【文章內(nèi)容簡介】 事項(xiàng)，都要用“通知”。“通知”是內(nèi)行文、下行文或前行文，是使用最多的文種之一。通知大體上可分為三類： 1．指示性通知指示性通知用于發(fā)布規(guī)章制度、闡述政策、布置工作和答復(fù)下級單位詢問等，帶有指令性，需遵照執(zhí)行。例如《關(guān)于下發(fā){員工工作績效考核辦法的通知》。2．周知性通知周知性通知用于發(fā)布需要下級單位周知的情況。常應(yīng)用于任免人員，設(shè)置、撤銷或合并機(jī)構(gòu)，擴(kuò)展、縮小或終止有關(guān)組織、機(jī)構(gòu)的某些職權(quán)，啟用或更換印章、地址，召開會(huì)議等。例如《關(guān)于召開XX經(jīng)營活動(dòng)分析會(huì)的通知》。3．轉(zhuǎn)發(fā)性通知轉(zhuǎn)發(fā)性通知用于轉(zhuǎn)發(fā)上級單位及不相隸屬單位的來文。例如《關(guān)于貫徹的通知》。(三)通報(bào)當(dāng)企業(yè)在內(nèi)部要表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或者讓下級單位周知某事項(xiàng)的情況時(shí)，要使用“通報(bào)”這個(gè)文種。比如，創(chuàng)建文明小區(qū)計(jì)劃用一年半的時(shí)間，分五個(gè)階段完成，在第一、第二、第三、第四階段結(jié)束時(shí)，要將有關(guān)情況讓下級各單位了解，就要用“通報(bào)”?！巴▓?bào)”是內(nèi)行文、下行文或后行文。通報(bào)大體上可分為四類：表彰性通報(bào)、批評性通報(bào)、情況通報(bào)和專題通報(bào)。(四)報(bào)告當(dāng)物業(yè)管理公司要向上級單位匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級單位的詢問時(shí)，要使用“報(bào)告”這個(gè)文種。比如，某個(gè)小區(qū)的物業(yè)管理費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)作了調(diào)整，會(huì)影響到年終結(jié)算，物業(yè)管理項(xiàng)目機(jī)構(gòu)必須告知公司，公司必須告知上級單位(如董事會(huì))，都要用“報(bào)告”?！皥?bào)告”是內(nèi)行文、上行文和后行文。報(bào)告按其內(nèi)容不同，大體上可分為四類：工作報(bào)告、情況報(bào)告、回復(fù)報(bào)告和報(bào)送報(bào)告等。(五)請示當(dāng)物業(yè)管理公司就某一事項(xiàng)請求上級單位(或領(lǐng)導(dǎo))給予指示或批準(zhǔn)時(shí)，要用“請示”這個(gè)文種。比如，物業(yè)管理項(xiàng)目機(jī)構(gòu)想為保安宿舍安裝空調(diào)，要用“請示”?！罢埵尽笔巧闲形幕蚯靶形摹Ｕ埵疽话闶鞘马?xiàng)性請示，就某一事項(xiàng)請求上級單位(或領(lǐng)導(dǎo))給予指示或批準(zhǔn)。例如《關(guān)于為保安員訂制夏裝的請示》。(六)批復(fù)當(dāng)上級單位答復(fù)下級單位的請示事項(xiàng)時(shí)，要用“批復(fù)”這個(gè)文種。比如，物業(yè)管理項(xiàng)目機(jī)構(gòu)請求購買車輛，公司對其請示必須作出同意與否的答復(fù)，就要用“批復(fù)”?！芭鷱?fù)”是下行文。(七)意見當(dāng)物業(yè)管理公司各級組織對重要問題提出見解和處理辦法時(shí)，要使用“意見”這個(gè)文種。比如，某物業(yè)管理項(xiàng)目機(jī)構(gòu)所管理的小區(qū)最近新搬來幾戶外國人家，他們對物業(yè)工作人員的服裝顏色有宗教禁忌，針對出現(xiàn)的新情況，該物業(yè)管理項(xiàng)目機(jī)構(gòu)向公司領(lǐng)導(dǎo)提出處理辦法，就要用“意見”。意見大體上可分為四類：建議性意見、定性意見、指導(dǎo)性意見和工作部署性意見等。