【文章內(nèi)容簡介】 稅和 其他專用發(fā)票、支票、憑證、會計(jì)專用辦公性用品。 3. 3 包裝耗材主要是指收銀用購物包裝袋以及生鮮商品包裝托盤、保鮮膜、撕裂帶等用品。 4． 0職責(zé) 4. 1 行政部經(jīng)理 /客服經(jīng)理 /值班店長 /負(fù)責(zé)電話服務(wù) 的檢核。 4. 2 行政部負(fù)責(zé)每月對電話費(fèi)用的產(chǎn)生進(jìn)行檢查。 5． 0工作程序 5. 1 領(lǐng)用時(shí)間 以部門為單位，每月集中領(lǐng)用辦公用品時(shí)間為每月第一周的周二、 周三（遇節(jié)假日順延）； 員工個(gè)人平時(shí)領(lǐng)用辦公用品時(shí)間為周一或周四下午 1： 304： 30； 新到崗員工在報(bào)到之日領(lǐng)取辦公用品。 申購程序 每月第四周的周一，行政部將下月的《辦公耗品申購單》報(bào)給各部門經(jīng)理或部門負(fù)責(zé)領(lǐng)取辦公用品的人員，各部門根據(jù)下月辦公用品的實(shí)際需求填寫，并于周五前將部門經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)簽 字后的申購單交行政部。 5. 3 領(lǐng)用程序 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 17 / 60 各部門應(yīng)按《辦公耗品申購單》的品種和數(shù)量到行政部填寫《辦公耗品領(lǐng)取表》。 將《辦公耗品領(lǐng)取表》請部門經(jīng)理審批。 憑審批后的辦公耗品領(lǐng)取表到行政部領(lǐng)取。 5. 4 費(fèi)用核算辦法 每月每位員工的日常辦公用品費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)為 30元（任何個(gè)人用筆不允許領(lǐng)用），如果當(dāng)月部門辦公用品費(fèi)用超過標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，必須報(bào)總經(jīng)理審批。 對于復(fù)印機(jī)、打印機(jī)的墨粉、硒鼓；會議室所用的白板筆、辦公區(qū)所用的垃圾袋、紙杯、傳真紙、植物鮮花租擺、純凈水 等消耗品，根據(jù)每月的使用量按各部門人數(shù)攤銷，但不作為部門辦公用品費(fèi)用的考核依據(jù) 。 每月財(cái)務(wù)盤點(diǎn)日行政部將當(dāng)月各部門的《行政費(fèi)用月報(bào)表》報(bào)部門經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)。同時(shí)，可到行政部處查詢各項(xiàng)費(fèi)用的明細(xì)。 聯(lián)營廠商或其他非自營部門領(lǐng)取包裝耗材需登記并于月底由財(cái)務(wù)部門根據(jù)行政部核算報(bào)表統(tǒng)一收取費(fèi)用。 5. 5 特殊情況處理辦法 若領(lǐng)用計(jì)劃外辦公用品時(shí)，經(jīng)使用部門經(jīng)理批準(zhǔn)后，由行政部在 4日內(nèi)安排采購。 若領(lǐng)用特殊的專業(yè)用辦公用品時(shí)，經(jīng)行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后，可由使用部門自行購買，憑 購物發(fā)票到行政部報(bào)銷。 若行政部購買的辦公用品規(guī)格、品種不符合使用部門要求時(shí)，使用部門可提出建議，若所需費(fèi)用低于部門費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，行政部將予以采納。 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 18 / 60 第七章 合同管理制度 1． 0目的 為規(guī)范本公司合同管理工作，根據(jù)《中華人民共和國經(jīng)濟(jì)合同法》和其他有關(guān)法律法規(guī)之規(guī)定，制定本制度。 2． 0適用范圍 本規(guī)定 適用于合同管理工作。 3． 0名詞解釋 3. 1本制度所稱合同是指以本公司名義對外簽訂的合同、協(xié)議。 4． 0職責(zé) 4. 1 公司對外所簽訂的合同由行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理。 