【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 。在民族自治地方，公文名稱可并用自治民族文字和漢字，將自治民族文字排列在前。政府機(jī)關(guān)的上行文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣之上，要留出55毫米的空白作“領(lǐng)導(dǎo)批示域”，供上 級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示文件用。，由發(fā)文機(jī)關(guān)(單位)代字、年份、序號(hào)構(gòu)成。其作用在于為檢索和引用公文提供專指性較強(qiáng)的代號(hào)，為管理和統(tǒng)計(jì)公文提供依據(jù)。一件公文只有一個(gè)發(fā)文字號(hào)，幾個(gè)機(jī)關(guān)(單位)聯(lián)合發(fā)文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)(單位)發(fā)文字號(hào)。機(jī)關(guān)(單位)代字(以下簡(jiǎn)稱機(jī)關(guān)代字)要簡(jiǎn)潔，一般在兩、三個(gè)字以內(nèi)。專指性要強(qiáng)，在一個(gè)市、縣范圍內(nèi)不能有重復(fù)的機(jī)關(guān)代字。不能將機(jī)關(guān)代字分列在年份兩邊。年份(《條例》作“發(fā)文年度”)用阿拉伯?dāng)?shù)字寫全，如寫為“1999 “, ” 2006 “之類。年份置于六角括號(hào)〔〕中，不能再標(biāo)示為方括號(hào)[]和圓括號(hào)()。年份位于機(jī)關(guān)代字與序號(hào)之間。序號(hào)(發(fā)文順序號(hào))每年從1號(hào)開始，按先后順序編到當(dāng)年最后一份文件為止。序號(hào)不編虛位，不用“0”占空位，(即1不編為001)，序號(hào)前也不寫“第”，以顯簡(jiǎn)明。不同類型的行文，發(fā)文字號(hào)的位置是不同的。平行文、下行文發(fā)文字號(hào)位于公文名稱下面居中排一行。_上行文發(fā)文字號(hào)居左空1字。發(fā)文字號(hào)之下4毫米處印一條與版心等寬的紅色反線(稍粗的線)。(發(fā)文字號(hào)只要不貼反線即可。)函件式公文的發(fā)文字號(hào)位于武文線下1行版心右邊緣頂格標(biāo)識(shí)。_上報(bào)黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的公文，要由本機(jī)關(guān)(單位)的主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)，并在公文上注明簽發(fā)人。簽發(fā)人位于發(fā)文字號(hào)同一行右側(cè)，居右空1字。如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4毫米。(二)主體部分排列在文頭的橫隔線之下下空2行。包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)、印章、成文時(shí)間和附注。1標(biāo)題公文式標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種三部分構(gòu)成。標(biāo)題應(yīng)力求簡(jiǎn)明、扼要、醒目。為了閱文和管理的方便，公文標(biāo)題一般要求完整，不能省略發(fā)文機(jī)關(guān)和事由，這樣使標(biāo)題更莊重，也便于一下級(jí)引用。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱應(yīng)寫全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章和管理規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。(黨的機(jī)關(guān)公文則要加書名號(hào)。)標(biāo)題位于公文首頁(yè)橫隔紅線空兩行之下，居中排一行或多行，與正文間隔一行。分行書寫時(shí)要做到詞意完整，排列勻稱、美觀，人名、地名、詞或詞組不能拆開分置兩行，以免產(chǎn)生歧義。多行書寫時(shí)，可排列成上小下大的寶塔形、梯形、菱形或等長(zhǎng)形。(單位)也稱為主送對(duì)象、受文對(duì)象。要寫明對(duì)所收公文負(fù)實(shí)際辦理或答復(fù)責(zé)任的機(jī)關(guān)、單位或團(tuán)體的全稱、規(guī)范簡(jiǎn)稱或統(tǒng)稱。