【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 跟單，并對(duì)每天到貨情況進(jìn)行登記（如有缺貨情況，將按照合同條款給予罰款）。 （五）采購(gòu)商品驗(yàn)收入庫(kù)管理規(guī)定 無(wú)論是采購(gòu)人員自提項(xiàng)目還是供應(yīng)廠商送貨項(xiàng)目，貨到酒店后必須首先與收貨部聯(lián)系，由收貨部依據(jù)采購(gòu)訂單，進(jìn)行貨品名稱、規(guī)格、質(zhì)量、供貨廠商、數(shù)量、日期等項(xiàng)目的詳細(xì)檢查，驗(yàn)收合格后送到所須部門(mén)，不符合采購(gòu)定單內(nèi)容的項(xiàng)目一律拒收。 15 驗(yàn)收合格并已付款的采購(gòu)項(xiàng)目由采購(gòu)人員將發(fā)票交與收貨部簽收。 收貨部在對(duì)購(gòu)入項(xiàng)目的質(zhì)量、規(guī)格、樣式等難以確認(rèn)的情況下。要主動(dòng)請(qǐng)所需部門(mén)的授權(quán)人協(xié)助，有關(guān)部門(mén)和人員要積極幫助解決。 在驗(yàn)收中貨不合格或所需部門(mén)均有權(quán)提出退貨要求，經(jīng)確認(rèn)，實(shí)屬不符合要求的項(xiàng)目，由采購(gòu)部辦理退貨 事宜。 購(gòu)買(mǎi)、收貨和使用三個(gè)環(huán)節(jié)上的相關(guān)人員要相互監(jiān)督、相互合作，共同作好工作。對(duì)爭(zhēng)議不決的問(wèn)題向各自經(jīng)理報(bào)告，由其協(xié)調(diào)解決。如仍存分歧，由總經(jīng)理或財(cái)務(wù)總監(jiān)裁決。 庫(kù)房管理員根據(jù)采購(gòu)部提供的采購(gòu)物資的原始發(fā)票和實(shí)物填制一式三聯(lián)入庫(kù)單，第一聯(lián)交財(cái)務(wù)部入物資賬，第二聯(lián)交財(cái)務(wù)部入經(jīng)費(fèi)賬，第三聯(lián)交倉(cāng)庫(kù)入物資賬。 庫(kù)房管理員按規(guī)定的質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（嚴(yán)格檢驗(yàn)食品衛(wèi)生），進(jìn)行驗(yàn)收，并在入庫(kù)單的實(shí)收欄填明產(chǎn)地、規(guī)格、包裝和實(shí)收數(shù)量，驗(yàn)收完畢，采購(gòu)員將原始發(fā)票、入庫(kù)單一、二聯(lián)一并送財(cái)務(wù)部辦理結(jié)算手續(xù)，采用“轉(zhuǎn)帳”結(jié) 算的，應(yīng)連同“轉(zhuǎn)帳單”第一聯(lián)一并送財(cái)務(wù)部辦理報(bào)帳手續(xù)。 財(cái)務(wù)部收到采購(gòu)員送來(lái)的發(fā)票及入庫(kù)單一、二聯(lián)，經(jīng)審核無(wú)誤后，辦理財(cái)務(wù)接撒手續(xù)。財(cái)務(wù)部在審核發(fā)票和入庫(kù)單，實(shí)際驗(yàn)收數(shù)時(shí)，發(fā)現(xiàn)不符，應(yīng)向經(jīng)辦人追收欠數(shù)或追回貨款。 （六）采購(gòu)程序控制管理規(guī)定 規(guī)范各部門(mén)物資的請(qǐng)購(gòu)手續(xù)和采購(gòu)程序，加強(qiáng)采購(gòu)控制和管理，確保正常經(jīng)營(yíng)的需要，并達(dá)到四星級(jí)酒店標(biāo)準(zhǔn)和創(chuàng)綠色環(huán)保酒店要求的采購(gòu)品質(zhì)。 總經(jīng)理控制工程建設(shè)物資采購(gòu)和 6萬(wàn)元金額以上的采購(gòu)資金控制及審批。 分管財(cái)務(wù)的副總經(jīng)理負(fù)責(zé)日常運(yùn)行物資采購(gòu) 1 萬(wàn)元金額以下的資 金控制和審批。 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)物資采購(gòu)的資金預(yù)算及具體的采購(gòu)控制工作，并加以管理。 采購(gòu)工作既要保證酒店經(jīng)營(yíng)需要的物資供應(yīng)，又要符合高星級(jí)酒店（四星級(jí)）的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，還要符合環(huán)保的要求。 采購(gòu)工作要遵循“貨比三家，價(jià)比三家，先市內(nèi)、后市外，先國(guó)內(nèi)、后國(guó)外”的原則。 