【導(dǎo)讀】像實(shí)干家一樣思考問題，像思想家一樣付諸行動(dòng)。來，所有的煩瑣小事才能夠沿著正確的方向發(fā)展。訓(xùn)練自己發(fā)現(xiàn)那些沒有到位的事情。工作籃是一個(gè)處理問題的站點(diǎn)，而不是一個(gè)存儲(chǔ)容器。步的工作清單堪稱為一個(gè)主要的運(yùn)作手段。也就是回顧檢查所需要的全部時(shí)間。你的工作是發(fā)現(xiàn)你的工作，然后全身心地投入到其中去。準(zhǔn)備行動(dòng)、創(chuàng)造條件，對(duì)工作進(jìn)行一些創(chuàng)造性的思考。然后，你就把大多數(shù)人遠(yuǎn)遠(yuǎn)地拋在后面了。焦慮感和內(nèi)疚感并非是由于承擔(dān)太多的工作而造成的，方向邁出小小的一步，來根除掉束手無(wú)策的感覺。歡迎來到蘊(yùn)涵著深刻洞察力的戰(zhàn)略黃金寶庫(kù)。這不再是一種魚和熊掌不可兼得的選擇了。我認(rèn)為高效是一種非常有價(jià)值的東西。臺(tái)邊實(shí)地培訓(xùn)，幫助人們處理和組織安排手頭上的所有工作。任務(wù)，會(huì)后尚未處理的事務(wù)，以及缺乏管理的個(gè)人工作。并解釋了其獨(dú)特性和時(shí)效性。提出了這些方法論。第三部分進(jìn)入更加深刻的討論。更加微妙、意義更加深遠(yuǎn)的眾多成果。

　　

【正文】 了正確地管理這些懸而未決的問題，你需要把這個(gè)清單暫時(shí)放入一個(gè)“存儲(chǔ)器”中，直到你能夠抽出時(shí)間來思考一下它們到底都是一些什么樣的問題，你打算怎樣解決。然后，你必須定期地清空這些“存儲(chǔ)器”，以確保這個(gè)收集工具可以隨時(shí)隨地取用。 大致說來，在廣泛的意義上，一切事情都處于人們的收集之 中。如果沒有一個(gè)可靠的外 在體系對(duì)它們進(jìn)行直接的管理，那么， 這些事情必定會(huì)藏匿于你腦中的某個(gè)角落里。事實(shí)上，即使你沒 有把某項(xiàng)任務(wù)放入你的工作籃，也并不意味著它就不存在。在 43 這里，我們主要講的是，如何確保一切必要的事情統(tǒng)統(tǒng)得到了收集并且存儲(chǔ)在你大腦之外的某個(gè)地方。 收集工具 有幾種類型的工具，包括科技含量較低的工具和高科技手段，均可用于收集那些你尚未完成的工作。下面幾種形式的工具可以用于捕捉你的想法以及從外部獲取的資料： * 實(shí)實(shí)在在的工作籃 * 紙制的 記事簿 * 電子記事簿 * 錄音設(shè)備 * 電子郵件 具體的工作籃 標(biāo)準(zhǔn)的塑料框、木制或金屬編織框都是最常見的、用于存放紙制資料的工具。其他任何需要分類處理的物品也可以存放其中，如：信件、雜志、備忘錄、票據(jù)、電話記事簿、收據(jù)，甚至還有已經(jīng)耗盡了電池的手電筒。 44 書寫用的紙張或記事簿 活頁(yè)筆記本、螺旋裝訂記事本、速記本和標(biāo)準(zhǔn)拍紙本，都可以出色地記錄你靈機(jī)一動(dòng)時(shí)冒出來的主意、隨意搜羅來的信息，以及有待處理的事情等。哪一種符合你的口味，哪一種滿 足你的需要，你就選擇哪一種。 電子記事簿 計(jì)算機(jī)可以用于存儲(chǔ)簡(jiǎn)短信息，以便日后再處理。