【文章內(nèi)容簡介】 （ ） 11． 辦公室 的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。 （ ） 12． 沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的日志的事項是否一致則是典型的工作。 （ √ ） 13．同時介紹很多人時，可從右至左，按順序介紹。 （ √ ） 14． 沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的日志的事項是否一第 11 頁 共 30 頁 致則是典型的工作。 （ √ ） 15．文員應(yīng)有效利用時間，可以把重要工作如寫報告等與其他工作安排在一起去做。 （ ） 16．文秘人員對上司支票往來管理要謹慎小心，支票簿與印章應(yīng)該一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。 （ ） 17．男女之間，女士先伸手了，男士才能與之相握 。 （ √ ） 18．要發(fā)問或有意見時，應(yīng)該等上司說完話之后再 發(fā)問，可以提出自己的看法 。 如果上司不加采用，應(yīng)說服上司。 （ ） 19．文員對于在值班期間發(fā)生的重要情況，可以等交接班后再報告上司。 （ ） 20．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒有期限 。 （ ） 21． 辦公室 的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。 （ ） 22． 辦公室 工作人員對工作認真負責的主要表現(xiàn)就是“樣樣事必躬親”。 （ ） 23．同時介紹很多人時，可從右至左，按順序介紹。 （ √ ） 24．文員在工作時間如需要補妝，應(yīng)隨時隨地進行 。 （ ） 25． 文員應(yīng)有效利用時間，可以把重要工作如寫報告等與其他工作安排在一起去做。 （ ） 26．日常交往中的上下級角色關(guān)系不應(yīng)淡化。 （ ） 27． 如果需要與來訪者確定會面時間，應(yīng)先征求來訪者方便的時間，查看上司的時間表 ， 如果這一時間有空，就可答應(yīng)下來。 （ ） 28．女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅背有一個拳頭大小距離。 （ √ ） 29．要發(fā)問或有意見時，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法 。 如果上司不加采用，應(yīng)說服上司。 （ ） 30． 列 入 保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時，由制文機關(guān)確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。 （ √ ） 31． 辦公室 工作人員對工作認真負責的主要表現(xiàn)就是“樣樣事必躬親”。 （ ） 32．文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來分批進行 。 （ √ ） 33．兩個電話鈴?fù)瑫r響起時，文員要同時對兩個電話講話。 （ ） 34．上下級之 間握手，下級先伸手后，上級才能相握 。 （ ） 35．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準備交往提示文件。 （ √ ） 36．當上司要求文員協(xié)助私人事務(wù)時，就把它當作是上司利用文員下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。 （ √ ） 37．英美國家習(xí)慣，文員接待來訪者，應(yīng)該站起來與來訪者講話。 （ ） 38．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關(guān)系程度、分別使用表示方法，以避免因為拒絕而發(fā)生不必要的困擾。 （ √ ） 39．介紹信的正本和存根必須一致，同時可以出具空白介紹信。 （ ） 第 12 頁 共 30 頁 40．檔案是指使用過的、 文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價值的文書 。 （ ） 41．同時介紹很多人時，可從左至右，按順序介紹。 （ √ ） 42．如果文員要找的人是以為比上司地位高的人或尊長，你跟對方的文員說完之后就應(yīng)該叫上司接過電話，告訴上司要找的人馬上就會來聽電話，讓上司直接與對方通話。 （ √ ） 43．文員代替上司傳達不利消息時，因為當這個信差很困難，所以要拖到最后一刻行動 。 因為上司震 怒，自己轉(zhuǎn)達口信的語氣也應(yīng)該變成上司的語氣 （ ） 44．當上司要求文員協(xié)助私人事務(wù)時，就把它當作是上司利用文員下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù) 。 （ √ ） 45．介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。 （ ） 46．面對突發(fā)事件，值班人員有時在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采取臨時應(yīng)急措施 。 （ √ ） 47．注辦是指文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果 。 （ √ ） 48．即使客觀形勢發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的密級、期限 。 （ ） 49．女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅背有一個拳頭大小距離。 （ √ ） 50．文秘人員對上司支票往來管理要謹慎小心，支 票簿與印章應(yīng)該一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng) 。 （ ） 51． 辦公室 的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。 （ ） 52．文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來分批進行。 （ √ ） 53．文員在工作時間如需要補妝，應(yīng)隨時隨地進行 。 （ ） 54．如果會客室的門是推開的，文員應(yīng)先小步走進會客室，等客人進入后，再 輕輕關(guān)上門 。 （ √ ） 55．文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。 （ ） 56．假如上司不準備參加某個會議，應(yīng)立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情 。 （ ） 57．代表會議依法定期召開與會代表必須達到法定人數(shù)方有效，因此文員應(yīng)仔細核對出席人數(shù) 。 （ √ ） 58．文員對支票管理要謹慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜 。 （ ） 59．交際應(yīng)酬要講求時效，若時機錯過再來補救，不但無法表達誠意，還會破壞彼此關(guān)系。（ √ ） 60．不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議論，也不可評論菜肴的優(yōu)劣 。 （ √ ） 三、簡答題（每小題 10分，共 20分） 1．文員進言是指什么？進言具有什么作用？應(yīng)注意什么？ 參考答案： （ 1） 進言是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸 ； （ 2） 參謀作用 ； 補缺作用 ； 增進關(guān)系作用 ； （ 3） 適事、適時、適地、適度。 2．文員所作的完整的會議記錄應(yīng)該包 括哪些事項？ 參考答案： （ 1） 會議名稱 ；（ 2） 會議記錄人的姓名、蓋章 ；（ 3） 時間 （ 開始時間、結(jié)束時間 ）；（ 4）會議地點 ；（ 5） 議題 ；（ 6） 主持人、主席 ；（ 7） 出席者名單 ；（ 8） 會議的經(jīng)過情形及結(jié)論 ；（ 9） 相關(guān)的資第 13 頁 共 30 頁 料 ；（ 10） 下次會議預(yù)定日期。 3．什么是文員的擋駕方法？主要的擋駕方法有哪幾種？一般應(yīng)怎樣做？ 參考答案： 對于上司不必要接見的來訪者，不必要參加的邀請性活動，不想接聽的電話，由文員出面阻擋或謝絕。文員沒有必要把真正原因告訴對方，只需要禮貌地、委婉地達到阻擋或拒絕的目的即可。 （ 1）電話擋駕。上司不 愿接的電話，文員要告訴對方，暫時不能接或上司不在，將內(nèi)容記下，轉(zhuǎn)告上司 。 上司不能接的電話，要另約時間，或?qū)?nèi)容轉(zhuǎn)告。 （ 2）來訪擋駕。先問情來由，判斷有無必要引見給上司，或先作請示。 （ 3）會議、活動擋駕。對無必要的會議和活動文員要替上司委婉地拒絕。 4．提高會議效率可以有哪些做法？ 參考答案： 遵循法律法規(guī)、合理確定會議目標、確定必要的與會者、減少會議數(shù)量、縮小會議規(guī)模、簡化會議程序、縮短會議時間、控制會議經(jīng)費、分析會議成本。 5．簡要說明會議紀要的概念，會議紀要有什么作用？形式是怎樣的？ 參考答案： 簡 要說明會議紀要的概念，會議紀要有什么作用？形式是怎樣的？ 會議紀要是用來記載、傳達會議情況和議定事項的一種正式公文。它是在會議記錄的基礎(chǔ)上概括、提煉而成，擇要反映會議的精神和情況。 會議紀要具有溝通情況、交流經(jīng)驗、統(tǒng)一認識、指導(dǎo)工作的作用。 可以用于向上級匯報會議情況；也可以分發(fā)給平級或下屬單位，以傳達會議精神和議定事項，或要求與會單位共同遵守、執(zhí)行。 有兩種形式： （ 1）議決性會議紀要。是與會者經(jīng)過商議，對某些問題作出一致決定，需要共同遵守、執(zhí)行時寫下的文字依據(jù)。 （ 2）周知性會議紀要。用于傳達會議情況， 傳播信息、交流經(jīng)驗而作的紀實性文件。 6．什么是文員的擋駕方法？主要的擋駕法有哪幾種？一般應(yīng)怎樣做？ 參考答案： 什么是文員的擋駕方法？主要的擋駕法有哪幾種？一般應(yīng)怎樣做？ 對于上司不必要接見的來訪者，不必要參加的邀請性活動，不想接聽的電話，由文員出面阻擋或謝絕。文員沒有必要把真正原因告訴對方，只需要禮貌地、委婉地達到阻擋或拒絕的目的即可。 （ 1）電話擋駕。上司不愿接的電話，文員要告訴對方，暫時不能接或上司不在，將內(nèi)容記下，轉(zhuǎn)告上司 。 上司不能接的電話，要另約時間，或?qū)?nèi)容轉(zhuǎn)告。 （ 2）來訪擋駕。先問情來由 ，判斷有無必要引見給上司，或先作請示。 （ 3）會議、活動擋駕。對無必要的會議和活動文員要替上司委婉地拒絕。 7．文員處于社交場合時，引出的話題哪些是屬于合適的？哪些是不合適的？ 參考答案： 合適的話題 ： 第 14 頁 共 30 頁 （ 1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題； （ 2）一般人喜聞樂見的話題； （ 3）顯示地方或民族色彩的話題； （ 4）比較高雅的話題，如中外名著、展覽會等； （ 5）積極、健康的生活體驗的話題。 風(fēng)趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話。 不合適的話題包括： （ 1）應(yīng)當忌諱的話題 ； （ 2）令人不快的話題。過于敏感的話 題 ； （ 3）自己不甚熟悉的話題?？湟约旱脑掝} ； （ 4）庸俗的、色情的話題 ； （ 5）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。 8．文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？ 參考答案： 有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng) 。