【文章內容簡介】 。在民族自治地方，公文名稱可并用自治民族文字和漢字，將自治民族文字排列在前。政府機關的上行文，發(fā)文機關標識上邊緣之上，要留出55毫米的空白作“領導批示域”，供上 級機關領導批示文件用。，由發(fā)文機關(單位)代字、年份、序號構成。其作用在于為檢索和引用公文提供專指性較強的代號，為管理和統(tǒng)計公文提供依據(jù)。一件公文只有一個發(fā)文字號，幾個機關(單位)聯(lián)合發(fā)文，只標明主辦機關(單位)發(fā)文字號。機關(單位)代字(以下簡稱機關代字)要簡潔，一般在兩、三個字以內。專指性要強，在一個市、縣范圍內不能有重復的機關代字。不能將機關代字分列在年份兩邊。年份(《條例》作“發(fā)文年度”)用阿拉伯數(shù)字寫全，如寫為“1999 “, ” 2006 “之類。年份置于六角括號〔〕中，不能再標示為方括號[]和圓括號()。年份位于機關代字與序號之間。序號(發(fā)文順序號)每年從1號開始，按先后順序編到當年最后一份文件為止。序號不編虛位，不用“0”占空位，(即1不編為001)，序號前也不寫“第”，以顯簡明。不同類型的行文，發(fā)文字號的位置是不同的。平行文、下行文發(fā)文字號位于公文名稱下面居中排一行。_上行文發(fā)文字號居左空1字。發(fā)文字號之下4毫米處印一條與版心等寬的紅色反線(稍粗的線)。(發(fā)文字號只要不貼反線即可。)函件式公文的發(fā)文字號位于武文線下1行版心右邊緣頂格標識。_上報黨政領導機關的公文，要由本機關(單位)的主要負責人簽發(fā)，并在公文上注明簽發(fā)人。簽發(fā)人位于發(fā)文字號同一行右側，居右空1字。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4毫米。(二)主體部分排列在文頭的橫隔線之下下空2行。包括標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關、印章、成文時間和附注。1標題公文式標題由發(fā)文機關、事由和文種三部分構成。標題應力求簡明、扼要、醒目。為了閱文和管理的方便，公文標題一般要求完整，不能省略發(fā)文機關和事由，這樣使標題更莊重，也便于一下級引用。發(fā)文機關名稱應寫全稱或者規(guī)范化簡稱。標題中除法規(guī)、規(guī)章和管理規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。(黨的機關公文則要加書名號。)標題位于公文首頁橫隔紅線空兩行之下，居中排一行或多行，與正文間隔一行。分行書寫時要做到詞意完整，排列勻稱、美觀，人名、地名、詞或詞組不能拆開分置兩行，以免產(chǎn)生歧義。多行書寫時，可排列成上小下大的寶塔形、梯形、菱形或等長形。(單位)也稱為主送對象、受文對象。要寫明對所收公文負實際辦理或答復責任的機關、單位或團體的全稱、規(guī)范簡稱或統(tǒng)稱。寫明主要受文者的作用，是概括表明公文的空間效力范圍，明確對文件辦理、答復負法定責任的機關、單位、團體。因此，主送對象力求明確、具體地寫出。第一，上行文尤其是請示，一般只寫一個主送機關(單位)，不得多頭主送。受雙重領導的機關單位向_[級請小，如需同時報送另一個上級機關(單位)，可使用抄送的方式。第二，普發(fā)性的一「行文主送對象可使用泛稱，如“各市、州、縣人民政府，省政府各部門”之類。除特殊情況外，一般不宜使用“各有關單位”之類不明確的模糊稱呼。第三，除領導I司志有專門交代者外，所有上報文件都應主送機關而不宜主送領導個人。第四，主送機關位于標題之下、正文之前，從左至右頂格標識，回行時仍頂格。如主送對象稍多時，應按其性質、級別和有關規(guī)定或慣例依次排列，中間用頓號分隔，最后用冒號。第五，公開發(fā)布的周知性公文如公告、通告、公報以及法規(guī)、規(guī)章、管理規(guī)章等，可不寫主送對象。