【文章內(nèi)容簡介】 稅和 其他專用發(fā)票、支票、憑證、會計專用辦公性用品。 3. 3 包裝耗材主要是指收銀用購物包裝袋以及生鮮商品包裝托盤、保鮮膜、撕裂帶等用品。 4． 0職責 4. 1 行政部經(jīng)理 /客服經(jīng)理 /值班店長 /負責電話服務 的檢核。 4. 2 行政部負責每月對電話費用的產(chǎn)生進行檢查。 5． 0工作程序 5. 1 領用時間 以部門為單位，每月集中領用辦公用品時間為每月第一周的周二、 周三（遇節(jié)假日順延）； 員工個人平時領用辦公用品時間為周一或周四下午 1： 304： 30； 新到崗員工在報到之日領取辦公用品。 申購程序 每月第四周的周一，行政部將下月的《辦公耗品申購單》報給各部門經(jīng)理或部門負責領取辦公用品的人員，各部門根據(jù)下月辦公用品的實際需求填寫，并于周五前將部門經(jīng)理以上領導簽 字后的申購單交行政部。 5. 3 領用程序 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 17 / 60 各部門應按《辦公耗品申購單》的品種和數(shù)量到行政部填寫《辦公耗品領取表》。 將《辦公耗品領取表》請部門經(jīng)理審批。 憑審批后的辦公耗品領取表到行政部領取。 5. 4 費用核算辦法 每月每位員工的日常辦公用品費用標準為 30元（任何個人用筆不允許領用），如果當月部門辦公用品費用超過標準時，必須報總經(jīng)理審批。 對于復印機、打印機的墨粉、硒鼓；會議室所用的白板筆、辦公區(qū)所用的垃圾袋、紙杯、傳真紙、植物鮮花租擺、純凈水 等消耗品，根據(jù)每月的使用量按各部門人數(shù)攤銷，但不作為部門辦公用品費用的考核依據(jù) 。 每月財務盤點日行政部將當月各部門的《行政費用月報表》報部門經(jīng)理以上領導。同時，可到行政部處查詢各項費用的明細。 聯(lián)營廠商或其他非自營部門領取包裝耗材需登記并于月底由財務部門根據(jù)行政部核算報表統(tǒng)一收取費用。 5. 5 特殊情況處理辦法 若領用計劃外辦公用品時，經(jīng)使用部門經(jīng)理批準后，由行政部在 4日內(nèi)安排采購。 若領用特殊的專業(yè)用辦公用品時，經(jīng)行政部經(jīng)理批準后，可由使用部門自行購買，憑 購物發(fā)票到行政部報銷。 若行政部購買的辦公用品規(guī)格、品種不符合使用部門要求時，使用部門可提出建議，若所需費用低于部門費用標準，行政部將予以采納。 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 18 / 60 第七章 合同管理制度 1． 0目的 為規(guī)范本公司合同管理工作，根據(jù)《中華人民共和國經(jīng)濟合同法》和其他有關(guān)法律法規(guī)之規(guī)定，制定本制度。 2． 0適用范圍 本規(guī)定 適用于合同管理工作。 3． 0名詞解釋 3. 1本制度所稱合同是指以本公司名義對外簽訂的合同、協(xié)議。 4． 0職責 4. 1 公司對外所簽訂的合同由行政部負責統(tǒng)一管理。 5． 0工作程序 5. 1 合同條款 ，并應具備以下主要條款： (指貨款、勞務、工程項目等 )； ； ； 、地點和方式； 。 ： (注明牌號或商標 )、品種、型號、規(guī)格、等級、花色以及生產(chǎn)廠家； (含質(zhì)量要求 )； ； 裝物的供應與回收； 、交貨方法、運輸方式、到貨地點 (包括專用線、碼頭 )； （接）貨單位或提（接）貨人； (提 )貨期限； ； ； 、開戶銀行、帳戶名稱、帳號、結(jié)算單位； ； 。 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 19 / 60 5. 2簽訂合同的主體資格 合同必須以公司的名義對外簽訂。公司法定代表人有代表公司對外簽訂合同的權(quán)利。除法定代 表人外，其他人對外簽訂合同必須由法定代表人授權(quán)。 簽訂合同必須加蓋合同專用章或公司章。合同專用章由公司辦公室指定專人負責保管和使用，購銷合同專用章由采購部指定專人負責保管和使用。 5. 3合同的履行 、實際履行，切實做到 “重合同、守信用 ”。 5. 4 合同的變更和解除 合同需要變更或解除，應在雙方協(xié)商一致的基礎上書面變更合同內(nèi)容或解除合同。我方在合同履行過程中認為應當變更或解除合同的，必須立即以書面形式通知對方，征得對方同意。對方在十五 天內(nèi)未作答復的視為默認。 對方要求變更、解除經(jīng)濟合同，我方對此有異議的，必須在十五天內(nèi)予以答復。 