【正文】 計劃采購部需用單位是出庫組織現(xiàn)有庫存發(fā)貨與需用物資的原供應商聯(lián)系庫存足夠嗎？產(chǎn)生采購計劃直接送貨到現(xiàn)場補辦相關(guān)手續(xù)否計劃部核對庫存圖38 緊急物資采購流程位領導的確認，同時緊急采購的數(shù)量通過考核的方式進行控制。具體描述如下：經(jīng)過二級單位領導批準的緊急物資需求計劃送至物裝公司計劃部后，計劃員通過庫存管理系統(tǒng)核對庫存，如果有則立即組織配送，如果沒有則產(chǎn)生采購計劃，由采購部與所需用物資的原供應商聯(lián)系，由供應商直接送貨到現(xiàn)場，然后補辦相關(guān)手續(xù)，并將物資采購價格、質(zhì)量、到貨時間等數(shù)據(jù)記入供應商信息庫，作為評價供應商的資料。與舊的緊急采購相比，主要改進在于：①在燕化公司范圍內(nèi)核對庫存，查詢需用物資，提高了物資利用率。②基于合同的采購，直接由供應商配送，節(jié)省了采購時間，同時也利于與供應商建立合作伙伴關(guān)系。備品備件采購流程備品備件采購的難點在于品種多、數(shù)量少、技術(shù)含量高。新設計的備品備件采購流程統(tǒng)一合并在主采購流程之中，是基于設備管理系統(tǒng)和安全庫存，并與供應商建立長期供貨關(guān)系的采購方式。在備品備件管理中經(jīng)常用安全庫存（Safety Stock），用安全庫存量來調(diào)節(jié)備品備件的庫存量，可以用三種基本的方法來處理安全庫存量①早購（Adding Safety Times）；②多購（Over Forecast）；③需求變量（Demand Variation）。采用這些方法，在不降低服務水平的情況下，大約可以減少40%的安全庫存資金。流程具體描述如下：在設備管理系統(tǒng)上完成對機電設備運行狀態(tài)的動態(tài)管理，自動生成設備的檢維修計劃和備品備件需用計劃，經(jīng)各單位設備管理部門核實后，與庫存管理系統(tǒng)產(chǎn)生的最佳庫存量差額比較，生成備品備件的采購計劃，然后進入物裝公司的采購流程。與舊的備品備件流程相比，主要改進在于：① 取消各二級單位有各自的不同的采購流程，統(tǒng)一了采購流程、操作和管理方法，在出現(xiàn)緊急情況時，可以通過緊急采購流程提供備品備件。② 基于設備管理系統(tǒng)的有計劃檢維修改善了原備品備件需求規(guī)律性差的缺點。③ 采用安全庫存量的概念，利于降低備品備件庫存。供應商管理流程從傳統(tǒng)的供應商管理發(fā)展到現(xiàn)代供應商管理，部分企業(yè)在供應商管理方面有了很大的創(chuàng)新。在對采購與供應管理越來越重視的今天，很多企業(yè)將供應商管理提高到戰(zhàn)略的高度。現(xiàn)代供應商管理的特點是少數(shù)的供應商、長期合作的伙伴關(guān)系、雙方多部門的溝通、共享眾多信息、對供應商選擇有完善的程序和戰(zhàn)略標準、和供應商一起優(yōu)化供應鏈等。因此，通過對供應商的分類和選擇，進而采取不同的管理辦法，是供應商管理的重要內(nèi)容。在實際的物資采購過程中，可以把供應商分為三個層次：第一等級供應商是少數(shù)的，與生產(chǎn)企業(yè)關(guān)系密切的供應商，采取的辦法是要與第一等級供應商建立緊密的關(guān)系，并且對此關(guān)系進行謹慎的管理，運用供應源開發(fā)技巧和合同關(guān)系同這一等級的所有供應商建立并維持伙伴關(guān)系，因此，對燕化公司的化工原料、酸堿、水煤漿和化工三劑、煉油三劑等采購金額大、與生產(chǎn)聯(lián)系緊密的物資供應商應該建立戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。