【文章內(nèi)容簡介】 正確簡答題？答：一份會(huì)議通知通常應(yīng)當(dāng)包含以下內(nèi)容：會(huì)議名稱、會(huì)議目的、主要內(nèi)容、會(huì)議日期、會(huì)議地點(diǎn)、報(bào)到日期、報(bào)到地點(diǎn)、與會(huì)單位及人員、需要攜帶的材料、會(huì)務(wù)費(fèi)用、主辦單位、聯(lián)系人及聯(lián)系電話、交通指南、會(huì)議回執(zhí)等。當(dāng)然，還應(yīng)視具體需要而變通處理。“秘書工作不會(huì)消亡”答：秘書工作的現(xiàn)代化是大勢所趨，秘書工作的許多職能將會(huì)改變或取消，但秘書決不會(huì)淪為沒有思想和簡單重復(fù)他人意見的處理機(jī)，相反將成為“準(zhǔn)負(fù)責(zé)人”，分擔(dān)某些專職工作和決策性工作。借助于現(xiàn)代技術(shù)，秘書為決策者提供綜合服務(wù)的職能將會(huì)獲得全新的發(fā)展。？答：（1）培養(yǎng)以自覺、自制、堅(jiān)韌、果斷為主要內(nèi)容的秘書意志力；（2）塑造適合于秘書工作的性格；（3）培養(yǎng)正常的情感情緒，時(shí)常調(diào)節(jié)個(gè)體行為，隨時(shí)矯正異常心理，維護(hù)心理健康。“助手參謀”而非“參謀助手”？答:1．要點(diǎn)：（1）領(lǐng)導(dǎo)助手的作用是秘書工作的本性，任何地方、任何時(shí)候都不會(huì)改變；（3分）（2）“秘書”有眾多的別稱，最接近的當(dāng)屬“助手”或“輔助人員”；（2分）（3）給領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)參謀，是領(lǐng)導(dǎo)對秘書高度信任的表現(xiàn)，也是對秘書工作提出的更高要求；（5分）（4）秘書人員只有先當(dāng)好助手，才有可能成為參謀。（直接寫序號即可）：1．劉安遠(yuǎn)分發(fā)通知，并做好發(fā)文登記。2．劉安遠(yuǎn)填寫一份文件簽發(fā)單。3．劉安遠(yuǎn)將已簽署發(fā)文意見的通知交給辦公室文員李雯雯復(fù)核。4．辦公室主任杜崇道確認(rèn)行文妥當(dāng)、文稿無誤后，由總經(jīng)理王一山在文件簽發(fā)單上簽署同意發(fā)文的意見。5．劉安遠(yuǎn)將撰擬的通知初稿送辦公室主任杜崇道審核。6．由辦公室文員李雯雯按照既定份數(shù)印制正式通知。7．打印出來的紙質(zhì)通知，交由辦公室行政秘書洪飛加蓋單位印章。8．劉安遠(yuǎn)將簽有辦公室主任杜崇道審核意見和總經(jīng)理王一山簽署意見的文件簽發(fā)單、通知底稿一并存檔備查。9．劉安遠(yuǎn)起草《關(guān)于“五一”放假安排的通知》。10．辦公室文員李雯雯通過單位的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，以電子郵件的方式將通知發(fā)至公司所屬各部門，同時(shí)將通知上傳到單位網(wǎng)站的通知欄上。還要將打印的一份紙質(zhì)通知張貼在公司辦公樓大廳告示板上。答:較為合理的發(fā)文程序是：9→5→2→4→3→6→7→1→10→8。分析題1.（秘書人員應(yīng)當(dāng)）目中有人，眼中有事。答:要點(diǎn)：“目中有人”意思是秘書人員應(yīng)當(dāng)尊重所有人，而不應(yīng)盲目驕傲、目中無人，更不能盛氣凌人、頤指氣使；“眼中有事”指秘書人員應(yīng)當(dāng)時(shí)時(shí)處處做有心人，善于發(fā)現(xiàn)那些不被人注意的問題，主動(dòng)積極地將問題解決在萌芽階段。（第二點(diǎn)也可答作“既要想領(lǐng)導(dǎo)之所想、急領(lǐng)導(dǎo)之所急，又要想領(lǐng)導(dǎo)所未想、急領(lǐng)導(dǎo)所未急，還要想領(lǐng)導(dǎo)所已想、急領(lǐng)導(dǎo)所已急”），昨日秘書。答：這句話準(zhǔn)確而形象地反映出助理與秘書的關(guān)系。二者都是領(lǐng)導(dǎo)者的助手，都為領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。但助理較多直接參與決策，秘書（特別是一般秘書）的主要工作內(nèi)容不是直接參與決策，而是提供輔助性服務(wù)。也就是說，二者輔助決策的渠道和作用均存在較大的區(qū)別。秘書人員在得到充分的鍛煉提高之后，有可能成長為更高層次的輔助者，即助理。3.（秘書機(jī)構(gòu)）各為其“主”，各自為“營”。