【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 。每小題l分。(5)通知上應(yīng)寫(xiě)清會(huì)議的時(shí)間(開(kāi)始到結(jié)束時(shí)間)、地點(diǎn)；(3分)(6)共10分)1．D2．C3．A4．C5．C 應(yīng)詳細(xì)寫(xiě)清會(huì)議內(nèi)容，應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備；(3分)6．A7．B 8．D9．Cl0．A(7)應(yīng)提前到會(huì)議室做好準(zhǔn)備，做好簽到工作；(3分)2．(題略)答二、判斷題(正確打“√”。錯(cuò)誤打“l(fā)l0每小題1分。共10分)案1．√2．√3．4．√5．6．√7．√8．案卷一：(4分)9．√l0．三、簡(jiǎn)答題(每小題10分．共20分)(1)利華公司2003年2月份經(jīng)理會(huì)議記錄；(5)利華公司4月份經(jīng)1．(題略)答案 理會(huì)議記錄；(1)擬稿。(1分)(8)利華公司2003年6月份經(jīng)理會(huì)議記錄；(10)利華公司2003年(2)核稿。是指擬稿人員的上級(jí)負(fù)責(zé)人對(duì)初稿的審查和核實(shí)。(28月份經(jīng)理會(huì)議記錄；標(biāo)題：利華公司2003年經(jīng)理會(huì)議記錄(2分)案卷分)(3)簽發(fā)。指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿的最后審定、簽字發(fā)出。(1分)二：(2分)(4)編號(hào)。已經(jīng)簽發(fā)的文件，由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)。(1分(2)利華公司2003年銷(xiāo)售計(jì)劃；?(12)利華公司2003年銷(xiāo)售工作總繕印。對(duì)已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進(jìn)行謄清、復(fù)印或排版印制。(1分)(6)結(jié)；校對(duì)，指將文件的謄寫(xiě)稿、打印稿或清樣按定稿核對(duì)校正。(1分)(7)標(biāo)題：利華公司2003年銷(xiāo)售工作計(jì)劃：總結(jié)(2分)案卷三：(3分)用印，是指在完成的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章。(1分)(3)市工商局關(guān)于年檢工作的通知；(6)市物價(jià)局關(guān)于物價(jià)檢查的通知；(8)登記。(1分)(11)市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知；標(biāo)題：市工商局、物價(jià)局、稅務(wù)局(9)分發(fā)。指對(duì)準(zhǔn)備發(fā)出的文件進(jìn)行分裝和發(fā)送。(1分)關(guān)于年檢、物價(jià)、稅務(wù)自查的通知(2分)2．(題略)答案 案卷四：(3分)(1)要獲得上司的許可；(1分)(4)利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函；(7)香港凱福公司關(guān)于(2)如果用寫(xiě)信的方式，在等到對(duì)方收到信后，再打電話(huà)給對(duì)方的合作事宜給利華公司的復(fù)函；(9)利華公司與香港凱福公司會(huì)談紀(jì)要； 文秘人員以確認(rèn)；(1分)(3)要正確告知對(duì)方赴約者的姓名、職務(wù)、目標(biāo)題：利華公司與香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函件、會(huì)談紀(jì)要(2分)的、時(shí)間、地點(diǎn)、方式(早餐會(huì)、午餐會(huì)等)、所需要的時(shí)間等等；（1分)(4)約定好以后，一定要向上司匯報(bào)，還應(yīng)準(zhǔn)備約會(huì)所需要的文件資料。(1分)(5)星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會(huì)；(2分)(6)對(duì)方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會(huì)；(1分)(7)公司有重大活動(dòng)的那一天不宜安排約會(huì)；(1分)(8)地點(diǎn)選擇對(duì)方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會(huì)的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。