【文章內(nèi)容簡介】 、移交檔案室時必須認真清點，核對登記。建立健全各種檢索工具，做好各項登記工作。 對絕密檔案、核心檔案設(shè)專人專柜單獨保管。任何人不得保管本人和直系親屬的檔案，嚴禁任何個人私自保存他人檔案。 對重點檔案要做到心中有數(shù)，不同卷宗應(yīng)分別有序存放，箱柜編號，備有詳細索引。對各種檢索工具、檔案用后及時歸放原處。 對庫存檔案要建立統(tǒng)計制度，每年要結(jié)合檔案的收進、移出進行逐項統(tǒng)計。 不斷研究和改進檔案的保管方法和保護技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案工作的計算機管理。1 收放檔案要及時鎖好檔案柜，離開時要及時關(guān)閉電燈、門窗，非檔案工作人員不得進入庫房。1 定期接收各部門的檔案材料，避免檔案材料散存在個人手中。檔案借閱制度 醫(yī)院檔案主要供本院利用，院外單位或個人需查閱時，應(yīng)持介紹信，重要內(nèi)容的材料需經(jīng)檔案形成部門負責(zé)人、分管院領(lǐng)導(dǎo)及院長辦公室主任簽字批準后方可辦理查閱手續(xù)，查閱機密級或重要檔案材料需經(jīng)主管部門批準。 查閱檔案時，首先由借閱人認真填寫查閱檔案登記簿。查閱檔案只限于有關(guān)內(nèi)容，任何人不得擅自將檔案、資料帶出室外。 檔案原則上不借出，均在檔案室內(nèi)查閱，但需要借出，必須填寫借閱審批表，辦理相關(guān)批準手續(xù)。用完后按期歸還，不得轉(zhuǎn)借他人使用。在借閱期間發(fā)生的一切問題，一律由借閱人負責(zé)。 對所借的檔案妥善保管，不得私自轉(zhuǎn)借、拆卷、刪改、抽取、折疊、拆毀、涂改和對外傳播。如需復(fù)制，要經(jīng)檔案室同意，重要內(nèi)容須經(jīng)院長辦公室主任批準。 借閱者要愛護檔案，不得損壞和丟失，查閱檔案要嚴格執(zhí)行安全保密制度。 借閱檔案材料應(yīng)及時歸還，借閱時間一般不得超過一周，特殊情況須經(jīng)負責(zé)人同意，辦理續(xù)借手續(xù)，但節(jié)假日或借閱人員出差之前，應(yīng)將檔案材料歸還檔案室。 檔案室工作人員對歸還的檔案，應(yīng)認真檢查，核對無誤后，辦理注銷手續(xù)，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失情況，要依法查處。 借閱檔案期不還者應(yīng)及時追回，并不再提供。造成檔案損壞或失密者依據(jù)《檔案法》及有關(guān)規(guī)定予以追究。 借閱檔案如有丟失，應(yīng)及時向有關(guān)部門報告，并采取措施挽救。檔案安全保密制度 檔案工作人員和檔案利用人員，都必須認真執(zhí)行《保密法》及有關(guān)保密管理規(guī)定，增強保密觀念，遵守保密制度，盡職盡責(zé)地做好檔案的安全和保密工作。 檔案管理人員，必須嚴格執(zhí)行檔案查閱借閱制度，履行借閱登記手續(xù)和借閱審批手續(xù)。 檔案室要有嚴格的登記和管理制度。來人查閱檔案，要在檔案人員的指導(dǎo)下查閱，不得個人自行查找，歸還檔案要檢查，防止抽掉、篡改檔案內(nèi)容。 檔案人員要嚴守保密制度，不得向任何人隨便談?wù)摍n案的內(nèi)容，不得私自將密級以上檔案帶出辦公室給無關(guān)人員閱讀，不得為個人需要摘引密級以上檔案內(nèi)容。 檔案管理人員向借閱檔案者提供、出具有關(guān)證明時，一定要以檔案材料原始記載為依據(jù)，并蓋檔案室印章，不得弄虛作假出假證。擬向外提供的某些檔案原始材料，一定要向主管領(lǐng)導(dǎo)或人事、組織部門請示后再作決定，嚴防泄密。 