【文章內(nèi)容簡介】 與合同工作的一切有關(guān)人員，應(yīng)當為公司保守商業(yè)秘密。第三十二條、由行政部履行公司的合同管理職責，必要時顧問人員協(xié)助參與。第三十三條、合同管理職責：A、合同管理部門對合同管理的主要職責：認真學習、貫徹執(zhí)行《中華人民共和國合同法》和有關(guān)條例，依法保護本企業(yè)的合法權(quán)益。制定、修訂本公司合同管理制度、辦法，組織實施合同管理工作。審查合同，防止不完善或不合法的合同出現(xiàn)。協(xié)助合同承辦人員依法簽訂合同，參與重大合同談判與簽訂。做好合同統(tǒng)計、歸檔、保管工作。監(jiān)督、檢查本公司合同簽訂、履行情況。宣傳合同法和有關(guān)法規(guī)，培訓合同管理人員和業(yè)務(wù)人員、采購人員。依法處理本公司的合同糾紛。制止公司或個人利用合同進行違法活動。按期統(tǒng)計、匯總本公司合同簽訂、履行以及合同糾紛處理情況并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。B、合同履行職能部門的主要職責：依法簽訂、變更、解除本部門的合同。嚴格審查本部門所簽訂的合同，重大合同提交有關(guān)方面會審。對所簽合同，認真執(zhí)行，并定期自查合同履行情況。在合同履行過程中，加強與其它各有關(guān)部門聯(lián)系，發(fā)生問題及時向行政部通報。本部門合同的登記、統(tǒng)計、歸檔工作。協(xié)助行政部對合同糾紛的處理。C、財務(wù)部門的主要職責：加強與供銷等有關(guān)部門的聯(lián)系，及時通報合同履行中的應(yīng)收應(yīng)付情況。認真做好與合同有關(guān)的應(yīng)收應(yīng)付款項的統(tǒng)計、分析，提出處理建議、妥善保管收、付憑證。必要的就相應(yīng)的財務(wù)事項進行把關(guān)，提出具體分析和財務(wù)依據(jù)，降低財務(wù)風險。配合行政部做好合同管理工作。第三十四條、合同審簽管理。公司對外簽訂合同，應(yīng)由法定代表人或法定代表人授權(quán)的代理人進行。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得以公司名義對外簽訂合同。嚴禁將合同業(yè)務(wù)介紹信轉(zhuǎn)借其他單位或個人使用。介紹信的存根應(yīng)當保存五年，以備核查。除及時清結(jié)者外，合同應(yīng)當采用書面形式，合同文本應(yīng)當采用規(guī)范文本；合同相對方提供的合同文本必須送交行政部審核。所有合同都應(yīng)按順序由行政部統(tǒng)一編號。合同及其有關(guān)的書面材料，應(yīng)當語言規(guī)范，字跡（符號）清晰，條款完整，內(nèi)容具體，用語準確、無歧義。訂立合同，必須完備合同條款。合同條款一般包括當事人的名稱或者姓名和住所，標的，數(shù)量和質(zhì)量，價款和報酬，履行的期限、地點和方式，違約責任及解決爭議的方法等。對于合同標的沒有國家標準又難以用書面確切描述的，應(yīng)當封存樣品，由合同雙方共同封存，加蓋公章或合同章，分別交由各分公司經(jīng)理、各部門經(jīng)理或主管負責保管。訂立依法可以設(shè)定擔?；蛘邔Ψ疆斒氯说穆募s能力沒有把握的合同，應(yīng)當要求對方當事人依法提供保證、抵押、留置、定金等相應(yīng)形式的有效擔保。對方當事人提供的保證人，必須是法律許可的具有代為清償債務(wù)能力的法人、其他組織或者自然人。對對方當事人的保證人的主體資格和清償債務(wù)能力要參照本制度的規(guī)定進行審 4 查。對外簽訂合同，要明確選擇糾紛管轄地，并力求選擇本公司所在地法院。法定代表人或合同承辦人應(yīng)當親自在合同文本上簽名蓋章。1簽訂合同，應(yīng)當加蓋單位的合同專用章或公章。嚴禁在空白合同文本上加蓋合同專用章或公章。單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章。第三十五條、合同審簽程序。簽訂合同前必須嚴格審查對方當事人的主體資格。