寫明主要受文者的作用，是概括表明公文的空間效力范圍，明確對(duì)文件辦理、答復(fù)負(fù)法定責(zé)任的機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體。因此，主送對(duì)象力求明確、具體地寫出。第一，上行文尤其是請(qǐng)示，一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)(單位)，不得多頭主送。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)單位向_[級(jí)請(qǐng)小，如需同時(shí)報(bào)送另一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)(單位)，可使用抄送的方式。第二，普發(fā)性的一「行文主送對(duì)象可使用泛稱，如“各市、州、縣人民政府，省政府各部門”之類。除特殊情況外，一般不宜使用“各有關(guān)單位”之類不明確的模糊稱呼。第三，除領(lǐng)導(dǎo)I司志有專門交代者外，所有上報(bào)文件都應(yīng)主送機(jī)關(guān)而不宜主送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人。第四，主送機(jī)關(guān)位于標(biāo)題之下、正文之前，從左至右頂格標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格。如主送對(duì)象稍多時(shí)，應(yīng)按其性質(zhì)、級(jí)別和有關(guān)規(guī)定或慣例依次排列，中間用頓號(hào)分隔，最后用冒號(hào)。第五，公開發(fā)布的周知性公文如公告、通告、公報(bào)以及法規(guī)、規(guī)章、管理規(guī)章等，可不寫主送對(duì)象。決定、決議、會(huì)議紀(jì)要等文種通常也不在正文前寫明主送對(duì)象，而可在抄送欄內(nèi)抄送機(jī)關(guān)的上方，標(biāo)明“主送”或者“分送”的機(jī)關(guān)單位。如主送機(jī)關(guān)單位過多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，也可將主送機(jī)關(guān)移至抄送欄內(nèi)，這時(shí)其標(biāo)注方法與抄送欄規(guī)定相同。指公文的內(nèi)容。這是公文信息的主體部分。其結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第一層為“1.”，第四層為“(1)”。正文中，人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定計(jì)一量單位。附件指附屬于公文正件的其他公文、圖表或材料。其自身本來(lái)是一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的實(shí)體，如無(wú)專門說(shuō)明，其效用與正件相同。不是每件公文都有附件，只有內(nèi)容需要，而又不便寫入正文的材料，才用附件反映。附件的作用是：使止文內(nèi)容具體化、完整化。為受文者正確理解和執(zhí)行公文提供依據(jù)材料或參考材料。被正件確認(rèn)其作用與效力。公文若有附件的，須在正文后空一行提行空兩格標(biāo)寫“附件”，冒號(hào)后再分別標(biāo)明附件標(biāo)題、份數(shù)，后面不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。有幾個(gè)附件時(shí)，還應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)出序號(hào)，每件一行。不能籠統(tǒng)寫為“附件如文”、“附件X件”。附件原文一般另起一頁(yè)附在正件版記之后。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)，并在其后標(biāo)識(shí)附件(或帶序號(hào))。有些專門為發(fā)布法令、法規(guī)、規(guī)章、管理規(guī)章、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)公文的公文，是為批準(zhǔn)、確認(rèn)其附件的作用、效力或明令執(zhí)行其附件而制發(fā)的。這類公文的主體內(nèi)容通常在其附件部分，有些人把這類正件叫做“文件頭”或“文件頭子”。這類有附件的公文，在標(biāo)題和正文中，都已寫明所發(fā)布或批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的名稱，就不再于正文之后加附件說(shuō)明標(biāo)注附件名稱了。