(2分)四、設(shè)計(jì)題(每小題10分。共20分l1．(題略)答案(1)準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息。是乘飛機(jī)還是汽車(chē)、火車(chē)或輪船，出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間、旅館情況。(2分)(2)制定約會(huì)計(jì)劃。約會(huì)計(jì)劃表包括：城市名和省(州)名(如果是國(guó)外旅行，寫(xiě)明城市名和國(guó)家名)，日期和時(shí)間，與上司約會(huì)者的姓名、公司和地址，電話(huà)號(hào)碼。(2分)(3)為商務(wù)洽談收集資料。(1分)(4)決定旅行用品。把上司作商務(wù)旅行時(shí)需要帶的用品列出清單。(1分)(5)考慮行李問(wèn)題。通過(guò)航空公司出版的旅行計(jì)劃手冊(cè)或旅行社代辦人信息。為每件行李準(zhǔn)備識(shí)別標(biāo)簽。(1分)(6)安排差旅費(fèi)。(1分)(7)建立旅行——旅館信息資料庫(kù)。隨時(shí)與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實(shí)自己的資料庫(kù)。(1分)(8)辦理旅行保險(xiǎn)，如意外傷害保險(xiǎn)等。(1分)2．(題略)答案(1)客人的選擇。確定名單，再請(qǐng)上司核定。(2分)(2)確定時(shí)間。如果是涉外宴請(qǐng)，宴請(qǐng)時(shí)間應(yīng)該按照國(guó)際慣例，征詢(xún)客人的意見(jiàn)，要避免選擇對(duì)方的重大節(jié)假日。(1分)(3)會(huì)場(chǎng)的選擇。要考慮宴會(huì)的性質(zhì)，客人的數(shù)目，以及預(yù)算費(fèi)用等，考慮宴會(huì)的形式與氣氛、交通是否方便、場(chǎng)地大小是否合適、有無(wú)停車(chē)場(chǎng)。(2分)(4)擬訂菜單。應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，目的等方面去考慮，至少要提供2份菜單，供上司挑選。(1分)(5)寄發(fā)請(qǐng)柬。宴請(qǐng)需要發(fā)請(qǐng)柬，請(qǐng)柬上應(yīng)寫(xiě)明邀請(qǐng)人姓名，被邀請(qǐng)人姓名、宴請(qǐng)的目的、方式、時(shí)間、地點(diǎn)，以及著裝要求、要求回函及其他說(shuō)明等。請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出；(2分)(6)以社會(huì)地位與年齡作優(yōu)先考慮來(lái)安排，在請(qǐng)柬上應(yīng)注明席次號(hào)。席次的排列原則是：男女主人對(duì)坐桌椅的兩端；男女賓客間隔而坐；夫婦分開(kāi)坐；男主賓坐在女主人的右邊，女主賓坐在男主人的右邊。主人方面的陪客，應(yīng)插在客人中間坐，以便同客人接觸交談。(2分)五、案例分析題(每小題20分，共40分)1．(題略)答案(1)應(yīng)該搞清銷(xiāo)售員的人數(shù)和姓名，準(zhǔn)備這份名單；(3分)(2)打印好書(shū)面通知；(3分)第二篇：電大辦公室管理考試資料(問(wèn)答題)一．辦公室的含義。答：辦公室，一個(gè)常用得很普通的名詞，卻有著多種含義：廣義的：泛指一切辦公場(chǎng)所，區(qū)別于用于教學(xué)的教室，用于生產(chǎn)的車(chē)間，或是醫(yī)療室、實(shí)驗(yàn)室等等。和進(jìn)程，讓上司及時(shí)了解下情，隨時(shí)作出指導(dǎo)；二是工作中發(fā)生的重大問(wèn)題，讓上司及時(shí)作出處理；三是合理化建議，供上司改進(jìn)工作時(shí)參考；四是應(yīng)上司的要求匯報(bào)情況（4）報(bào)告方式：口頭或書(shū)面形式。2．計(jì)劃方法和總結(jié)方法：計(jì)劃方法：（1）要有科學(xué)的、明確的工作計(jì)劃；工作目標(biāo)、內(nèi)容步驟、方法、標(biāo)準(zhǔn)、完成狹義的：是指某一類(lèi)職業(yè)人員或某一級(jí)職務(wù)人員的辦公場(chǎng)所。譬如：教師辦公室、護(hù)士辦公室、廠(chǎng)長(zhǎng)辦公室、院長(zhǎng)辦公室等。