【文章內(nèi)容簡介】 法、領(lǐng)導(dǎo)意圖、秘書環(huán)境（秘書人員是秘書活動的主體；秘書工作是秘書活動的客體要素；秘書方法是秘書活動的中介要素；領(lǐng)導(dǎo)意圖是秘書活動的準(zhǔn)繩和尺度；秘書環(huán)境是秘書活動的外在要素）：就是以領(lǐng)導(dǎo)的工作運轉(zhuǎn)和決策服務(wù)為宗旨，在辦文、辦會、辦事等方面從事參謀性、輔助性的工作二．秘書工作的內(nèi)容（從總體上分，可分為三類），是直接為領(lǐng)導(dǎo)決策（包括黨政機關(guān)的決策和企業(yè)的重大決策）服務(wù)的綜合性工作：是指帶有專業(yè)性質(zhì)的常規(guī)工作：是指一些專業(yè)性不強，主要依靠經(jīng)驗和責(zé)任心就能辦好的機關(guān)具體事務(wù) 三．秘書工作的特點：輔助性是秘書工作的根本屬性和最基本特征：；，更無決定權(quán)；，不能超越職權(quán)范圍自作主張：秘書工作的綜合性，是由秘書機構(gòu)的綜合性決定的 ：秘書工作的機要性，就是指秘書工作的機密性和重要性 ：體現(xiàn)在對各種事務(wù)性工作的處理上：秘書工作的被動性是由秘書工作的輔助性特點和服務(wù)宗旨所決定的。四．秘書工作的作用，助手作用；（首先表現(xiàn)在它要做好上情下達(dá)，下情上傳的工作，秘書部門要充分切實做好各職能部門的協(xié)調(diào)，平衡工作）；；五．秘書工作的原則：保密原則；準(zhǔn)確原則（辦文要準(zhǔn)、辦事要穩(wěn)、情況屬實、主意要慎）；迅速原則；實事求是原則六．秘書工作的方法（包括典型調(diào)查法，重點調(diào)查法，抽樣調(diào)查法，個案調(diào)查法）：根據(jù)調(diào)查目的和要求，選取少數(shù)具有代表性的典型單位進(jìn)行調(diào)查研究，借以認(rèn)識事物的規(guī)律及本質(zhì)的一種非全面的調(diào)查方法（省時省力）：是指在全體調(diào)查對象中，選擇一部分重點單位進(jìn)行調(diào)查，是一種補充性的調(diào)查法：從研究對象中抽取一部分單位進(jìn)行考察和分析，推斷總體的數(shù)量特征的一種調(diào)查方法（起到全面調(diào)查的作用）：是對一個人，一個群體，一件事，一個社會集體或一個社區(qū)所進(jìn)行的深入全面的調(diào)查：包括比較方法、類比方法、分析方法和綜合方法，原則：只謀不斷，要有全局觀念，站在領(lǐng)導(dǎo)者的角度思考問題。包括隨機參謀法、預(yù)測參謀法、求同式參謀法和求異式參謀法。：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作發(fā)展變化的情況隨機向領(lǐng)導(dǎo)者提出意見和建議。：對未來的發(fā)展趨勢做出預(yù)測，提出有遠(yuǎn)見、有對策的意見和建議（超前性）：參謀者采取與領(lǐng)導(dǎo)者相同的思路，擬定出各種具體方案，：參謀者采取與領(lǐng)導(dǎo)者總體設(shè)想相反的思路，提出反向的總體設(shè)想，供領(lǐng)導(dǎo)選擇（二）秘書工作的常用方法 ：從把握領(lǐng)導(dǎo)近期工作的重點上領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖；從不同角度捕捉和領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖；從把握領(lǐng)導(dǎo)個性特點中領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖：請示的對象要準(zhǔn)確；請示的內(nèi)容要單一；請示時機要恰當(dāng)；請示的形式要靈活（重大事項，涉及