【文章內(nèi)容簡介】 部門請求批準，可以使用請求性函。撰寫函須注意三點：一是文種選用要正確。二是內(nèi)容要簡潔。一份函一般只能寫一件事。三是措詞要得體。會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。會議紀要是一種實錄性公文，是在對會議討論的事項加以歸納整理的基礎(chǔ)上，將其反映出來的公文文種。會議紀要是會議文件，但并非所有的會議都要形成會議紀要。通常只有大中型會議或比較重要的會議，才要求寫會議紀要。按其內(nèi)容和功用的不同劃分，可將常見的會議紀要分為指示性會議紀要、通報性會議紀要、消息性會議紀要。按會議性質(zhì)的不同劃分，可將會議紀要分為日常行政工作會議紀要、大型專題工作會議紀要。會議紀要有兩大特點：一是紀實性，二是提要性。撰寫會議紀要，須把握以下要求：一要做好會議記錄。會議紀要必須真實、全面地反映會議情況，而不能憑空杜撰或隨意取舍材料。作好會議記錄是寫好會議紀要的基礎(chǔ)。二要突出會議要點?！凹o要”即記錄要點，寫3信息信息，是行政機關(guān)內(nèi)部的一項專門性工作，屬于辦公室工作的一個組成部分。寫好信息，要做到三點：一要吃透上情，摸清下情。二要實事求是，尊重客觀。編寫信息時必須真實準確，一就是一，二就是二，既不能夸大，也不能縮小。對一些關(guān)系重大的信息素材，還要經(jīng)過核實，數(shù)字要準確無誤，結(jié)論要符合實際，辦法要切實可行。在這里假不行，模棱兩可、似是而非也不行。三要講究文字，條理清楚。信息的編寫要中心突出，有主有次，語言文字規(guī)范。實際寫作時，要盡量避免和克服七種通病，即“七忌”：一忌面面俱到，二忌語言不簡，三忌穿靴戴帽，四忌結(jié)構(gòu)松散，五忌詳簡不當，六忌語標不對，七忌行文不規(guī)。一般情況下，信息標題有四種寫法，即數(shù)字型，“”；詞匯型，如“縣三項承諾打造親民政府”；雜合型，如“國慶期間全市餐飲企業(yè)實現(xiàn)銷售收入萬元，同比增長%”；短語型，如“縣政府辦實行“8+5+1”學(xué)習制度打造學(xué)習型辦公室”。信息基本結(jié)構(gòu)形式有以下幾種：①動態(tài)類信息，包括下級貫徹落實上級某一重要指示精神的情況，機關(guān)的重要活動、重大部署、工作動態(tài)、社情災(zāi)情、突發(fā)事件等，基本結(jié)構(gòu)形式為：“做法—效果”，或“情況—處理結(jié)果”。②經(jīng)驗類信息，即介紹可資借鑒、有推廣價值的工作經(jīng)驗的信息，基本結(jié)構(gòu)形式為：“成果—做法—經(jīng)驗”或“做法—經(jīng)驗—成果”，或是把“成果”寫進導(dǎo)語中，主體就是“經(jīng)驗”或“做法”介紹。③問題類信息，即反映領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)需要關(guān)注或加以解決的各種問題的信息。基本結(jié)構(gòu)形式為：“問題—原因—建議（意見）”，或“問題—原因”，或“問題—建議（意見）”。④意見類信息，是指某地（單位）或某人對某些事情的看法和見解的信息，基本結(jié)構(gòu)形式為：“意見—理由”或“事由—意見”等。不論是哪種信息，都力求短小精干，要在幾百字中把一個問題講具體、講透徹、講準確。做到能幾百字表達清楚的，不用一千字，能用一千字說明問題的決不用一千幾百字。計劃計劃是某一個單位、部門或個人，對預(yù)計在一定時期內(nèi)所要做的工作或所要完成的其他任務(wù)加以書面化、條理化和具體化的一種文書。