前臺管理規(guī)定-資料下載頁
2025-01-22 08:13本頁面
【導(dǎo)讀】修訂信件、報(bào)刊、快遞物品的收發(fā)管理。文控員備注唯蓋有紅色的DCC正本受控章方為正式有效文件。為規(guī)范前臺工作管理,確保前臺工作制度化、合理化、高效化，充分發(fā)揮其職能,特制訂本規(guī)定。精神狀態(tài)要飽滿，不得懶散，頭發(fā)應(yīng)梳理整齊、干凈。坐姿端正，舉止文雅，發(fā)現(xiàn)有人員前來咨詢時(shí)，應(yīng)迅速起立問候。發(fā)生有疑難問題或突發(fā)事件要盡快協(xié)調(diào)處理，并向主管或相關(guān)部門匯報(bào)。電話轉(zhuǎn)接占線或沒人接聽時(shí)，要對來電者說明并記錄相關(guān)事宜及時(shí)通報(bào)相關(guān)人員。我們公司現(xiàn)在沒有這方面需要，請您聯(lián)系其他公司，謝謝！通話結(jié)束時(shí)應(yīng)說“謝謝！”，禮貌道別，待對方切斷電話，再放下聽筒。前臺應(yīng)堅(jiān)決制止供應(yīng)商簽單人員直接到辦公。嚴(yán)禁快遞公司人員進(jìn)入廠內(nèi)其它區(qū)域取快遞。特別規(guī)定的商品，需提供相關(guān)出口備案合同和相關(guān)檢驗(yàn)或許可證明。
【正文】 總分廠之間快遞物品管理見《 車輛管理規(guī)定 》 。 飲品管理 公司購買咖啡、可樂、礦泉水等飲品用于招待客戶或政府職能部門 等 來訪人員，所有飲品均由前臺負(fù)責(zé)管理。 部門接待重要的來訪客人需要領(lǐng)取飲品時(shí)，該部門應(yīng)提前詳細(xì)填寫 《 飲品領(lǐng)用申請單 》 交前臺領(lǐng)取，由前臺將 領(lǐng)取的飲品在來訪客人到達(dá)公司之前送往相應(yīng)的會議室并擺放整齊。 當(dāng)客戶或政府職能部門等來訪人員離開后，前臺人員應(yīng)通知清潔工清理會議室，并對未使用的飲品回收，在《飲品領(lǐng)用申請單》上備注未飲數(shù)量情況說明。 鞋柜、鞋套的管理 （分廠） 對新入職員工根據(jù)一人一鞋柜的原則發(fā)放鞋柜鑰匙 ,并在鞋柜上貼上標(biāo)簽寫明使用者部門 /姓名。 發(fā)放時(shí)應(yīng)先檢查鞋柜目前狀況是否良好，并告知使用人相關(guān)的處罰條例，應(yīng)做到人人知曉、人人配合。 上、下班前應(yīng)檢查來訪者或客用拖鞋是否完好，數(shù)量 是否無誤，鞋柜表面是否清潔、整齊。 前臺鞋套只發(fā)放 于公司客戶 、 公司陪同客戶人員、政府人員、公司經(jīng)理級 （含） 以上人員， 其余 人員進(jìn)入前臺或辦公室一律換備用來訪拖鞋。 總公司各樓層所用的鞋套由清潔工根據(jù)現(xiàn)場使用情況及時(shí)到前臺領(lǐng)取補(bǔ)充。 總分廠 前臺鞋套機(jī) 只供客戶與重要供應(yīng)商來訪時(shí) 使 用，公司內(nèi)部人員沒有在配同客戶或重要供應(yīng)商的情況下禁止使用公司鞋套機(jī)。 總分廠 前臺人員每星期 需 對鞋套機(jī)進(jìn)行一次檢查 與 維護(hù)， 確保每天鞋套機(jī)內(nèi)有十雙以上鞋套。 每月月初前臺視具體情況請購本月的清潔用品（包括鞋套），并保管好清潔用品；清潔 工按以舊換新的原則領(lǐng)取清 潔 用品。 會議室管理： 前臺負(fù)責(zé)會議室的相關(guān)管理工作，具體參照 《會議管理規(guī)定》執(zhí)行。 分廠 前臺鞋柜的維修參照 《維修管理規(guī)定》執(zhí)行 。 6 支持及引用文件 《接待管理 規(guī)定 》 《會議管理 規(guī)定 》 《維修管理規(guī)定》 《電話管理 規(guī)定 》 《門禁管理規(guī)定》 《廢棄物管理規(guī)定》 7 生成 記錄 （ 表單 ） 記錄代碼 記錄名稱 歸管部門 保存年限 長途電話登記表 人力資源 中心 三 年 重要信件簽收登記表 人力資源中心 三年 快 遞申請單 人力資源中心 三年 快遞業(yè)務(wù)登記表 人力資源中心 三年 飲品領(lǐng)用申請單 人力資源中心 三年 8 附錄 無
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