以上所稱書面形式包括文書 (信函 )、傳真和圖表。信函必須采用掛號形式。 5. 5 爭議的解決 合同簽訂后發(fā)現(xiàn)對方未按合同的約定履行，必須自發(fā)現(xiàn)之日起三天內(nèi)向?qū)Ψ教岢?(書面形式 )。對方應承擔繼續(xù)履行、采取補救措施或者賠償損失等違約責任。 合同履行中發(fā)生爭議應首先通過協(xié)商解決，協(xié)商不成時，可以根據(jù)雙方協(xié)議向經(jīng)濟合同仲裁委員會申請仲裁，或者向人民法院起訴。 5. 6 合同管理 公司辦公室為合同管理部門，負責合同的用印、收集、歸檔、檢查和重大合同糾紛的處理工作。涉及部門具體工作內(nèi)容的合同（如購銷合同）的草擬、審核、合同文本及關(guān)聯(lián)來往函件的收集、合同履行過程中所發(fā)生的變更、解除等工作由公司各職能部門負責，公司法定代表人或授杈委托人進行審批。除購銷合同由采購部自行存檔，均應交辦公室存檔。 門店合同、協(xié)議的審核、用印、收集、歸檔、檢查均由各門店按照本合同法規(guī)操作，合同履行過程中所發(fā)生的變更、解除工作由各門店自行負責。 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 20 / 60 第八章 介紹信、印鑒管理制度 1． 0目的 為規(guī) 范本公司介紹信的開具及印鑒的使用，特制定本制度。 2． 0適用范圍 本規(guī)定 適用于介紹信及印鑒使用管理工作。 3． 0職責 3. 1 公司介紹信印鑒（采購部除外）由行政部統(tǒng)一管理。 4． 0工作程序 4. 1 介紹信管理 公司介紹信由公司行政部統(tǒng)一管理，公司各部門對外聯(lián)系工作需要 開具行政介紹信，必須經(jīng)部門領導同意，并在介紹信的存根上簽字。 填寫介紹信必須用鋼筆，字跡清楚，不能涂改，要寫明單位名稱、 事由，并注明年、月、日和有效期，未經(jīng)公司領導批準不得開具空 白介紹信。介紹信存根應由行政部保 管。 開具的介紹信應妥善保管，不得丟失。未經(jīng)使用的在有效期內(nèi)的介 紹信如遺失，應立即報行政部處理。未經(jīng)使用的已過有效期的介紹 信應交行政部注銷。 4. 2 印章管理 適用于公司范圍內(nèi)的印章刻制、使用、保管和注銷。所指印章包括： 、公司合同章 、總經(jīng)理印章 、分公司章 、領用 印章由行政部經(jīng)總經(jīng)理批準后統(tǒng)一刻制，門店、分公司章也 可以經(jīng)行政部同意委托門店 或分公司刻制。印章刻制后應由 行政部預留印鑒，使用部門簽字領用。 印章的保管 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 21 / 60 公司公章、合同章、法定代表人章、總經(jīng)理章、門店合同章由 行政部保管，用于購銷合同的公司合同章由采購部保管，票據(jù) 專用的企業(yè)負責人印章由財務部門保管，其他印章由所屬部門 分別保管。上述各部門均應指定專人保管印章，印章應存放在 加鎖的專柜內(nèi)。 、合同章、法定代表人章、總經(jīng)理章的使用：凡需蓋 公司印鑒的須填寫用印單。經(jīng)公司分管領導批準，由行政部用 印。用印單由行政部 妥善保管備查。蓋部門印鑒的須經(jīng)部門領 導批準。 a. 凡涉及有資金進出的（采購部購銷合同除外）均由總經(jīng)理簽字后用印。 b. 采購部購銷合同由分管副總經(jīng)理簽字后用印。 c. 除 ，由總經(jīng)理或總經(jīng)理室分管負責人簽字后用印。 d. 財務、人事報表由部門負責人簽字后用印，但涉及必須由財務總監(jiān)簽字的，應當在其簽字后方得用印。 、法定代表人章的使用： 。 、店長助理簽字后用印。 章的使用： 職能部門章一般在公司內(nèi)部使用，由部門經(jīng)理負責用印。 ： ，但涉及有資金進出內(nèi)容的， 。 4. 3 印章的注銷 不再使用的印章應由行政部統(tǒng)一收回，經(jīng)總經(jīng)理批準后銷毀。行 政部收回并銷毀印章，應由行政部負責人和經(jīng)辦人在原預留印鑒 處簽字并注明注銷日期。 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 22 / 60 第九章 車輛使用管理辦法 1． 0目的 為規(guī)范公司公車使用、保管，加強車輛管理，制定本辦法。 2． 0適用范圍 本辦法適用公司范圍內(nèi)全部 公車。 3． 0職責 3. 1 公司行政部負責車輛的調(diào)度、清洗、保養(yǎng)、維修，完成車輛的年檢、養(yǎng)路費、保險費等費用的交付工作。