【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 談公文寫(xiě)作的書(shū)籍大多都以上述兩份文件作為依據(jù)和藍(lán)本。本文關(guān)于機(jī)關(guān)公文寫(xiě)作的有關(guān)知識(shí)也以此作為基本依據(jù)。一、公文的種類(lèi)所謂公文種類(lèi)，是指公文的制發(fā)機(jī)關(guān)根據(jù)公文的內(nèi)容、性質(zhì)、和所承擔(dān)的任務(wù)而確定的行文形式和名稱(chēng)。（一）從內(nèi)容性質(zhì)及其作用看，公文大致可分為三類(lèi)： 。它是一定的工作部門(mén)在一定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，根據(jù)公務(wù)特殊專(zhuān)門(mén)使用的公文。如外交部門(mén)使用的文書(shū)、照會(huì)、備忘錄、護(hù)照、條約等；司法部門(mén)使用的起訴書(shū)、公訴書(shū)、筆錄、開(kāi)庭通知書(shū)、判決書(shū)、調(diào)解書(shū)等；經(jīng)濟(jì)部門(mén)用的經(jīng)濟(jì)合同、經(jīng)濟(jì)分析報(bào)告、商品廣告等。它在教學(xué)、科研、生產(chǎn)、基建等領(lǐng)域，根據(jù)公務(wù)辦理的需要使用的公文，如說(shuō)明書(shū)、圖紙、圖表等。它是機(jī)關(guān)、單位根據(jù)公務(wù)活動(dòng)的需要使用的公文。如計(jì)劃、總結(jié)、大事記、辦法、規(guī)定、條例等。2000年8月24日由國(guó)家院發(fā)布的《國(guó)家機(jī)關(guān)公文處理辦法》列舉了13種，即命令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函和會(huì)議紀(jì)要。而經(jīng)中共中央批準(zhǔn)、中共中央辦公廳1996年5月3日印發(fā)的《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》則列出了14種，即：決議、決定、指示、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函和會(huì)議紀(jì)要。（二）按行文方向分，公文也大致分作三類(lèi)：。即上級(jí)機(jī)關(guān)單位向下級(jí)機(jī)關(guān)單位的行文。如命令（令）、議案、決定、通知、批復(fù)等。即平級(jí)機(jī)關(guān)單位、不相隸屬的機(jī)關(guān)單位之間互相行文。如函。即下級(jí)機(jī)關(guān)單位向上級(jí)機(jī)關(guān)單位的行文。如報(bào)告、請(qǐng)示、議案。公文最講究的是“對(duì)號(hào)入座”，即根據(jù)發(fā)文目的和內(nèi)容該用哪一種文種行文，就用哪一種文種行文，不能用錯(cuò)。比如說(shuō)，向上行文，該用請(qǐng)示的，用了報(bào)告，發(fā)文目的就可能達(dá)不到。因?yàn)槟愕男形哪康氖钦?qǐng)求上級(jí)批準(zhǔn)或指示，而報(bào)告則是用來(lái)“向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)”的文種，不允許“夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)”。而上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的報(bào)告不作批復(fù)。又如，平級(jí)機(jī)關(guān)、不相隸屬的機(jī)關(guān)溝通情況、商洽工作，應(yīng)該用“函”，如果用了通知或者批復(fù)，對(duì)方就可以認(rèn)為你是在擺架子、不尊重別人，從而影響公務(wù)辦理。選準(zhǔn)文種，也是公文規(guī)范化的一個(gè)重要內(nèi)容。因此，行文時(shí)，應(yīng)從行文目的、內(nèi)容和機(jī)關(guān)單位的“職權(quán)范圍”以及“隸屬關(guān)系”等方面去考慮，選擇一個(gè)恰當(dāng)?shù)奈姆N，不能錯(cuò)用文種。錯(cuò)用文種，往往會(huì)影響公務(wù)辦理。二、公文的格式公文格式，指的是公文的外部組織形式。它包括公文用紙、裝訂與公文文面結(jié)構(gòu)。公文具有規(guī)范的格式是其一大特點(diǎn)。公文格式，看起來(lái)屬于形式問(wèn)題，其實(shí)，除了書(shū)寫(xiě)用紙、裝訂等項(xiàng)目外，其他的項(xiàng)目，都和公文的內(nèi)容密切相關(guān)。