計劃的種類很多，但不論哪種計劃，一般都應(yīng)當包括分析基本情況、明確任務(wù)要求及提出具體措施等幾項內(nèi)容，也就是要講明“做什么”、“怎么做”及“什么時間完成”等事項。計劃通常是由標題、正文和落款幾個部分構(gòu)成的。(1)標題。標題一般包括單位名稱、適用期限和文種名稱等幾個項目，5 講話稿，是指領(lǐng)導(dǎo)同志在各種會議上，或利用廣播電視等宣傳工具發(fā)表講話的書面材料。講話稿的種類很多，常用的歡迎詞、歡送詞、祝酒詞、開幕詞以及各種會議上的致詞、中心發(fā)言稿等，都屬于講話稿。撰寫講話搞，須注意四點：一是針對性要強。二是主題要集中鮮明。三是內(nèi)容要吸引人。四是語言要通俗生動。時下，寫領(lǐng)導(dǎo)講話稿越來越難：一是難在“多”上；二是難在“新”上；三是難在“度”上。寫好領(lǐng)導(dǎo)講話稿，須記住“四句話”：第一，關(guān)門“當領(lǐng)導(dǎo)”。一篇文稿的成功與否，首先取決于領(lǐng)導(dǎo)是否認可，是否滿意?？梢哉f，這是文稿的“生命線”。這就要求我們在文稿的立意上，盡可能地領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖，實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖。如何把握領(lǐng)導(dǎo)意圖？一是從黨和國家的大政方針中學(xué)習。二是從一個時期領(lǐng)導(dǎo)的工作重點中捕捉。三是從領(lǐng)導(dǎo)者思考的熱點問題中發(fā)掘。四是從領(lǐng)導(dǎo)的思維方式和講話習慣中領(lǐng)悟。第二，少說“普通話”。領(lǐng)導(dǎo)講話具有明顯的權(quán)威性、思想性、鼓動性。思想越豐富，聽者就越入神；鼓動性越強，領(lǐng)導(dǎo)就越滿意。文稿要體現(xiàn)較強的思想性、鼓動性，必須少說“普通話”。一是把握分寸。二是把握場合。三是把握對象。第三，執(zhí)筆“三分主”。拿出“幾分”勇氣，站在“領(lǐng)導(dǎo)”角度，親身感受和體會。具體來講，一是注意觀點的創(chuàng)新。二是注意結(jié)構(gòu)的創(chuàng)新。三是注意語言的創(chuàng)新。第四，大膽“秘密抄”。“秘密”就是要“暗暗下功夫”，“抄”就是學(xué)習和積累。有時積累的一些材料可能平時用不上，但在關(guān)鍵時候能用上一個觀點、一個事例、一句話，就能實現(xiàn)它的價值了。積累的重中之重是儲備觀點，要注意積累一些有戰(zhàn)略性的思想，有備無患，需則用之。第三部分 公文歸檔管理一、收文辦理收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。收到下級機關(guān)上報的需要辦理的公文，辦公室或文秘部門應(yīng)當進行審核。審核的重點是：是否應(yīng)由本單位辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他單位或部門職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。收到上級機關(guān)下發(fā)或交辦的公文，辦公室或文秘部門提出擬辦意見，送負責人批示后辦理。