5． 0工作程序 5. 1 合同條款 ，并應(yīng)具備以下主要條款： (指貨款、勞務(wù)、工程項(xiàng)目等 )； ； ； 、地點(diǎn)和方式； 。 ： (注明牌號或商標(biāo) )、品種、型號、規(guī)格、等級、花色以及生產(chǎn)廠家； (含質(zhì)量要求 )； ； 裝物的供應(yīng)與回收； 、交貨方法、運(yùn)輸方式、到貨地點(diǎn) (包括專用線、碼頭 )； （接）貨單位或提（接）貨人； (提 )貨期限； ； ； 、開戶銀行、帳戶名稱、帳號、結(jié)算單位； ； 。 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 19 / 60 5. 2簽訂合同的主體資格 合同必須以公司的名義對外簽訂。公司法定代表人有代表公司對外簽訂合同的權(quán)利。除法定代 表人外，其他人對外簽訂合同必須由法定代表人授權(quán)。 簽訂合同必須加蓋合同專用章或公司章。合同專用章由公司辦公室指定專人負(fù)責(zé)保管和使用，購銷合同專用章由采購部指定專人負(fù)責(zé)保管和使用。 5. 3合同的履行 、實(shí)際履行，切實(shí)做到 “重合同、守信用 ”。 5. 4 合同的變更和解除 合同需要變更或解除，應(yīng)在雙方協(xié)商一致的基礎(chǔ)上書面變更合同內(nèi)容或解除合同。我方在合同履行過程中認(rèn)為應(yīng)當(dāng)變更或解除合同的，必須立即以書面形式通知對方，征得對方同意。對方在十五 天內(nèi)未作答復(fù)的視為默認(rèn)。 對方要求變更、解除經(jīng)濟(jì)合同，我方對此有異議的，必須在十五天內(nèi)予以答復(fù)。 以上所稱書面形式包括文書 (信函 )、傳真和圖表。信函必須采用掛號形式。 5. 5 爭議的解決 合同簽訂后發(fā)現(xiàn)對方未按合同的約定履行，必須自發(fā)現(xiàn)之日起三天內(nèi)向?qū)Ψ教岢?(書面形式 )。對方應(yīng)承擔(dān)繼續(xù)履行、采取補(bǔ)救措施或者賠償損失等違約責(zé)任。 合同履行中發(fā)生爭議應(yīng)首先通過協(xié)商解決，協(xié)商不成時(shí)，可以根據(jù)雙方協(xié)議向經(jīng)濟(jì)合同仲裁委員會申請仲裁，或者向人民法院起訴。 5. 6 合同管理 公司辦公室為合同管理部門，負(fù)責(zé)合同的用印、收集、歸檔、檢查和重大合同糾紛的處理工作。涉及部門具體工作內(nèi)容的合同（如購銷合同）的草擬、審核、合同文本及關(guān)聯(lián)來往函件的收集、合同履行過程中所發(fā)生的變更、解除等工作由公司各職能部門負(fù)責(zé)，公司法定代表人或授杈委托人進(jìn)行審批。除購銷合同由采購部自行存檔，均應(yīng)交辦公室存檔。 門店合同、協(xié)議的審核、用印、收集、歸檔、檢查均由各門店按照本合同法規(guī)操作，合同履行過程中所發(fā)生的變更、解除工作由各門店自行負(fù)責(zé)。 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 20 / 60 第八章 介紹信、印鑒管理制度 1． 0目的 為規(guī) 范本公司介紹信的開具及印鑒的使用，特制定本制度。 2． 0適用范圍 本規(guī)定 適用于介紹信及印鑒使用管理工作。 3． 0職責(zé) 3. 1 公司介紹信印鑒（采購部除外）由行政部統(tǒng)一管理。 4． 0工作程序 4. 1 介紹信管理 公司介紹信由公司行政部統(tǒng)一管理，公司各部門對外聯(lián)系工作需要 開具行政介紹信，必須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意，并在介紹信的存根上簽字。 填寫介紹信必須用鋼筆，字跡清楚，不能涂改，要寫明單位名稱、 事由，并注明年、月、日和有效期，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得開具空 白介紹信。介紹信存根應(yīng)由行政部保 管。 開具的介紹信應(yīng)妥善保管，不得丟失。未經(jīng)使用的在有效期內(nèi)的介 紹信如遺失，應(yīng)立即報(bào)行政部處理。未經(jīng)使用的已過有效期的介紹 信應(yīng)交行政部注銷。 4. 2 印章管理 適用于公司范圍內(nèi)的印章刻制、使用、保管和注銷。