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企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)設計與實現(xiàn)(編輯修改稿)

2025-01-11 01:32 本頁面
 

【文章內容簡介】 業(yè)、公司等經(jīng)營業(yè)務方面,使用計算機替代人工 處理的工作日益增多,如訂票、售票系統(tǒng),柜臺或窗口系統(tǒng),銀行業(yè)的儲蓄業(yè)務系統(tǒng)等。 第 2 頁,共 62 頁 第二個層次 : 信息管理型 OA 系統(tǒng)。隨著信息利用重要性的不斷增加,在辦公系統(tǒng)中對和本單位的運營目標關系密切的綜合信息的需求日益增加 出現(xiàn)了 信息管理型的辦公系統(tǒng), 其把 事務型(或業(yè)務型)辦公系統(tǒng)和綜合信息(數(shù)據(jù)庫) 一體化, 優(yōu)化日常的工作,提高辦公效率和質量 。 作為一個現(xiàn)代化的政府機關或企、事業(yè)單位必須具備供本單位的各個部門共享的這一綜合數(shù)據(jù)庫 ,因此可在 政府機關 用 信息管理型 系統(tǒng)對 政策、法令、法規(guī),有關上級政府和下屬機構的公文、信函等 綜合 政務 信 息進行處理 ; 在 公司企業(yè)單位 中處理在 綜合數(shù)據(jù)庫 中的 工商法規(guī)、經(jīng)營計劃、市場動態(tài)、供銷業(yè)務 、庫存統(tǒng)計、用戶信息等。 第三個層次 : 決策支持型 OA 系 統(tǒng)。它建立在信息管理級 OA 系 統(tǒng)的基礎上。 其 使用由綜合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)所提供的信息,針對所需要做出決策的課題 構造選用決策數(shù)字模型,結合有關內部和外部的條件,由計算機執(zhí)行決策程序, 做出 相應的決策。 其具有 集成化 、智能化、多媒體化和運用電子數(shù)據(jù)交換等新的特點,用于 軟硬件及網(wǎng)絡產(chǎn)品 、 單一辦公系統(tǒng)同社會公眾信息系統(tǒng)的集成 ;用于 面向日常事務處理,輔助人們完成智能性勞動, 如:漢字識別,對公 文內容的理解和深層處理,輔助決策及處理意外等 ;用于 包括對數(shù)字、文字、圖像、聲音和動畫的 多媒體 綜合處理 ;用在 通過數(shù)據(jù)通訊網(wǎng),在計算機間進行交換和自動化處理。 本文研究目標及意義 由于我國的 企業(yè)辦公自動化 起步 較慢, 存在 沒有好的應用系統(tǒng)支持協(xié)同工作 , 仍然是個人辦公 , 網(wǎng)絡處在閑置狀態(tài),企業(yè)的投資沒有產(chǎn)生應有的效益 等問題,這些阻礙了我國辦公自動化的進程 。 雖然 已經(jīng)建立了自己的 Intra 網(wǎng)絡, 但企業(yè)內部的交流效益 并 不高 。 面對目前我國企業(yè)辦公自動化程度不高的現(xiàn)狀, 研究企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的意義 十分 重大。為了 能跟上時代的步伐, 讓各企業(yè)在激烈的競爭中立于不敗之地,一個可應用于一般型企業(yè)的辦公自動化系統(tǒng)是 上市 企業(yè)必不可少的。 本 系統(tǒng) 的研究 和實現(xiàn)在一定程度上彌補了我國在辦公自動化方面存在的缺陷,本系統(tǒng)的研究和最終 目標是實現(xiàn)一個能運用于處理一般性辦公業(yè)務,能在企業(yè)中進行 信息交流的辦公自動化系統(tǒng) 。其基本的功能包括收 /發(fā)文管理 ,文 第 3 頁,共 62 頁 檔管理, 公告管理,會議管理, 員工管理,意見管理 等 。在 各種 功能 下的子功能模塊可進行的 操作包括:瀏覽、更新、刪除、上傳、下載。