【正文】 采購部需用單位是出庫組織現(xiàn)有庫存發(fā)貨與需用物資的原供應(yīng)商聯(lián)系庫存足夠嗎？產(chǎn)生采購計(jì)劃直接送貨到現(xiàn)場補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)否計(jì)劃部核對庫存圖38 緊急物資采購流程位領(lǐng)導(dǎo)的確認(rèn)，同時(shí)緊急采購的數(shù)量通過考核的方式進(jìn)行控制。具體描述如下：經(jīng)過二級單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的緊急物資需求計(jì)劃送至物裝公司計(jì)劃部后，計(jì)劃員通過庫存管理系統(tǒng)核對庫存，如果有則立即組織配送，如果沒有則產(chǎn)生采購計(jì)劃，由采購部與所需用物資的原供應(yīng)商聯(lián)系，由供應(yīng)商直接送貨到現(xiàn)場，然后補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)，并將物資采購價(jià)格、質(zhì)量、到貨時(shí)間等數(shù)據(jù)記入供應(yīng)商信息庫，作為評價(jià)供應(yīng)商的資料。與舊的緊急采購相比，主要改進(jìn)在于：①在燕化公司范圍內(nèi)核對庫存，查詢需用物資，提高了物資利用率。②基于合同的采購，直接由供應(yīng)商配送，節(jié)省了采購時(shí)間，同時(shí)也利于與供應(yīng)商建立合作伙伴關(guān)系。備品備件采購流程備品備件采購的難點(diǎn)在于品種多、數(shù)量少、技術(shù)含量高。新設(shè)計(jì)的備品備件采購流程統(tǒng)一合并在主采購流程之中，是基于設(shè)備管理系統(tǒng)和安全庫存，并與供應(yīng)商建立長期供貨關(guān)系的采購方式。在備品備件管理中經(jīng)常用安全庫存（Safety Stock），用安全庫存量來調(diào)節(jié)備品備件的庫存量，可以用三種基本的方法來處理安全庫存量①早購（Adding Safety Times）；②多購（Over Forecast）；③需求變量（Demand Variation）。采用這些方法，在不降低服務(wù)水平的情況下，大約可以減少40%的安全庫存資金。流程具體描述如下：在設(shè)備管理系統(tǒng)上完成對機(jī)電設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)的動(dòng)態(tài)管理，自動(dòng)生成設(shè)備的檢維修計(jì)劃和備品備件需用計(jì)劃，經(jīng)各單位設(shè)備管理部門核實(shí)后，與庫存管理系統(tǒng)產(chǎn)生的最佳庫存量差額比較，生成備品備件的采購計(jì)劃，然后進(jìn)入物裝公司的采購流程。與舊的備品備件流程相比，主要改進(jìn)在于：① 取消各二級單位有各自的不同的采購流程，統(tǒng)一了采購流程、操作和管理方法，在出現(xiàn)緊急情況時(shí)，可以通過緊急采購流程提供備品備件。② 基于設(shè)備管理系統(tǒng)的有計(jì)劃檢維修改善了原備品備件需求規(guī)律性差的缺點(diǎn)。③ 采用安全庫存量的概念，利于降低備品備件庫存。供應(yīng)商管理流程從傳統(tǒng)的供應(yīng)商管理發(fā)展到現(xiàn)代供應(yīng)商管理，部分企業(yè)在供應(yīng)商管理方面有了很大的創(chuàng)新。在對采購與供應(yīng)管理越來越重視的今天，很多企業(yè)將供應(yīng)商管理提高到戰(zhàn)略的高度?，F(xiàn)代供應(yīng)商管理的特點(diǎn)是少數(shù)的供應(yīng)商、長期合作的伙伴關(guān)系、雙方多部門的溝通、共享眾多信息、對供應(yīng)商選擇有完善的程序和戰(zhàn)略標(biāo)準(zhǔn)、和供應(yīng)商一起優(yōu)化供應(yīng)鏈等。