16 購(gòu)流程控制圖 使用部門(mén) 財(cái)務(wù)部 采購(gòu)部 （ PR單） （總倉(cāng)） （報(bào)價(jià)） 成本部、財(cái)務(wù) 總經(jīng)理批準(zhǔn) 采購(gòu)部 經(jīng)理審簽 使用部門(mén) 1聯(lián) 訂單分送 采購(gòu)部 1聯(lián) 進(jìn)行采購(gòu) 財(cái)務(wù)總倉(cāng) 1聯(lián) 供應(yīng)商 1聯(lián) （七）供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)管理規(guī)定 ? 供應(yīng)商的選擇準(zhǔn)則 供應(yīng)商的資信程度：采購(gòu)部加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的資信調(diào)查，是否有公司的營(yíng)業(yè)執(zhí) 照以及經(jīng)營(yíng)許可證；營(yíng)業(yè)時(shí)間的長(zhǎng)短；是否有與酒店保持良好的供應(yīng)關(guān)系；信用遵守情況（通過(guò)向其客戶了解）。 供應(yīng)商的產(chǎn)品了解：是否有產(chǎn)品合格證以及衛(wèi)生許可證，產(chǎn)品的質(zhì)量程度，產(chǎn)品的包裝是否符合環(huán)保的要求等。 供應(yīng)商的資金實(shí)力：了解營(yíng)業(yè)規(guī)模的大小；是否有雄厚的資金實(shí)力作為后盾，供貨金額較大的供應(yīng)商，能否有從采購(gòu)之日起兩個(gè)月后才結(jié)帳的資金周轉(zhuǎn)能力。 供應(yīng)商運(yùn)輸工具的配備：供應(yīng)商要有自己的汽車(chē)以便隨時(shí)送貨。 當(dāng)采購(gòu)金額很大，又有多家供應(yīng)商符合條件時(shí)，采取招標(biāo)議標(biāo)方式對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行選擇。 ? 供應(yīng)商的評(píng)價(jià)與分級(jí)管理 商的合作，每月一次對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)依據(jù)信用程度、產(chǎn)品質(zhì)量、產(chǎn)品價(jià)格、收款寬限等方面。 17 ABC分級(jí)管理。 A級(jí)：信譽(yù)好、質(zhì)量?jī)?yōu)、價(jià)格合理； B級(jí)：信譽(yù)良好、質(zhì)量過(guò)關(guān)、價(jià)格偏高； C級(jí)：信譽(yù)一般、質(zhì)量差、合作態(tài)度欠佳。采購(gòu)時(shí)，對(duì) A級(jí)供應(yīng)商優(yōu)先考慮， B級(jí)次之，同時(shí)另選新的供應(yīng)商以代替 C級(jí)。 ，逐步淘汰 C 級(jí)供應(yīng)商，使采購(gòu)工作質(zhì)量得以提高。 。 :采購(gòu) 100次中從未由于質(zhì)量原因的驗(yàn)收時(shí)發(fā)現(xiàn)退貨的為 5分 ,發(fā)生 12次退貨的為 3分 ,三次以上為 1分 . :采購(gòu) 100次中每次都能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)送貨的為 5分 ,發(fā)生 12次送貨延遲的為 3分 .三次以上為 1分 . :如果通過(guò)體系認(rèn)證或提供環(huán)保產(chǎn)品 ,具有國(guó)際知名牌的在同級(jí)產(chǎn)品類型中優(yōu)先選擇。 I 供應(yīng)商分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)： 根據(jù)各種因素得分將供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)分級(jí)。 A級(jí)：綜合得分在 95分以上的。 B級(jí)：綜合得分在 9095分的。 C級(jí)：綜合得分在 90分以下的。 ? 供應(yīng)商的檔案管理 采購(gòu)部要建立并健全供應(yīng)商的檔案，并加強(qiáng)其管理，按采購(gòu)物品類別建立檔案，內(nèi)含供應(yīng)商的有關(guān)廠家和產(chǎn)品簡(jiǎn)介，有關(guān)價(jià)格表，定期評(píng)價(jià)表和營(yíng) 業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、衛(wèi)生許可證等資料。 供應(yīng)商的檔案應(yīng)加強(qiáng)管理，每月對(duì)檔案檢查一次，補(bǔ)齊缺少的資料，清除已淘汰的供應(yīng)商資料，并更新補(bǔ)充新的供應(yīng)商資料，以保證其完整性和適用性。 （八）采購(gòu)商品（項(xiàng)目）結(jié)算工作制度 ? 所有采購(gòu)項(xiàng)目的結(jié)算均由采購(gòu)人員憑該項(xiàng)采購(gòu)定單到財(cái)務(wù)部取得付款手續(xù)后進(jìn)行。 