如公文的標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、附件、附注、用印等，本身就是公文內(nèi)容不可分割的有機(jī)組成部分。因此，在撰寫(xiě)公文的過(guò)程中，除了要考慮它們安放在哪里、如何安放外，對(duì)它們的內(nèi)容更要字斟句酌，這樣才能實(shí)現(xiàn)公文格式的規(guī)范化、科學(xué)化。（一）公文的構(gòu)成《國(guó)家機(jī)關(guān)公文處理辦法》第三章，對(duì)公文格式的各個(gè)方面做出了明確而具體的規(guī)定：“公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成?！边@里明確了機(jī)關(guān)公文有18個(gè)組成部分。（二）公文的格式 完整的公文格式，是由文頭、主文、文尾三大部分組成。上述的18個(gè)部分，分別安排在相應(yīng)的部分里。各個(gè)部分、各個(gè)項(xiàng)目，都要圍繞著主文部分的正文，從不同的方面、不同的角度，反映、傳達(dá)發(fā)文機(jī)關(guān)的撰寫(xiě)意圖，組成一個(gè)形式與內(nèi)容相結(jié)合的有機(jī)系統(tǒng)，為公文在傳遞過(guò)程中能得到正確的處理，發(fā)揮各自應(yīng)有的作用。份號(hào) | 份號(hào)：000019 文秘密等級(jí) | 機(jī)密☆10年 頭緊急程度 | 特急部發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)|廣州市人民政府文件 分發(fā)文字號(hào) | 穗府[2005]17號(hào) 簽發(fā)人 | 張三|標(biāo)題 | 關(guān)于開(kāi)展元旦春節(jié) |慰問(wèn)活動(dòng)的通知主主送機(jī)關(guān) |各區(qū)、縣人民政府，市直各單位：| x x x x x x x x x x x x x x x x |x x x x x x x x x x 文正文 |x x x x x x x x x x x x x x x x x x |x x x x x x x x x x x |x x x x x 部附件說(shuō)明 |附件：x x x x x x x x |x x x x x 分印章 |（印）成文日期 | 二○○五年十二月九日 附注 |附注：x x x x x x 文 |x x x x x 主題詞 |主題詞：x x x x x x x x x 尾抄送機(jī)關(guān) |抄送：x x x x x x |部印發(fā)機(jī)關(guān)和 |廣州市人民政府辦公廳 二○○五年十二月十日印發(fā)日期 |分印刷份數(shù) |（共印xxx份）我司發(fā)文格式如下：文號(hào)5號(hào)加粗宋體標(biāo)題字三號(hào)加粗宋體主送單位：（1）各基層單位發(fā)給公司的各類(lèi)行文必須以管理處名義發(fā)放，各部門(mén)不得越級(jí)發(fā)文；（2）所有發(fā)文必須統(tǒng)一使用有公司名稱(chēng)、標(biāo)志的文頭紙張；（3）各類(lèi)行文使用的字體均設(shè)臵為宋體（特殊情況除外）、文號(hào)字號(hào)為五號(hào)加粗，標(biāo)題使用字號(hào)為三號(hào)加粗，正文使用字號(hào)為四號(hào)，行距、間距均設(shè)為標(biāo)準(zhǔn)值(上、下、左、)；段落首行請(qǐng)選用“首行縮進(jìn)”格式。（4）正文右下方需注明落款、成文日期，并加蓋管理處公章；（5）文底必須注明主報(bào)、成文格式、日期及共印份數(shù)。（空一行）附件：XXXXXXXX右空兩格發(fā)文單位二○○X年X月X日抄送： 發(fā)文單位 二○○X年X月X日?。ㄓ“l(fā)日期正下方）共印份 （1）文頭部分文頭又稱(chēng)版頭。由發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、份號(hào)、秘密等級(jí)、緊急程度等項(xiàng)目組成。這一部分，占文件首頁(yè)的三分之一篇幅，由一條間隔橫線(xiàn)將文頭與主體部分分隔開(kāi)。如果是常用的各級(jí)機(jī)關(guān)的文件，則在這條橫線(xiàn)中間印上一顆紅色的五角星，以示同行政機(jī)關(guān)的文件的區(qū)別。①發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)是指發(fā)文機(jī)關(guān)的固定稱(chēng)呼。由發(fā)文機(jī)關(guān)稱(chēng)謂加“文件”二字組成。如“中共中央文件”、“國(guó)務(wù)院文件”“廣東省人民政府文件”、“廣州市人民政府文件”等。它處于文頭部分的中心位臵，多用紅色宋體大號(hào)字印刷，目的是要讓人一看就明了發(fā)文機(jī)關(guān)。