隨著字符識(shí)別技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，一系列用于保存數(shù)據(jù)的數(shù)碼工具產(chǎn)品接連不斷地面世，掌上電腦和電子記事簿都可以用來存儲(chǔ)這類信息。 音頻產(chǎn)品 目前，可以使用的產(chǎn)品包括電話應(yīng)答機(jī)、語(yǔ)音信箱、錄音設(shè)備，如數(shù)碼錄音機(jī)或者微型磁帶錄音機(jī)。這些設(shè)備都可以臨時(shí)儲(chǔ)存那些你需要記錄或處理的音頻信息。 電子郵件 如果你是通過電子郵件與世界的各個(gè)角落保持聯(lián)系的，那么， 45 你的計(jì)算機(jī)中就包含著一些臨時(shí)區(qū)域 ，可以用于保留收到的信息和文件，以備日后瀏覽、閱讀和處理。尋呼機(jī)和電話也擁有這種功能。 高科技產(chǎn)品設(shè)備 現(xiàn)在，你能夠以口述的形式給計(jì)算機(jī)輸入命令，也可以以手寫的方式敲進(jìn)信息。隨著交流模式越來越多地轉(zhuǎn)換為數(shù)字和無(wú)線形式，我們記錄信息的方式變得更加簡(jiǎn)單易行了。（同時(shí)，我們所收到的數(shù)據(jù)和需要我們進(jìn)行處理的情況也將隨之膨脹?。? “計(jì)算機(jī)！” “是的，戴維，什么事？” “我需要面包?！? “好的， 戴維。” 我所需要的食品一項(xiàng)一項(xiàng)地被記錄下來。在行動(dòng)管理過程中，組織分析這一階段進(jìn)一步向數(shù)字化的方向邁進(jìn)，“面包”將自動(dòng)添加到我的電子食品清單中，甚至自動(dòng)完成訂貨和配送的程序。 無(wú)論是高科技設(shè)備，還是技術(shù)含量不高的產(chǎn)品，上面所介紹的所有設(shè)備都起到類似于工作籃的作用，發(fā)揮著搜集一切具有潛在用途的信息、任務(wù)和行動(dòng)方案的功效?？峙拢阍缫呀?jīng)在使用這幾種工具了。 46 影響成功收集的因素 遺憾的是，僅僅擁有一個(gè)工作籃，這本身并不能充分地發(fā)揮它的功能。大多數(shù)人確實(shí)選擇了這種 或那種形式的收集設(shè)備，但是，這些設(shè)備或多或少地處于失控狀態(tài)。我們一起來看看成功收集的三個(gè)必要條件： 中，而不是在你的大腦里。 ，夠用即可。 。 把一切趕出你的大腦 如果你試圖在你的隨機(jī)存儲(chǔ)器內(nèi)塞入過多的信息，那么，很可能你會(huì)喪失使用和清空這個(gè)工作籃的動(dòng)力。大多數(shù)人并不把這些用于存儲(chǔ)信息的工具放在心上，因?yàn)樗麄冎?，無(wú)論如何，這些工 具并不能代表一個(gè)獨(dú)立而完整的系統(tǒng)。在他們的工作和大腦中，還分別存放著一系列不完善的事物，因此，他們無(wú)法從任何一處獲取任何回報(bào)。結(jié)果，他們的大腦處于不停地運(yùn)轉(zhuǎn)之中。這就好似在布滿了大洞的桌面上玩彈球一樣，彈球接連不斷地掉入洞里，使你一下子喪失了繼續(xù)玩下去的興趣。 47 這些收集工具應(yīng)該成為你生活方式的一部分。你應(yīng)該盡量在身邊保留這樣的工具，這樣，無(wú)論你身處何處，都可以隨心所欲地抓住任何一個(gè)極具潛力和使用價(jià)值的好主意、妙點(diǎn)子，把它們視為你生活中不可或缺的一部分，就像你的牙刷、駕駛執(zhí)照或眼鏡一樣。 