答：秘書機(jī)構(gòu)只直接為本單位領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，對下一級或上一級秘書機(jī)構(gòu)不存在領(lǐng)導(dǎo)或被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。換言之，各級秘書部門之間不實(shí)行自上而下的、獨(dú)立的垂直領(lǐng)導(dǎo)體系，秘書機(jī)構(gòu)之間存在相對的封閉性。答：秘書因?yàn)楣ぷ鞯木壒?，與領(lǐng)導(dǎo)者接觸較多，如何處理好與領(lǐng)導(dǎo)者的關(guān)系顯得十分重要。作為直接下屬，秘書當(dāng)然要時(shí)時(shí)處處尊重領(lǐng)導(dǎo)，以服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)為己任；另一方面，秘書不能因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)的信任、隨和而喪失應(yīng)有的敬重，泯滅了上下級的界線，尤其是對于異性領(lǐng)導(dǎo)，更應(yīng)保持適當(dāng)?shù)木嚯x，做到自尊、自重、自愛。答：秘書工作的輔助性特征，決定了秘書人員在為領(lǐng)導(dǎo)者提供服務(wù)的過程中，既要想領(lǐng)導(dǎo)之所想、急領(lǐng)導(dǎo)之所急，又要想領(lǐng)導(dǎo)所未想、急領(lǐng)導(dǎo)做未急，還要想領(lǐng)導(dǎo)所已想、急領(lǐng)導(dǎo)所已急；既要學(xué)會(huì)站在領(lǐng)導(dǎo)者的高度統(tǒng)籌兼顧、未雨綢繆，又要發(fā)揮第三只眼、第三只手的作用，拾遺補(bǔ)缺，為領(lǐng)導(dǎo)者做好補(bǔ)位工作。惟有如此，才可能真正幫助領(lǐng)導(dǎo)者專心致志地從事其本職工作。（或答：這句話的核心是強(qiáng)調(diào)秘書人員應(yīng)該比一般工作人員多一顆“細(xì)心”，多一顆“耐心”）“編故事”。答：秘書人員既不能違背領(lǐng)導(dǎo)的意愿，又不能不考慮到具體工作的現(xiàn)實(shí)需求和長遠(yuǎn)需求，有時(shí)候難免會(huì)出現(xiàn)不能說真話的情形。這種為了工作而撒謊的情況，實(shí)屬迫不得已而為之的無奈之舉，除此之外別無選擇，因此與個(gè)人道德品質(zhì)無關(guān)。，忙到熄燈。答：秘書工作的事務(wù)性特征在這句話中得到了形象的描述。秘書工作非常具體、非常豐富，可以將其工作內(nèi)容和與特點(diǎn)概括為“細(xì)”、“繁”、“雜”、“忙”，因而秘書工作十分辛苦、十分忙碌。，領(lǐng)導(dǎo)是容器。答：容器的形狀，決定了水的形狀。這句話形象地反映了領(lǐng)導(dǎo)與秘書在工作中的地位：秘書在為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的過程中，處于被動(dòng)服從的位置。秘書的個(gè)性可以體現(xiàn)在生活中，而不應(yīng)體現(xiàn)在工作中。：“尊重個(gè)人目標(biāo)，重視共同理想，發(fā)揮合作精神”？答：（1）為了實(shí)現(xiàn)組織的整體目標(biāo)，必須協(xié)調(diào)好“個(gè)人目標(biāo)”與“共同理想”之間的關(guān)系；（3分）（2）“發(fā)揮合作精神”在上述協(xié)調(diào)過程中至關(guān)重要；（5分）（3）區(qū)分“尊重”與“重視”的差別（尤其是背后隱含的實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，如必要時(shí)“共同理想”高于“個(gè)人目標(biāo)”等）；（5分）（4）中美文化背景（價(jià)值觀等）的差異。（2分））“有發(fā)言權(quán)，無表決權(quán)”。答：秘書往往接受領(lǐng)導(dǎo)者的指派，從事決策前的各類調(diào)研、咨詢工作，因此有必要在決策形成過程中充分發(fā)揮秘書的作用，以保證決策的科學(xué)化、民主化。秘書可以出席決策性會(huì)議，發(fā)表個(gè)人意見，提供給領(lǐng)導(dǎo)參考；但決不能因此超越職權(quán)范圍，干擾或代替領(lǐng)導(dǎo)決策，決策權(quán)只能由領(lǐng)導(dǎo)者掌握。11.（秘書人員必須）“尊重政務(wù)與事務(wù)之區(qū)別”。