【文章內(nèi)容簡介】 周知。（二）公司部門之間往來不宜使用業(yè)務專用章，由各部門經(jīng)理簽字即可。（三）對外行政工作應使用公司公章。公司公章在特殊情況下，經(jīng)公司總經(jīng)理批準可以代替業(yè)務專用章。第九章 文印管理規(guī)定第四十九條 公司文件的打印、復印、傳真，經(jīng)部門領導批準后，由指定承辦人負責文件的打印、復印、傳真。承辦人應認真做好本職工作，按時完成任務。第五十條 私人資料不得在公司打印、復印或用公司傳真機傳遞。第五十一條 文印承辦人員應樹立嚴格的保密觀念，不得隨意將打印、復印或傳真資料中有關商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人，不得截XXX化妝品有限公司行政管理制度留任何文件。第五十二條 承辦人員在接收傳真后應及時送達收件人,因接收文件、傳真疏忽造成文件、傳真件未能及時送達的,或未送達的,視造成損失程度給予處罰。第五十三條 公司內(nèi)部使用的文件資料打印時應注意節(jié)儉,打印紙能兩面使用的盡量兩面使用。第五十四條 作廢文件，須用碎紙機粉碎處理，不可隨便放臵。第十章 會議管理規(guī)定第五十五條 會議召集與通知一、會議按不同級別和性質(zhì)采用不同的召集辦法：（一）公司或董事會會議按相關公司章程的規(guī)定召集。由董事出席會議，其他人員可根據(jù)會議議程由董事長指定出席或列席。會議一般由董事長主持，也可由董事長委托其他董事主持。會議由董事會秘書負責組織落實。（二）公司經(jīng)營管理會議主要包括經(jīng)營班子會、總經(jīng)理辦公會、全面預算會、運營分析會（會議、季度會議、月度會議）、項目研討會、總結考評會、業(yè)務專題會等。會議由總經(jīng)理決定召開或由經(jīng)營班子提議召開，公司經(jīng)營班子成員出席，其他人員可根據(jù)會議議程由總經(jīng)理指定出席或列席。會議由總經(jīng)理指定人員主持。各類會議的承辦部門為綜合部，其中業(yè)務會議由主管該項業(yè)務的部門負責組織，綜合部協(xié)助。（三）公司業(yè)務層面專項會議：如經(jīng)營計劃會、財務分析會、行政人事會等。由公司相關部門提出，經(jīng)營班子分管領導批準后召開。會議由主辦部門負XXX化妝品有限公司行政管理制度責組織落實，公司綜合部協(xié)助。（四）公司各部門或內(nèi)部工作會議由各部門負責人召集并確定出席及列席人選，需要公司領導參加會議的，須向公司相關領導匯報，確定參加時間及事項。會議由主辦部門組織落實，綜合部提供協(xié)助。二、會議通知的內(nèi)容包括：會議的名稱，議題，時間，地點，參加人（出席/列席），需準備資料以及通知方法和途徑。重要會議應以書面通知的方法傳達。三、會議應于會議通知約定的時間召開，如議題改變、改期或取消，會議組織部門應提前通知參會人員，并根據(jù)本管理辦法重新組織、布臵會場。第五十六條 會前準備一、大型會議須提前兩天知會公司綜合部，便于安排會場及相關保障工作；專業(yè)會議須提前一天知會公司綜合部；部門會議須提前半天知會公司綜合管理部。二、會議主持人、召集部門及與會人員都應分別做好有關準備工作，包括擬好會議時間、議程、提案、匯報總結提綱、發(fā)言要點、工作計劃草案、決議決定草案、落實會場、填寫會議通知單通知與會人員等。會議主持人應該根據(jù)議題的內(nèi)容事前進行相關信息搜集和整理，并將議題和相關資料分發(fā)給與會人員。三、會議場所提前布臵，保持整潔，所需儀器設備提前到位并調(diào)試正常。組織會議部門需提前一天跟公司綜合部明確，并在《會議室使用審批單》中注明。四、會場布臵、會議材料、用品準備和會后處臵由指定的會務人員負責。各種會議召開前，公司綜合部聯(lián)系落實會議準備事項。