【文章內(nèi)容簡介】 方法：講授法、互動教學(xué)法一、公文的排版規(guī)格與印制裝訂要求(1)排版規(guī)格：正文使用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。公文文字從左至右橫寫、橫排，采用三號仿宋體。少數(shù)民族文字按其習慣書寫、排版。在民族自治地方，可并用漢字和通用的少數(shù)民族文字。(2)用紙要求：公文用紙采用A4型，幅面尺寸為210mm297mm。公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm177。1 mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm177。1 mm，版心尺寸為：156mm225mm（不含頁碼）。張貼的?通告?、?命令（令）?用紙幅面尺寸可根據(jù)實際需要確定。(3)裝訂要求：公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。二、公文書面格式通常，我們將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。臵于公文首頁紅色反線（又稱間隔橫線）以上的各要素統(tǒng)稱眉首（亦稱文頭部分）；臵于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體（亦稱行文部分）；臵于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記（亦稱文尾部分）。（一）眉首眉首的特點是位臵相對固定。一般由公文份數(shù)序號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、會簽人等部分組成。公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。公文如需要標識公文份數(shù)序號，用阿拉伯數(shù)碼頂格標識在版心左上角第１行。并不是所有的公文都需要編制份數(shù)序號，?辦法?規(guī)定帶有密級的公文必須編號。如果發(fā)文機關(guān)認為有必要，也可以對不帶密級的公文編制序號，如國務(wù)院文件都編有份數(shù)序號。編制公文份數(shù)序號用阿拉伯數(shù)碼。一般說來，應(yīng)根據(jù)公文的份數(shù)來決定所編份數(shù)的位數(shù)，但至少應(yīng)不少于兩位，即?1?應(yīng)編為?01?，如果單編?1?，會使人不知其意，以為是誤印上去的。秘密等級是標識公文保密程度的一種標志。根據(jù)?辦法?的規(guī)定，涉及國家秘密的公文應(yīng)當按照國家秘密及其密級范圍的規(guī)定分別標明?絕密?、?機密?和?秘密?。?絕密?是重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害；?機密?是重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害；?秘密?，是一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害。在國家行政機關(guān)的公文中應(yīng)按照上述要求在公文中標識公文的秘密等級。保密期限是對公文密級的時效加以規(guī)定的說明。涉及國家秘密的公文如有具體保密期限應(yīng)當明確標注，否則按照?國家秘密保密期限的規(guī)定?(國家保密局1990年第2號令)?第九條執(zhí)行，即“凡未標明或者本通知保密期限的國家秘密事項，其保密期限按照絕密級事項三十年、機密級事項二十年秘密級事項十年認定。”在秘密等級和保密期限間用?★?隔開。如：絕密★3個月，意味著該公文屬于絕密等級，保密的期限為3個月，過期即可解密。如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用?★?隔開。應(yīng)該注意的是，如不標識保密期限，秘密等級兩字之間應(yīng)空1字距離，如需標注保密期限，則秘密等級的兩字間不空1字距離，以使該字段不致過長。緊急程度是對公文送達和辦理時間的要求。根據(jù)?辦法?規(guī)定，緊急公文應(yīng)當分別標明?特急?、?急件?。電報的緊急程度分為?特提?、?特急?、?加急?、?平級?等四種。具體?特急?和?急件?的時間要求是多少，由各地行政機關(guān)主管自行確定。公文如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。在表示緊急程度時應(yīng)注意：一是不要隨意將公文的緊急程度升格。