第二等級供應商對企業(yè)有重要作用的供應商，并且通過供應源的開發(fā)和良好的采購實踐可以幫助這級的供應商提高到第一等級，應同所有此等級供應商簽署合同。例如，潤滑油、脂、包裝物、閥門配件、金屬、非金屬、專用備品配件材料等物資供應商；第三等級供應商是與生產(chǎn)企業(yè)關(guān)系不很密切的供應商，對這類供應商，價格和基本的服務是主要的衡量標準，簡單詢價和有效的流程是關(guān)鍵，因此，可以從第三等級中挑選一些候選供應商提升到第二等級，并減少該等級中無用的供應商數(shù)量。例如辦公用品、日常維護工具的供應商。良好的供應商管理能夠使燕化優(yōu)化供應商結(jié)構(gòu)，從而使大約90%的物資由20%的供應商供給。建立供應商管理體系，就是要利用該流程的運作，收集評價供應商資質(zhì)的各種數(shù)據(jù)，發(fā)展現(xiàn)代供應商管理。流程具體描述如下，見圖39。物流部監(jiān)督供應商在交運方面的績效采購部是供應商績效報告中斷業(yè)務嗎？從供應商信息庫中刪除分析供應商績效結(jié)果定期反饋給供應商否供應商管理部定期評估采購部監(jiān)督供應商在成本方面的績效需用單位監(jiān)督供應商質(zhì)量和服務績效供應商管理部監(jiān)督供應商在信息方面績效提供供應商列表和需求提供供應商列表和需求定義供應商標準定義供應商標準制定供應商資格審核程序確認評估潛在的供應商確認潛在的新供應商審核通過授予供應商認證確認供應商優(yōu)先級確認供應商優(yōu)先級圖39 供應商管理流程首先由供應商管理部和采購部提出可選供應商列表，同時定義供應商標準、制定供應商資格審核程序，由供應商管理部確定潛在的供應商，評估潛在的供應商,審核通過供應商認證并排出優(yōu)先級。對原有供應商的評價主要來源于需用單位對供應商提供采購的質(zhì)量、售后服務反饋，采購部對供應商在采購過程中績效、成本以及合同執(zhí)行情況的考核，物流部對供應商在交運物資方面的反饋，供應商管理部對供應商在信息方面考核等等，經(jīng)過匯總、分析產(chǎn)生供應商的績效評估報告，定期評估，以淘汰不合格的供應商，發(fā)展?jié)撛诘墓?。對于長期的合作伙伴，將供應商績效分析結(jié)果定期反饋，共同制定改進措施，鞏固戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。供應商管理的另一項重要內(nèi)容就是要對供應商做出系統(tǒng)全面的評價，這必須要有一套完整、科學、全面的綜合評價指標體系。影響供應商選擇的主要因素可以歸納為以下四類：企業(yè)業(yè)績、業(yè)務結(jié)構(gòu)與生產(chǎn)能力、質(zhì)量系統(tǒng)和企業(yè)環(huán)境。供應商選擇問題的復雜性決定了選擇評價過程中必經(jīng)考慮到多方面的廣泛綜合、平衡企業(yè)的長期和短期的需要，綜合供應商內(nèi)部外部的雙重評價，評價方法如圖310所示。圖310供應商綜合評價指標體系主要改進是：① 采購管理的評估不再是基于供應商的數(shù)量而是依據(jù)其價值進行，主要的采購價值來源于精心發(fā)展的供應商，采購績效可以得到大幅度的提高。② 通過實現(xiàn)“雙贏”，增進了與供應商之間的伙伴關(guān)系③ 通過簽署長期合同，保證了供應的連續(xù)性，降低了物資供應的風險。④ 燕化公司能集中精力管理最重要的20%的供應商。通過降低供應鏈成本和利用規(guī)模效應來降低物資的采購成本。3．4．4 物流流程物流流程包括入庫、出庫、直送現(xiàn)場、配供、庫房管理、支付、內(nèi)部結(jié)算等，如圖311所示。