【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 否有遺漏。 9．辦公室人員為了說(shuō)服對(duì)方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪些？ 讓對(duì)方接受自己的看法而沒(méi)有勉強(qiáng)的感覺(jué)；用語(yǔ)言和態(tài)度去打動(dòng)別人；清楚的知道最想說(shuō)什么；了解并研究對(duì)方的立場(chǎng)和意向；以誠(chéng)懇的態(tài)度為對(duì)方著想而發(fā)言。 10．單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？ p 1 單位印章 ,套印章鋼印 ,領(lǐng)導(dǎo)人簽名章 ,其他印章刻制公章有兩種情況 :一種是由上級(jí)主管機(jī)關(guān)刻制頌發(fā)另一種由法人代表申請(qǐng) ,經(jīng)主管部門(mén)批準(zhǔn) ,公安部門(mén)登記后由專(zhuān)門(mén)刻制廠刻制公 章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用 ,其他印章也應(yīng)專(zhuān)人專(zhuān)用加蓋公章 ,是哪一級(jí)的公章 ,須經(jīng)哪一級(jí)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn) ,并審核簽名將蓋用文件名稱(chēng) ,編號(hào) ,日期 ,簽發(fā)人 ,領(lǐng)用人 ,蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記功日蓋印章必須做到用力均勻 ,使印章端正 ,完整 ,不歪斜 ,更不能顛倒凡以單位名義發(fā)出的公文 ,信函等都必須加蓋單位公章方能有效 1 命令 令 2 決定 3 公告 。通告 4 通知 通報(bào) 5 議案 6 報(bào)告 7 請(qǐng)示 8 批復(fù) :意見(jiàn) 9 函 1 0 會(huì)議紀(jì) 1 版頭 ,發(fā)文字號(hào) ,印刷順序號(hào) 2 密級(jí) ,緊急程度 3 簽發(fā)人姓名 4 公文標(biāo)題 5 主送機(jī)關(guān) 6 正文 ,附件 7 發(fā)文機(jī)關(guān) ,成文日期 ,機(jī)關(guān)印章 8 注釋 ,閱讀 發(fā)送 范圍 9 主題詞 10 抄送單位 ,印發(fā)說(shuō)明 1 擬稿 . 2 核稿 .是指擬稿人員的上級(jí)負(fù)責(zé)人對(duì)初稿的審查和核實(shí) 3 簽發(fā) .指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿的最后審定 ,簽字發(fā)出 4 編號(hào) .已經(jīng)簽發(fā)的文件 ,由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào) 5 繕印 .對(duì)已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進(jìn)行謄清 ,復(fù)印或排版印制 . 6 校對(duì) ,指將文件的謄寫(xiě)稿 ,打印稿或清樣按定稿核對(duì)校正 7 用印 ,是指在完成的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章 . 8 登記 9 分發(fā) .指對(duì)準(zhǔn)備發(fā)出的 文件 :進(jìn)行分裝和發(fā)送 .― 267 1 文秘或檔案人員把文書(shū)按照某些共同特征組合成案卷 ,稱(chēng)為 立卷特征 2 按問(wèn)題特征立卷 3 按作者特征立卷 4 按文種特征立卷 5 按時(shí)間特征立卷 6 按地區(qū)特征立卷 7 按通訊者特征立卷 8 在運(yùn)用六個(gè)特征立卷時(shí) ,需要運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上的特征組合每一個(gè)案卷電話(huà)放在辦公桌左邊 ,便于左手摘機(jī) ,右手做記錄 。電腦放在右邊新文件夾放需要翻譯的資料 ,在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條各種筆 ,膠水 ,剪刀 ,印盒等文具分門(mén)別類(lèi)放在文具用品盒內(nèi)參考書(shū)應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)墨水放置在儲(chǔ)物架底層 ,復(fù)印紙放在下面幾層 1 接受任務(wù) 2 了解來(lái)賓 3 制訂計(jì)劃 4 預(yù)訂食宿 5 迎接來(lái)賓 6 商議日程 7 安排會(huì)談 8 陪同參觀 9 送別客人 10 接待小結(jié) 1 會(huì)議的名稱(chēng) 2 出席會(huì)議者的姓名或組織 ,部門(mén)的名稱(chēng) 3 日期 ,時(shí)間 開(kāi)始到結(jié)束的預(yù)定時(shí)刻 4 地點(diǎn) : 具體在幾樓幾號(hào)會(huì)議室 議題 或者議事日程 6 主辦者的聯(lián)絡(luò)處 ,電話(huà)號(hào)碼等 7 開(kāi)會(huì)所在地 ,建筑物名稱(chēng) ,幾樓 ,電話(huà)號(hào)碼 必要時(shí)可附上地圖 8 注意事項(xiàng) ,是否備有餐點(diǎn) ,有否停 車(chē)場(chǎng) ,或當(dāng)天應(yīng)備的資料等 1 