最大 限度地減少收集設(shè)備的數(shù)量 你需要多少個(gè)工作籃，就應(yīng)該設(shè)置多少個(gè)，但要限制在你可以應(yīng)付的最小程度內(nèi)。由于你希望獲取的信息可能從任何一個(gè)地方鉆出來，因此，在任何情況下，你都需要那些唾手可得、可以隨時(shí)隨地發(fā)揮功效的收集工具。然而，如果收集的區(qū)域過于廣泛，你很可能無(wú)法做到輕松而連貫地處理這些信息。 對(duì)于高科技產(chǎn)品而言，收集容器數(shù)量過多并不會(huì)成為一個(gè)問題；對(duì)于大多數(shù)人而言，主要是在記事簿和實(shí)實(shí)在在的工作籃這些技術(shù)含量較低的設(shè)備方面，還存在改觀的機(jī)會(huì)。你應(yīng)該收集和整理所有手寫的便 條，而不是把它們隨心所欲地堆放著，夾在記事簿里或塞進(jìn)抽屜中。所有紙制資料文件也應(yīng)該井然有序地放進(jìn)工作籃中，而不是七零八落地堆積到任何一個(gè)角落里。 隨著生活和工作變得日益復(fù)雜煩瑣，采用標(biāo)準(zhǔn)的工具和手段來捕捉一些想法和信息就顯得尤為重要。比如，當(dāng)事業(yè)處于蒸蒸日上的發(fā)展中時(shí)，你也許會(huì)注意到，一些奇思妙想往往不是在勤奮工作時(shí)產(chǎn)生的。如果能夠把你的思考能力與高品質(zhì)的存儲(chǔ)工具結(jié)合起來，你就 48 獲得了提高工作效率的制勝法寶。 一些品德高尚的天才人物在處理最少的問題時(shí)，卻最為積極主動(dòng)。 — 達(dá)芬奇 定期清空收集工具 成功收集信息的最后一個(gè)因素是顯而易見的：如果不清空收集工具，加工處理里面盛放的“材料”，那么它就只是一個(gè)裝滿雜亂資料的倉(cāng)庫(kù)。這并不意味著你必須處理存放在語(yǔ)音信箱、電子郵箱或任務(wù)中的全部?jī)?nèi)容；其實(shí)，它僅僅要求你把信息從存儲(chǔ)器中取出來，判定這些東西的實(shí)質(zhì)是什么，以及應(yīng)該采取什么樣的措施。如果你仍然感到困惑，那么，把它們編排進(jìn)你的系統(tǒng)之中好了。不要把它再次 放回到工作籃中。不清理你的工作籃，簡(jiǎn)直就如同擁有一個(gè)從來沒有人傾倒的垃圾桶一樣，你不得不忙于接連購(gòu)買新的垃圾桶，來盛放你所有的垃圾。 為了把工作籃清掃干凈，你的行動(dòng)管理系統(tǒng)必須全部到位。缺乏有效的“流出”系統(tǒng)，你的工作籃里容納的“材料”就會(huì)堆積如山、擁擠不堪。在通常情況下，當(dāng)你無(wú)法即時(shí)即刻地處理某些事情，但同時(shí)又感到必須采取一定的措施時(shí)，把它們存放在 “工作籃”里，反倒看起來是一個(gè)簡(jiǎn)單易行的解決辦法。對(duì)于很多人來說，工作籃是存 49 儲(chǔ)和管理組織信息的最為理想的工具，特別是對(duì)付像某些書面形式的資料和電子 郵件一類的信息時(shí)。至少，他們知道在某個(gè)地方存有一些東西，可以給他們提個(gè)醒。令人遺憾的是，當(dāng)這個(gè)體系陷入失控狀態(tài)，或者當(dāng)積存的電子郵件多得超過一整屏?xí)r，這個(gè)安全網(wǎng)絡(luò)就崩潰了。 當(dāng)你掌握了下一個(gè)階段的技巧，學(xué)會(huì)如何輕松快捷地處理那些亂七八糟的事務(wù)時(shí)，“工作籃”就可以恢復(fù)其最初的功能了。