所指印章包括： 、公司合同章 、總經(jīng)理印章 、分公司章 、領(lǐng)用 印章由行政部經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后統(tǒng)一刻制，門店、分公司章也 可以經(jīng)行政部同意委托門店 或分公司刻制。印章刻制后應(yīng)由 行政部預(yù)留印鑒，使用部門簽字領(lǐng)用。 印章的保管 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 21 / 60 公司公章、合同章、法定代表人章、總經(jīng)理章、門店合同章由 行政部保管，用于購銷合同的公司合同章由采購部保管，票據(jù) 專用的企業(yè)負(fù)責(zé)人印章由財(cái)務(wù)部門保管，其他印章由所屬部門 分別保管。上述各部門均應(yīng)指定專人保管印章，印章應(yīng)存放在 加鎖的專柜內(nèi)。 、合同章、法定代表人章、總經(jīng)理章的使用：凡需蓋 公司印鑒的須填寫用印單。經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由行政部用 印。用印單由行政部 妥善保管備查。蓋部門印鑒的須經(jīng)部門領(lǐng) 導(dǎo)批準(zhǔn)。 a. 凡涉及有資金進(jìn)出的（采購部購銷合同除外）均由總經(jīng)理簽字后用印。 b. 采購部購銷合同由分管副總經(jīng)理簽字后用印。 c. 除 ，由總經(jīng)理或總經(jīng)理室分管負(fù)責(zé)人簽字后用印。 d. 財(cái)務(wù)、人事報(bào)表由部門負(fù)責(zé)人簽字后用印，但涉及必須由財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字的，應(yīng)當(dāng)在其簽字后方得用印。 、法定代表人章的使用： 。 、店長助理簽字后用印。 章的使用： 職能部門章一般在公司內(nèi)部使用，由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)用印。 ： ，但涉及有資金進(jìn)出內(nèi)容的， 。 4. 3 印章的注銷 不再使用的印章應(yīng)由行政部統(tǒng)一收回，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。行 政部收回并銷毀印章，應(yīng)由行政部負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人在原預(yù)留印鑒 處簽字并注明注銷日期。 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 22 / 60 第九章 車輛使用管理辦法 1． 0目的 為規(guī)范公司公車使用、保管，加強(qiáng)車輛管理，制定本辦法。 2． 0適用范圍 本辦法適用公司范圍內(nèi)全部 公車。 3． 0職責(zé) 3. 1 公司行政部負(fù)責(zé)車輛的調(diào)度、清洗、保養(yǎng)、維修，完成車輛的年檢、養(yǎng)路費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)等費(fèi)用的交付工作。公司行政部有權(quán)定期檢查門店車輛管理情況，并組織駕駛員定時(shí)參加有關(guān)交通法規(guī)的學(xué)習(xí)，確保安全用車。 3. 2 車輛由駕駛員專人定車保管、使用，不得隨意借給他人使用。如確有需要外借，須請示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意。 4． 0工作程序 4. 1 公司用車的使用范圍 公司車輛為公司領(lǐng)導(dǎo)成員工作及門店運(yùn)營之用。各部門因工作特殊需要用車的，可以照顧安排使用。 4. 2 用車安排 公司辦公室負(fù) 責(zé)對公司本部用車統(tǒng)一調(diào)度。部門有需要用車的，應(yīng)事先至辦公室登記，由車輛調(diào)度員合理安排用車。 門店車輛原則上由門店自行調(diào)配，公司總部如有特殊需要的，有義務(wù)在不影響正常運(yùn)營的前提下服從統(tǒng)一調(diào)配。 4. 3 出車 駕駛員出車必須帶齊證件，嚴(yán)格遵守交通法規(guī)和道路交通管理辦法安全行車。嚴(yán)禁無證駕車。 嚴(yán)禁私自將車借給他人使用。 4. 4 事故處理 發(fā)生行車事故，駕駛員應(yīng)按照交通法規(guī)和保險(xiǎn)賠償?shù)囊?guī)定迅速處理，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。