檔案庫房明顯處要有安全防火設(shè)備，嚴禁吸煙，嚴禁將易燃易爆物品和私人物品帶入庫房。 檔案室的門窗、卷柜必須牢固，下班時門窗、檔案箱必須鎖好，經(jīng)檢查后方可離開。如發(fā)現(xiàn)可疑跡象，應(yīng)立即向本單位領(lǐng)導(dǎo)和保衛(wèi)部門報告，并保護好現(xiàn)場。 非檔案管理人員，不得隨便進入檔案庫房。為確保檔案的安全，要做到人離檔案室，隨時關(guān)門窗。 任何人員不得以任何借口違反規(guī)章制度，檔案人員如因玩忽職守，造成檔案失密、泄密，要視其情節(jié)輕重給予處分。檔案統(tǒng)計制度 充分認識檔案統(tǒng)計工作的重要性，確定專人負責(zé)統(tǒng)計。要認真負責(zé)地按時、按規(guī)定、準確無誤地完成統(tǒng)計報表的填報工作。 建立健全統(tǒng)計臺帳，賬物相符，掌握檔案的收進、整理、利用、移出、鑒定、銷毀以及其他各種情況數(shù)據(jù)。 對統(tǒng)計數(shù)字進行綜合分析，找出存在的問題，提出改進措施。 各類檔案的統(tǒng)計數(shù)據(jù)由分管各類檔案工作的同志提供，交專人統(tǒng)計填報。 統(tǒng)計報表一般每學(xué)期進行一次，年終進行匯總統(tǒng)計。 按所在地檔案行政管理部門和上級主管部門的要求及時報送各種報表，并進行統(tǒng)計分析。 要確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的嚴肅性，各類數(shù)據(jù)應(yīng)實事求是；要有原始資料為依據(jù)，不得隨意估算、虛報；字跡清晰。 堅持用科學(xué)的標準和方法，按照規(guī)定的統(tǒng)一格式和口徑，分析編制統(tǒng)計表，堅持實事求是的作風(fēng)、嚴肅認真的態(tài)度，如實反映檔案管理工作中的變化情況。 檔案工作人員要加強檔案統(tǒng)計工作的責(zé)任心和使命感，建立科學(xué)的檔案統(tǒng)計工作制度。儀器設(shè)備檔案管理制度 凡是價值在千元以上的各種進口和國產(chǎn)的精密、貴重、稀缺儀器設(shè)備、都必須建立檔案。凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設(shè)備的購置申請報告及批復(fù)文件，都要存入該儀器設(shè)備檔案內(nèi)。凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設(shè)備，到貨后器械科兼職檔案人員要參加開箱驗收，詳細填寫驗收報告一式二份，其中一份存檔。凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設(shè)備的全套隨機技術(shù)文件，儀器設(shè)備說明書、樣本、圖紙、技術(shù)操作規(guī)程、合格證及安裝調(diào)試等材料若系一式二份，應(yīng)留一份存檔；只有一份的，將原件存檔，復(fù)印件隨機使用。已建檔的儀器設(shè)備在管理、使用、維修和改進工作中形成的文件材料應(yīng)歸檔，不得隨意亂放，以免丟失。設(shè)備科兼職檔案員，負責(zé)儀器設(shè)備檔案的收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計工作。儀器設(shè)備檔案內(nèi)的文件材料，要按時間先后排列好，用鉛筆編寫頁號，凡有文字的頁面，都要編號，正面編在右上角，背面寫在左上角，然后填好卷內(nèi)目錄，一式三份，其中一份存檔，一份交綜合檔案室，一份存設(shè)備科。綜合檔案室負責(zé)督促、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。