公司行政部有權(quán)定期檢查門店車輛管理情況，并組織駕駛員定時參加有關(guān)交通法規(guī)的學習，確保安全用車。 3. 2 車輛由駕駛員專人定車保管、使用，不得隨意借給他人使用。如確有需要外借，須請示有關(guān)領導同意。 4． 0工作程序 4. 1 公司用車的使用范圍 公司車輛為公司領導成員工作及門店運營之用。各部門因工作特殊需要用車的，可以照顧安排使用。 4. 2 用車安排 公司辦公室負 責對公司本部用車統(tǒng)一調(diào)度。部門有需要用車的，應事先至辦公室登記，由車輛調(diào)度員合理安排用車。 門店車輛原則上由門店自行調(diào)配，公司總部如有特殊需要的，有義務在不影響正常運營的前提下服從統(tǒng)一調(diào)配。 4. 3 出車 駕駛員出車必須帶齊證件，嚴格遵守交通法規(guī)和道路交通管理辦法安全行車。嚴禁無證駕車。 嚴禁私自將車借給他人使用。 4. 4 事故處理 發(fā)生行車事故，駕駛員應按照交通法規(guī)和保險賠償?shù)囊?guī)定迅速處理，并及時向領導匯報。我方駕駛員在 事故中負有責任的，應按責任大小處以適當罰款。 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 23 / 60 4. 5機動駕駛員崗位責任制（附件 2） 嚴格遵守國家法令，自覺從嚴要求，模范執(zhí)行交通規(guī)，服從交管人員的指揮。 做到一要（要做到行車精力精中，嚴格執(zhí)行三檢制度），三勤（勤檢查、勤緊固、勤保養(yǎng)），嚴禁酒后駕車。嚴禁將車輛交給無證人員駕駛。 愛護車輛，努力鉆研業(yè)務知識，不斷提高技術(shù)水平。 自覺遵守安全學習制度，準時參加學習，總結(jié)行車經(jīng)驗及事故教訓。 努力提高服務質(zhì)量，不斷改善服務態(tài)度，聽從用車人員安排。 服從行政部調(diào)遣，根據(jù)實際出車情況，認真填寫用車單。 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 24 / 60 第十章 檔案管理制度 1． 0目的 為規(guī)范檔案管理工作，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，結(jié)合公司具體情況，制訂本制度。 檔案工作必須嚴格貫徹執(zhí)行國家法律規(guī)定以及集團公司、本公司制訂的有關(guān)保密、保衛(wèi)制度，確保檔案和檔案機密的安全。 2． 0適用范圍 本辦法適用公司范圍內(nèi)檔案管理工作。 3． 0職責 ，其職責是： 檔案 ,切實 保證檔案的完整、準確和安全。 負責檔案材料的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計，對各部門的立卷歸檔工作進行指導、監(jiān)督； ，開展利用工作，充分發(fā)揮檔案的作用。 、健全檔案管理制度，確保檔案安全保密。 3. 2 檔案工作人員要保持相對穩(wěn)定，不應隨意調(diào)動。 4． 0工作程序 4. 1 文案檔案的管理制度 、 會議文件、會議材料、圖紙報表等均屬文書材料，一律 交部門 立卷歸檔，個人不得私自留存。 公司經(jīng)營及外事工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，均由各線條文書人員匯總立卷，定期向檔案室移交。 公司和各部室負責人及承辦人員應及時將文件傳閱送出，最后將原件交歸立卷部門，各部室人員外出開會帶回的文件應及時送行政部，按規(guī)定辦理登記手續(xù)后再傳閱。 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 25 / 60 各部室應在第二年的一季度內(nèi)將需要存檔的文書向檔案室移交歸檔。 檔案管理員應主動收集、接收公司系統(tǒng)的檔案。 檔案的整理、立卷和保管 檔 案員按年度對上級各種重要文件，公司（行政部統(tǒng)一上報下發(fā)）的各種文件進行規(guī)范整理、立卷、填寫卷內(nèi)目錄及備考表。 歸檔的文件，要求文件的原稿（必須用鋼筆書寫，采用藍黑墨水或碳素墨水）和打印件、正文與批復、主件與附件一同組卷歸檔，不得缺項或分開保存。 歸檔的文件材料應齊全、完整，要按照文件之間的歷史聯(lián)系，分類整理、立卷。 檔案室應根據(jù)國家檔案局有關(guān)鑒定檔案保存價值的保管期限的標準規(guī)定，結(jié)合公司具體情況，編制相應的檔案保管期