因此，通過對供應(yīng)商的分類和選擇，進(jìn)而采取不同的管理辦法，是供應(yīng)商管理的重要內(nèi)容。在實(shí)際的物資采購過程中，可以把供應(yīng)商分為三個(gè)層次：第一等級供應(yīng)商是少數(shù)的，與生產(chǎn)企業(yè)關(guān)系密切的供應(yīng)商，采取的辦法是要與第一等級供應(yīng)商建立緊密的關(guān)系，并且對此關(guān)系進(jìn)行謹(jǐn)慎的管理，運(yùn)用供應(yīng)源開發(fā)技巧和合同關(guān)系同這一等級的所有供應(yīng)商建立并維持伙伴關(guān)系，因此，對燕化公司的化工原料、酸堿、水煤漿和化工三劑、煉油三劑等采購金額大、與生產(chǎn)聯(lián)系緊密的物資供應(yīng)商應(yīng)該建立戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。第二等級供應(yīng)商對企業(yè)有重要作用的供應(yīng)商，并且通過供應(yīng)源的開發(fā)和良好的采購實(shí)踐可以幫助這級的供應(yīng)商提高到第一等級，應(yīng)同所有此等級供應(yīng)商簽署合同。例如，潤滑油、脂、包裝物、閥門配件、金屬、非金屬、專用備品配件材料等物資供應(yīng)商；第三等級供應(yīng)商是與生產(chǎn)企業(yè)關(guān)系不很密切的供應(yīng)商，對這類供應(yīng)商，價(jià)格和基本的服務(wù)是主要的衡量標(biāo)準(zhǔn)，簡單詢價(jià)和有效的流程是關(guān)鍵，因此，可以從第三等級中挑選一些候選供應(yīng)商提升到第二等級，并減少該等級中無用的供應(yīng)商數(shù)量。例如辦公用品、日常維護(hù)工具的供應(yīng)商。良好的供應(yīng)商管理能夠使燕化優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)，從而使大約90%的物資由20%的供應(yīng)商供給。建立供應(yīng)商管理體系，就是要利用該流程的運(yùn)作，收集評價(jià)供應(yīng)商資質(zhì)的各種數(shù)據(jù)，發(fā)展現(xiàn)代供應(yīng)商管理。流程具體描述如下，見圖39。物流部監(jiān)督供應(yīng)商在交運(yùn)方面的績效采購部是供應(yīng)商績效報(bào)告中斷業(yè)務(wù)嗎？從供應(yīng)商信息庫中刪除分析供應(yīng)商績效結(jié)果定期反饋給供應(yīng)商否供應(yīng)商管理部定期評估采購部監(jiān)督供應(yīng)商在成本方面的績效需用單位監(jiān)督供應(yīng)商質(zhì)量和服務(wù)績效供應(yīng)商管理部監(jiān)督供應(yīng)商在信息方面績效提供供應(yīng)商列表和需求提供供應(yīng)商列表和需求定義供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)定義供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)制定供應(yīng)商資格審核程序確認(rèn)評估潛在的供應(yīng)商確認(rèn)潛在的新供應(yīng)商審核通過授予供應(yīng)商認(rèn)證確認(rèn)供應(yīng)商優(yōu)先級確認(rèn)供應(yīng)商優(yōu)先級圖39 供應(yīng)商管理流程首先由供應(yīng)商管理部和采購部提出可選供應(yīng)商列表，同時(shí)定義供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)、制定供應(yīng)商資格審核程序，由供應(yīng)商管理部確定潛在的供應(yīng)商，評估潛在的供應(yīng)商,審核通過供應(yīng)商認(rèn)證并排出優(yōu)先級。