器設(shè)備檔案由設(shè)備科負責(zé)保管，應(yīng)有專用的柜櫥，做到完整安全，存放有序，查找方便，不得隨意堆放，嚴防毀壞和散失。儀器設(shè)備檔案的原件一般不外借，如因特殊需要，必須借用時，應(yīng)以設(shè)備科領(lǐng)導(dǎo)同意，辦理借閱手續(xù)，借出的檔案材料，借用人要妥善保管，不得毀壞和遺失，按期歸還，如有損壞、遺失，由借用人負責(zé)。基建檔案管理制度凡本院大小基建項目及維修、改建、上下管道安裝等項目都必須建立檔案。凡屬歸檔范圍的基建規(guī)劃、計劃、總結(jié)、請示、報告等都應(yīng)存入基建項目內(nèi)。凡屬立檔基建項目，竣工后都應(yīng)有兼職檔案員和院檔案室工作人員參加驗收，并接受全部資料?；椖靠⒐ず髢蓚€月內(nèi)全部資料應(yīng)由兼職檔案員整理。交院檔案室統(tǒng)一保管。文書立卷歸檔制度公文必須實行由文書部門或業(yè)務(wù)部門立卷的制度，這是提高案卷質(zhì)量的一個重要措施，文書立卷歸檔工作，是文書處理工作的重要環(huán)節(jié)。立卷歸檔工作的好壞，直接影響到案卷的質(zhì)量，文書人員必須認真做好。本院黨、政、工團各職能科室均為立卷單位。各立卷單位必須指定專人（兼職）負責(zé)本科室的立卷工作，各科室領(lǐng)導(dǎo)要加強對立卷工作的領(lǐng)導(dǎo)，將其納入本部門工作范圍。凡本院在工作活動中形成的，具有保存價值的文件材料，均由立卷單位進行整理、立卷。各級領(lǐng)導(dǎo)人和承辦人員辦理完畢的文件材料，均應(yīng)及時交有關(guān)部門整理立卷，不得私自保存應(yīng)立卷的文件材料。立卷人員應(yīng)及時收集整理，防止文件材料的散失。各部門立卷歸檔的文件材料以本部門形成的為主，與本部門工作有直接關(guān)系的上下級來文也需立卷，以保證歸檔材料的齊全、完整。本院黨委和行政形成的文件及上級發(fā)文分別由黨委辦公室和院辦公室立卷。文書立卷歸檔的具體要求：（1） 卷前把本部門一年內(nèi)形成的全部文件材料統(tǒng)一收集整理，核對清楚，以保證歸檔的文件材料齊全、完整；（2） 卷歸檔的文件材料，應(yīng)保持它們之間的內(nèi)在聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理立卷；（3） 把文件按年度分開，不同年度的文件，不能混在一起立卷，但一些特殊性文件分年度時可采取以下作法：前一年形成的本年度工作計劃和下一年形成的本年度總結(jié)，放在本年度文件內(nèi)，長遠規(guī)劃放在所針對的開頭一年；連續(xù)幾年的工作總結(jié)放在所針對的最后一年；跨年度的文件歸于結(jié)束之年代；（4） 把文件按級別分開立卷，但上級對本院的批復(fù)、批轉(zhuǎn)和本院對下級的批復(fù)、批轉(zhuǎn)文件應(yīng)在本院卷內(nèi)，本院的文件材料在前，上、下級的文件材料在后；其余按上、下級文件分開立卷；（5） 按內(nèi)容分開立卷，把一個問題或一項工作、一次會議、一個案件所形成的文件材料作為有聯(lián)系的一個整體立卷；（6） 把文件按永久、長期、短三種保管期限分開立卷；（7） 卷內(nèi)文件按一定的規(guī)律進行排列。其目的是保持文件之間的聯(lián)系，使卷內(nèi)文件系統(tǒng)化的反映問題。單一問題的文件按時間順序排列。幾個問題的文件按問題結(jié)合的時間順序排列。一份文件正本在前；定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文件在前，來文在后；批復(fù)在前，請示在后；有請示雖無正式批復(fù)件，但用其他形式答復(fù)或有處理結(jié)果有，要承辦人員或有關(guān)人員在請示件上加以注明。