決定、決議、會議紀要等文種通常也不在正文前寫明主送對象，而可在抄送欄內抄送機關的上方，標明“主送”或者“分送”的機關單位。如主送機關單位過多而使公文首頁不能顯示正文時，也可將主送機關移至抄送欄內，這時其標注方法與抄送欄規(guī)定相同。指公文的內容。這是公文信息的主體部分。其結構層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第一層為“1.”，第四層為“(1)”。正文中，人名、地名、數(shù)字、引文要準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。文內使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。應當使用國家法定計一量單位。附件指附屬于公文正件的其他公文、圖表或材料。其自身本來是一個相對獨立的實體，如無專門說明，其效用與正件相同。不是每件公文都有附件，只有內容需要，而又不便寫入正文的材料，才用附件反映。附件的作用是：使止文內容具體化、完整化。為受文者正確理解和執(zhí)行公文提供依據(jù)材料或參考材料。被正件確認其作用與效力。公文若有附件的，須在正文后空一行提行空兩格標寫“附件”，冒號后再分別標明附件標題、份數(shù)，后面不加標點符號。有幾個附件時，還應用阿拉伯數(shù)碼標出序號，每件一行。不能籠統(tǒng)寫為“附件如文”、“附件X件”。附件原文一般另起一頁附在正件版記之后。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文字號，并在其后標識附件(或帶序號)。有些專門為發(fā)布法令、法規(guī)、規(guī)章、管理規(guī)章、批轉或轉發(fā)有關公文的公文，是為批準、確認其附件的作用、效力或明令執(zhí)行其附件而制發(fā)的。這類公文的主體內容通常在其附件部分，有些人把這類正件叫做“文件頭”或“文件頭子”。這類有附件的公文，在標題和正文中，都已寫明所發(fā)布或批轉、轉發(fā)文件的名稱，就不再于正文之后加附件說明標注附件名稱了。(單位)署名發(fā)文機關(單位)的名稱要用全稱或者規(guī)范化簡稱。有的公文如命令、政府制發(fā)的議案、有些經(jīng)濟文書，也可以不署發(fā)文機關(單位)，而由機關、單位主要領導人簽署。即在發(fā)文機關的位置，寫明簽署的領導人職務和姓名(或蓋簽名章)，如“省長XXX”、“縣長XXX”、“廠長XXX”、“經(jīng)理XXX”發(fā)文機關(單位)或者領導簽署位于正文(附件)后面右下方。聯(lián)合行文時，一個發(fā)文機關(單位)占一行。會議紀要、電報文件、黨的領導機關普發(fā)性的下行公文，黨政領導機關聯(lián)合下發(fā)的公文，通常不加蓋印章，而可標識發(fā)文機關。除此之外，其他一切公文均應加蓋印章。印章是公文的生效標志。除了按規(guī)定可以不加蓋印章的上述文種外，不加蓋印章的公文應視為無效。印章是證實公文作者合法性及公文效力的標志，印章還是鑒定公文真?zhèn)蔚淖钪匾臉酥?。政府機關公文、企事業(yè)單位公文以印章代表發(fā)文機關(單位)，就不再標識發(fā)文機關(單位)。公開張貼的通告、通知等，一般也應印上套紅印章。單一發(fā)文印章，應上距正文(附件)1行的空白，下壓成文日期。章的上邊沿不壓正文(或附件)，下邊沿蓋在年和月上，這就是通常所說的“上不壓正文，下騎年蓋月”。政府機關和企事業(yè)單位聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字。主辦機關印章在前。兩個印章均壓成文日期。聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應將各發(fā)文機關(單位)名稱(一可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應位置，并使印章加蓋或套印在其上。黨的機關公文既署名又蓋印章時，也要將印章下邊沿蓋在成文日期年月上，以顯清晰。當正文(附件)后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。印章不能漏蓋、錯蓋，也不能蓋得歪歪斜斜或者模糊不清，要端正、清晰無誤。指定稿形成公文的時間。(不宜叫做發(fā)文時間，因發(fā)文時間往往在成文時間之后，是印發(fā)公文的日期。)除公文正文中專門說明生效日期者外，公文的成文日期就是生效時間。成文日期通常以領一導人簽發(fā)的日期為準。聯(lián)合行文以最后會簽單位領導人簽發(fā)口期為準。凡是經(jīng)會議通過方能生效的公文，以會議通過日期為準。電報以發(fā)出日期為準。成文日期的位置，除法規(guī)、規(guī)章及決議、決定、會議紀要等會議文件常以簽注形式安排在標題之下外，其他都位于正文(或附件)之后右下方，發(fā)文機關下面右空4個字距離排一行。成文時間一律用規(guī)范小寫漢字數(shù)碼標明完整的年月日，如“二00六年六月三十日”，而不能寫為” 2006年6月30 日”或“二○○六年六月卅日”、“二○○六、六、三十”之類。黨的機關公文成文日期則用阿拉伯數(shù)字標示。發(fā)文機關及成文日期也合稱為落款。主要用以標注秘密文件的發(fā)送、閱讀、傳達范圍，或用于對不便在正文中直接出現(xiàn)的名詞術語及需要說明的有關事項的解釋、說明。附注位于公文末頁左下方，排列在成文日期之下空1行，提行空兩格加圓括號標示，如“(此件發(fā)至XX級)”或“(此件傳達到XX級)”之類。每項(名詞術語、事項等)說明為一個自然段，如兩項和兩項以上的，每項前標明序號。(三)版記(文尾部分)位于公文正件末頁下端，包括主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期(印刷版記)等部分。主題詞是用來揭示公文基本內容并經(jīng)過規(guī)范化處理的專用詞語，是在概括公文內容特征方面起關鍵作用的詞語，也叫關鍵詞。標注主題詞，能與標題相配合，簡要而準確的揭示公文內容。這對提高公文的檢索、利用效率，都是十分有利的。因此，應將有存檔利用價值的公文，都標注主題詞。要從主題詞表中選用最切合公文內容的、專指性最強的主題詞。上報的公文應按上級機關制發(fā)的主題詞表標注主題詞。每件公文最少選用3個主題詞語，通常是35個詞語，最多不超過7個。標注的順序，前幾個詞語表示公文的主要內容，涵義由大到小，從類別詞到類屬詞，最后一個表示公文的文種。主題詞位于公文末頁注釋之下，抄送欄之上。通常居左頂格排一行?！爸黝}詞：”字樣后標注主題詞語，各詞語間空一格。、單位和組織。一律使用“抄送?夕，抄送機關(單位)應用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。要嚴格控制抄送機關、單位和個人，可送可不送的不抄送，完全無關的堅決不送。位應準確具體地寫明，不宜籠統(tǒng)地寫“各有關單位”之類。一般也不抄送個人。抄送機關(單位)位于主題詞之下，用兩條平行細實線形成抄送欄。起首居左空1字標出“抄送：”字樣，然后按機關、單位的級別、性質、有關規(guī)定或慣例依次排列抄送單位名稱，中間用標點符號逗號“，”分隔，最后打上句號。抄送機關(單位)排列次序可按以下辦法處理：按上級、平級、一下級為序。若系同一級別的，則按黨委、人大、政府、政協(xié)、法院、檢察院、軍事機關的順序排列。若是本系統(tǒng)行文，下級單位在前，部門在后。要注意，本單位各部門及領導均不應列入抄送欄，也不必寫“存檔2份”之類。《條例》作“印刷版記”。