座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專(zhuān)家和學(xué)者 ,能獨(dú)立思考 ,有主見(jiàn)又敢于發(fā)表意見(jiàn)者 2 座談會(huì)以小型為主 ,人數(shù)以七 ,八人為宜 3 座談會(huì)上 ,文秘人員應(yīng)與主持人密切配合 4 主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo) ,組織 ,可不做記錄 5 詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做 6 座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定 ,可長(zhǎng)可短 7 會(huì)場(chǎng)應(yīng)準(zhǔn)備些飲料 ,茶點(diǎn) ,邊吃邊談 ,可使氣氛輕松 1 要替搭車(chē)回去的人安排車(chē)子 2 在接待處暫時(shí)代為保管的衣物 ,不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng) ,冒領(lǐng) 3 有留話(huà)時(shí) ,切記務(wù)必傳達(dá) 4 檢查會(huì)場(chǎng)有無(wú)物品遺漏 5 要為參加會(huì)議的人員送行 6 文秘人員離去前 ,要檢查煙灰缸 ,字紙簍有無(wú)易燃的東西 ,如有 ,則必須加以熄滅 7 桌 ,椅早先若有移動(dòng) ,必須還原 。洗滌煙灰缸 ,茶具等 ,并收拾妥當(dāng) ,倒去垃圾 8 攜帶進(jìn)會(huì)場(chǎng)的資料和會(huì)議用品要記得帶回 9 關(guān)緊門(mén)窗并上鎖247。 8 3 S――參加會(huì)議人員每小時(shí)人均其他收入數(shù)；其他收入為 2． 5 元。 600247。 30247。 8 4 T――參加會(huì)議人員人均到會(huì)時(shí)間為 5 小時(shí)； 5 n――參加會(huì)議人數(shù)為50 人 46+4 ； 6 后勤開(kāi)支――等于支票開(kāi)支、現(xiàn)金開(kāi)支和實(shí)物開(kāi)支的 總和為 800 200+100+10 50 7 會(huì)議成本一 6 10+2． 5 5 50+800 18750 一 800 19550 元 8．文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？ P196 1 整理好旅行過(guò)程中所有的單據(jù) ,憑證 ,送上司審閱 ,簽字后向財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)銷(xiāo) ,或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用 2 回到公司上班后 ,應(yīng)將出差過(guò)程以及有關(guān)事務(wù)寫(xiě)出工作匯報(bào) .如果是與上司同行的 ,可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告 ,送上司過(guò)目或批準(zhǔn) ,然后存檔備案 3 盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài) ,繼續(xù)做旅行前未完的工作 4 把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士 ,單位等情況做好記錄 ,以便將來(lái)有用 5 對(duì)在旅行過(guò)程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門(mén)和人員 ,分別去函或去電表示感謝 1 準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息 .旅行計(jì)劃表要說(shuō)明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn) ,是乘飛機(jī)還是汽車(chē) ,火車(chē)或輪船 ,出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間 ,座位情況 ,旅館情況 . 2 制定約會(huì)計(jì)劃 .約會(huì)計(jì)劃表包括 :城市名和省 州 名 如果是國(guó)外旅行 ,寫(xiě)明城市名和國(guó)家名 ,日期和時(shí)間 ,與上司約會(huì)者的姓名 ,公司和地址 ,電話(huà)號(hào)碼 . 3 為商務(wù)洽談收集資料 . 4 決定旅行用品 .把上司作商務(wù)旅行時(shí)需要帶的用品列出清單 . 5 考慮行李問(wèn)題 .通過(guò)航空公司出版的旅行計(jì)劃手冊(cè)或旅行社代辦人信息 .為每件 :行李準(zhǔn)備識(shí)別標(biāo)簽 . 6 安排差旅費(fèi) . 7 建立旅行――旅館信息資料庫(kù) .隨時(shí)與旅行社聯(lián)系 ,建立最新信息充實(shí)自己的資料庫(kù) . 8 辦理旅行保險(xiǎn) ,如意外傷害保險(xiǎn)等 1 客人的選擇 .確定名單 ,再請(qǐng)上司核定 . 2 確定時(shí)間 .如果是涉外宴請(qǐng) ,宴請(qǐng)時(shí)間應(yīng)該按照國(guó)際慣例 ,征詢(xún)客人的意見(jiàn) ,要避免選擇對(duì)方的重大節(jié)假日 . 3 會(huì)場(chǎng)的選擇 .