如要求同時進行多個會XXX化妝品有限公司行政管理制度議的，由公司綜合部根據(jù)輕重緩急妥善安排，以免沖突。第五十七條 會議主持人應控制會議進程，提高會議效率。第五十八條會議形成的決議，會議主持人要明確任務、目標、責任者，監(jiān)督實施，保證落實。第五十九條 會議記錄及紀要一、各類會議應指定會議記錄員，會議記錄員要在會議進行期間使用專用記錄本認真記錄，對會議進行全程或提綱式記錄，對結論性發(fā)言做重點記錄。二、如需形成會議紀要的，會議記錄員要在會議結束后24小時內(nèi)整理原始記錄，按照公司發(fā)文的審批程序，需由與會人員在會議紀要上簽名的，會議記錄員須及時督促簽署，并提請公司總經(jīng)理簽發(fā)。會議紀要應統(tǒng)一編號、及時整理、規(guī)范格式和文字，按分級管理要求分發(fā)、存檔、上報（也可通過電子郵件傳遞）。第六十條 會議考勤、秩序、違紀、監(jiān)督檢查一、與會人員應提前到會，會議過程禁止吸煙，不得喧嘩，不得來回走動，不得無故遲到、早退或缺席。如有特殊情況不能按時到會，應提前向會議組織者書面請假方可，緊急情況可先口頭請假，會后補辦假條。二、遲到、中途離席者應輕聲入、出席，盡量不干擾會議進行。重要會議與會人員應按照臺卡對號入座，坐姿（站姿）端正，將手機關閉或調(diào)至振動狀態(tài)，會議期間不準接聽電話，有重要電話須離開會議室接聽，禁止交頭接耳開小會。認真聽取會議內(nèi)容并做好記錄。三、與會者到會必須有準備，均應保持良好的會風，注意言談舉止，發(fā)言力求言簡意賅。不可無故打斷他人的發(fā)言，不可對發(fā)言者吹毛求疵。四、涉及到秘密事項的會議與會人員負有保密義務，記錄員應在保密地方XXX化妝品有限公司行政管理制度整理，并且嚴格按照主持人簽發(fā)的抄送人員發(fā)送。五、公司綜合部負責對相關各種類型會議的執(zhí)行與保密事項進行監(jiān)督檢查。六、會議中手機響、接電話每次罰款50元；遲到、早退三十分鐘內(nèi)罰款30元，超過30分鐘罰款60元；無故缺席（含請假未批）按曠工處理，所扣基本工資不足100元按100元處罰。七、接到會議通知后如有特殊情況需請假的員工,必須在會議召開半個小時前向分管經(jīng)營班子或總經(jīng)理書面請假，并立即報公司綜合部備案，緊急情況可先口頭請假，會后補辦假條。會議開始后請假的不予以受理，并根據(jù)第六點情況進行處罰。八、公司組織的培訓活動參照第六點，第七點執(zhí)行。九、會議的考勤、違紀記錄和處理意見，由會議主持部門負責人在會議結束后轉(zhuǎn)交給公司綜合部。十、會議決策的執(zhí)行情況由會議主持部門進行跟蹤和監(jiān)督。第十一章 車輛派車管理規(guī)定第六十一條 為公司的經(jīng)營管理活動提供良好的服務，結合公司實際情況，保證安全運行、合理派車、特制定本辦法。第六十二條 出車管理一、在日常工作中，以下情況可安排用車：（一）財務部其他因公存、取現(xiàn)金伍仟元以上的業(yè)務（特殊情況另行處理）；（二）需要到較遠地方辦理的工作業(yè)務； XXX化妝品有限公司行政管理制度（三）因公運輸拾公斤以上物品；（四）前往無公交車到達的地點辦理業(yè)務；（五）公司經(jīng)營班子以上領導特許的緊急事務；（六）公司集體活動統(tǒng)一用車。第六十三條為降低辦公成本，綜合部要嚴格按照用車范圍派車。如因緊急公務需要且無車輛可調(diào)派的，經(jīng)部門負責人同意，綜合部確認后，員工可搭乘出租車出行，費用列入所在部門辦公管理費用。第六十四條公司經(jīng)營班子以上人員出差可派長途車，其他人員出差原則上不派長途車，以下情況由分管領導確認，報總經(jīng)理特批后方可派長途車。（一）有政府相關部門或重要合作單位人員需陪同前往。（二）經(jīng)理以上人員2人以上或其他員工4人以上共同前往同一目的地。第六十五條《派車單》必須嚴格按照格式要求填寫，寫明出發(fā)時間及實際返回時間。