我方駕駛員在 事故中負(fù)有責(zé)任的，應(yīng)按責(zé)任大小處以適當(dāng)罰款。 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 23 / 60 4. 5機(jī)動駕駛員崗位責(zé)任制（附件 2） 嚴(yán)格遵守國家法令，自覺從嚴(yán)要求，模范執(zhí)行交通規(guī)，服從交管人員的指揮。 做到一要（要做到行車精力精中，嚴(yán)格執(zhí)行三檢制度），三勤（勤檢查、勤緊固、勤保養(yǎng)），嚴(yán)禁酒后駕車。嚴(yán)禁將車輛交給無證人員駕駛。 愛護(hù)車輛，努力鉆研業(yè)務(wù)知識，不斷提高技術(shù)水平。 自覺遵守安全學(xué)習(xí)制度，準(zhǔn)時(shí)參加學(xué)習(xí)，總結(jié)行車經(jīng)驗(yàn)及事故教訓(xùn)。 努力提高服務(wù)質(zhì)量，不斷改善服務(wù)態(tài)度，聽從用車人員安排。 服從行政部調(diào)遣，根據(jù)實(shí)際出車情況，認(rèn)真填寫用車單。 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 24 / 60 第十章 檔案管理制度 1． 0目的 為規(guī)范檔案管理工作，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，結(jié)合公司具體情況，制訂本制度。 檔案工作必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行國家法律規(guī)定以及集團(tuán)公司、本公司制訂的有關(guān)保密、保衛(wèi)制度，確保檔案和檔案機(jī)密的安全。 2． 0適用范圍 本辦法適用公司范圍內(nèi)檔案管理工作。 3． 0職責(zé) ，其職責(zé)是： 檔案 ,切實(shí) 保證檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。 負(fù)責(zé)檔案材料的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)，對各部門的立卷歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督； ，開展利用工作，充分發(fā)揮檔案的作用。 、健全檔案管理制度，確保檔案安全保密。 3. 2 檔案工作人員要保持相對穩(wěn)定，不應(yīng)隨意調(diào)動。 4． 0工作程序 4. 1 文案檔案的管理制度 、 會議文件、會議材料、圖紙報(bào)表等均屬文書材料，一律 交部門 立卷歸檔，個(gè)人不得私自留存。 公司經(jīng)營及外事工作活動中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，均由各線條文書人員匯總立卷，定期向檔案室移交。 公司和各部室負(fù)責(zé)人及承辦人員應(yīng)及時(shí)將文件傳閱送出，最后將原件交歸立卷部門，各部室人員外出開會帶回的文件應(yīng)及時(shí)送行政部，按規(guī)定辦理登記手續(xù)后再傳閱。 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 25 / 60 各部室應(yīng)在第二年的一季度內(nèi)將需要存檔的文書向檔案室移交歸檔。 檔案管理員應(yīng)主動收集、接收公司系統(tǒng)的檔案。 檔案的整理、立卷和保管 檔 案員按年度對上級各種重要文件，公司（行政部統(tǒng)一上報(bào)下發(fā)）的各種文件進(jìn)行規(guī)范整理、立卷、填寫卷內(nèi)目錄及備考表。 歸檔的文件，要求文件的原稿（必須用鋼筆書寫，采用藍(lán)黑墨水或碳素墨水）和打印件、正文與批復(fù)、主件與附件一同組卷歸檔，不得缺項(xiàng)或分開保存。 歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整，要按照文件之間的歷史聯(lián)系，分類整理、立卷。 檔案室應(yīng)根據(jù)國家檔案局有關(guān)鑒定檔案保存價(jià)值的保管期限的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，結(jié)合公司具體情況，編制相應(yīng)的檔案保管期