【文章內(nèi)容簡介】 或者組織的會議；如無特殊指定，任何人無權(quán)組織非所轄部門召開會議。）會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受此限制，可遵循“特事特辦”的原則，適時召開。第五十三條、關(guān)于會務(wù)：凡屬公司內(nèi)部會議，如無特殊安排的，一律由行政部負責組織會務(wù)工作。會議的通知傳達由文員負責。會議中途服務(wù)工作由文員負責。第五十四條、會議指定專人進行會議記錄。第五十五條、會議紀律：通知須參會人員不得拒絕和逃避參與會議。不得遲到早退。中途不得無故離開，存在特殊情況的以會議主持人批準為準。會議期間手機等通訊工作須調(diào)整為關(guān)閉或者靜音狀態(tài)。會議期間所有人員由義務(wù)保持良好形象，言行舉止得體。會議期間不得隨意打斷他人說話。第五十六條、會議討論一律圍繞工作而展開，嚴禁人身攻擊和人格侮辱。第五十七條、凡會議通過事項，必須認真落實履行。第五十八條、所有參會人員均有義務(wù)認真做好參加會議的各項準備。所有參會人員均有義務(wù)認真聽取會議內(nèi)容。第五十九條、會后工作。會議做出的決議、決定，在會議結(jié)束后盡快組織落實。屬綜合性會議由行政部進行工作跟蹤；屬部門專項會議由召集部門督辦；屬于特殊事項指定了專人負責跟蹤匯報的，由指定的專人負責跟蹤匯報。會議前后涉及的各種文字材料，待工作結(jié)束后及時整理、歸檔；需回收的文件、材料應(yīng)及時上交有關(guān)部門。第六十條、會議記錄及相應(yīng)的資料信息必須有效備檔?！觥⒌谑还?jié) 辦公室工作行為規(guī)范第六十一條、鑒于工作實際情況，辦公室工作人員原則上允許穿便裝。但服裝以比較正規(guī)得體服飾為宜。男性員工嚴禁穿拖鞋或者涼鞋進入辦公室。工作期間衣著、發(fā)式整潔，大方得體，禁止奇裝異服或過于曝露的服裝。男士不得留長發(fā)、怪發(fā)，女士不留怪異發(fā)型，不濃妝艷抹。不得噴灑氣味過濃香水或者散發(fā)其他刺激或者怪異類的氣味。第六十二條、除辦公室工作人員之外的其他內(nèi)部員工進行辦公室的，著裝形象要求按辦公室工作人員標準執(zhí)行，凡著裝形象不合乎規(guī)范或者嚴重有損形象的，辦公室工作人員有權(quán)報知負責人核準后拒絕其進入辦公室。第六十三條、辦公時間（中途正常休息時間除外）不得從事與工作無關(guān)的活動，不準在上班時間睡覺、上網(wǎng)聊天、聚眾閑聊、干私活、瀏覽與工作無關(guān)的網(wǎng)站、看與工作無關(guān)的報刊書籍、或者聚眾進行與工作無關(guān)的事項。第六十四條、辦公室內(nèi)禁止高聲喧嘩和嬉笑打鬧。第六十五條、凡進入辦公室的所有員工站、坐、走及言行舉止都必須注意禮貌得體。第六十六條、辦公室由保潔人員進行打掃，文員履行中途環(huán)境衛(wèi)生的維護職責；但所有辦公室人員均有義務(wù)協(xié)助維護辦公室環(huán)境衛(wèi)生；凡進入辦公室的所有員工都有義務(wù)愛護辦公室環(huán)境衛(wèi)生，不得隨地吐痰或者亂扔垃圾。凡存在惡意破壞辦公室環(huán)境衛(wèi)生或者雖屬無意但已較為嚴重地破壞了辦公室環(huán)境衛(wèi)生并不及時進行改正的，辦公室工作人員有權(quán)報知負責人核準后對相應(yīng)人員進行處分。第六十七條、辦公室由文員履行電話接聽及傳真收發(fā)職責。但是如果文員不在的，所有內(nèi)部員工均有義務(wù)認真進行電話接聽和傳真接收。第六十八條、辦公室內(nèi)一律講普通話。第六十九條、接聽辦公室電話必須注意禮貌親切，言語規(guī)范。接外線，“您好，**KTV”；公用電話接內(nèi)線，“您好，辦公室（或部門）”；專用電話接內(nèi)線，“您好，我（報自己名字）”。接聽電話時如當事人不在的，應(yīng)代為記錄并及時轉(zhuǎn)告。