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)中發(fā)文機(jī)關(guān)的稱(chēng)謂，一般應(yīng)用全稱(chēng)。如是特指且不易混淆，則可用簡(jiǎn)稱(chēng)，如“中國(guó)共產(chǎn)黨中央委員會(huì)”，可簡(jiǎn)稱(chēng)為“中共中央”，“中國(guó)共產(chǎn)黨廣州市委員會(huì)”可簡(jiǎn)稱(chēng)為“中共廣州市委”。如果是聯(lián)合行文，則聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)并排，主辦機(jī)關(guān)排列在前。②發(fā)文字號(hào)發(fā)文字號(hào)簡(jiǎn)稱(chēng)文號(hào)，是指某一公文在發(fā)文機(jī)關(guān)一個(gè)內(nèi)發(fā)文總號(hào)中的實(shí)際順序號(hào)。由發(fā)文機(jī)關(guān)代定、年份、序號(hào)三部分組成。如“中發(fā)[2005]30號(hào)”，表示中共中央在2005內(nèi)發(fā)的第30號(hào)文?！八敫甗2005]4號(hào)”，表示廣州市人民政府在2005年發(fā)的第4號(hào)文?！爸修k發(fā)[2005]17號(hào)”，表示中共中央辦公廳在2005年發(fā)的第17號(hào)文?！盎浉k[2005]14號(hào)”表示廣東省人民政府辦公廳在2005年發(fā)的第14號(hào)文。發(fā)文字號(hào)的主要作用有三：一是便于登記，發(fā)文機(jī)關(guān)和收文機(jī)關(guān)，發(fā)文和收文一般都登記發(fā)文字號(hào)；二是便于分類(lèi)、歸檔，或是按發(fā)文機(jī)關(guān)或是按發(fā)文年份分類(lèi)和歸 檔，都要使用發(fā)文字號(hào)；三是便于查找、引用，一篇公文，標(biāo)題可以有相同的，但發(fā)文字號(hào)絕對(duì)沒(méi)有相同的，因此，只要你知道了“發(fā)文字號(hào)”，就很容易在檔案室 找到你所需要的公文。而對(duì)于一些標(biāo)題較長(zhǎng)的公文，如要引用，則引有用其發(fā)文字號(hào)比引用標(biāo)題要準(zhǔn)確、簡(jiǎn)便得多。發(fā)文字號(hào)的位臵，在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的正下方，字體一般同正文。發(fā)文字號(hào)中的機(jī)關(guān)代字，要由一定范圍內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)自己的直屬機(jī)關(guān)、單位的代字統(tǒng)一編編定，以免重復(fù)、混亂。機(jī)關(guān)代字的字?jǐn)?shù)一般不超過(guò)3個(gè)，編好后要保持穩(wěn)定。發(fā)文機(jī)關(guān)的年份，要用阿拉伯?dāng)?shù)字完整書(shū)寫(xiě)，不要把“2005”簡(jiǎn)化成“05”；年份要用方括號(hào)“[]”括住，不要用半圓括號(hào)“（）”。聯(lián)合發(fā)文的發(fā)文字號(hào)，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)則可。③份號(hào)份號(hào)，又稱(chēng)編號(hào)、流水號(hào)，是指一份具體文件在該文總印發(fā)數(shù)中的實(shí)際序號(hào)。如份號(hào)“000168”，即表示此份具體文件是該文總印發(fā)數(shù)的第168號(hào)，其位臵在文頭的左上端，頂格書(shū)寫(xiě)。使用“份號(hào)”的公文，有些是印數(shù)較多的普發(fā)性下行文，主要是有密級(jí)的公文，其作用是：一是便于印數(shù)較多的普發(fā)性公文有控制地分發(fā)到有關(guān)的各地區(qū)各單位印發(fā)；二是便于機(jī)密文件的分發(fā)和回收登記，有利于提高受文機(jī)關(guān)和閱讀者的保密責(zé)任感；三是一旦出了問(wèn)題，也便于追查，明確責(zé)任歸屬。④秘密等級(jí)秘密等級(jí)又稱(chēng)密級(jí)，是指公文內(nèi)容涉密程度的等級(jí)，我國(guó)《保密法》將秘密事項(xiàng)等級(jí)分為“絕密、機(jī)密、秘密”三級(jí)。密級(jí)的確定，要根據(jù)公文內(nèi)容并按照有關(guān)規(guī)定，從維護(hù)國(guó)家利益出發(fā)，嚴(yán)格按權(quán)限范圍、審定程序處理。密級(jí)及保密期限一經(jīng)確定，就要做出明顯并且易于識(shí)別的標(biāo)志。