特指的：黨和政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)的綜合辦事機(jī)構(gòu)。級(jí)別高的又稱(chēng)“辦公廳”。如：中共中央辦公廳、上海市人民政府辦公廳，中級(jí)的或基層的稱(chēng)辦公室，江蘇省昆山市人民政府辦公室、三星公司辦公室等。專(zhuān)指的：某種專(zhuān)門(mén)的獨(dú)立的工作機(jī)構(gòu)。如：國(guó)務(wù)院臺(tái)灣事務(wù)辦公室、上海市浦東新區(qū)征兵辦公室。二．辦公室事務(wù)管理特征。答：服務(wù)性、分散性、專(zhuān)業(yè)性、主動(dòng)性、繁雜性。三．我國(guó)文秘工作、國(guó)際文秘人員工作、我國(guó)外資企業(yè)與合資企業(yè)辦公室實(shí)務(wù)內(nèi)容。答我國(guó)文秘工作：主要包括：文書(shū)撰寫(xiě)；文書(shū)制作；文書(shū)處理；檔案管理；會(huì)議組織；調(diào)查研究；信息資料；信訪(fǎng)工作；接待工作；協(xié)調(diào)工作；督查工作；日程安排；日常事務(wù)；辦公室管理；其他臨時(shí)交辦的事項(xiàng)。國(guó)際文秘人員工作：主要包括：以速記記下上司交待的事項(xiàng)；執(zhí)行上司留在錄音機(jī)中的吩咐；檔案管理；閱讀并分類(lèi)信件；以電話(huà)往來(lái)維持和外界的良好公共關(guān)系；替上司定約會(huì)并做好記錄；按上司的口頭或書(shū)面指示完成信函；在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函；接待來(lái)訪(fǎng)賓客；替上司接洽外界人士；自動(dòng)處理例行的事務(wù)；為上司安排旅行或考察；替公司賓客訂飯店的房間、訂機(jī)位、發(fā)電報(bào)、打電話(huà)等；準(zhǔn)備好公司要公開(kāi)的資料；替上司收集演講或報(bào)告的資料；協(xié)助上司準(zhǔn)備書(shū)面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究報(bào)告等；整理并組織好粗略的資料；替上司保管私人的、財(cái)務(wù)的或其他的記錄；協(xié)助上司申報(bào)所得稅及退稅；督導(dǎo)一般職員或速記員；安排會(huì)議事務(wù)，并做會(huì)議記錄或綱要；復(fù)印資料。我國(guó)外資企業(yè)與合資企業(yè)辦公室實(shí)務(wù)內(nèi)容：辦公室環(huán)境的布置和整理；通訊事務(wù)、電話(huà)、信函和郵件處理；執(zhí)行上司交辦事項(xiàng)；照料上司身邊的瑣事；接待賓客和員工的來(lái)訪(fǎng)；記錄上指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容；打印文稿有表格；收集及整理各種信息；保管辦公室設(shè)備及用品；外出辦事，如銀行、郵局、稅務(wù)所等。四．辦公室環(huán)境布置。答：目的：創(chuàng)造舒適而又工作效率高的環(huán)境；塑造組織形象；建立擋駕制度；有利于保密工作。五．辦公室易耗品主要有哪些？答：信封，紙張軟盤(pán)，光盤(pán)等鉛筆圓珠筆簽字筆或鋼筆修正液或修正帶印盒各種小型機(jī)器，如訂書(shū)機(jī)（包括訂書(shū)針），打孔機(jī)，裝訂機(jī)（包括裝訂線(xiàn)），日期號(hào)碼機(jī)，切紙機(jī)，計(jì)算機(jī)，拆信器，碎紙機(jī)等小刀日歷等1其他，如標(biāo)簽紙，直尺，三角尺，透明膠帶，繩帶，圖釘，橡皮筋，大頭什，紙夾等。一．文員的工作順序。答：計(jì)劃的步驟實(shí)施的步驟檢查的步驟。二．“優(yōu)先順序”處理工作。答：第一階段，先將自己想做的工作以重要程度為標(biāo)準(zhǔn)分類(lèi)；第二階段，其次以緊急程度和重要程度為標(biāo)準(zhǔn)分類(lèi)；第三階段：同時(shí)考慮上司的意向和文員本身的工作效率，對(duì)于現(xiàn)在該做的重要且緊急的事情決定優(yōu)先順序。三．文員管理時(shí)間的方法。