政策方面，需要授權(quán)批準(zhǔn)，要書面；一般事項，事務(wù)性工作，可以口頭請示）：報告的內(nèi)容要客觀真實；報告的內(nèi)容要簡明扼要；報告要區(qū)分對象；報告要選擇適宜的時機；報告的方式要靈活：事務(wù)活動擋駕；來訪擋駕；電話擋駕：如出現(xiàn)小矛盾，采取溝通協(xié)調(diào)方法；因為非原則問題，則各執(zhí)一詞，采取變通協(xié)調(diào)方法；如果局部存在利益沖突，就要采取融合協(xié)調(diào)方法；如果矛盾涉及幾個部門，就要采取會商協(xié)調(diào)方法：督促檢查的范圍；督促檢查的方法：時效性較強的要及時催辦、時效性長的要分階段催辦：口頭溝通（是信息溝通的主要方式）；書面溝通；身勢溝通：身勢溝通是口頭溝通的重要輔助形式，具有明顯的暗示性特點，能強化口頭表達(dá)的作用：⑴ABC分類處理的方法：要事、急事列為A類；重要但不急辦的事項列為B類；一般性事務(wù)和可暫緩辦理事項列為C類；⑵集中辦理與分階段進(jìn)行相結(jié)合的方法；⑶統(tǒng)籌計劃法：注重任務(wù)控制；注重質(zhì)量控制：指定時間計劃；合理使用空余時間 第三章 秘書機構(gòu)：秘書機構(gòu)即秘書部門，是秘書人員工作的地方，也是秘書群體和個體活動的組織形式二．秘書機構(gòu)的設(shè)置原則：適應(yīng)性原則；精簡原則；高效原則三．秘書機構(gòu)的組織形式：分離制；綜理制（適用于市縣政府和大多數(shù)企事業(yè)單位） 二．公司企業(yè)的秘書工作（國有大中型企業(yè)、固有公司）“公司辦公室”“集團(tuán)辦公室”特點：全面掌管單位內(nèi)部的行政管理事務(wù) “經(jīng)理辦公室”“廠長辦公室”“行政辦公室” 三．：這一層次，一般不設(shè)秘書部門，在董事會機構(gòu)中設(shè)置的董事會秘書，是公司的高級管理人員。股份制企業(yè)的董事會秘書身份比較特殊 ：總經(jīng)理辦公室是股份制企業(yè)中最高常設(shè)秘書部門：部門經(jīng)理的助理也稱秘書，有專設(shè)的，也有由部門內(nèi)職員兼任的。因此，股份制公司企業(yè)的秘書部門主要是指總經(jīng)理辦公室。：指舉辦大型活動或聯(lián)合召開大型會議時所設(shè)置的非常設(shè)性秘書機構(gòu)特點：：對復(fù)雜和龐大的組織而言，具核心又必然要分化為“領(lǐng)導(dǎo)”和“秘書”兩個功能模塊，從而實施指揮、協(xié)調(diào)、控制功能，以提高領(lǐng)導(dǎo)決策效率和決策水平；；第三章秘書的素質(zhì) 一．秘書職業(yè)道德修養(yǎng)的含義：指秘書在遵循一定的職業(yè)道德原則和職業(yè)行為規(guī)范下通過自我教育、自我修煉、活動形成的職業(yè)道德情操和職業(yè)道德境界。二．秘書職業(yè)道德修養(yǎng)的內(nèi)容：，任勞任怨；，主動服務(wù)；，嚴(yán)守機密；，廉潔奉公 一．秘書的心理素質(zhì)：要求具有外向型和內(nèi)向型性格之長而棄其短。堅毅自利、穩(wěn)健隨和、豁達(dá)開朗、敏捷應(yīng)變、幽默風(fēng)趣、友愛合作：自覺性；果斷性；自制性；頑強性 膽汁質(zhì)、多血質(zhì)、黏液質(zhì)、抑郁質(zhì)對氣質(zhì)具有星對穩(wěn)定性、可塑性，對氣質(zhì)要順其自然，安之若素，揚長避短，克己所短。良好情緒，能駕馭和控制自己的情緒，保持積極、樂觀、平靜的情緒，防止并善于克服消極、悲觀的情緒。二．秘書的心理健康；不患得患失；制定新計劃；確定適度的抱負(fù)水準(zhǔn)；創(chuàng)造良好的人際關(guān)系；及時調(diào)整不良心理；參加各種有益活動第四章秘書的日常事務(wù)工作 （一）含義：辦公環(huán)境即辦公室環(huán)境，是組織或組織的職能部門所處的文化氛圍，公眾環(huán)境，所在地，建筑設(shè)計，裝飾裝修，室內(nèi)溫度一系列因果的綜合構(gòu)成。