確定與標明文件的緊急程度，是一項嚴肅的工作，是為了特別引起文書處理部門和承辦人的注意，以保證文件的時效，確保一些緊急問題能得到緊急處理。所以不要隨意將公文的緊急程度升格，防止濫標急件。如果把平件也標成急件，形成急件太多，就會造成急件不急，以致影響了真正急件的處理。二是緊急文件標明何種等級，應(yīng)由公文簽發(fā)人確定。發(fā)文機關(guān)標識由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加?文件（電報）?組成；?函?只標識發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱，不加?文件（電報）?字樣；?命令（令）?、?會議紀要?除標識發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱外，還應(yīng)加上文種名稱。發(fā)文機關(guān)全稱應(yīng)以批準該機關(guān)成立的文件核定的名稱為準。規(guī)范化簡稱應(yīng)由該機關(guān)向上級機關(guān)申報，也有由本機關(guān)自定的，但一定要明示其他行政機關(guān)，不能只是自己使用而別人不認同。發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣距離一般為25mm；上報的公文，發(fā)文機關(guān)標識的上邊緣至版心上邊緣為80mm。?函?的發(fā)文機關(guān)標識上邊緣上頁邊的距離為30mm，發(fā)文機關(guān)全稱下4mm處為一條武文線（上粗下細），距下頁邊20mm處為一條文武線（上細下粗），兩線長均為170mm。命令（令）標識上邊緣至版心上邊緣距離為20mm。發(fā)文機關(guān)標識原則上應(yīng)使用小標宋體字，一般用紅色標識。小標宋體字顯得莊重，其他字體如楷體、隸書、魏碑等都帶有某些書法藝術(shù)的成分，應(yīng)該說不適于標識具有執(zhí)法職能的國家行政機關(guān)的公文。電報的發(fā)文規(guī)定用黑色標識，字號以醒目美觀為原則酌定，但應(yīng)小于22mm15mm。聯(lián)合行文在排列時應(yīng)注意：第一、同級機關(guān)聯(lián)合行文時，可用主辦機關(guān)一家版頭，也可并用幾家版頭。第二、聯(lián)合行文的同級別機關(guān)，一般按黨、政、軍、群的順序排列。發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成，一般用3號仿宋體字標注在發(fā)文機關(guān)標識下空2行，居中排布，年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應(yīng)標全稱，用六角括號?“”?括入；序號不編虛位，不加第字。發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。聯(lián)合行文，只標明主辦機關(guān)發(fā)文字號。序號是發(fā)文的流水號。一般都是按文件的形式統(tǒng)一編，即是哪個部門主辦的，只要是同一發(fā)文形式，就要統(tǒng)一按順序編號。上報公文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名臵于第一行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序排列，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。（二）主體 公文主體部分包括標題、主送機關(guān)、正文、附件、成文時間、印章、附注等項。指標明某一公文主題的概括性名稱。公文標題與文章標題的顯著區(qū)別，在于公文標題有固定的結(jié)構(gòu)，而文章的標題基本無定規(guī)。（1）標題的位臵。放在正文上方的正中最醒目的地方，使讀者首先通過標題對公文的性質(zhì)、要求與反映的主要問題，有一個概括的了解，同時便于文書的處理工作。（2）標題的組成。一般由發(fā)文機關(guān)名稱、事由、文種三部分構(gòu)成。發(fā)文機關(guān)，放在標題之首；事由放在發(fā)文機關(guān)和文種之間。通常在事由前加介詞?關(guān)于?，組成介詞結(jié)構(gòu)，使事由更加鮮明、突出；文種，放在標題的末尾，在事由和文種之間加助詞?的?。公文的標題，按要求一般應(yīng)寫成全結(jié)構(gòu)，即具備發(fā)文機關(guān)、事由和文種三部分。但按照慣例，有些公文省去了發(fā)文機關(guān)，只有事由和文種，尤其是上行文。有的省去了事由，只有發(fā)文機關(guān)和文種，有極少數(shù)公文省去了發(fā)文機關(guān)和事由，只有文種，稱不完全結(jié)構(gòu)標題。