答：秘書人員必須牢記自己的身份與地位，將處理好事務(wù)性工作視為輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的重要渠道（也是常規(guī)渠道），不能隨意越權(quán)越位，干擾或代替領(lǐng)導(dǎo)的決策。不能認(rèn)為秘書人員必須參加一切政策的輔助，也不能認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)的所有決策都理所當(dāng)然由秘書機(jī)構(gòu)和秘書人員輔助?！肮照取?。答：有些領(lǐng)導(dǎo)者對于秘書過分信任，事無巨細(xì)，均交給秘書代勞。久而久之，秘書成為領(lǐng)導(dǎo)者片刻不可離身的“拐杖”。這種情形，一方面削弱了領(lǐng)導(dǎo)者的決策力、執(zhí)行力，另一方面容易使秘書養(yǎng)成以權(quán)謀私等等壞習(xí)慣。秘書成為領(lǐng)導(dǎo)者的“拐杖”，是一種不正常現(xiàn)象，其結(jié)局只會(huì)是領(lǐng)導(dǎo)與秘書兩敗俱傷。：“尊重個(gè)人目標(biāo)，重視共同理想，發(fā)揮合作精神”？答:（1）為了實(shí)現(xiàn)組織的整體目標(biāo)，必須協(xié)調(diào)好“個(gè)人目標(biāo)”與“共同理想”之間的關(guān)系；（2）“發(fā)揮合作精神”在上述協(xié)調(diào)過程中至關(guān)重要；（3）區(qū)分“尊重”與“重視”的差別（尤其是背后隱含的實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，如必要時(shí)“共同理想”高于“個(gè)人目標(biāo)”等）；（4）中美文化背景（價(jià)值觀等）的差異。案例分析，中方團(tuán)長接過日方官員送上的會(huì)議程序，只見上面寫著：“中方發(fā)言時(shí)間：10點(diǎn)17分20秒至18分20秒。”他不禁楞住了，只好把原來的講稿從十幾頁刪削成五頁、三頁，最后刪到一頁。第二天，中方團(tuán)長像別的發(fā)言者一樣，跑步上場。他的發(fā)言干凈利落，因?yàn)楸慌_下幾次掌聲打斷，才拖延了30秒。事后，這位團(tuán)長感慨地說：“這件事給我的啟示太大了?！闭垎枺喝辗焦賳T如此安排外賓的發(fā)言時(shí)間，是否失禮？為什么？中方團(tuán)長的“感慨”和“啟示”可能包含了哪些內(nèi)容？答：日方如此安排外賓的發(fā)言時(shí)間并不算失禮。因?yàn)樵诎才艜?huì)議程序時(shí)，必須充分考慮會(huì)議的整體時(shí)間結(jié)構(gòu)，如果任由外賓或重要人物自由發(fā)言，必然會(huì)影響到整個(gè)會(huì)議的進(jìn)程，無法實(shí)現(xiàn)會(huì)議的預(yù)期目的。日方官員在設(shè)置中方團(tuán)長的發(fā)言時(shí)間時(shí)，只預(yù)留了一分鐘的時(shí)間，而且居然精確到了秒，這也可以看出日方對于會(huì)議程序的講究已經(jīng)形成一種習(xí)慣，成為一種約定俗成的做法。中方團(tuán)長最初感到驚愕，恰好反映出雙方對于開會(huì)的認(rèn)識差異。這既是一種實(shí)際做法的差異，更是觀念上的巨大反差。因?yàn)樵谥v究時(shí)間、講究效率的競爭機(jī)制下，如果連開會(huì)都無法準(zhǔn)時(shí)開始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束，會(huì)議的效果以及會(huì)后的執(zhí)行情況又怎么可能實(shí)現(xiàn)高效率？一句話，只有開好會(huì)，才能辦好事。這一點(diǎn)，應(yīng)該是中方團(tuán)長事后為之感慨的重要原因。，某市工業(yè)局秘書科的張科長正在辦公室批閱文件，這時(shí)，本單位一位以愛上訪告狀聞名的退休干部譚某走了進(jìn)來，說要找局長。張科長先熱情地招呼他坐下，然后敲開了局長辦公室的門，請示局長如何處置。局長此時(shí)正忙于局里的業(yè)務(wù)，不想見譚某，非常干脆地對張科長說了一句：“告訴他我不在?！本陀值皖^忙他的去了。張科長回到自己的辦公室，對譚某說：“領(lǐng)導(dǎo)不在辦公室。你先回去，有什么事我可以代你轉(zhuǎn)告?！奔热贿@樣，譚某也無話可說，悻悻地離開了秘書科。約過了一個(gè)多小時(shí)，張科長起身去檔案室，來到走廊，想不到竟看見局長與譚某在衛(wèi)生間門口握手寒暄，并聽到譚某說：“剛才張科長說你不在辦公室！”