① 對法人必須審查原件或者蓋有工商行政管理局復(fù)印專用章的公司法人營業(yè)執(zhí)照或營業(yè)執(zhí)照的副本復(fù)印件（必須有最近年檢章）。②對非法人經(jīng)濟組織，應(yīng)當審查其是否按法律規(guī)定登記并領(lǐng)取營業(yè)執(zhí)照。對分支機構(gòu)或是事業(yè)單位和社會團體設(shè)立的經(jīng)營單位，除審查其經(jīng)營范圍外，還應(yīng)同時審查其所從屬的法人主體資格。③對外方當事人的資格審查，應(yīng)調(diào)查清楚其地位和性質(zhì)、公司或組織是否合法存在、法定名稱、地址、法定代表人姓名、國籍及公司或組織注冊地。簽訂合同前需要審查代理人的代理身份和代理資格。①代理人職務(wù)資格證明及個人身份證； ②被代理人簽發(fā)的授權(quán)委托書；③代理行為是否超越了代理權(quán)限或代理權(quán)是否超出了代理期限。簽訂合同，必須認真審查對方當事人的履約能力。簽訂合同，應(yīng)當仔細審查對方當事人提供的有關(guān)證明資料，必要時應(yīng)到簽發(fā)部門進行驗證或進行實地考察，以防對方當事人偽造或變造證明材料。對方當事人提供的各種證明資料中所使用的當事人名稱、印章等內(nèi)容必須完全一致。下列資料不能作為主體資格和履約能力的證明資料，但可歸入合同檔案保存，以備考查。①名片；②廠家介紹、產(chǎn)品介紹等資料； ③各類廣告、宣傳資料；④各類電話、傳真、郵箱等通訊工具號碼；⑤對方當事人提供的未經(jīng)我方合同承辦人見證而復(fù)制的或未與原件核對無異的復(fù)印資料。合同承辦人應(yīng)將合同的副本一份及時送交本單位財務(wù)部門備案，作為財務(wù)部門收付款物的依據(jù)。第三十六條、合同履行、變更和解除。合同履約管理。①法定代表人、公司總經(jīng)理全面負責合同的履行。合同承辦單位、部門和人員具體負責其訂立合同的履行。②在履行合同過程中，根據(jù)情況的變化，應(yīng)當對對方當事人的履行能力進行跟蹤調(diào)查。如發(fā)現(xiàn)問題，合同承辦人要及時處理，必要時經(jīng)單位負責人同意，可實地調(diào)查合同標的情況和對方當事人的履約能力。③接收標的必須經(jīng)過嚴格的驗收或商檢程序。對不符合制度和合同約定的標的應(yīng)在法定期限內(nèi)及時提出書面異議。④合同結(jié)算必須通過本單位財務(wù)部門進行。對合法有效的合同，財務(wù)部門必須在合同約定的期限內(nèi)結(jié)算。對未經(jīng)合法授權(quán)或超權(quán)限簽訂的合同，財務(wù)部門有權(quán)拒絕結(jié)算。⑤凡與合同有關(guān)的來往文書、電傳、信函、電話記錄都應(yīng)作為履約證據(jù)留存。對方當事人的履約情況，除妥善保存有關(guān)收付憑證外，還要做好履約記錄。我方當事人收到對方當事人通過郵遞方式傳送的與合同有關(guān)的法律文書時，應(yīng)當連同信封一并收存。通過郵遞方式傳送與合同有關(guān)的法律文書時，必須使用掛號信函，并保存郵局收據(jù)、回執(zhí)備案。合同的變更和解除。①對方當事人作為款物接收人而要求變更接收人時，必須有書面變更協(xié)議。嚴禁未取得對方當事人的書面材料而憑口頭約定向已變更的接收人發(fā)貨或付款。②我方當事人遇有不可抗力或者其他原因無法履行合同時，應(yīng)當及時收集有關(guān)證據(jù)，并立即以書面形式通知對方當事人，同時積極采取補救措施，減少損失。③發(fā)現(xiàn)對方當事人不履行或不完全履行合同時，合同承辦人應(yīng)當催促對方當事人采取有效補救措施，收集、保存對方當事人不履行合同的有關(guān)證據(jù)，及時向行政部報告。④我方當事人因故變更或解除合同，應(yīng)當及時以書面形式通知對方當事人，說明變更或解除合同的原因和請求對方書面答復(fù)的期限，盡快與對方當事人達成變更或解除合同的協(xié)議。第三十七條、合同糾紛處理。合同糾紛管理：①為解決合同糾紛所采取的各項措施，必須在法定的訴訟時效和期間內(nèi)進行。②發(fā)現(xiàn)對方當事人利用合同進行詐騙等犯罪活動時，應(yīng)當立即向單位負責人報告并向公安機關(guān)報案。