第七十條、遵守電話使用規(guī)范，工作時間應(yīng)避免私人電話；如確實需要，應(yīng)以重要事項 10 陳述為主。嚴禁利用辦公電話撥打私人電話，如確實有特殊需要的，需向主管領(lǐng)導請示；如果為撥打長途的，須進行登記并按照電信局標準進行收費。禁止利用辦公電話接聽私人電話，出現(xiàn)私人親友撥打了辦公電話的，當事人必須撿重要事項說清后掛斷電話，并向親友說明以后如無特殊情況不得再因私人事務(wù)撥打辦公電話。凡因私使用辦公電話的，辦公室工作人員均有權(quán)報知主管負責人核定后進行批評教育或者處分。第七十一條、私人資料不得在公司打印、復印、傳真。第七十二條、所有員工均有義務(wù)愛護辦公物資并節(jié)約使用。嚴禁將公司物資帶走私用。第七十三條、嚴禁在辦公室接待私人親友，出現(xiàn)臨時到訪的，時間不得超過10分鐘。如果確實存在特殊情況的，須第一時間請示主管負責人并活動批準后方可進行。第七十四條、未征得同意，不得使用他人計算機。第七十五條、不得隨意翻看他人辦公資料物品。第七十六條、凡需保密的資料，資料持有人必須按規(guī)定保存。第七十七條、凡需離開工作崗位時間較長的，必須關(guān)閉電腦或者將電腦切入待機狀態(tài)。離開時間超過30分鐘的，須將電腦關(guān)閉。重要資料或者文件必須上鎖保管。第七十八條、根據(jù)公司需要及職責規(guī)定積極配合同事開展工作，不得拖延、推諉、拒絕；對他人咨詢不屬自己職責范圍內(nèi)的事務(wù)應(yīng)就自己所知告知咨詢對象，不得置之不理。第七十九條、因個人使用破壞了環(huán)境衛(wèi)生的，使用人有義務(wù)進行清理維護。第八十條、必須認真維護好個人使用區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生。第八十一條、嚴禁將個人物品或者個人工作物資于公共使用區(qū)域隨意擺放。第八十二條、個人下班離開必須認真關(guān)閉電腦（含顯示器電源）。第八十三條、最后下班離開人員必須認真檢查門窗、電器電源、水源，關(guān)閉后再離開?！觥⒌谑?jié) 日常辦公事務(wù)管理第八十四條、關(guān)于電話接聽和傳真收發(fā)。由文員履行電話接聽和傳真收發(fā)職責，但當文員不在或者較忙時所有辦公室工作人員均有義務(wù)協(xié)助完成工作。電話接聽須注意：言語規(guī)范和禮貌；認真仔細和耐心；不作無關(guān)閑聊。電話接聽凡涉及到重要事項的，須進行仔細記錄；涉及到需轉(zhuǎn)告的，要有備忘提醒。涉及不明身份人員詢問領(lǐng)導電話的，注意努力旁敲側(cè)擊弄明對方身份和意圖后進行處理，一般推銷或者有不法傾向的，不得透露。涉及傳真接收的，須在接聽時文明傳真的大體內(nèi)容接轉(zhuǎn)交人。涉及推銷類信息資料的，酌情處理，如對公司有一定參考價值的，進行接收，如根本無任何參考價值的垃圾信息，可不予接收。同時盡可能簡單詢問傳真的大體頁數(shù)，以確保所裝紙張夠用。凡接收傳真，出現(xiàn)模糊不清的，須及時向?qū)Ψ椒答?。出現(xiàn)傳真中斷或者傳真不成功的，必須及時向?qū)Ψ椒答?。涉及傳真外發(fā)注意說明具體需送達人員，如文件上可以直接標注。外發(fā)傳真之后注意及時再次致電對方，確認是否已收到及是否清晰。收到傳真的，須及時進行轉(zhuǎn)交。重要事項備忘提醒。發(fā)出傳真的，需交回的重要原件及時交回原主，不需交回的進行備檔。1為避免相應(yīng)信息的無意泄露，不管收發(fā)傳真，文件均須及時收取，嚴禁文件長期置放傳真機上而不進行收取和處理。1其他工作人員代接收傳真的，按照以上原則進行處理，必要時及時知會文員。第八十五條、關(guān)于函件收發(fā)管理。函件的收發(fā)一般為涉及的專人進行接洽處理。外部送來函件而當事人不在的，可由 11 文員暫代收后進行轉(zhuǎn)交。凡文員代收函件，必須第一時間轉(zhuǎn)交當事人；涉及重要事項而當事人不在的，及時電話聯(lián)系轉(zhuǎn)告。