企業(yè)可根據(jù) 自身的業(yè)務情況增加新的功能模塊 ,如資產(chǎn)管理 功能 。 雖然諸如 Lotus 123 和 MS Office 系列的許多應用軟件可以提高辦公效率,但是這僅僅是針對個人辦公而言。辦公自動化不僅兼顧個人辦公效率的提高,更重要的是可以實現(xiàn)群體協(xié)同工作。協(xié)同工作意味著要進行信息的交流,工作的協(xié)調與合作。由于網(wǎng)絡的存在,這種交流與協(xié)調幾乎可以在瞬間完成,并且不必擔心對方是否在電話機旁邊或是否有傳真機可用。 能處理辦公業(yè)務的的企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)是現(xiàn)代企業(yè)所必需的,從這可看出本系統(tǒng)的發(fā)展前景遠大。 目前, 辦公自動化已經(jīng)成為企業(yè)界的共識。眾多企業(yè)認識到盡快進行辦公自動化建設,并占據(jù)領先地位,將有助 于保持競爭優(yōu)勢,使企業(yè)的發(fā)展形成良性循環(huán) 。 因此,本系統(tǒng)的開發(fā)和實現(xiàn)意義十分重大, 發(fā)展前景將是十分 遠大 的。 本文主要完成工作 本文將要完成 企業(yè)辦公自動化系統(tǒng) 的設計。在用戶使用過程中,系統(tǒng)會根據(jù)用戶的身份賦予其能操作和使用的功能,其中包括的功能模塊 作用分別為: 實現(xiàn)收發(fā)文的管理。 實現(xiàn)會議管理。 實現(xiàn)公告管理。 實現(xiàn)員工管理模塊,可增加、刪除。修改、查找員工信息。 實現(xiàn)文件的上傳與下載。 實現(xiàn)對意見的管理。 實現(xiàn)重新登錄功能。 設置系統(tǒng)退出功能。 本文組織結構 經(jīng)過分析和研究,文章的結構及內容分析以列表 (表 )形式給出。 表 文章結構 章節(jié) 名稱 內容簡介 第 4 頁,共 62 頁 1 緒論 介紹辦公自動化系統(tǒng)及本文研究目標與要完成的工作 2 系統(tǒng)分析 介紹系統(tǒng)的需求分析、可行性分析和功能分析 3 系統(tǒng)總體設計 介紹本系統(tǒng)的開發(fā)過程 4 系統(tǒng)詳細設計 介紹本系統(tǒng)功能模塊設計 5 系統(tǒng)實現(xiàn) 從調試到實現(xiàn)系統(tǒng)完成概況 6 結論 對本系統(tǒng)的 總結和分析 第 5 頁,共 62 頁 2 系統(tǒng)分析 總體需求分析 根據(jù)對一般型企業(yè)和行政機關的調查, 通常辦公室的業(yè)務,主要是進行大量文件的處理,起草文件、通知、各種業(yè)務文本, 會議、資產(chǎn)管理, 接受外來文件存檔,查詢本部門文件和外來文件 ,產(chǎn)生文件復件等。所以 采用計算機文字處理技術生產(chǎn)各種文檔,存儲各種文檔,或者采用計算機網(wǎng)絡技術傳遞文檔,是辦公室自動化的基本特征。辦公室是各行業(yè)工作的領導進行決策的場所。領導機關做出決策,發(fā)布指示,除了文檔上的往來之外,更深層的 工作,實際上是信息的收集、存儲、檢索、處理、分析,從而做出決策,并將決策作為信息傳向下級機構或合作單位,或業(yè)務關聯(lián)單位。 這些都需要辦公自動化的輔助。因此需要一個能運用 于 各種企業(yè)的辦公自動化系統(tǒng) 。 本系統(tǒng)適用于中小型企業(yè), 中小企業(yè)規(guī)模相對較小,但其在功能上對系統(tǒng)的需求卻是全面的。大體可分為:一方面是通過 收發(fā)公文 為主的方式,與其它員工交流各種信息,基于工作流的方式實現(xiàn)諸如請假申請、物品審批;員工管理個人日程安排,各種圖書資料的查閱等日常辦公功能。另一方面則是 文檔傳輸 功能。即完全采用計算機技術處理辦公業(yè)務,使企 業(yè)內部人員能夠方便快捷地共享信息、交流信息,高效地協(xié)同工作,既兼顧個人辦公效率的提高,又可以實現(xiàn)群體協(xié)同工作。 