③合同承辦部門、人員應(yīng)配合好公司行政部參加仲裁或訴訟。④合同糾紛發(fā)生后，可以通過協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式解決。⑤合同發(fā)生糾紛后，需要委托代理人參加仲裁或訴訟活動的，應(yīng)當及時委托有資質(zhì)的代理人參與處理糾紛。⑥解決合同糾紛的申請書、起訴書、證據(jù)、答辯書、協(xié)議書、調(diào)解書、仲裁書、裁定書、判決書等，在結(jié)案后十日內(nèi)，由承辦人送交行政部備案。合同糾紛處理程序：①發(fā)生合同糾紛，合同承辦部門、人員應(yīng)立即報告分管領(lǐng)導(dǎo)和行政部、公司領(lǐng)導(dǎo)，行政部、供銷部門、財務(wù)部等相關(guān)部門應(yīng)當及時提供解決糾紛所需的相關(guān)材料。②在處理合同糾紛過程中，對于可能因?qū)Ψ疆斒氯说男袨榛蛘咂渌?，使判決不能執(zhí)行或者難以執(zhí)行的案件，應(yīng)當及時向法院申請財產(chǎn)保全。③合同糾紛發(fā)生后，應(yīng)當依法采取一切措施，積極收集、整理有關(guān)證據(jù)。在證據(jù)可能滅失或者難以取得的情況下，應(yīng)當向法院申請保全證據(jù)。④向法院提供原始證據(jù)時，必須先行復(fù)制，并請求法院的承辦人員出具證據(jù)收執(zhí)。第三十八條、合同資料管理。下列資料可以作為合同檔案資料內(nèi)容：①談判記錄、可行性研究報告和報審及批準文件；②對方當事人的法人營業(yè)執(zhí)照、營業(yè)執(zhí)照、事業(yè)法人執(zhí)照的副本復(fù)印件； ③對方當事人履約能力證明資料復(fù)印件；④對方當事人的法定代表人或合同承辦人的職務(wù)資格證明、個人身份證明、介紹信、授權(quán)委托書的原件或復(fù)印件；⑤我方當事人的法定代表人的授權(quán)委托書的原件和復(fù)印件； ⑥對方當事人的擔保人擔保能力和主體資格證明資料的復(fù)印件；⑦雙方簽訂或履行合同的往來電報、電傳、信函、電話記錄等書面材料和視聽材料； ⑧登記、見證、鑒證、公證等文書資料；⑨合同正本、副本及變更、解除合同的書面協(xié)議； ⑩標的驗收記錄；11交接、收付標的、款項的原始憑證復(fù)印件。○合同資料歸檔、統(tǒng)計與管理。①公司所有合同都必須統(tǒng)一編號，由行政部妥善保管。②合同承辦人辦理完畢簽訂、變更、履行及解除合同的各項手續(xù)后十日內(nèi)，應(yīng)將合同檔案資料移交行政部。第三十九條、凡因未按規(guī)定處理合同事宜、未及時匯報情況和遺失合同有關(guān)資料而給公司造成損失的，追究相關(guān)負責人和責任人的經(jīng)濟和行政責任。第四十條、行政部應(yīng)定期將履行完畢或不再履行的合同有關(guān)資料按合同編號整理，由法務(wù)主管確認后交行政部檔案管理人員存檔，不得隨意處置、銷毀、遺失?！?、第七節(jié) 文書文件及檔案資料管理第四十一條、行政部為文書、文件及檔案資料管理的職能部門。第四十二條、具體細則參見《辦公室文件管理制度》?！?、第八節(jié) 員工獎懲管理第四十三條、行政部是執(zhí)行員工獎懲并對獎懲事務(wù)進行管理的職能部門。第四十四條、針對員工獎勵，實行精神獎勵和物質(zhì)獎勵并重原則；凡員工懲處，實行行政處罰和經(jīng)濟處罰同步原則。第四十五條、員工獎勵的基本原則：促進良好精神或者風氣發(fā)揚原則。以事實依據(jù)為前提的公平、公正、公開原則。適時性和及時性原則。具體性原則。廣泛性和經(jīng)常性原則。合理性原則。不違背企業(yè)整體發(fā)展原則。物質(zhì)獎勵和精神獎勵同步推進原則。以團結(jié)員工為前提的激勵原則。多樣性原則。第四十六條、員工懲處的基本原則。就事論事、對事不對人的公正性原則。事件發(fā)生后處理的及時性原則。處罰和批評教育結(jié)合的原則。處罰法定原則。同質(zhì)錯誤盡可能同樣計量處罰力度的公平性原則。保障當事人合法權(quán)益原則。打壓不良風氣或者精神傾向原則。