總的物流流程設計描述如下：物裝公司物流部門庫存中已有物資接受出庫通知單，并準備入庫/出庫工作庫存管理系統(tǒng)接收采購物資需要采購的物資物裝公司采購部門從庫房或供應商管理的倉儲設施直接發(fā)運直送現(xiàn)場 采購部門的需求入庫庫存管理領用出庫支付內(nèi)部結(jié)算資金計劃二級單位供應商物裝公司財務部二級單位財務部圖311 物流管理流程物流部門接收來自計劃部門的出庫通知單后，準備物質(zhì)的出庫工作，由倉庫人員與需用單位聯(lián)系運送方式和時間，從庫房或供應商管理的倉儲設施發(fā)運給需用單位；物流部門接受來自采購部門的采購單后，則根據(jù)到貨時間，立即做好接貨準備工作，包括：按到貨物資的名稱、型號、數(shù)量進行登記，并根據(jù)物資的性質(zhì)、特點、數(shù)量和包裝條件確定貨位、垛形和保管辦法，同時，物流部門與供應商和承運商確定運送時間，物資到貨后，如果是化工原料或工程所用大型設備，直接安排供應商送到現(xiàn)場，如果不屬于直送現(xiàn)場物資，則辦理入庫手續(xù)，并更新庫存系統(tǒng)。財務部在接受供應商的發(fā)票后，比較發(fā)票、采購訂單及入庫單是否一致，如果一致則付款，如果不一致，則協(xié)調(diào)解決差異。配供流程此流程的設計是采用供應商利用物裝公司的庫房寄售物資的方式,在需用單位需要時提供物資。如圖312所示。各采購部負責對本部門所采購的物資品種進行篩選，對于具備配供條件的物資品種推薦至少三家可作為物資配供的供應商，報送供應商管理部。采購部倉庫與有關(guān)部門共同確認并發(fā)展配供商建立配供關(guān)系和簽署合同接受并記錄配供信息確認合同已到期的配供物資更新配供物資臺帳聯(lián)系供應商將貨物取走供應商對物資進行日常管理并生成相應的動靜態(tài)表在物資出入庫時,檢查配供物資的庫存水平是否需要補貨通知配供商補貨。進貨對物資進行日常管理并生成相應的動靜態(tài)表盤點定期通知供應商簽合同或開發(fā)票并將發(fā)票轉(zhuǎn)交給財務生成盈虧表并交物流部領導審批并做相應處理否是圖312 配供管理流程供應商管理部根據(jù)采購部選擇的配供物資品種和推薦的供應商，組織有關(guān)部門進行審核，并將配供物資的初選廠商和品種報供應商管理委員會批準。各采購部和計劃部對審批通過的配供物資初選廠商和配供品種按詢比價采購流程確定最終的配供廠商、物資品種和價格。計劃部對存放在物裝公司倉庫內(nèi)的配送物資，定期增補配供物資庫存量，向采購部門下達配供物資采購計劃，并按需用單位的需求情況及時向物流部下達出庫通知，物流部按出入庫程序組織配供物資的出庫工作。對于存放在物裝公司內(nèi)的配供物資，計劃部向采購部下達配供物資采購計劃，采購員在接到計劃后與供應商聯(lián)系，將物資送達現(xiàn)場或倉庫，并與物流部共同完成質(zhì)量檢驗、出入庫手續(xù)。庫存管理此流程的設計是解決如何管理庫存物資，安排補貨，并定期清點以掌握物資短缺，損耗或其他相關(guān)信息，如圖313所示。具體描述如下：需用單位提出期望的庫存水平和預期的物資消耗量，采購部門提出對物資采購周期提出建議，在此基礎上物流部門根據(jù)已制定的庫存管理戰(zhàn)略定義最優(yōu)庫存水平，如果庫存超過規(guī)定的庫存范圍，則產(chǎn)生補貨需求和采購訂單，由采購部門采購。如果庫存沒有超過規(guī)定的庫存范圍，要統(tǒng)計是否存在逾期不領的物資，如有逾期不領的物資，須向需用單位發(fā)催領單，當需用單位表示不用，可對物資進行退貨轉(zhuǎn)售。物流部要定期或不定期對庫存物資進行盤點，形成盈虧表，同時財務信息做出相應的調(diào)整。