18 1. 省外進(jìn)口采購(gòu)項(xiàng)目憑采購(gòu)定單、發(fā)貨票、收貨單由財(cái)務(wù)部辦理付款事宜。 2. 本市（含郊、縣、市）采購(gòu)項(xiàng)目金額在 100 元（含 100元）以上的由采購(gòu)人員憑采購(gòu)定單領(lǐng)取轉(zhuǎn)帳支票后付款。付款后采購(gòu)人員要及時(shí)將發(fā)貨票、收貨單證、支票存根一并登記后 交與收貨部簽收，收貨部附件作帳后遞交財(cái)務(wù)部。 3. 本市采購(gòu)項(xiàng)目金額在 100 元（含 100元）以下的由采購(gòu)人員填寫(xiě)“現(xiàn)金申請(qǐng)單”經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理簽批后，到總出納領(lǐng)取現(xiàn)金付款。付款后經(jīng)辦人要及時(shí)將發(fā)貨票、收貨單證一并交財(cái)務(wù)部報(bào)帳。采購(gòu)部可用備用金付款，然后填寫(xiě)“零星開(kāi)支單”經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后附發(fā)貨票、收貨單證交總出納報(bào)銷現(xiàn)金，回補(bǔ)備用金。 4. 外省及本省市外采購(gòu)項(xiàng)目由采購(gòu)人員憑采購(gòu)定單、發(fā)貨票、收貨單據(jù)一并登記，注明收款人、開(kāi)戶銀行名稱、帳號(hào)后交收貨部簽收，收貨部附件作帳后遞交財(cái)務(wù)部，由財(cái) 務(wù)部辦理匯款手續(xù)。 ? 供需雙方認(rèn)可的帶有預(yù)付款的采購(gòu)項(xiàng)目必須由采購(gòu)人員填寫(xiě)“費(fèi)用申請(qǐng)單”附該項(xiàng)采購(gòu)定單、預(yù)付款協(xié)議書(shū)報(bào)采購(gòu)部經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理審批簽字執(zhí)行。 （九）采購(gòu)物品分類、采購(gòu)計(jì)劃及請(qǐng)購(gòu)下單管理規(guī)定 采購(gòu)物品的分類 —— 餐飲食品飲料采購(gòu) 包括食品、鮮貨、飲料、水產(chǎn)、煙酒、干貨等的采購(gòu)。具體范圍如下： a、 糖、油、米、面及其他制品； b、 水產(chǎn)類（包括鮮活海鮮）； c、 蛋、禽、肉類（含野味、臘味等）； d、 進(jìn)口餐料類； e、 干貨海味罐頭類； f、 水果蔬菜類； 19 g、 酒、飲料類（包括雪糕）； h、 調(diào)味品類； i、 雜項(xiàng)類（如花簽等）； —— 工程配件及燃油采購(gòu) 包括五金、設(shè)備、電器、零配件及重油、柴油、汽油、煤、液化石油氣化工產(chǎn)品的采購(gòu)。 —— 客用品、棉織品、辦公用品等項(xiàng)采購(gòu) 包括百貨用品、勞保用品、印刷品 、紙張、布草、服裝、鮮花 、山貨、陶瓷、餐廳用具的采購(gòu)。 采購(gòu)計(jì)劃編制 —— 食品采購(gòu)計(jì)劃：財(cái)務(wù)部根據(jù)各部食品用料計(jì)劃，訂出各類正常物資的月度計(jì)劃一式四份，交總經(jīng)理批準(zhǔn)后，采購(gòu)部按計(jì)劃采購(gòu)。 月度計(jì)劃流程圖： 計(jì)劃一式四份 財(cái)務(wù)部 財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核 總經(jīng)理批準(zhǔn) 采購(gòu)部 為 加強(qiáng)采購(gòu)工作的計(jì)劃性和提高工作效率，食品基本上采取定期補(bǔ)倉(cāng)方法 a、大米、面粉（含面粉干制品）、進(jìn)口餐料、酒類、干貨、罐頭類，每十天進(jìn)貨一次； b、糖、飲料等每十五天進(jìn)貨 1次； c、油類、調(diào)味品類、箱裝凍貨等每周進(jìn)貨 1次； d、活貨類及米面濕制品不設(shè)庫(kù)存，每天根據(jù)餐飲部門(mén)的定貨計(jì)劃如數(shù)采購(gòu)。 以上前三項(xiàng)當(dāng)庫(kù)存接近最低庫(kù)存量時(shí)，應(yīng)及時(shí)請(qǐng)購(gòu)。 —— 工程配件及燃油采購(gòu)計(jì)劃 工程部和總經(jīng)理辦公室依據(jù)設(shè)備、汽車(chē)能源使用情況，制定出年度采購(gòu)使用量計(jì)劃和月度采購(gòu)使用量計(jì)劃，一式四份交總經(jīng)理批準(zhǔn)，同意后交采購(gòu)部采購(gòu)。 —— 物資采購(gòu)計(jì)劃 各部門(mén)根據(jù)本部門(mén)各類物資的使用情況，編制年度使用量、月度使用量計(jì)劃一式四份交財(cái)務(wù)部。年度計(jì)劃于年前 12月 10日前提交，月度計(jì)劃于上月 25日前提交。 