(八)函當(dāng)物業(yè)與不相隸屬的單位之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)部門(如派出所、居委會(huì))、業(yè)主委員會(huì)或其他單位等聯(lián)系工作時(shí)，要用“函”這個(gè)文種。比如，A物業(yè)公司想去B物業(yè)公司參觀學(xué)習(xí)，要用書面形式表明，就要用“函”。“函”是外行文或平行文。函可分為以下五種：告知函、商洽函、詢問函、答復(fù)函和請求批準(zhǔn)函等。(九)會(huì)議紀(jì)要當(dāng)物業(yè)管理公司記載會(huì)議情況和議定事項(xiàng)時(shí)，或物業(yè)管理公司與其他有關(guān)組織通過會(huì)議形式達(dá)成有關(guān)意見，都要用“會(huì)議紀(jì)要”這個(gè)文種。如與業(yè)主委員會(huì)開會(huì)的會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要是普適的一種公文，它是惟一不受內(nèi)外、上下、用印等規(guī)范限制的文種。二、事務(wù)文書事務(wù)文書是物業(yè)管理公司表述工作事務(wù)所用的書面文書。從總體上說，事務(wù)文書的權(quán)威性、約束力不如行政公文，但同樣具有很強(qiáng)的政策性和指導(dǎo)性，是做好物業(yè)管理工作不可缺少的工具。主要包括：計(jì)劃、總結(jié)、大事記、倡議書。(一)計(jì)劃當(dāng)物業(yè)管理公司為了實(shí)現(xiàn)某一管理目標(biāo)、完成某項(xiàng)任務(wù)或開展某項(xiàng)工作而預(yù)先作出安排與部署時(shí)，要用“計(jì)劃”這種事務(wù)文書。例如《A物業(yè)公司XX工作計(jì)劃》。(二)總結(jié)當(dāng)物業(yè)管理公司對前一段的工作、學(xué)習(xí)等進(jìn)行全面系統(tǒng)地回顧、分析和評價(jià)時(shí)，要用“總結(jié)”這種事務(wù)文書。例如《A公司XX工作總結(jié)》。廣義的“總結(jié)”包括個(gè)人總結(jié)和單位總結(jié)。(三)大事記當(dāng)物業(yè)管理公司用簡述的方式，按時(shí)間順序連續(xù)記載大事、要事時(shí)，要用“大事記”這種事務(wù)文書?！按笫掠洝奔瓤梢詾槲飿I(yè)管理公司回顧工作和查證歷史留下重要依據(jù)，成為珍貴的檔案材料，總結(jié)出一些帶有規(guī)律性的東西，指導(dǎo)各項(xiàng)工作向前發(fā)展，還可以作為編寫物業(yè)年鑒的歷史資料。比如，某物業(yè)公司取得國家一級資質(zhì)，同年該公司管理的某大廈又獲得XX省優(yōu)秀物業(yè)管理大廈稱號(hào)等，這些事項(xiàng)都應(yīng)記人“大事記”。(四)倡議書當(dāng)物業(yè)管理公司公開提倡某種做法、倡導(dǎo)某項(xiàng)活動(dòng)、鼓動(dòng)大家響應(yīng)時(shí)，要用“倡議書”這種事務(wù)文書。如個(gè)人倡議書和集體倡議書。三、制度文書物業(yè)管理的制度文書主要有制度、辦法、守則、公約四種。（一）制度當(dāng)物業(yè)管理公司為了保證某項(xiàng)工作有序進(jìn)行，需要有關(guān)人員共同遵守辦事規(guī)程時(shí)，要用“制度”這種文書。例如《門衛(wèi)制度》、《安全制度》等。（二）辦法當(dāng)物業(yè)管理公司對某一工作、某一活動(dòng)、某一法規(guī)制訂具體實(shí)施的方法時(shí)，要用“辦法”這種文書。辦法一般有兩種類型：一是實(shí)施辦法，它以實(shí)施對象為成文主要依據(jù)，具有附屬性，是對原件的一種具體化：或?qū)υw上的實(shí)施提出措施辦法，或?qū)δ承l文提出施行意見，或根據(jù)法規(guī)精神再結(jié)合本物業(yè)實(shí)際提出實(shí)施措施。例如《關(guān)于(XX制度的實(shí)施辦法》。二是管理辦法，它是物業(yè)在各自的管理權(quán)限范圍內(nèi)，在實(shí)際管理工作尚無條文可你的情況下制訂的。這類辦法沒有附屬性。例如《XX公司員工考勤管理辦法》。(三)守則當(dāng)物業(yè)管理公司要求組織內(nèi)部全體人員共同遵守的道德規(guī)范與行為準(zhǔn)則需要形成條文時(shí)，要用“守則”這種文書。