采購部物流部對物資采購周期提出建議提供期望的庫存水平和預期的物資消耗量定義最優(yōu)庫存水平庫存和物資管理戰(zhàn)略和方法需用單位管理庫存物資和供應商寄存物資接受并處理訂單物資采購產(chǎn)生補貨需求和訂單盤點生成盈虧表財務調(diào)整庫存是否保持在規(guī)定庫存范圍以內(nèi)?是否存在逾期不領的物資?無動態(tài)物資處理出庫管理處理逾期不領的物資否否是是圖313 庫房管理流程支付流程如圖314所示，采購部門在向供應商發(fā)出采購訂單后，向數(shù)據(jù)庫發(fā)出采購物資相關(guān)信息，物流部門在物資辦理入庫單后（只送現(xiàn)場的物資也由物流部辦理入庫單手續(xù)），向數(shù)據(jù)庫發(fā)出入庫信息。財務部在接到供應商的發(fā)票后，與數(shù)據(jù)庫的訂單信息和入庫信息核對，如果匹配，則支付，否則，由財務部組織采購部、物流部等相關(guān)部門協(xié)調(diào)解決。采購部物流部入庫單采購訂單供應商的發(fā)票支付采購單、入庫單和發(fā)票是否匹配？通知采購部、供應商協(xié)調(diào)是否財務部供應商數(shù)據(jù)庫圖314 支付流程優(yōu)點：①整合的IT系統(tǒng)能全面管理和協(xié)調(diào)庫存、采購及需求部門的業(yè)務聯(lián)系。②統(tǒng)一的物資編碼等信息技術(shù)，使庫房人員可以從大量的、不增值的點庫、點票等手工工作中解放出來。使工作重點放在控制庫存和其他與物資成本有關(guān)的活動中。③增設了配供流程，采取供應商在燕化公司設庫的模式，既降低了采購成本，提高了采購效率，又與供應商建立了長期的合作關(guān)系，供應商也有一個長期的客戶。3．5 組織再造業(yè)務流程再造是從系統(tǒng)、整體的角度來看待企業(yè)的每一項業(yè)務，注重工作流程的自然順序，強調(diào)工作應是連續(xù)的而不是間斷的。業(yè)務流程再造不僅要求企業(yè)在組織結(jié)構(gòu)中減少甚至消除那些不產(chǎn)生附加值的中間環(huán)節(jié)，以使一個經(jīng)營環(huán)節(jié)完整化、一體化，更要求以流程為企業(yè)組織的主干，徹底改造企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)模式。燕化公司物資供應系統(tǒng)的流程再造必然伴隨著組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整，為了發(fā)揮燕化的整體采購優(yōu)勢，避免部門重復設置和功能重疊造成運轉(zhuǎn)慢、效率低、成本高等問題，必須要對組織結(jié)構(gòu)進行相應的改造。同時，設立新流程后，為了能順利地完成流程，為企業(yè)創(chuàng)造價值，燕化公司現(xiàn)有的物資供應模式要進行重組。組織再造的原則就是采取集中采購的方式，組建燕化公司的物裝公司。物裝公司負責燕化公司除原油以外的所有物質(zhì)的供應，各二級單位只保留計劃員負責本單位物資需用計劃的收集、審核、匯總、平衡、報送和物資的驗收等工作。3．5．1 設計原則把相似的流程/功能合并，組成相對獨立的采購、物資管理和業(yè)務支持部門。增加或刪減功能/流程/部門。如重視與供應商關(guān)系，按物資種類劃分的采購部門，一體化的物流管理等。3．5．2 燕化物資系統(tǒng)組織構(gòu)架燕化公司物資供應系統(tǒng)組織構(gòu)架如圖315所示。燕化物裝公司二級單位物資計劃部門中石化物裝公司市場部圖315 燕化公司物資供應系統(tǒng)組織構(gòu)架物裝公司將是燕化公司物資供應業(yè)務的中心，它與中石化物裝公司、燕化公司市場部和二級單位共同配合完成燕化的物資供應工作。中石化物裝公司負責中石化的集團采購，燕化公司所有屬于集團采購的物資由燕化物裝公