讓我們一起來看一看，如何清空你的工作籃和電子郵件系統(tǒng)，同時(shí)不必立即動(dòng)手完成這些工作呢？ 加工處理 . 對(duì)于參加這個(gè)課程的所有人來說，我?guī)椭鞒龅淖畲蟾倪M(jìn)，恐怕就是指導(dǎo)他們按部就班地針對(duì)每一項(xiàng)工作進(jìn)行 思考，最終清空他們的收集工具。當(dāng)我與在某家環(huán)球公司的一個(gè)主要部門經(jīng)理共同處理了她所開列出的工作任務(wù)表以后，她坐在那里，對(duì)我肅然起敬。此前她一直依賴于工作日程表提醒她去參加一個(gè)接一個(gè)的會(huì)議，而這種做法本身已經(jīng)使她備感輕松了。然而，我們剛剛在一起進(jìn)行的歸納和整理，使她在工作中的許多其他方面都體驗(yàn)到了前所未有的一種輕松。現(xiàn)在，我們已經(jīng)把她需要提醒的行動(dòng)和信息分門別類地逐個(gè)確定，并存入了一個(gè)看得見、摸得到的具體的系統(tǒng)里面。 對(duì)于你的每一封電子和語(yǔ)音郵件、每一條備忘錄或者每一個(gè)自然萌生的念頭 ，你需要捫心自問一些什么樣的問題呢？這是行 50 動(dòng)管理過程中的一個(gè)組成要素，它構(gòu)成了你個(gè)人組織管理體系的基礎(chǔ)。許多人試圖把一切安排得“井井有條”，但是他們卻錯(cuò)誤地動(dòng)手管理那些不完整的“材料”。你不可能整理組織那些即將降臨的信息，你只能收集它們，加工它們。此外，你必須以下一步行動(dòng)的決策為依據(jù)，對(duì)即將采取的行動(dòng)進(jìn)行組織管理。整個(gè)過程 — 加工和組織階段，體現(xiàn)在決策樹型分析圖的主干部分。 在后面的章節(jié)里，我將針對(duì)這個(gè)過程的每一個(gè)環(huán)節(jié)詳細(xì)地對(duì)你進(jìn)行指導(dǎo)。而現(xiàn)在，我建議你在我們總覽全過程的同時(shí)，從你的任務(wù)籃中選擇一個(gè) 工作表，或者拿出一摞資料，對(duì)一些項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)估。 這是一件什么事情？ 這不是一個(gè)愚蠢的問題。我們已經(jīng)討論過“材料”了，也談?wù)摿耸占ぞ摺５?，我們還沒有討論過這些材料到底是什么，需要做些什么。比如，我們從政府方面或者從公司里接收到了大量煩瑣的信息和任務(wù)，而這些內(nèi)容往往容易從我們的個(gè)人管理體系中溜掉，是不是應(yīng)該想想辦法、加以解決呢？當(dāng)我們收到人力資源部門轉(zhuǎn)發(fā)的電子郵件，通知我們某某政策的某某情況時(shí)，我們又應(yīng)該怎么處理呢？我曾經(jīng)從客戶的書桌抽屜里和堆積如山的文件中，挖掘出一打有價(jià)值的信息，這僅僅 是由于客戶當(dāng)時(shí)不愿意花上幾秒鐘的時(shí)間來搞清楚文件內(nèi)容就隨手一扔造成的。由此，我們可以看出下一步?jīng)Q策的重要性。 51 “材料” 是什么工作 工作籃 可否付諸行動(dòng) 不可以 工作（策劃） 下一步行動(dòng)是什么 可以 參考資料 （需要時(shí)可取） 將來某時(shí) /也許 （備忘錄文件夾；保留備查） 垃圾 實(shí)施 否 是 2 分鐘能否搞定 工作計(jì)劃 行動(dòng)時(shí)備查 指派給別人 延遲 后面的行動(dòng) 盡快解決 日程表 在某一具體時(shí)間內(nèi)處理 等待 讓別人去處理 52 是否需要采取行動(dòng)呢？ 