對原有供應(yīng)商的評價(jià)主要來源于需用單位對供應(yīng)商提供采購的質(zhì)量、售后服務(wù)反饋，采購部對供應(yīng)商在采購過程中績效、成本以及合同執(zhí)行情況的考核，物流部對供應(yīng)商在交運(yùn)物資方面的反饋，供應(yīng)商管理部對供應(yīng)商在信息方面考核等等，經(jīng)過匯總、分析產(chǎn)生供應(yīng)商的績效評估報(bào)告，定期評估，以淘汰不合格的供應(yīng)商，發(fā)展?jié)撛诘墓?yīng)商。對于長期的合作伙伴，將供應(yīng)商績效分析結(jié)果定期反饋，共同制定改進(jìn)措施，鞏固戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。供應(yīng)商管理的另一項(xiàng)重要內(nèi)容就是要對供應(yīng)商做出系統(tǒng)全面的評價(jià)，這必須要有一套完整、科學(xué)、全面的綜合評價(jià)指標(biāo)體系。影響供應(yīng)商選擇的主要因素可以歸納為以下四類：企業(yè)業(yè)績、業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)與生產(chǎn)能力、質(zhì)量系統(tǒng)和企業(yè)環(huán)境。供應(yīng)商選擇問題的復(fù)雜性決定了選擇評價(jià)過程中必經(jīng)考慮到多方面的廣泛綜合、平衡企業(yè)的長期和短期的需要，綜合供應(yīng)商內(nèi)部外部的雙重評價(jià)，評價(jià)方法如圖310所示。圖310供應(yīng)商綜合評價(jià)指標(biāo)體系主要改進(jìn)是：① 采購管理的評估不再是基于供應(yīng)商的數(shù)量而是依據(jù)其價(jià)值進(jìn)行，主要的采購價(jià)值來源于精心發(fā)展的供應(yīng)商，采購績效可以得到大幅度的提高。② 通過實(shí)現(xiàn)“雙贏”，增進(jìn)了與供應(yīng)商之間的伙伴關(guān)系③ 通過簽署長期合同，保證了供應(yīng)的連續(xù)性，降低了物資供應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)。④ 燕化公司能集中精力管理最重要的20%的供應(yīng)商。通過降低供應(yīng)鏈成本和利用規(guī)模效應(yīng)來降低物資的采購成本。3．4．4 物流流程物流流程包括入庫、出庫、直送現(xiàn)場、配供、庫房管理、支付、內(nèi)部結(jié)算等，如圖311所示?？偟奈锪髁鞒淘O(shè)計(jì)描述如下：物裝公司物流部門庫存中已有物資接受出庫通知單，并準(zhǔn)備入庫/出庫工作庫存管理系統(tǒng)接收采購物資需要采購的物資物裝公司采購部門從庫房或供應(yīng)商管理的倉儲(chǔ)設(shè)施直接發(fā)運(yùn)直送現(xiàn)場 采購部門的需求入庫庫存管理領(lǐng)用出庫支付內(nèi)部結(jié)算資金計(jì)劃二級單位供應(yīng)商物裝公司財(cái)務(wù)部二級單位財(cái)務(wù)部圖311 物流管理流程物流部門接收來自計(jì)劃部門的出庫通知單后，準(zhǔn)備物質(zhì)的出庫工作，由倉庫人員與需用單位聯(lián)系運(yùn)送方式和時(shí)間，從庫房或供應(yīng)商管理的倉儲(chǔ)設(shè)施發(fā)運(yùn)給需用單位；物流部門接受來自采購部門的采購單后，則根據(jù)到貨時(shí)間，立即做好接貨準(zhǔn)備工作，包括：按到貨物資的名稱、型號(hào)、數(shù)量進(jìn)行登記，并根據(jù)物資的性質(zhì)、特點(diǎn)、數(shù)量和包裝條件確定貨位、垛形和保管辦法，同時(shí)，物流部門與供應(yīng)商和承運(yùn)商確定運(yùn)送時(shí)間，物資到貨后，如果是化工原料或工程所用大型設(shè)備，直接安排供應(yīng)商送到現(xiàn)場，如果不屬于直送現(xiàn)場物資，則辦理入庫手續(xù)，并更新庫存系統(tǒng)。財(cái)務(wù)部在接受供應(yīng)商的發(fā)票后，比較發(fā)票、采購訂單及入庫單是否一致，如果一致則付款，如果不一致，則協(xié)調(diào)解決差異。