但凡對外來往函件，一律由文員將復印件進行備檔。函件傳送當事人必須及時將函件轉(zhuǎn)文員復印備檔。函件發(fā)出或者收到三天之內(nèi)未轉(zhuǎn)文員復印備檔的，追究當事人責任；如果因此而造成相應(yīng)問題的，另行追究其他責任。文員對備檔函件信息必須保密，文件加鎖保管。第八十六條、關(guān)于來訪接待。有人員來訪的，由文員進行前期接待。來人找公司主要領(lǐng)導的，需注意問明對方大體身份，擬辦事項及是否有預約。不管有無預約，及時報知領(lǐng)導，由領(lǐng)導決定現(xiàn)在是否接待。如果有預約而領(lǐng)導現(xiàn)在不在的，及時電話聯(lián)系領(lǐng)導說明情況。如果無預約而領(lǐng)導又不在的，問明事由，如果事項較為重要而領(lǐng)導會到公司的，可安排對方進行等候，并致電領(lǐng)導說明大體情況；如果僅只為一般事項的，盡量不安排等候，禮貌文明具體事項并讓對方留下聯(lián)系方式及可能的資料信息，之后轉(zhuǎn)告領(lǐng)導；如果僅只為一般的業(yè)務(wù)推銷的，轉(zhuǎn)由工期其他管理人員進行接待，或者禮貌讓對方留下聯(lián)系方式和資料信息，及時讓其離開，避免影響領(lǐng)導的工作事務(wù)。上級主管部門人員來訪，進行禮貌接待并及時報知上司處理。凡出現(xiàn)有人員來訪的，相應(yīng)事項必須及時轉(zhuǎn)告，嚴禁擅做主張不進行報告。來訪人員為應(yīng)聘人員的，主管人事的負責人在的直接轉(zhuǎn)人事負責人處理；如果不在的，文明來人大體意向和情況，如果可能為公司所需的，禮貌讓填寫應(yīng)聘登記表轉(zhuǎn)人事負責人進行處理，如果明顯不為公司所需人員的，及時禮貌推掉并支其離開。凡有來訪人員在辦公室的，嚴禁工作人員全部離開出現(xiàn)公共區(qū)域無人看管。主要目的在于：第一、避免給客人造成不禮貌的印象；第二、看護監(jiān)督，確保公司安全。出現(xiàn)來訪人員隨意走動或者觀看公司不應(yīng)外泄資料的，必須及時分散客人注意力，禮貌請其回座；如果如此仍不湊效的，需大方得體而又顯得較為自然的進行資料收整和轉(zhuǎn)移。第八十七條、關(guān)于內(nèi)部員工的接待。必須認真禮貌，耐心對待。出現(xiàn)內(nèi)部員工辦事而對流程事宜不夠熟悉的，必須耐心指引和協(xié)助。如果為新員工的，必須認真帶領(lǐng)辦理事宜，做到耐心、周到、體貼。第八十八條、關(guān)于日常工作資料管理。所有人員工作資料必須合理進行歸類擺放，嚴禁亂丟亂放。屬于需保密資料的，嚴禁隨意擺放，必須加鎖保管。涉及公司內(nèi)部資料信息的內(nèi)部作廢文件必須及時銷毀，嚴禁隨意丟棄。第八十九條、關(guān)于電腦的使用管理。凡中途接用的電腦或者是多人共用的電腦，嚴禁隨意刪除自己不明資料。但凡涉及資料信息的電腦，必須設(shè)置為密碼進入，嚴禁不設(shè)密碼。設(shè)置屏保的，一律設(shè)置為恢復時須密碼進入。屏保時間原則上不超過5分鐘。預知需較長時間離開電腦的，必須切入待機或者是鎖定狀態(tài)；超過30分鐘的關(guān)閉電腦。非電腦維護人員嚴禁隨意刪除系統(tǒng)文件或者是對系統(tǒng)設(shè)置進行大的改動。嚴禁隨意安裝不明軟件或者是游戲軟件。使用電腦必須注意愛護，出現(xiàn)不明問題或者故障的，必須及時報知電腦維護人員進行處理，嚴禁非專業(yè)人員對自己并不清楚的故障私自進行處理。機密文件必須加密存放。電腦主要資料信息須定期刻盤備檔。第九十條、關(guān)于電腦維護規(guī)定。電腦維護員定期對辦公電腦進行維護。電腦使用人員必須積極配合電腦維護員的維護工作，嚴禁故意推脫阻撓。電腦維護員在維護過程中發(fā)現(xiàn)問題的有權(quán)利和義務(wù)提醒和指導使用人合理操作。電腦維護員在維護過程中發(fā)型重大問題的，必須及時同步向工程主管人員和電腦使用人的主管上級進行匯報。