例如《員工守則》。(四)公約 在一定的物業(yè)范圍內(nèi)，當(dāng)大多數(shù)業(yè)主共同商定和共同遵守的道德規(guī)范和行為準(zhǔn)則需要形成條文時(shí)，要用“公約”這種文書。例如《業(yè)主公約》。四、禮儀文書禮儀文書是物業(yè)管理公司用于日常社會(huì)交往并反映一定的禮節(jié)、儀式的文字形式。禮儀文書的顯著特點(diǎn)，一是禮節(jié)性，二是規(guī)范性。物業(yè)管理屬服務(wù)性行業(yè)，需要與社會(huì)的各個(gè)層面進(jìn)行交往，經(jīng)常使用到的禮儀文書主要有四種：邀請書、請柬、感謝信和賀信。五、其他日常文書在日常生活和工作中，除了需要使用行政公文、事務(wù)文書、制度文書和禮儀文書等比較正式的文書外，還要經(jīng)常使用條據(jù)類、告啟類等非正式的文書。這類文書一般是平行文，它們的約束性和格式要求沒有行政公文或禮儀文書強(qiáng)，但也有一定的規(guī)范或約定俗成的格式。物業(yè)管理企業(yè)在直接面對業(yè)主的文書中，大量地使用到告啟類的應(yīng)用文書。(一)條據(jù)類應(yīng)用文書條據(jù)是物業(yè)管理記載重要的行為和事務(wù)的文書，一般分便條和單據(jù)兩種。便條一般記載的是日常簡單的、非重要的事項(xiàng)。單據(jù)具有憑據(jù)的作用，記載的內(nèi)容是重要的事務(wù)或者能產(chǎn)生法律后果的事務(wù)。日常應(yīng)用條據(jù)主要有留言條、請假條、借條、收條、欠條、領(lǐng)條等。(二)告啟類應(yīng)用文書物業(yè)管理的告啟類應(yīng)用文書主要有標(biāo)語(提示牌)、溫馨提示、啟事、海報(bào)和好消息等。第三節(jié) 物業(yè)管理應(yīng)用文書制作及運(yùn)用的要領(lǐng)一、行政公文與其他文書的區(qū)別（熟悉）在物業(yè)管理適用的各類文書中，行政公文的規(guī)范性最強(qiáng)。因而，行政公文也容易與其他文書區(qū)別開來。行政公文一般由十八個(gè)部分組成，即秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。而其他文書一般只有標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)(或人)、正文、附件說明、成文日期和附件，甚至更少。一般只要看到有文頭（即發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，如物業(yè)管理公司文件）、有發(fā)文字號(hào)（如字【2005】018號(hào)）、有印章這三個(gè)部分，就可判定是行政公文。當(dāng)然，也要注意到特殊性，如會(huì)議紀(jì)要這種公文就可以沒有文頭而且不加蓋公章，發(fā)文日期在標(biāo)題下，沒有主送機(jī)關(guān)和落款等。另外，更簡單的辦法是從標(biāo)題上一般就可以區(qū)分，因?yàn)樾姓牡乃形姆N都與其他文書的不同。二、應(yīng)用文書標(biāo)題的制作(一)公文式標(biāo)題的構(gòu)成要素組成公文式標(biāo)題的要素主要包括單位、區(qū)域(范圍)、時(shí)間、事由(內(nèi)容)、性質(zhì)和文種等，其中“事由”和“文種”是最基本的要素。究竟選擇哪些要素來構(gòu)成標(biāo)題，一要考慮文種的寫作習(xí)慣和約定俗成的規(guī)定性，二要考慮寫作的實(shí)際 需要。公文式標(biāo)題通過幾個(gè)要素的組合，明確地說明了下述問題：第一，這篇文章是做什么用的(文種)；第二，文章是誰起草的(單位)；第三，文章反映什么時(shí)間(時(shí)間)、什么區(qū)域(范圍)的什么事情(事由)。只要要素的排列組合合乎規(guī)律，就不會(huì)引起歧義。如計(jì)劃屬于事務(wù)文書，這種文書的公文式標(biāo)題的全要素形式是“單位+時(shí)間+事由+文種”。例如，《XX物業(yè)公司2004培訓(xùn)計(jì)劃》。（二）文章式標(biāo)題的構(gòu)成模式從構(gòu)成形式看，文章式標(biāo)題可以有單標(biāo)題和雙標(biāo)題(即主副標(biāo)題)。