20 成本部根據(jù)物資庫(kù)存情況，制定出實(shí)際采購(gòu)數(shù)量的年度計(jì)劃和月度計(jì)劃，一式四份交總經(jīng)理批準(zhǔn)，同意后交采購(gòu)部進(jìn)行采購(gòu)。 物資采購(gòu)編制流程 使用部門(mén) 財(cái) 務(wù) 部 總經(jīng)理批準(zhǔn) 一式五份 使用部門(mén)一份 采購(gòu)部 財(cái)務(wù)部（倉(cāng)管 2份） 采購(gòu)經(jīng)理一份 采購(gòu)員一份 請(qǐng)購(gòu)下單 —— 食品請(qǐng)購(gòu) a、 財(cái)務(wù)部（總倉(cāng)）的正常補(bǔ)倉(cāng)，根據(jù)該部制定并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意的月度計(jì)劃而填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單（ PR）單，在 PR單后附上請(qǐng)購(gòu)物品清單，提前三天交采購(gòu)部進(jìn)行采購(gòu)。 b、 每日進(jìn)貨的鮮活貨類，由餐飲部門(mén)于進(jìn)貨前一天內(nèi)的下午 7： 00 以前將填定好的定單一式四份 ，自留 1 份，送采購(gòu)部 3 份，然后采購(gòu)部自留 1份，總倉(cāng) 1份、財(cái)務(wù)部 1份。 —— 工程配件及燃油采購(gòu) a、 工程部按酒店設(shè)備和車(chē)輛的油、氣消耗情況，及時(shí)向采購(gòu)部提交請(qǐng)購(gòu)單（ PR單），采購(gòu)部按 PR單和核對(duì)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意的計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu)。 b、 工程部每月將各類油、氣的發(fā)放使用情況、庫(kù)存情況列表報(bào)采購(gòu)部和財(cái)務(wù)部（成本核算員）。 —— 物資請(qǐng)購(gòu) c、 補(bǔ)倉(cāng)請(qǐng)購(gòu) 財(cái)務(wù)部（倉(cāng)管）根據(jù)物資儲(chǔ)備情況填定請(qǐng)購(gòu)單（ PR）單一式四份，經(jīng)采購(gòu)部報(bào)價(jià)后，由核價(jià)員簽字，交財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核，呈總經(jīng)理批準(zhǔn)。若屬印刷品請(qǐng)購(gòu)，還須附上印刷的稿件，如涉及與財(cái)務(wù)相關(guān)的收費(fèi)單證 、票券，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部審定樣稿或由財(cái)務(wù)部制定樣稿。 21 d、 定期合同項(xiàng)目請(qǐng)購(gòu) 由使用部門(mén)根據(jù)營(yíng)業(yè)需填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單（ PR）單，寫(xiě)明申購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、價(jià)格、數(shù)量、需用日期，并說(shuō)明此物品是一次性使用或今后期使用。請(qǐng)購(gòu)單一式四份，須有部門(mén)經(jīng)理簽名。請(qǐng)購(gòu)單必須在需用日期前十五天填報(bào)。 （十）采購(gòu)項(xiàng)目招標(biāo)管理規(guī)定 ? 規(guī)范招標(biāo)目的 規(guī)范招議標(biāo)工作，嚴(yán)格控制酒店采購(gòu)成本。確保采購(gòu)物品質(zhì)量高標(biāo)準(zhǔn)。 ? 確定招標(biāo)范圍 ：酒店新建工程項(xiàng)目及大的維修項(xiàng)目預(yù)算在 2萬(wàn)元以上。 ：酒店需購(gòu)置的大宗或批量?jī)r(jià)值在 萬(wàn)元以上的物 品、干貨、海鮮、用品用具和各類供應(yīng)商招議標(biāo)等。 ：酒店外請(qǐng)策劃、廣告、產(chǎn)品或房屋出租等項(xiàng)目?jī)r(jià)值 2萬(wàn)元以上。 ? 落實(shí)組織 ： 組長(zhǎng)： 副組長(zhǎng)； 成員： 2． 屬工程（投資、合作、租賃）項(xiàng)目，工程部經(jīng)理及相關(guān)技術(shù)人員和項(xiàng)目使用部門(mén)負(fù)責(zé)人參加；屬大宗物資采購(gòu)項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部或成本部負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人參加