（二）制約辦公環(huán)境的因素：社會大環(huán)境；職責(zé)和功能 二．辦公環(huán)境的優(yōu)化（一）辦公區(qū)的選址和設(shè)計：考慮組織的業(yè)務(wù)性質(zhì)的需要；考慮通訊、交通等服務(wù)設(shè)施的配套水平；周圍的綠化水平、空氣質(zhì)量等因素：秘書部門，因其工作的特殊性設(shè)在緊靠服務(wù)對象的位置，公共服務(wù)部門一般設(shè)在辦公區(qū)的中間位置（二）選擇合理的辦公模式 ：或網(wǎng)絡(luò)式辦公室（三）保持辦公環(huán)境的整潔有序：首先，要保證上司的辦公室的清潔；其次，要保持自己辦公位置的清潔有序：辦公臺要放在光源好的位置；大型書柜、文件柜靠墻擺放；小型辦公設(shè)備可直接放在辦公臺面上；存放文件的工具置于隨手取到的地方；電話機擺在秘書臺的左邊；垃圾桶一般擺在秘書臺的下方；小的辦公用品分門別類擺設(shè)；最好不要放私人物品 一．維護(hù)辦公環(huán)境安全的重要性 二．辦公環(huán)境安全的分類（一）房屋、設(shè)備的安全（二）信息的安全 突發(fā)事件重在預(yù)防 （一）接聽電話：及時接聽；自我介紹 轉(zhuǎn)接和電話記錄（二）接打電話時的禮儀 （一）郵件的收?。喊凑帐占朔謷话凑帐占块T分揀；按照收件的重要性分揀 ：⑴確定信件的種類（標(biāo)有“機密”“秘密”字樣的郵件和寫有某某人親收的私人郵件，秘書不應(yīng)拆封）⑵郵件拆封的方法：首先，小心拆封郵件；其次，檢查和清點郵件 （二）郵件的寄發(fā)；； 三．印章的管理與使用 ：標(biāo)志作用；權(quán)威作用；法律作用；憑證作用 （二）印章的保管：如無特殊需要，印章不宜帶出辦公室，更不能交由他人使用（三）印章的使用程序和方法： 一．接待工作類型（一）含義：接待工作，是指組織在隊內(nèi)、對外聯(lián)絡(luò)交往中所進(jìn)行的接洽招待工作。（二）類型二．招待工作程序（一）接待計劃：接待規(guī)格實際上就是來賓所受到的禮遇⑴高規(guī)格接待：即主要的陪同人員比主要來賓的職務(wù)高的接待方式。目的是表示對對方的重視和禮遇。⑵對等規(guī)格接待：即主要的陪同人員與主要來賓的職務(wù)相當(dāng)?shù)慕哟?，這是最常見的接待規(guī)格。⑶低規(guī)格接待：即主要的陪同人員比主要來賓的職務(wù)低的接待，常見于基層 ：接待經(jīng)費項目——工作經(jīng)費，住宿費，餐飲費，勞務(wù)費，交通費，參觀，游覽，娛樂費用，紀(jì)念品費，宣傳，公關(guān)費用等 （二）開展招待工作 、會談的接待⑴會見、會談的含義：會見是指雙方或多方代表見面會晤，就共同關(guān)心的問題交換意見；會談是指雙方或多方就某些重大問題進(jìn)行深入接觸，交換意見⑵會見和會談的區(qū)別：一是對身份要求不同。會見可以高低不同，但會談時各方代表的身份除特殊外，一般要求相當(dāng)。二是目的不同。會見不要求一定要達(dá)成書面協(xié)議，但會談的目的則希望達(dá)成協(xié)議。三是約束力不同。會見達(dá)成的共識往往是口頭性的，會談則具有較強的約束力。⑶注意事項：一是座位安排，“主左客右”原則。其他人按右高左低排列。二是合影。主人居中，右側(cè)為上。主客雙方按禮賓排序排列合影，以主人右手為上，主客間隔排列。⑴宴請時間⑵用餐地點：首先，環(huán)境幽雅；其次，衛(wèi)生條件良好；最后，要考慮來賓的民族禁忌，口味禁忌。 （三）善后工作 三．接待禮儀（一）親切迎客；；；（二）熱忱待客；；（三）禮貌送客“出迎三步，身送七步”是迎送賓客的最基本的禮儀 四．接待要求：細(xì)致周到；按章辦事；保守秘密一．