經(jīng)調查和分析,本系統(tǒng) 將要實現(xiàn)的是能夠滿足中小型企業(yè)的需求功能, 能夠處理和解決企業(yè)基本的辦公業(yè)務, 因此設計了 8 大功能模塊 (如圖 ), 其中 包括 用戶登錄、公告管理、文檔管理、收 /發(fā)文管理、員工管理、 會議管理、意見管理和退出登錄。 系統(tǒng)需實現(xiàn)的是對用戶登錄的驗證及監(jiān)督,對公告的查看和發(fā)布,對文檔的瀏覽、刪除、上傳和下載,對公文的接受和發(fā)送,對員工信息查看、添加、瀏覽和刪除,對 意見的發(fā)表和查看。這些功能的 實現(xiàn)使企業(yè)辦公業(yè)務自動化,快速了解公司的最近信息、活動、會議和重大決策,減少人力和物力的支出,讓企業(yè)能在激烈的市場競爭中更加靈活的應付所出現(xiàn)的問題,加強了公司處理業(yè)務的能力。 第 6 頁,共 62 頁 收 / 發(fā) 文 管 理文檔管理公告管理意 見 管 理會 議 管 理員 工 管 理企 業(yè) 辦 公 自 動 化 系 統(tǒng) 圖 系統(tǒng)功能結構圖 可行性分析 本系統(tǒng) 的開發(fā) 是為了解決傳統(tǒng)手工 辦公操作效率低、信息交流方式不靈活和 辦公自動化不高的問題,其對于處理一般性的辦公業(yè)務可行性較強,適用于中小型企業(yè)。下面將從經(jīng)濟可行性和技 術可行性兩方面對系統(tǒng)進行分析。 經(jīng)濟可行性 本系統(tǒng)主要的功能是一般性的辦公業(yè)務,適用于中小型企業(yè)。 由于中小企業(yè)的經(jīng)濟實力有限, 所以要想方便辦公的同時也要 著重考慮投入 /產(chǎn)出比問題。一般商業(yè)軟件是無法 兩者兼顧的 , 由于 從基礎語言開始開發(fā)成本高、周期長,更不現(xiàn)實;因此利用現(xiàn)有軟件進行改進,即二次開發(fā),通過對幾個商業(yè)化軟件功能進行修改、增刪和開發(fā)來實現(xiàn)中小企業(yè)建立具有自身個性的 辦公自動化系統(tǒng) , 通過系統(tǒng)集成的方法來將各個功能集成為一個整體發(fā)揮作用 , 通過兩次開發(fā)的方式來實現(xiàn)降低成本、節(jié)約開支、提高效率。 本系 統(tǒng) 應能夠適應企業(yè)的不斷變化,具有可擴展性、易升級性和開放性。 因此,它的市場將是無可限量的,將給企業(yè)帶來的經(jīng)濟效率也是很大的。 技術可行性 在軟、硬件方面對系統(tǒng)的需求 來看 ,由于中小企業(yè)信息化水平比較低,軟硬件配置較差;而且資金實力并不雄厚。所以其對硬件的配置要求是盡可能的低,對軟件配置的要求則是系統(tǒng)最好是基于日常辦公軟件如 OFFICE 系列上的應用系統(tǒng),這樣 第 7 頁,共 62 頁 既不用花大量資金添置軟件,員工又較容易學會使用應用。 本系統(tǒng)所實現(xiàn)的功能是一般性質的辦公業(yè)務,總體的開發(fā)時間不用很長,它用到的硬件平臺不高,軟件 基本上是開源且較易懂,項目開發(fā)過程中遇到的技術上的問題在網(wǎng)上或書上可找到,因此是在技術上是可行的。 該系統(tǒng)所用的 軟件平臺有數(shù)據(jù)庫 SQL Server 202開發(fā)工具包 、服務器 Tomcat ,瀏覽器 IE 都是開源的其中操作的細節(jié)和配置都易學 。 本系統(tǒng) 開發(fā)出來時在技術上具有 代表當時辦公自動化信息系統(tǒng) 的先進性, 本 系統(tǒng)在建成后一段時間內,不會因技術的落后而需要大規(guī)模的調整,并且能夠跟 隨時 逐步的升級而保持整個系統(tǒng)的先進性。同時 本 系統(tǒng)對計算機硬件要求不 算 太高,運行速度 較快,對企業(yè)辦公很方便。 本系統(tǒng)最重要的是用到了 Struts 網(wǎng)絡編程, 其為基于 Java 的 Web 應用程序開發(fā)提供了一個框架。本系統(tǒng)的工作流程 就是基于 Struts 下 ,分為以下步驟 : (1) 瀏覽器向服務器發(fā)出請求, Controller 獲得這些請求。 (2) Controller 根據(jù)配置文件 中的定義將這些請求發(fā)送到相應的 Action,對應圖中的 Model。 (3) Action 完成相應的業(yè)務邏輯處理后,將處理結果返回到 Controller。 (4) Controller 再根據(jù)配置文件 中的定義將處理結果顯示到用戶視圖 View。 本系統(tǒng)正是利用了 Struts 工作流程來完成此次設計的整個流程 ,如 圖 所示 : V i e wJ s p瀏 覽 器C o n t r o l l e rS e r v l e tM o d e lJ a v a B e a nS t r u t s c o n f i g . x m l數(shù)據(jù)庫圖 本系統(tǒng)工作流圖 系統(tǒng)功能分析 由于本系統(tǒng)可執(zhí)行的是一般性質的辦公業(yè)務, 提供給 中小型企業(yè) 使用 ,也可增 第 8 頁,共 62 頁 加功能后 提供給 大型企業(yè)和行政機關 。 本系統(tǒng)具有一般適用性,其 所實現(xiàn)的 功能 (如圖 )滿足企業(yè)對日常性辦公業(yè)務的管理 方便企業(yè)內部員工的溝通,方便員工及時的了解公司的動態(tài),是企業(yè)的日常管理步入科 學系統(tǒng)的軌道上。 用 戶 登 錄收發(fā)文管理會議管理文檔管理員工管理意見管理公告管理退 出 登 錄 圖 基本功能圖 登錄 功能 本系統(tǒng)將要實現(xiàn) 用戶登錄 功能。 接受用戶輸入的登錄名和密碼信息,先做客戶端的有效性檢驗,通過檢驗后提交給服務器端 ,由服務器端提交信息與數(shù)據(jù)庫里的信息相比較,如果二者不符則返回相應的出錯信息,否則登錄進入系統(tǒng)。 登錄功能還實現(xiàn)了對 已登錄用戶 的 監(jiān)聽,防止重復登錄。 本系統(tǒng) 中對于登錄模塊的設計是供 企業(yè)內部員工使用,使用 權的授予是由系統(tǒng)管理 員 決定的,只有在系統(tǒng)管理員 首次在員工管理模塊中 添加了你的信息 后 ,授予你登錄的“姓名”和“密碼”后你才能安全登錄, 在此同時 也授予你登錄的權限,在權限的范圍內你能夠完成相應操作。 收 /發(fā)文管理 功能 實現(xiàn)公文的接受與發(fā)送 。 本系統(tǒng) 中對于收發(fā)文管理模塊總的功能是對公文的發(fā)送、瀏覽、刪除和查看詳細內容的功能。該設計分為兩級菜單,一級是瀏覽發(fā)文和建立發(fā)文,第二級菜單是將瀏覽發(fā)文又分為收件箱和發(fā)件箱。 其中 對于 公文 類似于網(wǎng)頁上的編寫日志,是 文本格式。對于公文的發(fā)送,只有管理員 第 9 頁,共 62 頁 才能發(fā)送新公文,才能夠執(zhí)行刪除操作,而普通的游客只能夠查看收件箱中收到的公文而 沒有權限 執(zhí)行刪除 操作。 會議管理 功能 實現(xiàn)會議的記錄 。 本系統(tǒng)將要開發(fā)會議管理功能模塊,會議功能模塊主要分為查看會議記錄和添加會議記錄。此功能有利于公司的員工迅速了解到即將要進行的會議事宜。其中會議記錄是以列表的形式呈現(xiàn)給用戶,對于查看會議記錄是所有能登錄本系統(tǒng)的用戶都能夠瀏覽和查看的。而添加會議記錄只能是管理員身份的用戶才能操作,才有權限對記錄進行刪除。 公告管理 功能 實現(xiàn)公告的查看與發(fā)布 。 公告 是 企業(yè) 、行政機關向 內外 宣布重大事件和決議 的一種 。本系統(tǒng)對于公告管理這一部分將要實現(xiàn)的是兩個功能,一個是 瀏覽公告,另外一個是添加新公告。本系統(tǒng)對公告的操作也有權限,普通游客只能夠瀏覽公告而不能添加和刪除公告。只有管理員才有資格進行這些操作。 員工管理 功能 實現(xiàn)員工信息的增加、刪除、修改、
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