主標(biāo)題一旦概括到某種程度，不能概括和反映需要傳達(dá)的涵義，就必須用副標(biāo)題來做具體例如，某物業(yè)公司開展全員節(jié)約活動(dòng)取得明顯效果后，集團(tuán)公司要求該公司上報(bào)經(jīng)驗(yàn)材料，以便在全集團(tuán)推廣。這個(gè)經(jīng)驗(yàn)材料的標(biāo)題就可以制作為：“挖潛增效大有可為”，副標(biāo)題可為“——某物業(yè)公司開展全員節(jié)約活動(dòng)情況總結(jié)”。三、應(yīng)用文寫作的行款格式規(guī)則 行款格式是在長期的書面語表達(dá)中約定俗成的書寫行列款式?；緝?nèi)容包括標(biāo)題、署名、分段、引文和序碼。（一）標(biāo)題文章大標(biāo)題書寫的基本規(guī)則是居中排列，字號(hào)應(yīng)大于正文，字體也應(yīng)與正文相區(qū)別，并且上下各空一行。如果大標(biāo)題字?jǐn)?shù)較多，則應(yīng)考慮分行排列，但分行時(shí)要注意前后意義的完整，在連貫排列時(shí)仍然要求居中。副標(biāo)題應(yīng)緊靠大標(biāo)題下，中間不空行，題前要加破折號(hào)，所用字體也應(yīng)區(qū)別于主標(biāo)題。(二)署名署名一般放在文章的大標(biāo)題之下，居中，上下各空一行，字號(hào)應(yīng)小于大標(biāo)題，字體也應(yīng)區(qū)別于大標(biāo)題和正文。(三)分段每個(gè)自然段的開頭要空兩個(gè)字的位置，第二行起頂格書寫。書信、報(bào)告等應(yīng)用文書的稱謂部分要求頂格書寫，后面加冒號(hào)，第二行空兩個(gè)字。行政公文的主送機(jī)關(guān)(即受文單位)也要求頂格書寫，如果一行寫不下，回行時(shí)仍然頂格書寫，后面加冒號(hào)。(四)引文較短的引文可夾在正文中；如果是較長的引文，則需換行自成一段；排列上要比正文退兩格，首行和末行最好空一行，并在字體、字號(hào)上與正文有所區(qū)別。(五)序碼序碼的一般順序應(yīng)該由漢字到阿拉伯?dāng)?shù)字，由無圈到有圈，其中阿拉伯?dāng)?shù)字(例如“1”)旁應(yīng)為齊底線的圓點(diǎn)，不能是頓號(hào)(即應(yīng)為“1．”，不能寫成“”)。序碼的使用，以一、二、三、四的“一”為例，應(yīng)是：一、??(一)?? 1.??(1)??四、應(yīng)用文書的寫作要領(lǐng)（熟悉）（一）行政公文的寫作要領(lǐng)（一共9種）1．決定的寫法決定的正文一般由緣由、意義和事項(xiàng)組成。緣由可以簡潔明了、寥寥數(shù)語高度概括，涉及重大問題和重大行動(dòng)安排或?qū)ｉT事項(xiàng)作出決定時(shí)，其緣由則要具體、充分。決定的事項(xiàng)可采用一段到底、分條列項(xiàng)、小標(biāo)題、分部分表述等方式。不論采用哪種表述方式，都要做到觀點(diǎn)鮮明，依據(jù)充分，事實(shí)準(zhǔn)確，切合實(shí)際。2．通知的寫法通知的正文一般先敘述通知的起因緣由，寫明通知的背景和依據(jù)，然后通過承啟用語，轉(zhuǎn)入通知事項(xiàng)。如一般性通知，只要寫清什么事，有何要求即可；任免通知，寫清任免人員姓名、具體職務(wù)等。比較復(fù)雜的通知，如指示性通知等，既可采用一氣呵成的貫通式寫法，直接寫明通知的內(nèi)容和在貫徹執(zhí)行中應(yīng)注意的問題，也可采用分條列項(xiàng)式寫法，分出層次，但要注意各條、項(xiàng)之間的邏輯順序。3．通報(bào)的寫法通報(bào)的正文主體由三部分構(gòu)成。一是事實(shí)與評析。這部分是通報(bào)全文的重點(diǎn)和核心，寫法可虛實(shí)結(jié)合，先實(shí)后虛。即先適當(dāng)?shù)卦攲懯聦?shí)(先進(jìn)事跡、錯(cuò)誤事實(shí)、重要精神或情況)發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、人員、主要情節(jié)、結(jié)果及影響等，從中提煉出經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)。