送負責人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，辦公室718第四篇：公文寫作知識公文知識培訓(xùn)二制度小故事故事說，有7個人住在一起，每個人都是平凡而且平等的，他們沒有兇險禍害之心，但不免自私自利。這個小團體每天共食一鍋粥，因人多粥少，爭先恐后，秩序混亂，還互相埋怨，心存芥蒂?！境霈F(xiàn)了公平抱怨問題，如何解決呢？需要建立制度。】于是，他們就想用非暴力的方式，通過建立制度來解決每天的吃飯問題——要分食一鍋粥，但并沒有稱量用具或有刻度的容器。大家試驗了不同的方法，發(fā)揮了聰明才智，經(jīng)過多次博弈逐漸形成了日益完善的制度：第一種方法，指定一個人分粥。很快大家就發(fā)現(xiàn)，這個人為自己分的粥最多，于是又換了一個人，結(jié)果總是主持分粥的人碗里的粥最多最好；【第一個制度實施后，效果并不好，沒有解決已經(jīng)存在的問題，忽略了“權(quán)力導(dǎo)致腐敗，絕對權(quán)力導(dǎo)致絕對腐敗”這個法則，有效率而無公平，需要改進?！康诙N方法，推選出一個信得過的人來分粥。開始時這位品德尚屬上乘的人還能公平分粥，但沒多久，他開始為自己和溜須拍馬的人多分，搞得整個小團體烏煙瘴氣；【第二個制度實施后，效果也不好，仍然沒有解決已經(jīng)存在的問題，也是有效率而無公平，還需要改進?！康谌N方法，大家輪流主持分粥，每人一天。雖然看起來平等了，但是幾乎每周下來，他們只有一天是飽的，就是自己分粥的那一天；【第三個制度實施后，效果也不好，仍然沒有解決已經(jīng)存在的問題，既無公平也無效率，更需要改進。】第四種方法，選舉一個分粥委員會和一個監(jiān)督委員會。由于形成監(jiān)督和制約機制，公平基本上做到了，可是效率降低了，由于監(jiān)督委員會常提出各種議案，分粥委員會又據(jù)理力爭，等分粥完畢時，粥早就涼了，大家也很不滿意；【第四個制度實施后，效果也不好，仍然沒有解決已經(jīng)存在的問題，有公平而無效率，還需要改進?！康谖宸N方法，輪流分粥，而分粥的人要等到其他人都挑完后才能取剩下的最后一碗。令人驚奇的是，采用此辦法后，七只碗里的粥每次都幾乎一樣多，即便偶有不均，各人也認了，大家快快樂樂，和和氣氣，日子越過越好?！竞玫闹贫葴喨惶斐?，清晰而精妙，既簡潔又高效，令人為之感嘆。它既方便快捷地實現(xiàn)分粥目的，又有效地解決公平問題，還增強了內(nèi)部團結(jié)。】 這個故事能夠帶給我們哪些有益的啟示呢？，制度是有優(yōu)劣之分的。同樣是分粥制度，制度5在科學(xué)性上明顯要優(yōu)于其它制度，既注重了公平又兼顧了效率。，看它能否解決問題。同樣是分粥制度，只有制度5在沒有增加成本的基礎(chǔ)上成功解決了公平抱怨問題。，是因為其中蘊含了制度創(chuàng)立者的汗水和智慧。我們在為精巧的制度5拍案叫絕的同時，不要忘了向它的創(chuàng)造者致敬呦。，并不是一蹴而就的。制度5的發(fā)現(xiàn)，也是經(jīng)過了一波三折這么一個探索過程的。如何起草制度制度是國家機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位為了建立正常的工作、學(xué)習、生產(chǎn)秩序，而制定的一種具有法規(guī)性與約束力的文件。制度是國家法律、政策的具體化，具有法規(guī)的效力。它對人們有指導(dǎo)和約束作用，是人們行動的準則和依據(jù)。制度的使用范圍極廣，不論是行政工作、經(jīng)濟活動，還是日常事務(wù)、學(xué)習、生產(chǎn)、管理等，凡是要求有關(guān)人員共同遵守，并按一定程序辦理的事情，都可以使用制度這一文種。