實際返回時間為車輛返回公司后，由綜合部時填寫并存檔。第六十六條公司所需派車車輛須報董事長同意，綜合部負責車輛的出借登記。第十二章 鑰匙管理規(guī)定第六十七條 公司所有鑰匙由綜合部指定專人負責管理、配制，對公司所有原始鑰匙必須留一把加以編號、存檔，以便復制。XXX化妝品有限公司行政管理制度第六十八條 部門負責人負責管理本部門的鑰匙（包括門、抽屜、柜子等鑰匙），不得任意自制。特殊情況自行配備的需報綜合部備案登記。第六十九條 鑰匙不得擅自借給他人使用，特殊情況需借用鑰匙的，需做好相關登記（見附23）。鑰匙丟失后應立即向綜合管理部門報告、備案，因鑰匙丟失所產(chǎn)生的損失由保管人承擔，并視情節(jié)輕重給予處分。公共區(qū)域的鑰匙由綜合部統(tǒng)一管理，任何人不得私自配制，違者一經(jīng)查出，每次處以500元的罰款。第七十條 離職時應將所保管的鑰匙退還綜合部并做好相關登記。第十三章 檔案管理規(guī)定第七十一條 檔案管理：由綜合部負責歸口管理。第七十二條 檔案管理的范圍：一、公司各種行政文件；二、公司各種會議記錄；三、股東會議的有關文件；四、各部門的工作報告；五、公司領導及有關人員外出考察、參加各種業(yè)務活動所收集的有關資料；六、各種信息情報資料；七、公司各種設施、設備、用品的說明使用資料；八、公司法律訴訟資料；九、公司人事資料；十、公司對外宣傳的相片、影音材料等； XXX化妝品有限公司行政管理制度十一、公司的所有合同（協(xié)議）等資料；十二、公司的采購檔案資料。第七十三條 檔案的收集一、公司各部門的重要檔案需報綜合部備案的，應安排專人整理，于每年2月10日前將檔案、檔案目錄及電子版移交綜合部，并辦理簽收登記手續(xù)。公司各部門需在本部門留存的檔案資料，應安排專人整理、保管，于每年2月10日前報送上一年檔案目錄（含電子版）至公司綜合部備案。二、及各部門上報文件。和各部門上報公司的文件及董事會相關文件，由董事長秘書或總經(jīng)理秘書呈辦（承辦程序見公文管理規(guī)定）完畢后，每半年將檔案原件移交公司綜合部文檔管理員存檔。三、文件的檔案由檔案管理人員負責整理、保管，并于每年2月10日前將上一年檔案目錄、營銷類及其他重要合同、文件等檔案（含電子版）報送至公司綜合部備案。四、公司及工商變更、建立等資料，經(jīng)辦人必須在辦理完畢后5個工作日內(nèi)報公司綜合部存檔備案。五、公司綜合部必須及時補充完善員工成長檔案。第七十四條 檔案的整理一、綜合部每年年初必須對上一的檔案資料進行全面整理建檔。二、各種檔案資料按業(yè)務類別分類。： ； ； ； XXX化妝品有限公司行政管理制度；、設備、用品的說明使用資料； ； ； 、影音材料。：員工任職材料（求職材料、入職申請表、面試登記表、錄用審核表、轉(zhuǎn)正申請表、轉(zhuǎn)正審批表、員工異動材料、勞動關系聲明、勞動合同、培訓協(xié)議、身份證（復印件）等相關材料）員工考評材料（員工績效考核、任職條件考核、工作述職、崗位評定、參與公司內(nèi)外培訓及考試等相關材料）員工獎罰材料（公司以正式發(fā)文形式對其進行通報表彰或批評的文件、榮譽證書（復印件）；黨政部門或社會團體所授予的聘書、榮譽證書（復印件）等相關材料）員工資證材料（所擁有的專業(yè)資格證、職稱證、學歷證等（復印件）相關材料）員工綜合材料（反映員工成長信息的其他材料）； ； ； ； ?；瘖y品有限公司行政管理制度（由財管部門負責）： ； ； ； 。：； ； ； ；、材料； ； ； ； ； ； ； 。：、季、發(fā)展計劃； ； ； ； XXXXXX化妝品有限公司行政管理制度。： ； ； ； ； 、傳真； ； 。三、綜合部對所有資料按以上類別分類后，按不同類別、時間、項目、性質(zhì)等逐一排列，用標準檔案盒保存。四、每個檔案盒上必須填上檔案層級、類別、起止時間并按序號填寫檔案盒內(nèi)的文件名。