但不論在什么情況下，均不能省去文種，否則就不成其為公文了。（3）標題的要求。標題是公文的具體名稱，起到畫龍點睛的作用，既不能冗長，也不能籠統(tǒng)含糊，字數(shù)一般不超過50個字。字數(shù)如不多，可居中排一行。如果字數(shù)較多，可排成兩行或三行，最多不要超過三行。各行的字數(shù)一般不相等，一般有?正梯形?、?倒梯形?、?除號形?等?？傊?，各行之間應(yīng)對稱，并注意其中最長的行一般不要超過正文一行字的五分之三。分行時，不要把兩個字以上的詞分割開。標題結(jié)尾處不加標點符號，標題內(nèi)除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件處，一般不加書名號。標題采用二號宋體字，其中的數(shù)字要用漢字小寫。公文如為經(jīng)會議討論通過或批準的，應(yīng)在標題下加題注，即在圓括號中居中排出?某年某月某日經(jīng)某會議通過（或批準）?，字號是三號宋體。即收受公文并對公文負主辦或答復(fù)責任的機關(guān)的全稱、規(guī)范化簡稱或統(tǒng)稱。又稱上款或抬頭。其作用在于概括表明公文的空間效力范圍，明確對公文負法定辦理或答復(fù)責任的機關(guān)。除普發(fā)性文件外，通常一份公文（特別是上行文）只能選擇一個機關(guān)為主送機關(guān)，且一般不要報送領(lǐng)導(dǎo)個人（領(lǐng)導(dǎo)者本人有要求者除外）。主送機關(guān)，于標題之下空一行靠左頂格書寫，末尾用冒號。如主送機關(guān)不是一個時，應(yīng)按其性質(zhì)、級別的輕重高低以及有關(guān)規(guī)定或慣例依次排列，機關(guān)名稱之間用頓號、逗號分隔。是公文的主體部分。于主送機關(guān)下1行，每自然段左空2字，回行頂格，數(shù)字、年份不能回行。附件指附屬于公文正件的其它公文或材料，可分為兩類：一是與公文正件具有同等效力的附件，其作用在于進一步補充和完善公文正件的內(nèi)容；二是公文正件已申明僅供參考而不具備現(xiàn)實執(zhí)行效用的附件，其作用在于為受文者正確理解執(zhí)行公文提供參考數(shù)據(jù)。附件說明，標注于正文下空一行，左空2個字用3號仿宋體字標識?附件?，后標全角冒號和附件名稱。如有序號使用阿拉伯數(shù)碼，附件不加書名號，名稱后不加標點符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識?附件?，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)有附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文號并在其后標識附件（或帶序號）。公文必須寫明成文時間，以表明公文從何時生效。一般的公文，成文日期就是它的生效日期。法規(guī)性公文，有的從發(fā)布之日起生效，有的專門規(guī)定了生效和開始執(zhí)行的日期。發(fā)文時間一般以機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準。如果繕印時間較長，也可以以印發(fā)的日期為準。幾個機關(guān)聯(lián)合發(fā)文，以最后一個會簽機關(guān)所簽發(fā)的日期為準。經(jīng)一定會議討論通過的公文，以通過日期為準。發(fā)文時間的位臵，寫在正文末右下方。其位臵、距離根據(jù)發(fā)文機關(guān)的數(shù)量及機關(guān)印章的大小而確定。必須用漢字小寫完整寫明年月日。公文生效標識是證明公文效力的表現(xiàn)形式，它包括發(fā)文機關(guān)印章或簽署人姓名。單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標識成文時期，成文日期右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正，居中下壓成文時間，印章用紅色。當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文日期拉開，左右各空7個字；主辦單位印章在前，均壓成文日期，兩印章不相交或相切，相距不過3mm。當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱（可用簡稱）按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位臵，并使印章或套印在其上。主辦機關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；在最后一排印章之下1行右空2字標識成文時間。