要考慮宴會(huì)的性質(zhì) ,客人的數(shù)目 ,以及預(yù)算費(fèi)用等 ,考慮宴會(huì)的形式與氣 1 在贈(zèng)禮前必須搞清贈(zèng)禮目的 ,如是為周年慶典 ,生日 ,結(jié)婚 ,榮升 ,喬遷 ,或是圣誕節(jié) ,中秋節(jié)等 2 還要清楚贈(zèng)禮對(duì)象身份 ,愛(ài)好 ,文化背景 ,性格習(xí)慣等 。 3 在日歷上應(yīng)該清楚地標(biāo)明節(jié)日活動(dòng)安排以引起上司的注意 .時(shí)間如何取決于當(dāng)?shù)氐馁?gòu)物環(huán)境 . 4 還應(yīng)熟知以下規(guī)則 :除非上司有特殊的要求 ,不必送太昂貴的禮物 ,只要用心為對(duì)方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可 . 5 要看對(duì)方的實(shí)際情況選擇禮品 ,做到恰如其分 ,適合對(duì)方 . 6 贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià) ,并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下 . 7 如果不是親自送禮 ,應(yīng)該在 禮物的外包裝上寫(xiě)上贈(zèng)送者的姓名或附上名片 ,賀卡 . 8 文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單 ,上司可以在上面作一些增減 ,表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見(jiàn) ,以及標(biāo)明價(jià)格范圍 . 9 為了避免所送禮物的重復(fù) ,文秘人員應(yīng)該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄清楚德方總經(jīng)理的愛(ài)好 ,文化背景 ,性格習(xí)慣等求上司意見(jiàn)或同意 ,在允許的錢(qián)款額度范圍內(nèi)選購(gòu)禮物較合適的生日禮物是有中國(guó)特色的 ,總經(jīng)理又比較喜歡的物品贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià) ,并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下附上賀卡寫(xiě)上中國(guó)公司的名稱(chēng) ,讓上司親自送給德方總經(jīng) 理小付應(yīng)把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險(xiǎn)箱內(nèi) ,鑰匙隨身攜帶每次用畢應(yīng)將印章加鎖存放 ,隨印隨鎖如因事外出 ,須經(jīng)批準(zhǔn)交他人代管加蓋單位公章 ,須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn) ,并審核簽名并要將蓋用文件名稱(chēng) ,編號(hào) ,日期 ,簽發(fā)人 ,領(lǐng)用人 ,蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記加蓋印章必須做到用力均勻 ,使印章端正 ,完整?????????? ..上司回來(lái)后，陳小姐也沒(méi)有把來(lái)電的事告知上司。過(guò)了一星期，上司提起他剛談成一筆大生意，以 美元一打賣(mài)出了 100 萬(wàn)打。陳小姐突口而出：“啊呀，上星期有人問(wèn) 1． 6 美元一打行不行，我知道你的定價(jià)是 ，就說(shuō)不行的。”上司 當(dāng)即臉色一變說(shuō)：“你被解雇了”，陳小姐哭喪著臉說(shuō)：“為什么？”上司說(shuō)：“你犯了五個(gè)錯(cuò)?！标愋〗惚唤夤褪且?yàn)樯纤菊f(shuō)她犯了五個(gè)錯(cuò)，分別是什么？她在電話(huà)禮儀方面還犯了哪些錯(cuò)？參考答案：五個(gè)錯(cuò)： 1 該問(wèn)的沒(méi)有問(wèn) 指對(duì)方情況，手套的需要量 ； 2 該記的沒(méi)有記錄 對(duì)方的姓名、公司、電話(huà)號(hào)碼 ； 3 該說(shuō)的沒(méi)有說(shuō) 沒(méi)有及時(shí)向上司匯報(bào) ； 4 不該說(shuō)的卻說(shuō)了 價(jià)格上的自作主張，不向上司請(qǐng)示 ； 5 不懂得保護(hù)自己 即使自己自作主張拒絕了對(duì)方，犯了錯(cuò)誤，也沒(méi)必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地 。 電話(huà) 禮儀方面：（ 1）接電話(huà)時(shí)沒(méi)有自報(bào)家門(mén)； 2 不等對(duì)方說(shuō)完，就“啪”掛上電話(huà)。 2．文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負(fù)責(zé)處理公司的郵件。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話(huà)，她讓送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話(huà)，一邊拿過(guò)筆簽了字。打完電話(huà)，心不在焉地把所有的信都剪開(kāi)了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒(méi)有注意。她抽出所有的信紙，放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊。鄧小姐拿起一張信紙看了起來(lái)，只見(jiàn)上面寫(xiě)著：“親愛(ài)的紅：??