(單位)署名發(fā)文機(jī)關(guān)(單位)的名稱要用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。有的公文如命令、政府制發(fā)的議案、有些經(jīng)濟(jì)文書，也可以不署發(fā)文機(jī)關(guān)(單位)，而由機(jī)關(guān)、單位主要領(lǐng)導(dǎo)人簽署。即在發(fā)文機(jī)關(guān)的位置，寫明簽署的領(lǐng)導(dǎo)人職務(wù)和姓名(或蓋簽名章)，如“省長(zhǎng)XXX”、“縣長(zhǎng)XXX”、“廠長(zhǎng)XXX”、“經(jīng)理XXX”發(fā)文機(jī)關(guān)(單位)或者領(lǐng)導(dǎo)簽署位于正文(附件)后面右下方。聯(lián)合行文時(shí)，一個(gè)發(fā)文機(jī)關(guān)(單位)占一行。會(huì)議紀(jì)要、電報(bào)文件、黨的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)普發(fā)性的下行公文，黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)聯(lián)合下發(fā)的公文，通常不加蓋印章，而可標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)。除此之外，其他一切公文均應(yīng)加蓋印章。印章是公文的生效標(biāo)志。除了按規(guī)定可以不加蓋印章的上述文種外，不加蓋印章的公文應(yīng)視為無(wú)效。印章是證實(shí)公文作者合法性及公文效力的標(biāo)志，印章還是鑒定公文真?zhèn)蔚淖钪匾臉?biāo)志。政府機(jī)關(guān)公文、企事業(yè)單位公文以印章代表發(fā)文機(jī)關(guān)(單位)，就不再標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)(單位)。公開張貼的通告、通知等，一般也應(yīng)印上套紅印章。單一發(fā)文印章，應(yīng)上距正文(附件)1行的空白，下壓成文日期。章的上邊沿不壓正文(或附件)，下邊沿蓋在年和月上，這就是通常所說(shuō)的“上不壓正文，下騎年蓋月”。政府機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文日期拉開，左右各空7字。主辦機(jī)關(guān)印章在前。兩個(gè)印章均壓成文日期。聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)(單位)名稱(一可用簡(jiǎn)稱)按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位置，并使印章加蓋或套印在其上。黨的機(jī)關(guān)公文既署名又蓋印章時(shí)，也要將印章下邊沿蓋在成文日期年月上，以顯清晰。當(dāng)正文(附件)后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。印章不能漏蓋、錯(cuò)蓋，也不能蓋得歪歪斜斜或者模糊不清，要端正、清晰無(wú)誤。指定稿形成公文的時(shí)間。(不宜叫做發(fā)文時(shí)間，因發(fā)文時(shí)間往往在成文時(shí)間之后，是印發(fā)公文的日期。)除公文正文中專門說(shuō)明生效日期者外，公文的成文日期就是生效時(shí)間。成文日期通常以領(lǐng)一導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。聯(lián)合行文以最后會(huì)簽單位領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)口期為準(zhǔn)。凡是經(jīng)會(huì)議通過方能生效的公文，以會(huì)議通過日期為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期的位置，除法規(guī)、規(guī)章及決議、決定、會(huì)議紀(jì)要等會(huì)議文件常以簽注形式安排在標(biāo)題之下外，其他都位于正文(或附件)之后右下方，發(fā)文機(jī)關(guān)下面右空4個(gè)字距離排一行。成文時(shí)間一律用規(guī)范小寫漢字?jǐn)?shù)碼標(biāo)明完整的年月日，如“二00六年六月三十日”，而不能寫為” 2006年6月30 日”或“二○○六年六月卅日”、“二○○六、六、三十”之類。黨的機(jī)關(guān)公文成文日期則用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)示。發(fā)文機(jī)關(guān)及成文日期也合稱為落款。