四 職責表述：負責日常調(diào)度工作，協(xié)調(diào)鐵 路運輸和港口作業(yè) 工作結果 分送單位 工作任務 參加公司月度經(jīng)營計劃會議，按計劃負責處理權限內(nèi)日常調(diào)度工作，上報值班領導處理權限外日常調(diào)度問題 調(diào)度通知 下屬生產(chǎn)企業(yè)和儲運公司 負責下達調(diào)度指令，協(xié)調(diào)鐵路運輸和港口作業(yè) 調(diào)度通知 下屬生產(chǎn)企業(yè)和儲運公司 向生產(chǎn)企業(yè)和儲運公司索要指令執(zhí)行情況反饋 反饋信息 煤炭部總監(jiān) 跟蹤調(diào)度指令的執(zhí)行情況，向直接上級反饋執(zhí)行結果 反饋信息 煤炭部總監(jiān) 職 責 五 職責表述：負責煤炭業(yè)務自產(chǎn)煤采購的商務執(zhí)行工作 工作結果 分送單位 工作任務 自產(chǎn)煤炭的合同簽訂 煤炭采購合同 煤炭部總監(jiān) 煤炭供應過程的執(zhí)行監(jiān)督 自產(chǎn)煤炭采購的結算 職 責 六 職責表述：負責審核裝船方案 工作結果 分送單位 工作任務 接收儲運公司傳真過來的裝船方案 計算裝船質(zhì)量指標，審核裝船方案的可行性，簽署審核意見 裝船方案審核意見 煤炭部總監(jiān) 呈報裝船方案給煤炭事業(yè)部總監(jiān)審批 下達審批后的裝船方案 審批后的裝船方案M1Y29 儲運公司 職 責 七 職責表述：負責供應鏈信息的收集、整理、分析、轉遞工作 工作結果 分送單 位 工作任務 負責接收各部門傳來的業(yè)務信息，包括船期信息、裝船信 息等 負責收集煤炭業(yè)務供應鏈運作信息，包括日調(diào)度表等 負責傳遞煤炭業(yè)務供應鏈運作信息給供應鏈相關部門、單位 調(diào)度通知 煤炭部各部門、下屬生產(chǎn)企業(yè)和儲運公司 整理歸類日常運作問題，填寫日調(diào)度問題匯總表 煤炭生產(chǎn)經(jīng)營問題匯總表 煤炭部總監(jiān) 分析處理供應鏈信息，填寫月調(diào)度信息分析報告 月調(diào)度信息分析報告 煤炭部總監(jiān) 整理歸檔供應鏈信息，建立調(diào)度信息文檔 調(diào)度信息文檔 本崗位留存 職