配供流程此流程的設(shè)計(jì)是采用供應(yīng)商利用物裝公司的庫房寄售物資的方式,在需用單位需要時(shí)提供物資。如圖312所示。各采購部負(fù)責(zé)對本部門所采購的物資品種進(jìn)行篩選，對于具備配供條件的物資品種推薦至少三家可作為物資配供的供應(yīng)商，報(bào)送供應(yīng)商管理部。采購部倉庫與有關(guān)部門共同確認(rèn)并發(fā)展配供商建立配供關(guān)系和簽署合同接受并記錄配供信息確認(rèn)合同已到期的配供物資更新配供物資臺(tái)帳聯(lián)系供應(yīng)商將貨物取走供應(yīng)商對物資進(jìn)行日常管理并生成相應(yīng)的動(dòng)靜態(tài)表在物資出入庫時(shí),檢查配供物資的庫存水平是否需要補(bǔ)貨通知配供商補(bǔ)貨。進(jìn)貨對物資進(jìn)行日常管理并生成相應(yīng)的動(dòng)靜態(tài)表盤點(diǎn)定期通知供應(yīng)商簽合同或開發(fā)票并將發(fā)票轉(zhuǎn)交給財(cái)務(wù)生成盈虧表并交物流部領(lǐng)導(dǎo)審批并做相應(yīng)處理否是圖312 配供管理流程供應(yīng)商管理部根據(jù)采購部選擇的配供物資品種和推薦的供應(yīng)商，組織有關(guān)部門進(jìn)行審核，并將配供物資的初選廠商和品種報(bào)供應(yīng)商管理委員會(huì)批準(zhǔn)。各采購部和計(jì)劃部對審批通過的配供物資初選廠商和配供品種按詢比價(jià)采購流程確定最終的配供廠商、物資品種和價(jià)格。計(jì)劃部對存放在物裝公司倉庫內(nèi)的配送物資，定期增補(bǔ)配供物資庫存量，向采購部門下達(dá)配供物資采購計(jì)劃，并按需用單位的需求情況及時(shí)向物流部下達(dá)出庫通知，物流部按出入庫程序組織配供物資的出庫工作。對于存放在物裝公司內(nèi)的配供物資，計(jì)劃部向采購部下達(dá)配供物資采購計(jì)劃，采購員在接到計(jì)劃后與供應(yīng)商聯(lián)系，將物資送達(dá)現(xiàn)場或倉庫，并與物流部共同完成質(zhì)量檢驗(yàn)、出入庫手續(xù)。庫存管理此流程的設(shè)計(jì)是解決如何管理庫存物資，安排補(bǔ)貨，并定期清點(diǎn)以掌握物資短缺，損耗或其他相關(guān)信息，如圖313所示。具體描述如下：需用單位提出期望的庫存水平和預(yù)期的物資消耗量，采購部門提出對物資采購周期提出建議，在此基礎(chǔ)上物流部門根據(jù)已制定的庫存管理戰(zhàn)略定義最優(yōu)庫存水平，如果庫存超過規(guī)定的庫存范圍，則產(chǎn)生補(bǔ)貨需求和采購訂單，由采購部門采購。如果庫存沒有超過規(guī)定的庫存范圍，要統(tǒng)計(jì)是否存在逾期不領(lǐng)的物資，如有逾期不領(lǐng)的物資，須向需用單位發(fā)催領(lǐng)單，當(dāng)需用單位表示不用，可對物資進(jìn)行退貨轉(zhuǎn)售。物流部要定期或不定期對庫存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，形成盈虧表，同時(shí)財(cái)務(wù)信息做出相應(yīng)的調(diào)整。采購部物流部對物資采購周期提出建議提供期望的庫存水平和預(yù)期的物資消耗量定義最優(yōu)庫存水平庫存和物資管理戰(zhàn)略和方法需用單位管理庫存物資和供應(yīng)商寄存物資接受并處理訂單物資采購產(chǎn)生補(bǔ)貨需求和訂單盤點(diǎn)生成盈虧表財(cái)務(wù)調(diào)整庫存是否保持在規(guī)定庫存范圍以內(nèi)?是否存在逾期不領(lǐng)的物資?無動(dòng)態(tài)物資處理出庫管理處理逾期不領(lǐng)的物資否否是是圖313 庫房管理流程支付流程如圖314所示，采購部門在向供應(yīng)商發(fā)出采購訂單后，向數(shù)據(jù)庫發(fā)出采購物資相關(guān)信息，物流部門在物資辦理入庫單后（只送現(xiàn)場的物資也由物流部辦理入庫單手續(xù)），向數(shù)據(jù)庫發(fā)出入庫信息。