制度的分類，按制定部門分，有國家制定的制度，企業(yè)制定的制度、個人制定的制度；按時間長短分，有長期性的制度、臨時性的制度；按內(nèi)容性質(zhì)分，有行政工作制度、生產(chǎn)管理制度、學(xué)習制度等。目前在我國的經(jīng)濟管理制度中，又出現(xiàn)了生產(chǎn)崗位責任制和工作崗位責任制等新的制度。崗位責任制度，是責、權(quán)、利在一個崗位上的有機結(jié)合體，它可以使一名員工或干部明確自己的責任、義務(wù)、權(quán)利，增強責任感，也便于衡量和檢查勞動和工作成果，從而更好地貫徹執(zhí)行按勞分配原則。制度編寫規(guī)范制度起草時須嚴格遵循規(guī)范進行起草，公文印發(fā)時的制度附件也須符合本規(guī)范。一、制度編寫總體要求（一）依法合規(guī)：制度應(yīng)正確體現(xiàn)法律法規(guī)、相關(guān)政策及公司上位制度要求，不得與上述規(guī)范性文件存在矛盾或沖突。（二）全面具體：制度應(yīng)將所涉及到的業(yè)務(wù)逐一闡明，制度內(nèi)容盡量細化，明確流程，體現(xiàn)閉環(huán)管理的思想。對所規(guī)定的適用范圍、操作步驟、評價標準等要具體、明確。（三）嚴謹規(guī)范：制度撰寫時應(yīng)嚴格依照制度模板進行撰寫，符合格式規(guī)范。制度的行文用語應(yīng)盡量準確，不使用彈性語言和模糊性描述。二、制度標題規(guī)范（一）制度統(tǒng)一按照“適用范圍+制度內(nèi)容+體現(xiàn)制度屬性的名稱”進行命名?！斑m用范圍”是指該制度施行時所涵蓋的范圍，標題使用全稱：如“神華寧夏煤業(yè)集團有限責任公司”，文中第一次出現(xiàn)的地方使用簡稱：“集團公司”；“制度內(nèi)容”是指該制度針對哪些內(nèi)容做出了規(guī)范，如“煤礦安全管理”等；“體現(xiàn)制度屬性的名稱”指基于制度屬性對該制度的命名，如“章程”，“規(guī)定”、“辦法”、“細則”等。根據(jù)屬性，不同制度應(yīng)使用不同名稱。綱領(lǐng)類制度可使用章程、綱要；原則類制度可使用規(guī)定；實施類制度可使用辦法、細則、規(guī)范、守則、規(guī)則、預(yù)案。（二）制度的“試行”、“暫行”等版本說明，以括號括起來放在標題下方。如無，則說明是正式版本。制度的生成和修訂記錄等修訂歷史信息應(yīng)記錄在《制度信息總覽表》中，并于每次修訂時更新。三、制度結(jié)構(gòu)規(guī)范（一）制度一般包括以下內(nèi)容：，說明制作本制度的目的、依據(jù)、適用范圍、執(zhí)行原則、關(guān)鍵名詞術(shù)語解釋等。，說明業(yè)務(wù)相關(guān)的組織體系、管理模式以及相關(guān)組織和部門的職責等。、檢查以及相應(yīng)的考核、獎懲等內(nèi)容是制度的關(guān)鍵內(nèi)容，一般應(yīng)獨立成章，置于附則之前。，說明一般名詞術(shù)語解釋、所屬單位實施說明、生效日期、解釋權(quán)、修訂記錄等未盡事宜。，中間各章制訂具體的業(yè)務(wù)流程、執(zhí)行標準、管理措施等。，給出制度的附件列表。（二）根據(jù)內(nèi)容的復(fù)雜程度，制度的層級結(jié)構(gòu)可依次分為“章”、“節(jié)”、“條”、“款”、“項”、“目”。1.“章”是制度內(nèi)容劃分的基本單元，以中文數(shù)字配合文字依次表述，如“第一章”、“第二章”。