主要用以標(biāo)注秘密文件的發(fā)送、閱讀、傳達(dá)范圍，或用于對(duì)不便在正文中直接出現(xiàn)的名詞術(shù)語(yǔ)及需要說(shuō)明的有關(guān)事項(xiàng)的解釋、說(shuō)明。附注位于公文末頁(yè)左下方，排列在成文日期之下空1行，提行空兩格加圓括號(hào)標(biāo)示，如“(此件發(fā)至XX級(jí))”或“(此件傳達(dá)到XX級(jí))”之類。每項(xiàng)(名詞術(shù)語(yǔ)、事項(xiàng)等)說(shuō)明為一個(gè)自然段，如兩項(xiàng)和兩項(xiàng)以上的，每項(xiàng)前標(biāo)明序號(hào)。(三)版記(文尾部分)位于公文正件末頁(yè)下端，包括主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期(印刷版記)等部分。主題詞是用來(lái)揭示公文基本內(nèi)容并經(jīng)過規(guī)范化處理的專用詞語(yǔ)，是在概括公文內(nèi)容特征方面起關(guān)鍵作用的詞語(yǔ)，也叫關(guān)鍵詞。標(biāo)注主題詞，能與標(biāo)題相配合，簡(jiǎn)要而準(zhǔn)確的揭示公文內(nèi)容。這對(duì)提高公文的檢索、利用效率，都是十分有利的。因此，應(yīng)將有存檔利用價(jià)值的公文，都標(biāo)注主題詞。要從主題詞表中選用最切合公文內(nèi)容的、專指性最強(qiáng)的主題詞。上報(bào)的公文應(yīng)按上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的主題詞表標(biāo)注主題詞。每件公文最少選用3個(gè)主題詞語(yǔ)，通常是35個(gè)詞語(yǔ)，最多不超過7個(gè)。標(biāo)注的順序，前幾個(gè)詞語(yǔ)表示公文的主要內(nèi)容，涵義由大到小，從類別詞到類屬詞，最后一個(gè)表示公文的文種。主題詞位于公文末頁(yè)注釋之下，抄送欄之上。通常居左頂格排一行?！爸黝}詞：”字樣后標(biāo)注主題詞語(yǔ)，各詞語(yǔ)間空一格。、單位和組織。一律使用“抄送?夕，抄送機(jī)關(guān)(單位)應(yīng)用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。要嚴(yán)格控制抄送機(jī)關(guān)、單位和個(gè)人，可送可不送的不抄送，完全無(wú)關(guān)的堅(jiān)決不送。位應(yīng)準(zhǔn)確具體地寫明，不宜籠統(tǒng)地寫“各有關(guān)單位”之類。一般也不抄送個(gè)人。抄送機(jī)關(guān)(單位)位于主題詞之下，用兩條平行細(xì)實(shí)線形成抄送欄。起首居左空1字標(biāo)出“抄送：”字樣，然后按機(jī)關(guān)、單位的級(jí)別、性質(zhì)、有關(guān)規(guī)定或慣例依次排列抄送單位名稱，中間用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)逗號(hào)“，”分隔，最后打上句號(hào)。抄送機(jī)關(guān)(單位)排列次序可按以下辦法處理：按上級(jí)、平級(jí)、一下級(jí)為序。若系同一級(jí)別的，則按黨委、人大、政府、政協(xié)、法院、檢察院、軍事機(jī)關(guān)的順序排列。若是本系統(tǒng)行文，下級(jí)單位在前，部門在后。要注意，本單位各部門及領(lǐng)導(dǎo)均不應(yīng)列入抄送欄，也不必寫“存檔2份”之類?！稐l例》作“印刷版記”。這是對(duì)公文印制發(fā)出情況的說(shuō)明，準(zhǔn)確反映公文的生成時(shí)間，以界定生效日期與印發(fā)時(shí)間的區(qū)別。其內(nèi)容包括承制單位、印發(fā)日期、印制份數(shù)等。印發(fā)單位一般為機(jī)關(guān)(單位)的辦公廳(室)或文秘部門。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。位于抄送欄之下(無(wú)抄送欄的在主題詞之下)，劃一條細(xì)實(shí)線形成1行的印刷版記欄。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)(翻印)口期右空1字。線下右邊用圓括號(hào)標(biāo)注印刷份數(shù)。印刷版記的位置，應(yīng)置于公文最后一面(封四)最后一行處。二、公文的特定格式(一)信函式格式不少機(jī)關(guān)單位常使用一種只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱而不標(biāo)識(shí)“文件”二字的“信函式”公文，即函件。