如確需黨政機關(guān)聯(lián)合行文，應(yīng)將黨的機關(guān)排列在前。以機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人名義行文時，應(yīng)在姓名前同時冠上職務(wù)身份。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時期上。兩個或兩個以上印章的排列要統(tǒng)一采取一種，要下套均下套，要中套均中套，以保證印章排列整齊、美觀。附注一般是對公文的以放范圍、使用時需注意的事項加以說明，如?此件發(fā)至縣團級?、?此件可見報?等。公文如有附近注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識，在成文時期下1行。（三）版記版記包括主題詞、抄送單位、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等項。指用以揭示公文主要內(nèi)容并經(jīng)規(guī)范化處理的名詞術(shù)語。主題詞的作用在于與標題相配合進一步簡要而精確地揭示公文內(nèi)容，為主題檢索法的運用提供檢索標識，為實現(xiàn)公文處理的標準化、現(xiàn)代化奠定基礎(chǔ)。標引順序是先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映文件內(nèi)容的詞，最后標反映文件形式的詞。一份文件如有兩個以上的主題內(nèi)容，先集中對一個主題內(nèi)容進行標引，再對第二個主題內(nèi)容進行標引。如?國務(wù)院關(guān)于在若干城市試行國有企業(yè)兼并破產(chǎn)和職工再就業(yè)有關(guān)問題的通知?，先標反映第一個主題內(nèi)容的類別詞“經(jīng)濟管理”，再標類屬詞“企業(yè)”?、“破產(chǎn) ”；然后標反映第二個主題內(nèi)容的類別詞“勞動”，再標類屬詞“就業(yè)”；最后標“通知”。一份文件的標引，除類別詞外最多不超過5個主題詞。主題詞用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目間空1字。抄送機關(guān)是指雖不由這個收文機關(guān)主辦，但需使其了解這份公文的內(nèi)容或應(yīng)協(xié)同辦理這份公文的機關(guān)。公文如有抄送機關(guān)，在主題詞下1行，左空1字，用3號仿宋體字標識?抄送?，后標全角冒號；抄送機關(guān)間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊；在最后一個抄送機關(guān)后標句號。如在抄送機關(guān)之上、主題詞之下需標識主送機關(guān)，與抄送機關(guān)的標識相同。印發(fā)說明是對公文承印單位、印發(fā)日期、印刷份數(shù)等情況的介紹。其作用在于明確公文印刷質(zhì)量、時限的責任歸屬并便于受文者直接與公文印發(fā)單位取得聯(lián)系。承印單位一般為機關(guān)的辦公室，用三號仿宋體字左空一字。有的發(fā)文機關(guān)沒有專門的辦公（廳）室或文秘部門，也可標識發(fā)文機關(guān)。印發(fā)日期以公文會印的日期為準，用阿拉伯數(shù)字，右空一字。印發(fā)份數(shù)是黨的機關(guān)公文所需標注的。，寬度同版心，一是為了顯示各要素之間的區(qū)別，二是如此設(shè)計顯得美觀。版記應(yīng)臵于公文最后一面（封四），版記的最后一個要素臵于最后一行。（1）公文主體之后 的空白容不下版記的位臵，需另起一頁標識版記，此時版記要放在最后一面，即使前一面完全空白也沒有關(guān)系。（2）公文如有附件。如果附件最后的空白能夠容下版記，該頁又正是4的倍數(shù)，此時版記應(yīng)臵于空白處。如附件是被轉(zhuǎn)發(fā)的文件，該文件后面也有版記，此時被轉(zhuǎn)發(fā)文件的版記不能代替轉(zhuǎn)發(fā)文件的版記，轉(zhuǎn)發(fā)文件還應(yīng)標識自己的版記。參考說明(例子圖片選取多個)：練習題：不定項選擇題 ：需用請示行文的情況是（）A、權(quán)限不夠 B、能力不足 C、認識不清 D、資源匱乏 E、問題特殊發(fā)文字號年份的正確寫法是（）A、〔97〕B、〔1997〕C、〔’97〕D、〔1997年〕不屬于通報適用范圍的是（）A、表彰先進B、傳達情況 C、申請批準D、批評錯誤公文的秘密等級應(yīng)標于文頭的（）A、左上角 B、右上角 C、左下角 D、右下角任免人員應(yīng)使用的文種是（）A、通報 B、批復(fù)C、通知D、通告公安局向市政府請求批準辦某件事用