“哪里，我一直在?。　本珠L毫不遲疑地回答。張科長頓感渾身一陣冰涼。原來，譚某離開秘書科以后，并未回家，而是極不甘心地在辦公室的走廊內(nèi)來回走動(dòng)，剛巧碰上局長上衛(wèi)生間，于是他急忙搶上前去打招呼，這才有了剛才那一幕。事后，譚某逢人就散布張科長不地道，品質(zhì)太差，欺下瞞上，沒有資格當(dāng)秘書科長。張科長有口難辯。剛開始感到很委屈，后來一想，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的這樣做也是出于無奈，當(dāng)秘書的應(yīng)注意維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的形象，否則將給工作造成不良影響。所以，他從不對人解釋此事，聽到議論，也一笑置之。問題一：分析張科長的做法有哪些值得借鑒的地方？問題二：如果你是張秘書，在遭到譚某的詆毀后你會(huì)怎么做？問題三：作為領(lǐng)導(dǎo)，局長有沒有值得反省之處？答：問題一：張科長的做法最值得肯定和借鑒的地方是忍辱負(fù)重，時(shí)時(shí)處處維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的形象，不計(jì)較個(gè)人的毀譽(yù)得失，體現(xiàn)出難能可貴的大局意識。（10分）問題二：如果我是張秘書，在遭到譚某的詆毀后，我可能也會(huì)像他那樣做，畢竟清者自清、濁者自濁，應(yīng)該相信領(lǐng)導(dǎo)、相信同事。反過來，在敏感時(shí)期為自己進(jìn)行辯解，可能越描越黑，事與愿違。（5分）問題三：作為領(lǐng)導(dǎo)，局長在猛然見到譚某時(shí)的那種回答屬于本能的反應(yīng)，無可厚非。但是，當(dāng)張科長身陷不公正的非議之中，局長最好能夠采取一定的措施，對張科長有所支持和撫慰。比如，給張科長打一個(gè)電話，或者在合適的場合發(fā)言表態(tài)等等。，內(nèi)容是提高退休工人的生活補(bǔ)貼。當(dāng)時(shí)，該市的大多數(shù)企業(yè)紛紛出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)滑坡現(xiàn)象，資金短缺，開工不足，不少在崗工人的工資都很難按月發(fā)放。接到此文件后，幾乎所有的企業(yè)都反映無法執(zhí)行。但此事已經(jīng)媒體報(bào)道，退休工人于是不斷上訪，堅(jiān)決要求落實(shí)政策。市政府考慮再三，最終還是草草收回文件，重新加以修改。根據(jù)此案例，分析一下調(diào)查研究在決策中的作用。答：在此案例中，導(dǎo)致某市人民政府工作出現(xiàn)被動(dòng)局面的直接原因就是沒有在決策前進(jìn)行充分的調(diào)查研究，結(jié)果是顧此而失彼，好事做不成，反倒滋生出新的事端。眾所周知，調(diào)研是決策的基礎(chǔ)和前提，沒有調(diào)研，決策就成為無源之水、無本之木，風(fēng)險(xiǎn)將大大提高。各級各類機(jī)關(guān)單位的決策者都應(yīng)從這一案例吸取教訓(xùn)，慎重對待決策，慎重對待決策前的調(diào)研工作，將調(diào)查研究工作做實(shí)做好，充分尊重群眾的知情權(quán)和參與權(quán)，為決策打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。一言以蔽之，這一案例再次驗(yàn)證了“沒有調(diào)查就沒有發(fā)言權(quán)”這句經(jīng)典名言。Ａ秘書接受任務(wù)后，為了搶時(shí)間、爭速度，按領(lǐng)導(dǎo)意圖擬稿后，只交給本業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人審核，就送到打字室進(jìn)行繕印。因?yàn)槲唇?jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱，打印出來的一百多份“工作意見”全部作廢，耽誤了文件的準(zhǔn)時(shí)下達(dá)，造成了不應(yīng)有的浪費(fèi)。Ａ秘書造成失誤的原因何在？這一案例對于秘書從業(yè)人員有何啟示？答：Ａ秘書造成失誤的原因在于沒有遵守公文處理的有關(guān)規(guī)定。按照《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，文件在送交打印之前，必須經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)