【文章內(nèi)容簡介】 的密封盒，膠片頁夾和影集按編號順序存放。，做到賬、物相等，對破損或載體變質(zhì)的檔案，要進行修補和復制，庫存檔案因移交、作廢、遺失等注銷賬卡時，要查明原因，保存依據(jù)。（二）檔案庫房的一般要求1．保持檔案庫房良好的衛(wèi)生環(huán)境，檔案柜、箱、木櫥排列整齊有序。2．落實防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害物質(zhì)，防污染等安全措施，發(fā)現(xiàn)隱患，立即整改。、保養(yǎng)好庫房內(nèi)的工具、設備，定期進行保養(yǎng)。第6頁，共7頁，除檔案員及主管領導外，其他人員未經(jīng)允許，不得進入庫房。大連鐵龍實業(yè)股份有限公司檔案管理辦法第一章 總則 第三章 檔案立卷歸檔第十一條 各單位日常形成的文件、資料要按檔案歸檔范圍及保管期限積累、鑒定，并在整理立卷后填寫案卷目錄一式兩份，在翌年第二季度末以前向檔案室移交。第十二條 各類檔案歸檔范圍（執(zhí)行附錄一、二、三、四）。第十三條 各級人員因公外出、出國考察、參加各種會議所收到的或簽訂的有價值的文件材料，要按歸檔范圍的規(guī)定及時向檔案部門移交。第十四條 凡是增設、更新、改造的工程項目，均由有關科技人員對科技檔案進行修改補充后歸檔。第十五條 各專業(yè)工程技術人員要把科技文件材料的形成、積累納入工作程序，并按科技檔案歸檔范圍把有價值的準確資料及時歸檔。第十六條 修改已歸檔的圖紙，要由移交歸檔單位的有關科技人員負責填寫修改許可單，履行審批手續(xù)。修改內(nèi)容較少時，可直接在圖面“涂改”，刮改時應在修改處標注“修改”標記，修改內(nèi)容較多時，應另出新圖。第十七條 歸檔的案卷應做到：文件齊全、完整，分類清楚，標題明確，保管期限劃分準確，每個案卷必須填寫卷內(nèi)目錄與備考表，案卷封皮書寫要整齊、端正。第十八條 檔案人員接收檔案時，必須逐卷、逐件進行核對檢查，辦理交接手續(xù)，由移交單位編寫“案卷移交目錄”一式兩份，由交接雙方在移交目錄上簽字蓋章。第十九條 凡歸檔的文件、照片、錄像帶（盤）和圖紙都應做到，圖像、字跡清晰整潔，反差良好。禁止用鉛筆、圓珠筆。藍色復寫紙書寫，文件不得用金屬物裝訂。第二十條 檔案的歸檔時間：：在翌年第二季度前歸檔。：集團公司及分子公司當年的會計檔案，在本單位財務部門保管兩年，期滿后不得晚于第二年一季度末歸檔。：在每個項目完成或停止后歸檔。：應于翌年一季度末前歸檔。第四章 檔案整理第二十一條 檔案整理工作是檔案室的重要任務之一。整理工作的基本要求是使檔第7頁，共7頁案系統(tǒng)化，便于保管和利用。主要是對不符合要求的案卷和收進的零散文件進行加工整理，并按全宗分類，做好插卷、排列和編制案卷目錄。第二十二條 檔案整理的具體要求，執(zhí)行附錄一、二、三、四。第五章 檔案保管和庫房管理第二十三條 檔案室必須采用科學方法，做好檔案材料的保管工作，保護檔案材料的安全，延長檔案的壽命。檔案管理工作要貫徹“防重于治，防治結(jié)合”和加強重點、兼顧一般的原則。對永久和長期保存的檔案，如有破損或字跡模糊，應及時進行修補或復制。第二十四條 檔案庫房是保存企業(yè)文獻資料機密的重地，必須設在安全地點，結(jié)構(gòu)堅固，室內(nèi)要保持適宜的溫濕度，庫房要有專人管理，做好庫房保衛(wèi)、保管工作，確保庫房安全。第二十五條 庫房檔案按照從左向右、由上至下順序排列，檔案柜與墻壁保持一定距離，成行地垂直于有窗的墻面擺設，便于通風降溫。第二十六條 庫房要保持清潔衛(wèi)生，掌握好溫濕度，庫房溫度應控制在14—24℃，相對濕度應控制在45—60％。第二十七條 庫房檔案裝具要分別有序地編號和存放。案卷及查找工具要按規(guī)定擺放，閱后的案卷要及時放回原處。借出的案卷歸還時要清點核對，檢查入庫。第二十八條 庫房內(nèi)嚴禁吸煙，不得存放易燃物品、爆炸品及與檔案無關的物品，要采取相應的保護措施，使庫房達到防有害生物、防火、防盜、防鼠、防潮、防塵等，確保檔案的絕對安全。第二十九條 檔案庫房是保存機密的重地，除檔案工作人員之外，其他人員未經(jīng)許可不準進入庫房。