答：定好目標(biāo)，把想做或需要做的事情寫(xiě)下來(lái)作出選擇，按重要性的程序把目標(biāo)排列出來(lái)計(jì)劃你的時(shí)間：對(duì)每一項(xiàng)工作作出安排，定好最后期限，使用日歷，計(jì)劃表，檢查表等手段把工作分配給助手去做，這樣你就有更多時(shí)間處理重要的事情學(xué)會(huì)謝絕浪費(fèi)時(shí)間，無(wú)關(guān)緊要的不速之客盡量控制外來(lái)干擾，把重要工作安排在安靜，有效的時(shí)間段里去做提高交流效率，避免重復(fù)對(duì)話(huà)和返工避免和同事浪費(fèi)時(shí)間，毫無(wú)意義的閑聊或爭(zhēng)吵想辦法加快處理郵件，信件和其他反復(fù)出現(xiàn)的事務(wù)第一次做一項(xiàng)工作時(shí)可以稍微慢一些，因?yàn)橹匦伦鲆槐闀?huì)花更多的時(shí)間1把可以同時(shí)做的事情集中在一起，比如，把所有要跑腿的事情放在一次做1開(kāi)始工作之前要做好準(zhǔn)備工作，這樣就不會(huì)因?yàn)檫z忘某事而導(dǎo)致辭中途停頓1利用間隙時(shí)間計(jì)劃一下將要的事情，如不掛電話(huà)等人時(shí)1根據(jù)你的體力安排工作，精力最充沛的時(shí)候做最難做的工作1簡(jiǎn)化工作，如用電子郵件代替打電話(huà)通知1利用好現(xiàn)有的技術(shù)（機(jī)器、服務(wù)）等，使枯燥而費(fèi)時(shí)的手工操作變得輕松簡(jiǎn)單。四．文員的工作方法。答：1．請(qǐng)示方法與報(bào)告方法：（1）請(qǐng)示內(nèi)容：必須是自己難以處理或無(wú)權(quán)處理的事，請(qǐng)求上司給予指示或授權(quán)辦理（2）請(qǐng)示形式：可以是口頭形式，也可能是書(shū)面形式。重大、政策方面、需授權(quán)批準(zhǔn)的事，書(shū)面請(qǐng)示，上司書(shū)批復(fù)，以示慎重，也可備日后查證（3）報(bào)告內(nèi)容：一是定期報(bào)告工作情況的時(shí)間。（2）分清輕重緩急，決定工作次序，有條有理地去進(jìn)行。總結(jié)方法：總結(jié)方法是文員每隔一段時(shí)間就要對(duì)自己的工作做及時(shí)的回顧，以便肯定成績(jī)，得出經(jīng)驗(yàn)，找出不足，吸取教訓(xùn)。從時(shí)間上、規(guī)律上進(jìn)行。3．受意方法：受意是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司意圖。一種是直接受意，即領(lǐng)會(huì)上司在會(huì)議講話(huà)、文件批示、工作部署或與文員談話(huà)時(shí)，直接就某一問(wèn)題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見(jiàn)和想法等。這種直接受意，易于判斷和領(lǐng)會(huì)。另一種是間接受意，指上司在平時(shí)隨便交談情況下，或與其他人員談話(huà)中就某一問(wèn)題、某一工作發(fā)表的意見(jiàn)和看法等。受意方法要注意：（1）備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)（2）注意傾聽(tīng)，用心判斷指示的用意（3）必要時(shí)可以提問(wèn)，直至明了意圖為止，但不要打斷談話(huà)（4）如有不同意見(jiàn)，可以公開(kāi)提出，但要言之有理，并要注意方式，態(tài)度（5）接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。4．傳達(dá)方法：傳達(dá)是文員將上司或上級(jí)機(jī)關(guān)的文件精神、指示、情況等傳遞給下級(jí)機(jī)關(guān)或員工、群眾。一種是正式傳達(dá)，即文員在正式場(chǎng)合上宣讀文件，或口授上司指示；另一種是非正式傳達(dá)，即由文員有意識(shí)地向傳達(dá)對(duì)象“透露”主要精神，或所謂“吹吹風(fēng)”。5．進(jìn)言方法：進(jìn)言是指文員主動(dòng)對(duì)上司提出意見(jiàn)、建議、批評(píng)或規(guī)勸。6．變通方法和擋駕方法：變通方法：通常情況下，文員必須照章辦事，但在特殊情況下，文員可采用變通方法，靈活從事。擋駕方法：對(duì)于上司不必要接見(jiàn)來(lái)訪(fǎng)者、邀請(qǐng)性活動(dòng)，不想接聽(tīng)的電話(huà)，由文員出面阻擋或謝絕。（電話(huà)擋駕、來(lái)訪(fǎng)擋駕、會(huì)議，活動(dòng)擋駕）。7．分工方法與合作方法。分工方法：應(yīng)貫徹“集中領(lǐng)導(dǎo)，分工負(fù)責(zé)”的原則，文秘部門(mén)的負(fù)責(zé)人要根據(jù)實(shí)際工作需要，劃分每個(gè)人的職責(zé)，防止和克服忙閑不均的現(xiàn)象。