管理文秘與實務(wù)(編輯修改稿)
2025-11-19 22:31 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 會議日程表應于開會前兩周通知讓與會者有充分的時 間準備 如是公開報名性質(zhì)的會議，除將日程表發(fā)送外，應同 時附有報名表或回執(zhí),?,會議安排,會議中： 提前到達開會現(xiàn)場，仔細檢查是否按計 劃準備好 檢查現(xiàn)場投影、麥克風效果 照顧簽到處客人入座，并確保提供客人飲用水 帶好開會所需的文件，當需要是及時提供 做好會議記錄 協(xié)調(diào)開會時可能發(fā)生的緊急事件,?,會議組織安排,會議結(jié)束后： 檢查現(xiàn)場，確保公司的財產(chǎn)和物品都帶 回公司 準備會議記錄，并將由上司簽字認可的 會議記錄發(fā)送給有關(guān)人員 將開會所用任何文件及資料存檔，方便 以后查詢,?,會談/會見的安排,會談： 場地布置為談判式 主、賓座位安排 會見： 主、賓座位 翻譯或記錄員座位,?,文檔資料管理,兩種類型的文件夾： 普通型（厚/?。簩γ總€檔案名略作 注釋 懸掛式文件夾 首先應與你的上司商量選用哪種文件夾存檔,?,存檔方式,按A—Z的順序來分：人事檔案 按內(nèi)容和主題來分：需保留一份檔案索引 按地域來分：如銷售報告 按數(shù)字來分：1— X，同樣需要一份檔案索引 按時間先后次序來分：如會議記錄、工資評定等 “其它文檔”：一些沒有特別實用價值，但可以作參考的文件可以存放于此。,?,文檔資料管理,中央文檔（ Central Filing ) 文檔資料借閱制度 幫助上司和同事做好文檔資料管理 用懸掛式文件夾來放置日常文件 存檔文件柜應靠近你的辦公區(qū)域，以便及時尋找文件,?,出差安排,機票預定 聯(lián)系旅行社預定最佳路線及價格的機票 與上司確定一個后備的訂票時間，以防第一選擇時間的機票已滿 特價機票的限制條件要告訴你的上司和同事，在得到確認后再出票 如果是出國旅行，切記時間差問題 在行程確定的最后一刻出票，以防行程改變 拿到機票后，仔細核對航班號、客人姓名及艙 位情況,?,出差安排,Thing to bring list: 提醒上司和同事勿忘應帶的物品： 身份證件和機票 入住酒店的名稱及地址 參加會議的日程表 開會用的文件資料 整個出差行程安排 如是海外會議，更應提供每程轉(zhuǎn)機行程,?,出差安排,用標準傳真格式，通過酒店銷售部預定房間：包括 — 公司名稱、客人姓名、入住時間、入住天數(shù)、付款情況、房型要求、特別要求 與上司或同事確定接機安排，同時要確認費用,?,出差安排,公司出差政策： 應熟悉公司的出差政策，特別留意針對不同級別員工入住酒店、預定機票的規(guī)定。,?,如何與你的上司及同事相處,成功秘書的共同優(yōu)點： 知道如何將對立轉(zhuǎn)為合作 永遠知道自己的上司和同事下一步需要 什么，將要做
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