二是決定，也稱結(jié)論。表揚(yáng)的要明確給予肯定，寫明授予什么榮譽(yù)，給予什么獎(jiǎng)勵(lì)；批評的要寫明對責(zé)任者懲戒的意見。三是結(jié)語，即提出要求或希望，號(hào)召大家學(xué)習(xí)先進(jìn)或是告誡人們防止發(fā)生類似錯(cuò)誤，或是要求大家重視某一情況、倡導(dǎo)某一精神。報(bào)告首先概括說明全文主旨，可開始即簡明扼要地將一定時(shí)間內(nèi)工作的有關(guān)情況介紹清楚，如依據(jù)、目的、總的行動(dòng)及對整個(gè)工作的估計(jì)、評價(jià)等。然后以“現(xiàn)將有關(guān)隋況報(bào)告如下：”之類的通用語，轉(zhuǎn)入正文。主體(即報(bào)告事項(xiàng)部分)是報(bào)告的核心，是要敘述的具體內(nèi)容。如果內(nèi)容較多，篇幅較長，可采用分題式、分條式或兩者相結(jié)合的方法進(jìn)行敘述。在常規(guī)物業(yè)管理中，報(bào)告也是使用較多的文種之一，常見的錯(cuò)誤有三個(gè)：其一是當(dāng)作前行文使用。如某物業(yè)管理項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制作了一份《關(guān)于在A花園組織象棋比賽的報(bào)告》交公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，就是運(yùn)用錯(cuò)誤，應(yīng)使用請示文種。其二是當(dāng)作外行文使用。如給業(yè)主委員會(huì)等外圍組織反映情況時(shí)使用報(bào)告，就是運(yùn)用錯(cuò)誤。其三是與請示文種混用。如《關(guān)于更換對講機(jī)的請示報(bào)告》，就是把請示文種與報(bào)告文種混用了。5．請示的寫法+ 首先寫明請示的起因，即“為什么請示”；一般可運(yùn)用敘事、說理相結(jié)合的表達(dá)方式，簡要說明為什么要請示及請示的緣由、依據(jù)、背景。其次要寫明請示事項(xiàng)，即“請示什么問題”。內(nèi)容較簡單的可全文一氣呵成，一貫到底；內(nèi)容復(fù)雜的則應(yīng)分段表述。如果是請求對某一工作的指示或?qū)μ幚砟稠?xiàng)問題的批準(zhǔn)，則應(yīng)提出自身的意見或處理辦法；如果有兩種以上的方案或意見，則應(yīng)表明自身的傾向性意見，以便上級單位作出正確的判斷和決策，從而得到及時(shí)準(zhǔn)確的回答。在常規(guī)物業(yè)管理中，使用請示應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：（1)必須堅(jiān)持一事一請示；(2)請示在未獲批準(zhǔn)前，不得對下屬單位發(fā)送；(3)如需向兩個(gè)上級單位同時(shí)請示，只能采取一個(gè)主送和一個(gè)抄送的辦法(請示公文的主送單位只能是一個(gè))，不可多頭報(bào)送以免造成誤會(huì)而貽誤工作；(4)嚴(yán)禁越級請示；(5)請示語言既要簡明扼要，還要注重行文語氣，選用語句要謙敬，分寸得當(dāng)。6．批復(fù)的寫法批復(fù)只答復(fù)請示事項(xiàng)，對請示的問題只作原則性、結(jié)論性的指示和決定。在常規(guī)物業(yè)管理中，使用批復(fù)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：(1)批復(fù)是對請示作回復(fù)，所以在批復(fù)的開頭一定要完全引述來文字號(hào)和標(biāo)題，不可只引文號(hào)，或只引標(biāo)題；(2)批復(fù)要有針對性，要態(tài)度明朗，觀點(diǎn)明確，措辭要莊重、周密、準(zhǔn)確。同時(shí)要注意，只能在職權(quán)范圍內(nèi)批準(zhǔn)、答復(fù)問題，否則即是無效批復(fù)；(3)必須有正式的書面請示才能批復(fù)，口頭或電話請示不能作為批復(fù)的依據(jù)；(4)批復(fù)一般只給來文請示的單位。如有普遍意義，也可以同時(shí)抄送所屬各單位。此外，對于下級送來報(bào)告，若認(rèn)為有必要，也可以批復(fù)。7．意見的寫法首先