這是對公文印制發(fā)出情況的說明，準確反映公文的生成時間，以界定生效日期與印發(fā)時間的區(qū)別。其內容包括承制單位、印發(fā)日期、印制份數(shù)等。印發(fā)單位一般為機關(單位)的辦公廳(室)或文秘部門。印發(fā)日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。位于抄送欄之下(無抄送欄的在主題詞之下)，劃一條細實線形成1行的印刷版記欄。印發(fā)機關左空1字，印發(fā)(翻印)口期右空1字。線下右邊用圓括號標注印刷份數(shù)。印刷版記的位置，應置于公文最后一面(封四)最后一行處。二、公文的特定格式(一)信函式格式不少機關單位常使用一種只標識發(fā)文機關名稱而不標識“文件”二字的“信函式”公文，即函件。它用于處理日常事務的平行文或下行文，如函、一般事項的通知、批復等，而且使用頻率很高。這種公文通常使用專門的函件版頭，其用法如下。，置于首頁線上。 mm之下印一條上粗下細的武文線，在距下頁邊20 mm處印一條上細卜粗的文武線。如需標識份數(shù)序號、秘密等級或緊急程度，可置于武文線下1行版心左邊緣頂格標識。(一般說來，“信函式”公文很少同時出現(xiàn)這三項)。首頁不顯示頁碼，其后由第2頁開始標識。第2頁后不再標識紅色雙線。(二)會議紀要格式這里所指的會議紀要格式，專指黨政機關、單位的辦公會議紀要。“XXXXXX會議紀要”組成。其標識位置同“文件式”發(fā)文機關標識方法?樣，即“第X號”。編號的編制按年度為限。(部門)，一般是該機關、單位的辦公室或文秘部門。在印發(fā)機關同一行版心右邊緣頂格標識印發(fā)日期。在印發(fā)機關和印發(fā)日期下4 mm處劃一條與版心等長的紅線。，與“文件式”公文的主體部分、)版記格式基本一致，只有兩點不同。一是辦公會議紀要不分主送、抄送，而用“分送”這一特定形式：一是會議紀要不加蓋印章。第三章公文的撰寫第一節(jié)公文撰寫的要求一、公文撰寫的基本要求(一)符合黨的路線、方針、政策和國家法律、法規(guī)及上級的有關規(guī)定，準確、完整地體現(xiàn)發(fā)文單位的意圖。全面、真實地反映本地區(qū)、本部門的實際情況，提出問題準確、分析問題實事求是，解決問題的政策、措施切實可行。(二)主旨突出，觀點鮮明，內容充實，條理清晰，結構嚴謹，表達準確，語言精練，篇幅簡短，文風端正。(三)得體合規(guī)，符合公文特定的體式要求、文種、格式合乎規(guī)范。，忌用曲筆，應露而不藏，直言不諱。公文敘述事物平直，來龍去脈一清二楚。匯報情況，一是一，二是二，實事求是。表明觀點，提倡什么，反對什么，態(tài)度鮮明。提出要求，應當怎么辦，不準怎么辦，明確具體。上行文要尊敬上級，又不阿諛逢迎。平行文要平等協(xié)商，互相尊重、理解與支持。下行文既要嚴肅決斷，又要質直不傲，既堅持原則，又以理服人、體諒下級實際困難。除了辦公會議紀要外，一件公文只提出或解決一個方面的問題，以利公文辦理。(四)公文的語言，要求做到以下幾點、清楚，不晦澀，無歧義。要讓人看得懂，能清楚地理解你的意思。語言是思想的載體，思想明晰，語言才一可能明晰。要選用含義確定、意思明確的詞語。選用通俗易懂的詞語，不要用過時、冷僻的詞語，更不能生造詞語。、闡述做法、表達思想。這里有用詞、造句、構段等問題，但最基本的是詞語的錘煉問題。錘煉詞語，就是要選用最恰當、最能說明特定事物的詞語入文，認真分辨詞類，精心辨析詞義，正確使用標點符號。、實事實說、直陳直敘，不冗長繁雜，不浮華藻飾。應注意實事求是，實話實說。敘事說理，開門見山：遣詞造句，惜字如金。、鄭重，這是發(fā)文單位辦理公務的嚴正立場、嚴肅態(tài)度的體現(xiàn)，也是公文強烈的權威性和行政約束力的要求。這就要求：(l)要用規(guī)范的書面語言，符合現(xiàn)代漢語的規(guī)范要求，一般不得使用口語、方言、卜語。(2)恰當?shù)厥褂脤Ｓ谜Z