第六章 檔案鑒定、銷毀、統(tǒng)計第三十條 檔案鑒定應根據(jù)內(nèi)容和作用，用歷史的、全面的觀點去鑒別檔案的價值，認真負責地提出處理意見。第三十一條 檔案的保管期限分為永久、長期（十六至五十年）短期（十五年以內(nèi)）三種。第三十二條 對超過保管期限的檔案，定期進行審查、鑒定，對確無保存價值的檔案材料，編造清冊，提出銷毀報告，經(jīng)主管領導批準后銷毀。嚴禁將應銷毀的檔案材料作其他用途或當廢紙出賣。第三十三條 銷毀檔案時，由檔案人員會同業(yè)務部門二人以上在指定處所銷毀，監(jiān)銷人須在銷毀清冊上簽字，并注明日期，加蓋公章，妥善保管，以作備查。第三十四條 檔案人員對所管理的檔案，年終要進行全年統(tǒng)計，準確掌握檔案的數(shù)第8頁，共7頁量和檔案工作情況，認真填報“檔案工作基本情況”年報，并作為永久卷歸檔。第三十五條 檔案人員對檔案的改進、移出、整理、保管、鑒定的數(shù)字，要清楚地登記在簿上，作為數(shù)據(jù)概括和數(shù)據(jù)分析使用。第七章 檔案利用第三十六條 各部門借閱本部門的檔案，須經(jīng)本部門負責人同意，并履行借閱手續(xù)，借閱其它部門的檔案，須經(jīng)主管領導同意，辦理登記手續(xù)后方予借閱。第三十七條 外單位借閱檔案，須持介紹信（需說明借閱的內(nèi)容、用途、經(jīng)辦人的身份證）經(jīng)主管領導批準，辦理登記后方可借閱。第三十八條 借閱檔案只限于在閱覽室查閱，不準將檔案帶至其他場所，借閱者必須保持案卷原狀，不得抽頁、折卷、涂改、劃圈、劃道或損壞。歸還檔案時，檔案人員必須檢查張數(shù)，當面清點無誤，并隨時簽字注銷。第八章 檔案安全保密第三十九條 檔案人員要樹立保密觀念，嚴守黨和國家的機密。第四十條 檔案人員應嚴格執(zhí)行檔案借閱規(guī)定，履行手續(xù)，按時催還，不許折頁、丟失和擴大借閱范圍。第四十一條 嚴禁無關人員進入檔案室或擅自翻閱檔案，防止泄密和失竊。第四十二條 檔案人員必須嚴格做到“兩不”（不該說的不說，不該問的不問）、“兩緊”（手緊、門窗緊）“兩嚴”（執(zhí)行制度嚴、庫房管理嚴），檔案人員不準私自保管文件或攜帶文件外出。第四十三條 對檔案庫房、裝具和檔案進行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告，作出記錄，查明原因，保持檔案處于良好狀態(tài)。第四十四條 庫房門窗日常要鎖緊，節(jié)假日要加封，上下班時要檢查。第九章 附則第四十五條 本辦法自公布之日起實施，由辦公室負責修訂和解釋。第9頁，共7頁七檔案管理制度為加強公司文書檔案、聲像檔案資料的管理工作，保證文書檔案、聲像檔案資料的及時歸檔和妥善保管，特制定本規(guī)定：（一）立卷歸檔 1．立卷歸檔的職責（1）公司各部門均為立卷歸檔部門。公司行政部負責公司的立卷歸檔工作，各部門、各員工均要嚴格執(zhí)行立卷歸檔制度，應歸檔的文件材料要妥善保存、及時歸檔編號、任何人不得以任何理由拒絕歸檔。（2）行政部經(jīng)理和各部門應指定專人負責辦理立卷歸檔工作。2．立卷歸檔的范圍（1）重要的會議資料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄、會議紀要等；（2）公司的各種規(guī)章制度、實施細則；（3）上級機關發(fā)來的與公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件資料；（4）公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書；（5）公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；（6）公司的請示與上級機關的批復；公司反映主要工作活動的報告、總結(jié)；（7）公司內(nèi)部的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、統(tǒng)計報表、重要第10頁，共7頁工作記錄（表單）及工作簡報；（8）公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件資料；（9）公司管理人員任免的文件資料；（10）關于員工獎勵、處分的文件資料；（11）本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料；（12）公司重要設備檔案、財會檔案及基建檔案材料；（13）反映公司各項生產(chǎn)、技術、科研活動的有保存價值的技術文件、圖紙、信息、市場營銷資料等。