具體性原則。處罰與有效溝通和分析并行的教育原則。以團結(jié)員工為前提的方向性原則。1上級領(lǐng)導(dǎo)人員態(tài)度口徑一致原則。1處罰方式靈活合理原則。1注意場所和環(huán)境的原則。1嚴禁情緒化處理原則。1尊重當事人人格原則。第四十七條、關(guān)于員工獎勵的執(zhí)行：例行性獎勵：其他部門配合行政部完成核定所需信息收集→行政部統(tǒng)計分析信息→確定具體獎勵的分布情況→報總經(jīng)理進行審核→執(zhí)行獎勵并公布和表揚→涉及財務(wù)部的由行政部進行信息傳達→獎勵信息的備案。非例行性獎勵：獎勵提議人（部門主管級以上人員）提交獎勵申報材料→行政部進行審核及必要的調(diào)查→報總經(jīng)理進行審核→執(zhí)行獎勵并公布和表揚→涉及財務(wù)部的由行政部進行信息傳達→獎勵信息的備案。特殊獎勵：由總經(jīng)理或者董事長提名→傳達到行政部（必要時行政部需進行相應(yīng)的情況了解，如果出現(xiàn)嚴重不符或者較大偏差的，必須及時進行反饋）→執(zhí)行獎勵并公布和表揚→涉及財務(wù)部的由行政部進行信息傳達→獎勵信息的備案。第四十八條、凡是以公司名義進行了獎勵的，行政部必須進行相應(yīng)的備案。第四十九條、關(guān)于員工懲處的執(zhí)行：執(zhí)行程序：事由呈報→職能部門配合行政部進行具體情況的核實了解→進行約談和溝通→合理計量處罰標準并執(zhí)行→公布警示→涉及財務(wù)部的由行政部進行信息傳達→懲處信息的備案→跟蹤教育和必要的安撫。凡進行懲處的，事件情況及處理結(jié)果必須進行相應(yīng)的公布，以起到相應(yīng)的警示教育作用。同時，懲處之后必須對當事人由相應(yīng)的跟蹤了解，具體職責由當事人的直接上級履行，必要時其他管理人員協(xié)助參與。如果出現(xiàn)了異常情況的，須及時反饋到行政部。第五十條、凡是以公司名義進行了懲處的，行政部必須進行相應(yīng)的備案。第五十一條、凡正式懲處，一律以行政部核定為準。未經(jīng)行政部核定的懲處為無效懲處，因此涉及到經(jīng)濟罰款或者變相經(jīng)濟罰款的，財務(wù)部不得收取。第五十二條、凡因懲處而涉及到經(jīng)濟罰款的，罰金一律由財務(wù)部收取。其他任何部門或者人員無權(quán)向任何員工收取罰金或者是變相收取實物作為處罰。第五十三條、財務(wù)部收取罰金時須開具收據(jù)，未開具收據(jù)的，當事人不予繳納。第五十四條、針對獎懲工作，公司所有員工有權(quán)進行監(jiān)督和投訴?！?、第九節(jié) 辦公用品管理第五十五條、行政部是履行辦公用品管理職責的職能部門。第五十六條、本處所稱辦公用品包括個人辦公使用消耗品、管理品、部門使用消耗品。個人使用消耗品包括鉛筆、膠水、大頭針、回形針、釘書針、便簽、信紙、軟抄本、筆記本、墨水、文件夾、鐵夾、鳳尾夾、文件袋等。管理品包括剪刀、裁紙刀、訂書機、打孔機、文件筐、尺子、筆筒等。部門使用消耗品包括打印復(fù)印紙、復(fù)寫紙、印泥、碳粉、色帶、墨盒、印刷表格、白板筆（擦）、紙杯、茶葉、飲用水等。第五十七條、所有辦公用品按照有計劃性控制原則進行采買和管理。第五十八條、辦公用品采買均實行先申報再購買的基本原則。100元以內(nèi)金額的采買，由行政部負責人批準。100元以上金額的采買，報行政部負責人審查通過后由總經(jīng)理批準方可采買。凡擅自采買的物品，一律不給予報銷。第五十九條、辦公用品由文員負責保管存放和發(fā)放。屬于批量物品的，由倉庫進行保管，文員負責領(lǐng)取發(fā)放。所有辦公用品完成采買后都必須辦理入庫手續(xù)，未辦理入庫手續(xù)的，不得給予報銷。物品采買后7天內(nèi)未辦理入庫手續(xù)的，不得給予報銷。第六十條、倉庫管理員根據(jù)物品入庫時間順序建立辦公用品采購登記。文員同步根據(jù)物品采購時間順序建立辦公用品采購登記。倉庫管理員和文員之間不得私自交換或者是照抄采購登記。文員以月度為周期向行政部負責人提交采購登記記錄。第六十一條、所有物品的領(lǐng)出都必須進行詳細登記，領(lǐng)用人簽字認可。物品發(fā)出情況和領(lǐng)用登記信息不一致造成