五、檔案盒內(nèi)的每份文件，第一頁的左上方必須蓋上寫有該文件名的專用檔案章，并在文件右下角填寫頁碼，以便文件的查閱。六、不能裝訂的有關文件資料，如營業(yè)執(zhí)照、法人代碼證書等，必須用文件冊裝存，其文件冊上必須注明袋內(nèi)物品的名稱。七、綜合部將所收集的文件資料按要求建立檔案后，多余的文件資料必須再清理一次，確定沒有必要保存的，應在綜合部經(jīng)理的監(jiān)督下一次性銷毀。八、會計檔案的保管按財務相關管理制度執(zhí)行。第七十五條 檔案的保管期限分為永久、定期兩種。一、永久保管的檔案：凡是對公司有長遠利用價值的文件材料，以及在維XXX化妝品有限公司行政管理制度護公司等方面具有永久性憑證價值和文化價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料。二、定期保管的檔案：在一定時期內(nèi)，公司進行工作、總結經(jīng)驗有考察利用價值的材料。第七十六條 檔案的密級確定（參照《保密管理規(guī)定》）。第七十七條 檔案的查閱、借閱、復印一、檔案查閱、借閱、復印審批：公司員工查閱、借閱、復印檔案室檔案，必須經(jīng)本部門領導簽批同意；及外單位人員查閱、借閱、復印公司檔案室檔案，對接的承辦部門人員必須經(jīng)本部門領導簽批同意，人員借出的檔案還須在該企業(yè)檔案管理人員處備案，經(jīng)該企業(yè)行政部負責人簽字后方可自行復印。二、檔案歸還：公司檔案室的檔案辦理借出后，借出人必須在一個月內(nèi)交還。一個月后如需再借，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者要愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚。三、公司員工調(diào)閱會計檔案需經(jīng)檔案保管人同意，如需復印會計資料需經(jīng)財務經(jīng)理或以上領導同意，外單位人員調(diào)閱、復印、摘錄會計檔案，必須經(jīng)公司領導批準；會計檔案原則上不得外借，確屬特殊需要,必須經(jīng)公司領導批準。四、員工離職前，必須歸還借出的檔案，檔案列入離職移交物品范圍。第七十八條 檔案保管一、檔案管理人員必須精心管理檔案，不得讓無關人員查閱檔案，不得口頭向外泄露有關檔案秘密。違反規(guī)定者，給予責任人一次記過處分，造成損失的，追究其經(jīng)濟責任，違反規(guī)定二次者給予開除處分。二、檔案管理人員必須定時對檔案進行檢查，根據(jù)季節(jié)變化或具體環(huán)境放XXX化妝品有限公司行政管理制度臵防潮劑。如發(fā)現(xiàn)檔案受潮后，及時進行除濕處理，防止霉變。三、檔案室必須配臵滅火器，防止火災事故。四、檔案遺失處理：各部門人員必須妥善保管好檔案（包括電子版）。任何檔案、文件、資料一經(jīng)簽收，不論是電子版或紙質(zhì)版，接收人或借閱人如出現(xiàn)檔案資料遺失情況，必須及時報告本部門負責人和綜合部負責人，并負責在指定的時間內(nèi)追蹤查找。如查找無果，公司將根據(jù)產(chǎn)生后果的輕重予以批評，責任人負責或協(xié)助補辦和承擔補辦過程中發(fā)生的一切費用。各部門人員的檔案列入離職移交物品范圍，由離職人員的部門負責人負責監(jiān)督。第十四章 保密管理規(guī)定第七十九條 公司保密范圍和密級確定一、公司應列入保密管理范圍的包含但不限于以下事項：（一）公司重大決策中的秘密事項；（二）公司尚未討論實施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策；（三）公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意向書及可行性報告、主要會議紀錄；