【文章內容簡介】 e are looking forward to your cooperation and thank you in Yours faithfully,第四篇：商務信函商務信函Business letter英文信頭寫法 Heading 信頭也稱信端，其內容包括發(fā)件公司的名稱、標志、通信地址、電話號碼、傳真號、電子郵箱等。書寫信頭的目的是為了方便收件人了解信函來自何處，并為回復提供聯(lián)系方式。很多公司都會印制帶信頭的信紙。一般來說，人們喜歡將簡單的信頭放在信紙上端居中，將復雜的信頭放在信紙的右側或上下兩端。在使用這種信紙打印信函時，一定要注意為信頭留出足夠的空間。對于私人商務信函，如求職信等，信頭通常寫在信紙的右上方。如果信函的長度超過兩頁，那么從第2頁開始就不再需要信頭了，只需寫上頁碼、收件人姓名及日期。英 文地址的書寫和中文地址的書寫有很大區(qū)別，應遵循從小到大的原則。特別值得注意的是，地址中的標點符號需正確使用。當前的習慣做法是，行末一般不加標點符 號，但行中間該加標點的地方，還是不應省略。門牌號碼與街道名稱之間不加標點，但是在城市與國家名稱之間必須用逗號分開。英文信函編號寫法 Reference number 如果信函上有編號，收件人和發(fā)件人都能快速了解所指的是哪一封信。這樣既便于文件存檔，又便于日后查閱。信函編號常見的書寫形式有兩種：一種比較簡單的形式“Re: XXX”，例如, Re: Invoice 12345或Re: Your letter dated January 20, 2006。一種比較常用的形式“Your ref: XXX, Our ref: XXX”，提供一組縮寫信息，包括：文件編號、起草人、錄入人的姓名縮寫和部門代號等。例如一封由我方Jutta Brawn 起草，由Hugh John Davies 錄入的信函編號為“Our ref: JB/HJD”英文日期寫法 Date 商務信函必須寫日期，它對于文件存檔及信息查考都有重要意義。書寫日期應注意以下幾點：1.“年”應完全寫出，如2006，不能簡寫成 06； “月”最好不用縮寫，而是完整地寫出來； “日”可以用序數(shù)詞，但最好用基數(shù)詞；英式信函日期按日、月、年的順序，且中間沒有逗號，如：12 July 2006；美式信函日期按月、日、年的順序，中間加逗號，如：July 12，2006。第五講：英文信內地址寫法 Inside address由于不同國家書寫地址的習慣不同，收件人地址應按照對方公司信紙中的信頭書寫，切勿擅自更改。寫國際地址時，不要忘記在最后一行寫上國家名。航空投遞的信函，要在信內地址之上注明。以下為幾種信內地址的寫作實例：致某公司： Kane＆ Co.， Martins Lane London EC3V 7BH 致公司中某職位： The Manager Eagle Press Martins Lane London EC3V 7BH 致公司某人： Brown Eagle Press Martins Lane London EC3V 7BH 英文請某人注意行寫法Attention/（Attention，縮寫：Attn.）用于寫信人在把信寄給一個單位時，希望把信遞交給某人或某部門處理。Attention位于信內地址下空一行，加上底線；寫法分英式和美式兩種，例如：For the attention of Schiller（英式），Attention: Schiller（美式）。使用Attention時，因為信函實際上是寄給公司的，所以開頭的稱呼（Salutation）為Dear Sirs,（英式）和Gentlemen（美式）。英文稱呼寫法 Salutation 如果信是寫給公司的，并沒有直接的聯(lián)系人，稱呼應為：“Dear Sirs,”（英式）或“Gentlemen:”（美式）。在不能確定收信人性別的情況下，還可以使用To Whom It May Concern或Dear Sir or Madam。在寫信給特定的組織時，更愿意使用Dear Member, Dear Customer, 和Dear Human Resources Manager這樣的稱呼。如果知道收件人的姓名，就應該直接把姓名用入稱呼里。商務信函一般用Dear Miss Brown，Dear 。Dear純屬公務上往來的客氣形式。寫給親人、親戚和關系密切的朋友時，用Dear或My dear再加上表示親屬關系的稱呼或直稱其名。例如：My dear father，Dear Tom等。