管理文秘與實(shí)務(wù)(編輯修改稿)
2024-11-19 22:31 本頁面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 會(huì)議日程表應(yīng)于開會(huì)前兩周通知讓與會(huì)者有充分的時(shí) 間準(zhǔn)備 如是公開報(bào)名性質(zhì)的會(huì)議，除將日程表發(fā)送外，應(yīng)同 時(shí)附有報(bào)名表或回執(zhí),?,會(huì)議安排,會(huì)議中： 提前到達(dá)開會(huì)現(xiàn)場(chǎng)，仔細(xì)檢查是否按計(jì) 劃準(zhǔn)備好 檢查現(xiàn)場(chǎng)投影、麥克風(fēng)效果 照顧簽到處客人入座，并確保提供客人飲用水 帶好開會(huì)所需的文件，當(dāng)需要是及時(shí)提供 做好會(huì)議記錄 協(xié)調(diào)開會(huì)時(shí)可能發(fā)生的緊急事件,?,會(huì)議組織安排,會(huì)議結(jié)束后： 檢查現(xiàn)場(chǎng)，確保公司的財(cái)產(chǎn)和物品都帶 回公司 準(zhǔn)備會(huì)議記錄，并將由上司簽字認(rèn)可的 會(huì)議記錄發(fā)送給有關(guān)人員 將開會(huì)所用任何文件及資料存檔，方便 以后查詢,?,會(huì)談/會(huì)見的安排,會(huì)談： 場(chǎng)地布置為談判式 主、賓座位安排 會(huì)見： 主、賓座位 翻譯或記錄員座位,?,文檔資料管理,兩種類型的文件夾： 普通型（厚/?。簩?duì)每個(gè)檔案名略作 注釋 懸掛式文件夾 首先應(yīng)與你的上司商量選用哪種文件夾存檔,?,存檔方式,按A—Z的順序來分：人事檔案 按內(nèi)容和主題來分：需保留一份檔案索引 按地域來分：如銷售報(bào)告 按數(shù)字來分：1— X，同樣需要一份檔案索引 按時(shí)間先后次序來分：如會(huì)議記錄、工資評(píng)定等 “其它文檔”：一些沒有特別實(shí)用價(jià)值，但可以作參考的文件可以存放于此。,?,文檔資料管理,中央文檔（ Central Filing ) 文檔資料借閱制度 幫助上司和同事做好文檔資料管理 用懸掛式文件夾來放置日常文件 存檔文件柜應(yīng)靠近你的辦公區(qū)域，以便及時(shí)尋找文件,?,出差安排,機(jī)票預(yù)定 聯(lián)系旅行社預(yù)定最佳路線及價(jià)格的機(jī)票 與上司確定一個(gè)后備的訂票時(shí)間，以防第一選擇時(shí)間的機(jī)票已滿 特價(jià)機(jī)票的限制條件要告訴你的上司和同事，在得到確認(rèn)后再出票 如果是出國(guó)旅行，切記時(shí)間差問題 在行程確定的最后一刻出票，以防行程改變 拿到機(jī)票后，仔細(xì)核對(duì)航班號(hào)、客人姓名及艙 位情況,?,出差安排,Thing to bring list: 提醒上司和同事勿忘應(yīng)帶的物品： 身份證件和機(jī)票 入住酒店的名稱及地址 參加會(huì)議的日程表 開會(huì)用的文件資料 整個(gè)出差行程安排 如是海外會(huì)議，更應(yīng)提供每程轉(zhuǎn)機(jī)行程,?,出差安排,用標(biāo)準(zhǔn)傳真格式，通過酒店銷售部預(yù)定房間：包括 — 公司名稱、客人姓名、入住時(shí)間、入住天數(shù)、付款情況、房型要求、特別要求 與上司或同事確定接機(jī)安排，同時(shí)要確認(rèn)費(fèi)用,?,出差安排,公司出差政策： 應(yīng)熟悉公司的出差政策，特別留意針對(duì)不同級(jí)別員工入住酒店、預(yù)定機(jī)票的規(guī)定。,?,如何與你的上司及同事相處,成功秘書的共同優(yōu)點(diǎn)： 知道如何將對(duì)立轉(zhuǎn)為合作 永遠(yuǎn)知道自己的上司和同事下一步需要 什么，將要做
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