財(cái)務(wù)部在接到供應(yīng)商的發(fā)票后，與數(shù)據(jù)庫的訂單信息和入庫信息核對，如果匹配，則支付，否則，由財(cái)務(wù)部組織采購部、物流部等相關(guān)部門協(xié)調(diào)解決。采購部物流部入庫單采購訂單供應(yīng)商的發(fā)票支付采購單、入庫單和發(fā)票是否匹配？通知采購部、供應(yīng)商協(xié)調(diào)是否財(cái)務(wù)部供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫圖314 支付流程優(yōu)點(diǎn)：①整合的IT系統(tǒng)能全面管理和協(xié)調(diào)庫存、采購及需求部門的業(yè)務(wù)聯(lián)系。②統(tǒng)一的物資編碼等信息技術(shù)，使庫房人員可以從大量的、不增值的點(diǎn)庫、點(diǎn)票等手工工作中解放出來。使工作重點(diǎn)放在控制庫存和其他與物資成本有關(guān)的活動(dòng)中。③增設(shè)了配供流程，采取供應(yīng)商在燕化公司設(shè)庫的模式，既降低了采購成本，提高了采購效率，又與供應(yīng)商建立了長期的合作關(guān)系，供應(yīng)商也有一個(gè)長期的客戶。3．5 組織再造業(yè)務(wù)流程再造是從系統(tǒng)、整體的角度來看待企業(yè)的每一項(xiàng)業(yè)務(wù)，注重工作流程的自然順序，強(qiáng)調(diào)工作應(yīng)是連續(xù)的而不是間斷的。業(yè)務(wù)流程再造不僅要求企業(yè)在組織結(jié)構(gòu)中減少甚至消除那些不產(chǎn)生附加值的中間環(huán)節(jié)，以使一個(gè)經(jīng)營環(huán)節(jié)完整化、一體化，更要求以流程為企業(yè)組織的主干，徹底改造企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)模式。燕化公司物資供應(yīng)系統(tǒng)的流程再造必然伴隨著組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整，為了發(fā)揮燕化的整體采購優(yōu)勢，避免部門重復(fù)設(shè)置和功能重疊造成運(yùn)轉(zhuǎn)慢、效率低、成本高等問題，必須要對組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行相應(yīng)的改造。同時(shí)，設(shè)立新流程后，為了能順利地完成流程，為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值，燕化公司現(xiàn)有的物資供應(yīng)模式要進(jìn)行重組。組織再造的原則就是采取集中采購的方式，組建燕化公司的物裝公司。物裝公司負(fù)責(zé)燕化公司除原油以外的所有物質(zhì)的供應(yīng)，各二級單位只保留計(jì)劃員負(fù)責(zé)本單位物資需用計(jì)劃的收集、審核、匯總、平衡、報(bào)送和物資的驗(yàn)收等工作。3．5．1 設(shè)計(jì)原則把相似的流程/功能合并，組成相對獨(dú)立的采購、物資管理和業(yè)務(wù)支持部門。增加或刪減功能/流程/部門。如重視與供應(yīng)商關(guān)系，按物資種類劃分的采購部門，一體化的物流管理等。3．5．2 燕化物資系統(tǒng)組織構(gòu)架燕化公司物資供應(yīng)系統(tǒng)組織構(gòu)架如圖315所示。燕化物裝公司二級單位物資計(jì)劃部門中石化物裝公司市場部圖315 燕化公司物資供應(yīng)系統(tǒng)組織構(gòu)架物裝公司將是燕化公司物資供應(yīng)業(yè)務(wù)的中心，它與中石化物裝公司、燕化公司市場部和二級單位共同配合完成燕化的物資供應(yīng)工作。中石化物裝公司負(fù)責(zé)中石化的集團(tuán)采購，燕化公司所有屬于集團(tuán)采購的物資由燕化物裝公司匯總報(bào)中石化物