值班工作的主要任務(wù)；；；（臨時性的會議通知；任務(wù)調(diào)查；向有關(guān)單位和部門傳達(dá)上級領(lǐng)導(dǎo)的指示）；二．值班工作的要求堅守崗位；處理及時；做好記錄（值班電話記錄；值班接待記錄；值班日志）；了解領(lǐng)導(dǎo)的活動情況 （一）科學(xué)：⑴在工作時間里不做與工作無關(guān)的事，特別是私事⑵絕對不“煲電話粥”⑶工作中學(xué)會說“不”⑷不要忘了“例行公事”秘書的工作一般可分為事務(wù)型工作和思考題工作 （二）合理（三）專注二．上司的日程安排（一）上司的日常工作安排：⑴要事第一（重要工作安排在最佳時段）⑵預(yù)約優(yōu)先⑶綜合考慮⑷分工負(fù)責(zé)⑸領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn) （約會）⑴確認(rèn)是否有安排接見的必要⑵了解清楚約見的目的，提前做好相關(guān)準(zhǔn)備（如會談文件，背景材料）⑶必要得到領(lǐng)導(dǎo)的確認(rèn)（二）上帝的調(diào)研工作安排首先需要了解清楚調(diào)研的目的；其次是要了解被調(diào)研單位的相關(guān)背景，住宿、餐飲、時間表的安排（三）上司的旅行安排 ⑴了解上司此行的有關(guān)情況：第一，了解旅行原因；第二，了解旅行目的地；第三，知曉旅行時間；第四，了解隨員及事務(wù)安排⑵做好出行準(zhǔn)備：旅行計劃主要包括以下幾個方面。第一，安排出差時間及接、送站（啟程時間，返回日期）；第二，確定旅行路線，制定出差行程表（出差行程表一般包括日期、時間地點、活動事項、負(fù)責(zé)人或有關(guān)人員、備注等內(nèi)容）⑶選擇安排交通工具：第一，預(yù)定車票；第二，預(yù)定飛機票（認(rèn)真核對票上的信息，內(nèi)容是否準(zhǔn)確無誤）；第三，接送的交通工具⑷準(zhǔn)備資料和其他備用品 ⑸住宿安排⑹做好領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)天的交通安排 ⑴出國證件：第一，遞交出國申請；第二，申請護(hù)照；第三，補辦簽證；第四，獲取《國際預(yù)防接種證書》；第五，購買機票；第六，辦理保險⑵出入境手續(xù)：第一，接受邊防檢查；第二，接受海關(guān)檢查；第三，接受安全檢查；第四，接受檢疫⑶其他注意事項：一，事先兌換一些外幣或了解相關(guān)事宜；二，進(jìn)行時差換算；三，辦理行李托運；四，查閱目的地背景資料；五，準(zhǔn)備禮物第五章秘書的調(diào)研與信息工作 一．秘書調(diào)查研究工作的特點 ；； 二．調(diào)查研究的方法；，正式訪談或隨機訪談；；；； ：秘書工作人員對信息的收集、整理、傳遞、利用和存儲等一系列工作就是秘書信息工作。：是發(fā)揮秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)決策功能的保證；是秘書完成日常工作的重要基礎(chǔ)二．秘書收集信息的內(nèi)容和方法（一）內(nèi)容；；；；；（二）收集信息的渠道；；；；（三）收集信息的主要辦法；；；；第三篇：秘書學(xué)。領(lǐng)導(dǎo)者的職責(zé)是充分發(fā)揮組織、指揮、決策和管理的效能，文秘人員的職責(zé)是為領(lǐng)導(dǎo)做好各方面的服務(wù)，當(dāng)參謀，做助手，保證領(lǐng)導(dǎo)工作效能的實現(xiàn)。因此，文秘人員必須全面了解領(lǐng)導(dǎo)的工作計劃，掌握領(lǐng)導(dǎo)的工作方法。只有如此，才能快速地領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，達(dá)到“心有靈犀一點通”的境地，才能與領(lǐng)導(dǎo)珠聯(lián)璧合，相映生輝。