如果問題為使用人有意甚至是惡意造成的，必須追究責任。第九十一條、關(guān)于辦公室常用物資的檢查維護。辦公室常用物資由文員每天進行檢查，確保正常合理備貨量。備貨量及維護情況由辦公室主管負責人進行監(jiān)督指導，出現(xiàn)問題的，須及時處理并追究責任。如果因此造成其他工作問題的，另行追究其他責任。第九十二條、關(guān)于文件資料的打印、復印。文件資料的打印和復印原則上由文員負責辦理。私人資料嚴禁打印和復印，出現(xiàn)不明資料的，文員需及時請示上級主管。打印復印操作失誤出現(xiàn)多印造成浪費的，浪費部分由責任人賠付。第九十三條、關(guān)于內(nèi)部通知的發(fā)放管理。內(nèi)部通知統(tǒng)一由文員進行發(fā)放。內(nèi)部通知只按涉及的主要部門進行發(fā)放，原則上以發(fā)放到部門負責人為準。部門內(nèi)部由負責人履行傳達和講解職責。發(fā)放非密級通知一律在公布欄張貼一份。所有員工有義務(wù)隨時關(guān)注公司公布欄的信息。屬于通知事項的，公布欄張貼不短于3天，涉及提前較長時間公布事項的，在事項結(jié)束前均需保留。涉及長期事項的，通知張貼原則上不低于15天。發(fā)出針對多數(shù)人或者全體員工的通知的，值班負責人于班前會進行通傳。通知發(fā)放須有簽收登記。第九十四條、員工更衣室的管理。更衣室由行政部履行日常管理職責。更衣室由清潔部每天進行打掃，做好衛(wèi)生維護。更衣室除存放日常更換衣物和隨身物品外不得存在其他物品。出現(xiàn)存放公司優(yōu)惠卡券的，一律按照飛單進行處理。為確保安全，更衣室內(nèi)不得存放現(xiàn)金和貴重物品，否則責任自負。由安防質(zhì)檢部履行更衣室的安全防范職責。更衣室原則上加裝門鎖，集中更換衣服時間為每個時段上班前半個小時，其余時間門上鎖，中途使用的須進行進出登記。非使用人員和公司管理人員嚴禁隨意進出更衣室。行政部有權(quán)利和義務(wù)協(xié)同安防質(zhì)檢部定期和不定期對更衣室進行檢查。更衣室實行專人專柜，嚴禁私自更換。1使用人必須對所使用更衣柜認真上鎖，不規(guī)范使用的須追究責任。1任何人嚴禁私自撬鎖。出現(xiàn)更衣柜鎖壞的，必須及時報知行政部，三天未報知的須追究相應(yīng)責任。1工程部只在行政部的授意下進行合理的撬鎖或者換鎖。1更衣柜使用人員必須注意愛護使用，如因此造成損壞的，須承擔賠付責任，并另行追究違規(guī)責任。1更衣室嚴禁嬉笑打鬧，所有使用人員均有義務(wù)認真愛護和維護環(huán)境衛(wèi)生。第九十五條、員工工號牌等的管理。員工工號牌、微笑牌等物品由文員進行管理。工號牌嚴格執(zhí)行一人一號原則，所有領(lǐng)用必須嚴格登記備檔。保管人不得私自將所保管物品發(fā)放或者借給其他人。保管人只在見到賠付收據(jù)或者有總經(jīng)理簽字的核銷說明時才給發(fā)放。保管人對賠付收據(jù)或者有效核銷說明必須認真保管，盤點時出現(xiàn)不一致的，流失部分物品由保管人自行賠付。保管人為公司管理人員提供工號等編號的查詢服務(wù)。嚴禁私自調(diào)換工牌。第九十六條、關(guān)于辦公文件柜、抽屜等的鑰匙管理。所有鑰匙均須留有備用件。一般鑰匙的備用件由文員負責保管，重要鑰匙的備用件由行政部負責人進行保管。同一鑰匙的使用人和備用件保管人不得為同一人，出現(xiàn)為同一人的，另行指派第三人進行保管。備用件保管人無權(quán)啟動備用鑰匙的使用。凡辦公鑰匙備用件的啟動使用以總經(jīng)理批準為準。員工更衣柜備用鑰匙的啟動使用以行政部最高負責人批準為準。第九十七條、關(guān)于郵件收發(fā)管理。由文員負責郵件的日常收發(fā)工作。凡公司名義的來往郵件，須建立完備的收發(fā)登記。第九十八條、關(guān)于辦公室花草管理。辦公室花草由文員履行管理維護職責，日常的維護工作由清潔部負責。由于管理維護不到位的造成枯死毀壞的，