國(guó)家秘密的標(biāo)志為“★”。“★”的前面標(biāo)密級(jí)，“★”的后面標(biāo)保密期限，如“機(jī)密★5年”。密級(jí)的位臵在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的左上方，“份號(hào)”的下方。⑤緊急程度緊急程度又稱(chēng)急度，是指送達(dá)和辦理公文的時(shí)限要求。目的是使受文機(jī)關(guān)明確公文處理的時(shí)間和要求，保證公文的時(shí)效性。緊急文件應(yīng)分別標(biāo)明“特急”、“急件”，緊急電報(bào)應(yīng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。緊急程度的位臵在秘密等級(jí)的下方。⑥簽發(fā)人簽發(fā)人指批準(zhǔn)發(fā)出公文的機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人。《國(guó)家機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定“以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的平行文或下行文，由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他人簽發(fā)?！焙灠l(fā)的位臵在“發(fā)文字號(hào)”右側(cè)，空兩格，書(shū)寫(xiě)“簽發(fā)人”和簽發(fā)者的姓名。在實(shí)踐中，正式發(fā)出的文件上，有“簽發(fā)人”這一項(xiàng)目的多數(shù)是上報(bào)國(guó)務(wù)院和上級(jí)機(jī)關(guān)的重要文件，一般文件是沒(méi)有的。（2）主文部分主文部分，是文件的最主要部分，由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、印章、成文日期等項(xiàng)目組成。①標(biāo)題公文標(biāo)題，是公文內(nèi)容和作用的高度概括。位于橫隔線(xiàn)的下方適中位臵上，公文標(biāo)題的字體要稍大于正文，以顯突出。《國(guó)家機(jī)關(guān)公文處理辦法》第10條第6項(xiàng)規(guī)定：“公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類(lèi)，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外，一般不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)?！币簿褪钦f(shuō)，完整的公文標(biāo)題是由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種等三要素組成。它表明該公文是由誰(shuí)發(fā)文、因什么事發(fā)文、用什么文種發(fā)文。如《中共中央關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)農(nóng)業(yè)和農(nóng)村工作的決定》、《廣東省人民政府關(guān)于清理道路檢查站的命令》等。公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、使人一目了然公文的性質(zhì)、基本內(nèi)容及作用。要做到準(zhǔn)確，一是要選準(zhǔn)文種，如不要把通告寫(xiě)成公告，把請(qǐng)示與報(bào)告混淆。因?yàn)槭瘴臋C(jī)關(guān)通常通過(guò)標(biāo)題中的文種名稱(chēng)來(lái)初步了解公文的作用和重要性，并考慮處理的初步意向。二是事由要表述準(zhǔn)確。如果事由和公文內(nèi)容不切合，就是文不對(duì)題，收文機(jī)關(guān)會(huì)因此產(chǎn)生困惑，給公文處理和管理造成障礙。這是公文標(biāo)題擬寫(xiě)的大忌。要做到簡(jiǎn)明，一是要從實(shí)際出發(fā)，省略在、其中的某些成分，如《關(guān)于我市獎(jiǎng)券發(fā)行工作的會(huì)議紀(jì)要》、《廣州市人民政府通告》、《通知》等，或是省了“發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)”，或是省了“事由”，甚至連“發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)”和“事由”都省去了。二是對(duì)事由部分的文字表述要反復(fù)提煉，力避轉(zhuǎn)彎抹角啰嗦冗長(zhǎng)。