3．平時歸卷（1）各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職檔案員集中統(tǒng)一保管。（2）各部門應根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切，并編上條款號。（3）公文承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職檔案員歸卷。（4）專(兼)職檔案員應及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在收發(fā)文登記薄上注明。4．立卷歸檔的基本要求（1）各立卷單位應使用本單位統(tǒng)一格式的檔案袋裝訂檔案。（2）文件應按不同年份進行立卷。（3）立卷時應根據(jù)文件形式的客觀規(guī)律和經(jīng)營活動特點，依照同類合并的原則進行歸檔，將一組具有有關聯(lián)系的文件材料組成一個卷。（4）有密切關聯(lián)的文件不可分散。（二）檔案的調(diào)用1． 公司員工應嚴格執(zhí)行借閱管理制度，履行借閱手續(xù)。2． 員工調(diào)用本部門的檔案，應征得本部門經(jīng)理同意。3． 調(diào)用公司檔案，應提出申請，并經(jīng)得公司行政部經(jīng)理同意，方可調(diào)用。4． 調(diào)用的檔案，一般不得帶離公司，公司檔案被借出辦公室時，借用人須在檔案登記本上登記，借閱檔案三日內(nèi)歸還，如需繼續(xù)借閱，必須在登記本上簽字后，方可繼續(xù)借閱。第11頁，共7頁5． 凡屬絕密、機密技術資料與本人工作無關不得查、借閱，因工作需要必須經(jīng)主管領導批準方可查閱。6． 嚴禁私自復印、摘錄絕秘技術資料。7． 丟失資料者，應及時書面通知行政部負責人，以便采取相應的補救措施。8． 銷毀過期檔案，應由部門經(jīng)理審批后方可銷毀。9． 凡借出的圖紙、資料，不得損壞、刪改、涂抹、剪貼、拆散。10． 凡調(diào)離本公司職工，必須歸還全部技術資料，方可辦理調(diào)動手續(xù)。（三）檔案管理1．凡需永久和長期保存的檔案，應使用專柜集中存放，妥善保管。2．存放永久和長期檔案的專柜，由行政部指定專人管理。3．各部門如需永久和長期保存的檔案移交給檔案管理部門或放于檔案庫內(nèi)，應辦理檔案移交手續(xù)，并由經(jīng)辦人員在移交單上簽名。4．檔案管理人員對集中保管的檔案要進行登記編號和編制目錄以便查閱，查閱重要帶密級檔案需經(jīng)有關領導批準。第三章檔案管理第一條167。 歸檔文件的建立：各項目部由專人負責工程技術檔案、征地拆遷協(xié)議、分承包合同、聲像、照片等的立卷歸檔，并且按時移交檔案室，不得由個人掌管；167。 設備管理部設專人負責各種機械設備完整檔案（購置發(fā)票復印件、機械說明、圖紙）的建立，并按期移交檔案室；167。 財務部負責整理規(guī)定會計檔案保管期限、編織憑證、財務報告頁碼，按期移交檔案室；167。 167。 文書檔案、文書材料由綜合管理部整理立卷，定期歸檔。人事檔案由人力資源部整理立卷，定期歸檔。歸檔文件的檢查： 第二條167。 167。 檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應即退回經(jīng)辦部門補辦。第12頁，共7頁167。 167。 與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經(jīng)辦部門。歸檔文件的保存期限：文件保存期限除政府有關法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：167。 永久保存：；；；；；；；；。167。 十年保存：、決算書類；；；。167。 167。 