它用于處理日常事務(wù)的平行文或下行文，如函、一般事項(xiàng)的通知、批復(fù)等，而且使用頻率很高。這種公文通常使用專門的函件版頭，其用法如下。，置于首頁(yè)線上。 mm之下印一條上粗下細(xì)的武文線，在距下頁(yè)邊20 mm處印一條上細(xì)卜粗的文武線。如需標(biāo)識(shí)份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)或緊急程度，可置于武文線下1行版心左邊緣頂格標(biāo)識(shí)。(一般說(shuō)來(lái)，“信函式”公文很少同時(shí)出現(xiàn)這三項(xiàng))。首頁(yè)不顯示頁(yè)碼，其后由第2頁(yè)開始標(biāo)識(shí)。第2頁(yè)后不再標(biāo)識(shí)紅色雙線。(二)會(huì)議紀(jì)要格式這里所指的會(huì)議紀(jì)要格式，專指黨政機(jī)關(guān)、單位的辦公會(huì)議紀(jì)要?！癤XXXXX會(huì)議紀(jì)要”組成。其標(biāo)識(shí)位置同“文件式”發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)方法?樣，即“第X號(hào)”。編號(hào)的編制按年度為限。(部門)，一般是該機(jī)關(guān)、單位的辦公室或文秘部門。在印發(fā)機(jī)關(guān)同一行版心右邊緣頂格標(biāo)識(shí)印發(fā)日期。在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期下4 mm處劃一條與版心等長(zhǎng)的紅線。，與“文件式”公文的主體部分、)版記格式基本一致，只有兩點(diǎn)不同。一是辦公會(huì)議紀(jì)要不分主送、抄送，而用“分送”這一特定形式：一是會(huì)議紀(jì)要不加蓋印章。第三章公文的撰寫第一節(jié)公文撰寫的要求一、公文撰寫的基本要求(一)符合黨的路線、方針、政策和國(guó)家法律、法規(guī)及上級(jí)的有關(guān)規(guī)定，準(zhǔn)確、完整地體現(xiàn)發(fā)文單位的意圖。全面、真實(shí)地反映本地區(qū)、本部門的實(shí)際情況，提出問題準(zhǔn)確、分析問題實(shí)事求是，解決問題的政策、措施切實(shí)可行。(二)主旨突出，觀點(diǎn)鮮明，內(nèi)容充實(shí)，條理清晰，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表達(dá)準(zhǔn)確，語(yǔ)言精練，篇幅簡(jiǎn)短，文風(fēng)端正。(三)得體合規(guī)，符合公文特定的體式要求、文種、格式合乎規(guī)范。，忌用曲筆，應(yīng)露而不藏，直言不諱。公文敘述事物平直，來(lái)龍去脈一清二楚。匯報(bào)情況，一是一，二是二，實(shí)事求是。表明觀點(diǎn)，提倡什么，反對(duì)什么，態(tài)度鮮明。提出要求，應(yīng)當(dāng)怎么辦，不準(zhǔn)怎么辦，明確具體。上行文要尊敬上級(jí)，又不阿諛逢迎。平行文要平等協(xié)商，互相尊重、理解與支持。下行文既要嚴(yán)肅決斷，又要質(zhì)直不傲，既堅(jiān)持原則，又以理服人、體諒下級(jí)實(shí)際困難。除了辦公會(huì)議紀(jì)要外，一件公文只提出或解決一個(gè)方面的問題，以利公文辦理。(四)公文的語(yǔ)言，要求做到以下幾點(diǎn)、清楚，不晦澀，無(wú)歧義。要讓人看得懂，能清楚地理解你的意思。語(yǔ)言是思想的載體，思想明晰，語(yǔ)言才一可能明晰。要選用含義確定、意思明確的詞語(yǔ)。選用通俗易懂的詞語(yǔ)，不要用過時(shí)、冷僻的詞語(yǔ)，更不能生造詞語(yǔ)。、闡述做法、表達(dá)思想。這里有用詞、造句、構(gòu)段等問題，但最基本的是詞語(yǔ)的錘煉問題。錘煉詞語(yǔ)，就是要選用最恰當(dāng)、最能說(shuō)明特定事物的詞語(yǔ)入文，認(rèn)真分辨詞類，精心辨析詞義，正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。、實(shí)事實(shí)說(shuō)、直陳直敘，不冗長(zhǎng)繁雜，不浮華藻飾。應(yīng)注意實(shí)事求是，實(shí)話實(shí)說(shuō)。敘事說(shuō)理，開門見山：遣詞造句，惜字如金。、鄭重，這是發(fā)文單位辦理公務(wù)的嚴(yán)正立場(chǎng)、嚴(yán)肅態(tài)度的體現(xiàn)，也是公文強(qiáng)烈的權(quán)威性和行政約束力的要求。這就要求：(l)要用規(guī)范的書面語(yǔ)言，符合現(xiàn)代漢語(yǔ)的規(guī)范要求，一般不得使用口語(yǔ)、方言、卜語(yǔ)。(2)恰當(dāng)?shù)厥褂脤Ｓ谜Z(yǔ)