對(duì)于這個(gè)問題有兩種回答：是和不是。 不需要采取行動(dòng) 如果答案是否定的，那么有三種可能性： 。 2 .目前沒有采取行動(dòng)的必要，但是日后可能需要處理（孵化，醞釀）。 3 .該信息具有潛在的利用價(jià)值 ，今后也許能夠派上用場(chǎng)（參考）。 人們可以對(duì)這三類信息進(jìn)行管理，我們將在下一章介紹它們。就目前而言，你所需要的是一個(gè)對(duì)付垃圾的垃圾箱和一個(gè)刪除鍵，一個(gè)用于記錄處于醞釀階段事務(wù)的備忘錄文件夾或者日程表。此外，你還需要一個(gè)完善的歸檔保存參考資料的系統(tǒng)。 需要采取行動(dòng) 這一類信息要求我們進(jìn)行處理。典型的情況可能是一封電子郵件，要求你在某一天參加公司組織的一次服務(wù)活動(dòng)；或者你任務(wù)籃中的一個(gè)備忘錄提醒你同集團(tuán)的副總裁會(huì)面，就某一個(gè)新設(shè)立的重要項(xiàng)目雇請(qǐng)顧問的事宜進(jìn)行磋商。 面對(duì)每一件需要處 理的信息時(shí)，你必須作出兩個(gè)方面的決定： 53 ？需要達(dá)到什么樣的結(jié)果？ ？ 如果是關(guān)于一項(xiàng)工作?? 你必須在一個(gè)“工作”清單中體 現(xiàn)出其結(jié)果。這如同在地上樹起一個(gè)樹樁，提醒你一個(gè)懸而未決的問題的存在。每周回顧一下這個(gè)工作清單將會(huì)幫助你回憶起這個(gè)尚未解決的問題。它活靈活現(xiàn)地存在你的管理系統(tǒng)中，直到你完成這項(xiàng)工作或者把它徹底地消滅掉。 下一步行動(dòng)是什么？ 對(duì)于你所進(jìn)行的任何收集工作來說，這都是一個(gè)關(guān)鍵性的問題，如果你的回答恰如其 分，你便掌握了實(shí)質(zhì)性的組織管理內(nèi)容?！跋乱徊叫袆?dòng)”是指那些必須付諸實(shí)施的具體活動(dòng)，它們推動(dòng)著形勢(shì)朝著既定目標(biāo)前行。 做事情時(shí)，并不需要花費(fèi)很多氣力，但是在決策行動(dòng)時(shí)，卻要求投入大量的精力。 下面是幾個(gè)下一步行動(dòng)方案的實(shí)例： * 給弗雷德打個(gè)電話，讓他提供他所推薦的那家修理廠的電話 號(hào)碼。 * 起草有關(guān)預(yù)算會(huì)議議程的想法。 54 * 與安吉拉談一談我們打算建立的文件歸檔系統(tǒng)。 * 從因特網(wǎng)上了解一下數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件的情況。 這些都是一些需要實(shí)實(shí)在在地發(fā)生的、真實(shí)而具體的活動(dòng)。這些提示信息將使你的個(gè)人管理系統(tǒng)獲益良多。 處理這件事，把這件事指派給別人處理，或者延遲處理 一旦你的下一步行動(dòng)方案出臺(tái)，緊接著，你面臨三種選擇： 1. 處理這件事。 如果你能夠在不到 2 分鐘的時(shí)間內(nèi)就搞定它，那么，一旦這項(xiàng)工作被確定，你就應(yīng)該立刻著手落實(shí)。 2. 把這件事指派給別人去處理。 如果處理這件事情需要花費(fèi)的時(shí)間不止 2 分鐘