編號應(yīng)從“總則”章開始直到“附則”結(jié)束。2.“節(jié)”是章的細分，以中文數(shù)字配合文字依次表述，如“第一節(jié)”、“第二節(jié)”。每章中至少需包含兩節(jié)。單獨一節(jié)不能成章。3.“條”是節(jié)或章的細分，每章或每節(jié)中至少需包含有兩條。單獨一條不能成章或成節(jié)。4.“款”是條的組成部分，表示一個獨立的內(nèi)容，或?qū)η耙豢顑?nèi)容的補充。款可以獨立適用。“款”的表現(xiàn)形式為條中的自然段，每個自然段為一款，“款”前不編序號。5.“項”是以列舉的形式對前段文字的說明。含有項的條目，其前段文字中一般都有“下列”二字或相應(yīng)的文字表述?！绊棥鼻肮谝灾形臄?shù)字加括號依次表示，如（一）、（二）、（三）。標識（一）、（二）、（三）后不加標點，直接跟文字。6.“目”是“項”的內(nèi)容細分，是制度層級結(jié)構(gòu)的最小單位?！澳俊钡男蛱栍冒⒗當?shù)字依次表述。阿拉伯數(shù)字后加全角的圓點標識與文本間隔開。（三）篇幅超過一百條（含）的制度可用“章”、“節(jié)”、“條”、“款”、“項”、“目”；篇幅少于一百條超過三十條（含）的制度可使用“章”、“條”、“款”、“項”、“目”；篇幅少于三十條的制度，可使用“條”、“款”、“項”、“目”。（四）為使制度結(jié)構(gòu)清晰易讀，避免內(nèi)容層級嵌套過深，應(yīng)盡量限制“目”的使用。嚴格禁止“目”下的下一級細分標識的使用。（五）制度的中間章節(jié)，可按照制度所涵蓋內(nèi)容的業(yè)務(wù)種類、執(zhí)行環(huán)節(jié)、所涉及業(yè)務(wù)的關(guān)鍵因素、管理對象等劃分，但應(yīng)保持劃分邏輯的一致性。章節(jié)劃分應(yīng)做到不重不漏、均勻連貫。條目劃分方式與章節(jié)劃分類似。（六）章節(jié)標題和條目標題應(yīng)能夠言簡意賅地體現(xiàn)本章節(jié)的內(nèi)容主旨。章節(jié)必須有標題。若條目內(nèi)容不便歸納，或僅是操作性說明，則可不撰寫條目標題，直接撰寫條目內(nèi)容。使用細分標識的條目，則必須使用條目標題對內(nèi)容進行歸納，使文檔更加清晰。（七）制度應(yīng)與相應(yīng)業(yè)務(wù)流程進行關(guān)聯(lián)（綱領(lǐng)類制度除外）。如出臺的制度已有相對應(yīng)的流程，則須在制度中說明相關(guān)的流程，并將流程做為制度附件；如尚未制定制定相關(guān)流程，則應(yīng)按照統(tǒng)一的流程規(guī)范繪制流程，并做為制度附件。四、附件規(guī)范附件是對制度內(nèi)容具有解釋性、參考性、指示性的圖、表、文本，以及業(yè)務(wù)相關(guān)的標準、規(guī)范等。附件與制度正文具有同等效力。附件清單中的附件名稱應(yīng)與制度正文中提及的附件名稱按照文中出現(xiàn)順序一一對應(yīng)。附件清單置于制度正文之后，空一行，在“附件：”后，以“阿拉伯數(shù)字+全角句點”順序列出附件名稱，數(shù)字編號需對齊。如附件名稱超過一行時，下面的文字應(yīng)縮進并與第一字對齊。格式如下所示：附件：各附件應(yīng)按附件清單順序逐一附在制度正文后。附件與附件之間應(yīng)以分頁符間隔開，并于每頁頁面左上角以 “附件1”、“附件2”的格式順次說明所附內(nèi)容。（一）附件中表的規(guī)范，則需要對表進行編號。表的編號采用從1開始的阿拉伯數(shù)字