排列完畢的文件材料要拆去金屬訂物在右上角用鉛筆編寫頁號，如正反面都有文字或圖表的文件材料，兩面編頁號，反面編在左上角。并填寫好卷內(nèi)目錄；（8） 卷標題要簡明確切，正確地反映卷內(nèi)文件主要內(nèi)容，各立卷單位負責(zé)草擬所立案卷的標題，劃定保管期限，由綜合檔案室統(tǒng)一填寫；（9） 各立卷單位應(yīng)按各類檔案的具體要求定期向綜合檔案室移交。文書檔案在下一年的六月底以前移交完畢，并履行移交手續(xù)。了保證案卷質(zhì)量，綜合檔案室負責(zé)督促、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，協(xié)助各部門做好文書立卷工作。圖紙管理規(guī)定 本院所有建筑物及設(shè)備安裝圖紙，都必須在工程結(jié)束后一個月內(nèi)交檔案室保存。 認真辦理接收手續(xù)，交方要交圖紙、編號、簡要文字說明，檔案室要仔細清點份（張）數(shù)，接送雙方簽字。 圖紙一律折疊為20*28公分，編號蓋圖紙專用章，填寫分類代號，填寫卷內(nèi)目錄，裝盒分類存放。 圖紙只限于在檔案室查閱，一般不外借，特殊情況需經(jīng)院辦公室主任批準。電話安裝使用的管理規(guī)定 電話安裝范圍為適應(yīng)各項工作的需要，根據(jù)總機容量，先在以下范圍安裝電話：辦公室電話：（1）醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)辦公室；（2）職能科室，臨床、醫(yī)技科室辦公室及其后勤班組。 電話管理規(guī)定（1）安裝電話主要根據(jù)工作需要，由院辦公室按有關(guān)規(guī)定辦理，不經(jīng)批準一律不準私自安裝電話；（2）在宿舍安裝的電話，當(dāng)機構(gòu)和個人職務(wù)發(fā)生變動或調(diào)離醫(yī)院時電話將隨之撤銷，以便及時轉(zhuǎn)移至繼任者；（3）任何單位和個人均不得私自拆卸、移動電話機。對私自拆卸、移動電話或故意破壞通迅線路、設(shè)備者，視情節(jié)輕重分別給予經(jīng)濟處罰或行政處理。 電話使用規(guī)定（1） 除部分職能科室及藥劑科、器械科等直接對外有業(yè)務(wù)聯(lián)系的科室使用電話內(nèi)外聯(lián)系外， 其他各科室有事報告有關(guān)職能科室處理；（2） 因工作需要使用長途直撥電話的單位和個人，須經(jīng)院辦公室批準登記；（3） 職工在工作時間內(nèi)，如有特殊情況，因私事需經(jīng)院掛直撥長途電話，須經(jīng)院辦公室批準，按使用時間計費，到財務(wù)交款。復(fù)印機使用管理規(guī)定復(fù)印機需專人使用管理，其他任何不得擅自使用。復(fù)印機使用管理人員，要有高度的責(zé)任心，熟悉機器性能及操作技術(shù)，及時、準確地完成復(fù)印任務(wù)，并做到復(fù)印文件字跡清晰、美觀，機要文件嚴格保密。復(fù)印文件資料的數(shù)量原則上不得超過20分份，數(shù)量多的由打字室打印。醫(yī)院行政職能科室的辦公文件、材料、統(tǒng)計報表復(fù)印，統(tǒng)一由院辦公室負責(zé)。醫(yī)院各業(yè)務(wù)科室的公務(wù)復(fù)印，先由科室主任審批簽字，報院長辦公室審批后復(fù)印，其費用計入科室辦公經(jīng)費開支。社會監(jiān)督制度醫(yī)院要設(shè)立社會監(jiān)督電話和意見箱，并有專人負責(zé)管理。建立醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)與所在地區(qū)聯(lián)系制度，聽取和了解所在地區(qū)群眾的反映與意見。