如《XX市黨委批轉(zhuǎn)XX同志在全市第一次政法公安會(huì)議的總結(jié)發(fā)言及公安局、檢察院、法院黨組關(guān)于全市第一次政法公安會(huì)議情況的報(bào)告和XX同志關(guān)于當(dāng)前斗爭(zhēng)情況與今后工作的部署的報(bào)告》，可以提煉為《XX市黨委批轉(zhuǎn)全市第一次政法公安會(huì)議三個(gè)文件材料的通知》另外，公文標(biāo)題的排列，要注意以下問(wèn)題：一是移行排列時(shí)不要將結(jié)構(gòu)緊密的詞語(yǔ)拆開(kāi)跨行排列，以保持詞語(yǔ)的相對(duì)完整；二是要保持標(biāo)題的適中、對(duì)稱(chēng)和醒目。簡(jiǎn)短的標(biāo)題，通常是“一”字式排列。復(fù)雜的長(zhǎng)標(biāo)題，要在保持標(biāo)題詞語(yǔ)結(jié)構(gòu)的完整性前提下，采用兩行或多行的方式排列。②主送機(jī)關(guān)主送機(jī)關(guān)，又稱(chēng)抬頭或上款，是指負(fù)責(zé)處理、執(zhí)行公文的機(jī)關(guān)，它位于標(biāo)題的左下方，頂格書(shū)寫(xiě)。主送機(jī)關(guān)之后要用冒號(hào)。普發(fā)性的下行公文，主送機(jī)關(guān)較多，一般使用泛稱(chēng)，如“市直各單位”。高層次機(jī)關(guān)的普發(fā)性下行文，涉及的主送機(jī)關(guān)更多，即使用泛稱(chēng)也要用兩三行排。而上行文，主送機(jī)關(guān)一般是一個(gè)，請(qǐng)示、批復(fù)、函等文種的主送機(jī)關(guān)只能是一個(gè)。一些行文方向不定、沒(méi)有特指主送機(jī)關(guān)的公布性公文，如公告、通告及一部分事項(xiàng)性通知，則不寫(xiě)主送機(jī)關(guān)。能否準(zhǔn)確地寫(xiě)明主送機(jī)關(guān)，是公文發(fā)出后能否得到及時(shí)有效地處理的關(guān)鍵問(wèn)題。因此，必須根據(jù)公文內(nèi)容與機(jī)關(guān)職能，慎重而準(zhǔn)確地選定擬寫(xiě)，不能漏寫(xiě)，也不能將能負(fù)責(zé)執(zhí)行、處理公文內(nèi)容的機(jī)關(guān)寫(xiě)上。③正文正文是公文的核心部分。一篇公文的質(zhì)量如何，關(guān)鍵是這部分。這部分的結(jié)構(gòu)，通常包括緣由、事項(xiàng)、結(jié)尾三部分。緣由部分，主要是說(shuō)明發(fā)文原因，開(kāi)宗明義，極其概括地交代行文的基本意向，并提起下文。事項(xiàng)部分，圍繞行文的基本意向展開(kāi)內(nèi)容，敘述情況、分析問(wèn)題、說(shuō)明做法、提出要求。結(jié)尾部分，是正文的收束。因文種和行文關(guān)系不同，其結(jié)語(yǔ)也有所區(qū)別。如，請(qǐng)示一般用“以上請(qǐng)示，當(dāng)否，請(qǐng)批示”；函一般用“特此函告”等。有的公文，事項(xiàng)說(shuō)完即結(jié)束，沒(méi)有獨(dú)立的結(jié)尾部分。④附件說(shuō)明附件說(shuō)明是公文正件附屬材料名稱(chēng)和件數(shù)的標(biāo)注。如“附件：《XXXXX》、《XXXXXXXXX》”，位于正文的左下側(cè)，頂格書(shū)寫(xiě)。如果標(biāo)注的文字較多，向右一般也不超過(guò)公文文面的豎向中分線(xiàn)，可以提行空兩格續(xù)寫(xiě)。但要注意，不要將附件說(shuō)明寫(xiě)在簽署和署時(shí)之下，應(yīng)是正文和簽署之間。附件分兩種：一種是補(bǔ)充說(shuō)明主體某些內(nèi)容的材料，如報(bào)表、照片、典型材料等；另一種是補(bǔ)充說(shuō)明正件主要內(nèi)容的材料，如轉(zhuǎn)發(fā)的文件、隨文發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章。如屬這類(lèi)的附件，其名稱(chēng)在正文內(nèi)已有交代，在“附件”項(xiàng)內(nèi)則不必重復(fù)標(biāo)示。并非所有的公文都有附件。有相當(dāng)部分的公文是沒(méi)有附件的。附件有幾件，就得標(biāo)出幾件的名稱(chēng)和件數(shù)，以使附件說(shuō)明和公文所帶的附件相吻合。⑤成文日期。成文日期，又稱(chēng)署時(shí)，是指公文生效的法定時(shí)間，一律用漢字小寫(xiě)數(shù)字寫(xiě)全稱(chēng)，如“一九九三年三月九日”。書(shū)寫(xiě)體例要一致，不能與阿拉伯?dāng)?shù)字交錯(cuò)使用。公文成文日期。一般性文件，以實(shí)際發(fā)出的日期為準(zhǔn)，具體說(shuō)，