合作方法：文員工作頭緒多，涉及面廣，有時(shí)單槍匹馬不能完成，而且一環(huán)疏忽，就可能前功盡棄，因此文員要善于同他人合作，密切配合，步調(diào)一致。五．簡(jiǎn)要闡述文員工作的三個(gè)步驟，相互關(guān)系如何？答：文員工作分為三個(gè)步驟：計(jì)劃，實(shí)施和檢查：計(jì)劃的步驟：要充分了解即將開(kāi)始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最佳。實(shí)施的步驟：要注意，同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行，上司所指示的工作無(wú)論是哪一種，都要正確地實(shí)施，配合上司預(yù)期的期限。檢查的步驟：要分析計(jì)劃和實(shí)績(jī)的差異，并把以前進(jìn)行過(guò)的工作或別人做過(guò)的工作和目前自已所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。三者的關(guān)系為：先作計(jì)劃，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計(jì)劃—實(shí)施—檢查”這樣一個(gè)滾動(dòng)的過(guò)程開(kāi)展，三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。文員首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，然后根據(jù)這個(gè)計(jì)劃去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個(gè)結(jié)果對(duì)下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。六．從文員工作的角度對(duì)比說(shuō)明打電話(huà)和接聽(tīng)電話(huà)的異同。答：同：都應(yīng)先問(wèn)好，再傳達(dá)自已的信息都應(yīng)保持耐性，熱情的態(tài)度通話(huà)結(jié)束，應(yīng)讓對(duì)方感受到自已愉快的心情都應(yīng)簡(jiǎn)明扼要表達(dá)自已的意思。異：打電話(huà)首先查清楚對(duì)方的電話(huà)號(hào)碼，接電話(huà)應(yīng)等電話(huà)鈴響2—4聲就接聽(tīng)打電話(huà)應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話(huà)之前再確認(rèn)一遍，接電話(huà)則沒(méi)有這一步。七．怎樣做好為領(lǐng)導(dǎo)篩選電話(huà)的工作，主要做法有哪些？答：文秘人員在說(shuō)了迎接詞，對(duì)方發(fā)出聲之后，就能迅速辨聽(tīng)出對(duì)方，這應(yīng)是一種專(zhuān)業(yè)技巧除了分辨聲音之處，文秘人員對(duì)名字的辨識(shí)一定要有相當(dāng)?shù)陌盐諄?lái)電者尋找你的上司應(yīng)弄清對(duì)方的身份和來(lái)電目的，然后再通報(bào)上司有時(shí)候上司過(guò)于繁忙，要求文秘人員編織一些“美麗的謊言”，以應(yīng)付那些上司不想接待的人，或者對(duì)方留下口信，待上司選擇性的回復(fù)應(yīng)鑒別來(lái)電者的問(wèn)題，根據(jù)對(duì)方的身份和來(lái)電目的分別處理，聰明地轉(zhuǎn)接電話(huà)，把來(lái)電轉(zhuǎn)接給真正能處理該事情的人文秘人員對(duì)待投訴電話(huà)要有禮貌，有責(zé)任心如果找上司的人是他的朋友或者有業(yè)務(wù)關(guān)系的人，文秘人員不應(yīng)妄攀交情，抓著電話(huà)暢談。一．電視會(huì)議：是一項(xiàng)新興的圖象通信業(yè)務(wù)。它利用先進(jìn)的技術(shù)將不同地點(diǎn)的圖象（包適文件、照片和實(shí)物等）和聲音信息互相傳遞。雖然雙方遠(yuǎn)在天邊，卻可以面對(duì)面地交談，共享文件、圖表、錄象帶等資料。二．交互式電話(huà)會(huì)議：電話(huà)會(huì)議是一種方便、省時(shí)、高效的會(huì)議形式。單位或個(gè)人可在任意一部話(huà)機(jī)上組織多方的國(guó)際、國(guó)內(nèi)或本市的電話(huà)會(huì)議，聲音清晰宛如一室。每個(gè)會(huì)議參加者無(wú)論身在何處，只需撥打一個(gè)事先約