不定期向病人發(fā)放“征求意見卡”，進行滿意度調(diào)查。聘請社會義務(wù)監(jiān)督員，定期召開有關(guān)人員座談會，征求意見。醫(yī)院須實施下列公開制度。（1）上崗人員需佩戴附有本人照片姓名和編號、科室、職稱或職務(wù)等內(nèi)容的胸卡；（2）公開張?zhí)l(wèi)生部制定的醫(yī)務(wù)人員醫(yī)德規(guī)范；（3）公開主要檢查、治療、手術(shù)、住院的收費項目及標準，公開常用藥品價格和撲自費藥品品種；（4）對出院病人出具其費用結(jié)算憑證；（5）公開專家門診姓名、職稱、?？啤r間、掛號費標準等；（6）公開重大檢查和手術(shù)的時間安排；（7）公開張貼致病人及家屬的公開信，闡明醫(yī)院服務(wù)宗旨，明確優(yōu)質(zhì)服務(wù)的有關(guān)規(guī)定。文件承辦制度檔案管理制度及文件運行細則（1） 各種外來文件、內(nèi)部發(fā)文及各種業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、經(jīng)濟性文件等都要經(jīng)登記，履行審批手續(xù)，并由院務(wù)部統(tǒng)一保管存檔。各業(yè)務(wù)部門若需副本或復(fù)印件時，須經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)同意后由院辦公室簽發(fā)。醫(yī)院各種文件和各項業(yè)務(wù)合同的借閱，都要履行借閱手續(xù)，并按時歸還。密級文件、合同要經(jīng)總經(jīng)理批準方可借閱。對于應(yīng)由各業(yè)務(wù)部門管理的文件，各部門要指定專人統(tǒng)一建檔保存；（2） 外來文件（資料）接收及運行程序外來文件（資料）的接文經(jīng)辦人應(yīng)及時填寫文件運行（傳閱）處理卡，經(jīng)院辦公室進行登記簽收，并報請執(zhí)行院長、總經(jīng)理閱批。然后由院辦公室發(fā)到承辦部門或有關(guān)人員具體落實，并將原文存檔。各部門如需借閱原文，須辦理借閱登記手續(xù)，并限期返還院辦公室；（3） 醫(yī)院對外文件（包括經(jīng)濟合同、協(xié)議等經(jīng)濟性文件資料），文稿涉及哪個部門的工作，就由哪個部門負責(zé)起草擬稿并填寫發(fā)文卡，交院辦公室打印成稿，經(jīng)執(zhí)行院長、總經(jīng)理審批后，將原稿歸檔。各部門要借用，需辦理借閱手續(xù)并限期歸還；（4） 醫(yī)院內(nèi)部文件，職能部門擬稿后填寫發(fā)文卡，送院領(lǐng)導(dǎo)審批后返回院辦公室，由院辦公室簽發(fā)到有關(guān)部門具體實施。院辦公室和承辦部門各存檔一份。文件打印制度（1） 文件打印由機關(guān)各部門自行打印成稿。打印文件材料要認真負責(zé)、嚴肅細致、及時準確，錯別字不超過1%。打印的文件做到字跡清楚、整齊、美觀、格式符合規(guī)定。文件（材料）清樣須校對三次，確保無誤后整理裝訂；（2） 嚴格遵守國家及醫(yī)院規(guī)定的保密制度，做到不該說的話不說，不該問的事不問，機要文件打印完畢后，版面及時進行保密處理，防止泄密；（3） 愛護醫(yī)院公共財產(chǎn)，盡量節(jié)約紙張。凡需打印的材料須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后方能安排。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準，不準私自為別人打印文件；（4） 打印文字材料，要做好登記；（5） 打印件底稿要交給發(fā)文部門，以便存檔，丟失底稿按