167。 五年保存：；。一年保存：無長期保存必要者。須銷毀的文件須經(jīng)綜合管理部部長批準，并派專人監(jiān)銷。檔案文件的調(diào)用： 第三條167。 各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務需要需調(diào)閱檔案時，應填具“調(diào)卷單”經(jīng)其部門負責人批準后由綜合管理部檔案管理員調(diào)閱；167。 檔案管理員接到“調(diào)卷單”經(jīng)核查后，取出該項檔案，并于“調(diào)卷單”上填注調(diào)閱的具體文件名稱、總份數(shù)及借出日期，將檔案交與調(diào)卷人員?！罢{(diào)卷單”則依預定歸還日期之先后整理，以備稽催；167。 167。 于檔案室當場借閱者，可免填“調(diào)卷單”；檔案歸還時，經(jīng)秘書核查無誤并于“調(diào)卷單”填注歸還日期及簽字確認后，檔案即行歸入檔夾，“調(diào)卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳椋?67。 檔案的借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調(diào)閱期限時，應按調(diào)閱程序重新辦理；167。 167。 調(diào)卷人員對于所調(diào)案卷，不得抽換增損；調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時，應重新填寫“調(diào)卷單”不得私自授受；167。 調(diào)閱檔案限與經(jīng)辦業(yè)務有關者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務無關之檔案，需經(jīng)總經(jīng)理、綜合管理部部長同意。167。 公司重要檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可調(diào)卷。聲像檔案管理： 第四條第13頁，共7頁167。 聲像檔案一般由錄單帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)、各種光電介質(zhì)等及文字說明兩部分組成；167。 167。 聲像檔案是本公司檔案的組成部分，由綜合管理部集中統(tǒng)一管理； 聲像檔案種類：167。 167。 167。 167。 167。 167。 反映本公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料； 各級領導人和著名人物參加的與本公司有關的重大活動的聲像資料； 本公司有關人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的聲像資料； 涉及本公司權(quán)益的聲像資料；其它單位形成的與本公司有關的重要聲像資料； 其它具有保存價值的聲像資料。第五條 電子文檔管理：公司所有的檔案應盡可能制作成電子文檔，電子文檔與書面文檔及其他形式的文檔要分別保存。公司綜合管理部秘書負責采用錄入、掃描的形式完成電子文檔的制作。借閱電子文檔的程序同借閱檔案。文件檔案管理規(guī)定 第一章 總則第二章 文件材料的收集管理第一條 堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專(兼)職檔案員，負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應及時通知總經(jīng)理辦公室檔案員。第二條 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一收集管理。第三條 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。、考察、調(diào)查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動、相關人員購置技術資料、工具書、購置設備儀器核報差旅費時，必須將相關的文件、資料向總經(jīng)理辦公室檔案員辦理歸檔