值得注意的是，與領(lǐng)導(dǎo)配合默契并不是無原則地適應(yīng)和順從。在服務(wù)之中文秘人員要堅持實事求是的原則，堅持正確的政策方向，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)做出不妥的決策或工作中有明顯失誤時，文秘人員應(yīng)該予以提醒或建議，切不可明哲保身，更不能為博得領(lǐng)導(dǎo)歡心而迎合屈順，甚至火上加油。4．要擺正自己的位置，做到工作到位不越位當(dāng)今社會，秘書工作已經(jīng)成為一種廣泛的社會職業(yè)，秘書人員隊伍迅速壯大，秘書的服務(wù)范圍不斷擴大，服務(wù)領(lǐng)域逐漸拓寬。在這種新形勢下，一些秘書人員參與意識增強。主動服務(wù)的積極性日益高漲，如果秘書工作者個人位置擺放不當(dāng)。不能很好地把握自己的角色特點，很容易導(dǎo)致擅權(quán)越位的現(xiàn)象發(fā)生。前邊講了秘書要善于從領(lǐng)導(dǎo)角度思考和處理問題，是以服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)為前提的，一定要擺正自己的位置，不能以“二首長”自居，不管秘書的意見多么正確，都不能代替領(lǐng)導(dǎo)作決策。在領(lǐng)導(dǎo)決策過程中，秘書可以提供信息，提出建議，而不能做決斷。凡涉及重要事項，重大問題，須由領(lǐng)導(dǎo)表態(tài)，秘書不能隨意表態(tài)，秘書只有在領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的情況下才可以表態(tài)。在傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示時，不能添油加醋，如果要表明自己的看法和意見，一定要與領(lǐng)導(dǎo)的指示區(qū)別快來，領(lǐng)導(dǎo)的指示要貫徹落實，秘書的意見只能作參考。要知道，秘書的參謀作用，與咨詢機構(gòu)不同，咨詢機構(gòu)尊重的是客觀事實，而不是領(lǐng)導(dǎo)意圖，他們的參謀活動比較超脫和自由。而秘書的參謀作用是有一定限度的，他只能在領(lǐng)導(dǎo)決策意圖范圍內(nèi)發(fā)揮作用。因此，秘書的參謀活動是非獨立性的，必須服從領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖。5．要與領(lǐng)導(dǎo)在感情上產(chǎn)生共鳴。，在職務(wù)上雖有高低之分，但在人格和感情上卻是完全平等的。人的性格存在很大的差異性，領(lǐng)導(dǎo)也是如此，會議上講話有的照稿子念，有的則喜歡放開思路談。時間上有的注意用好八小時，業(yè)余時間一般不處理工作，而有的則喜歡晚間工作。愛好上有的喜歡體育運動，有的則喜歡釣魚、養(yǎng)花，也有的喜歡跳舞、下棋等等。要與領(lǐng)導(dǎo)在感情上產(chǎn)生共鳴，文秘人員必須盡力了解和掌握領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)歷、生活習(xí)慣、業(yè)余愛好和性格氣質(zhì)，也包括道德準(zhǔn)則、思維方式和行為方式，從而適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的個性，實現(xiàn)與領(lǐng)導(dǎo)在感情上的溝通。人的性格也具有相聚性，具備某種性格的領(lǐng)導(dǎo)，一般也欣賞同性格的隨員或下屬。例如，一位心直口快的文秘人員跟一位少言寡語的領(lǐng)導(dǎo)就會被悶得張口結(jié)舌。一位拘謹(jǐn)敦厚的文秘人員跟隨一位豪放的領(lǐng)導(dǎo)，就會不知所措。置身