英文主題寫法 Subject 書寫Subject能便于收件人迅速了解信的主要內容。一般來說如果信內有Reference Number，就不一定再寫Subject。Subject位于Salutation下空一行。一般有三種書寫形式：直接書寫、Subject:和Re:。為了突出還可以加底線、加粗、全大寫等，例如：INVOICE 12345 Re: Invoice 12345 Subject: Invoice 12345英文信正文寫法 Body 正文是信函的核心內容。一封內容得體的商務信函，不僅能夠達到把事情辦好的目的，而且還能促進雙方的友誼。在商業(yè)界人們通常用5個C來衡量一封信函的好壞：Conciseness(簡潔)、Clarity(明了)、Correctness(正確)、Completeness(完整)、Courtesy(禮貌)。Dear ，As we mentioned in our previous quotation, the price is likely to material price is a very crucial element for our cost accounting, we are pelled to shift this rise to our price for 33 Euro has increased to Euro, packing charge and freight remaining thank you for your understanding and look forward to having a good cooperation with sincerely，Ming Li英文結尾敬辭寫法 Complimentary close 幾乎所有的商務信函都會用到結尾敬辭。它寫在正文下面，第一個字母要大寫，最后一個詞的后面有逗號。至于要選用怎樣的字句，通常由作者自行決定，一般來說結尾敬辭和開頭的稱呼有較強的關聯(lián)關系，例如：，開頭的稱呼是Dear Sirs，（英式）或Gentelmen:（美式），則結尾敬辭采用Yours faithfully，（英式）或Yours truly，（美式）；，開頭的稱呼是Dear ，則結尾敬辭采用Yours sincerely，（英式）或Sincerely，（美式）。，家人或同事，開頭的稱呼是Dear David，則結尾敬辭采用 Best wishes 英文簽名、附件寫法 Signature/Enclosure 簽名代表了寫信人，所以其形體和寫法應保持固定。簽名最好用鋼筆。署名既要難以模仿又要清晰易解。為便于辨認，一般商務書信，還應在簽名下方將發(fā)信人的姓名用打字形式打出。簽名格式和規(guī)則有以下一些約定：、某單位名義時，應在結束詞下方打出全部大寫的單位名稱，然后再簽名。，為便于回信人正確使用稱呼，應在打字的姓名前加注（Miss）或（Mrs.）。，要加上by, for, 。如果信函中有附件，在信紙的左下角，與簽名間隔1行或是2行的位置打上“Enclosure”.。如果附件不止一項，.，并應注明有幾個附件，以便收信人查點，例如： check and 2 Photos（指附件如信中所述，a/s即As stated）英文抄送、附言寫法 Carbon copy/Postscript 如果本信函需要抄送他人閱覽，則須注明抄送人的名稱，例如： Schiller, Executing Manager附言（Postscript，.）用來說明沒有包括在信中的想法和內容。有時一封信寫完了，突然又想起遺漏的事情，這時可用附言填補遺漏內容。在促銷和私人信件中，附言也可以用來強調寫信人請求收信人采取的行動和做出的考慮。附言應盡量做到簡明扼要。附言通常在簽名下方，從左側頂格書寫，例如： individual’s Email address remains unchanged英文書信格式及英美差異英文書信通常由下列五個部分組成：A 信頭（Heading）信頭包括寫信人地址和寫信日期，通常寫在信箋的右上角。在比較熟識的朋友之間的通信，寫信人的地址?？陕匀?。本課的信頭就只寫了寫信日期，而沒有寫信人的地址。日期通常有下列兩種定法：（a）月、日、年：如August 15, 200__（b）日、月、年：如15th august, 200__地址的寫法通常是由小到大，如：門牌號、街道名、市（縣）名、省名、國名（郵政編碼通常寫在城市名之后）。這同中文書信的地址寫法完全相反。地址可以寫1～3行，日期寫在地址的下方（見信箋格式）。B 稱呼（Salutation）稱呼指寫信人對收信人的稱呼，如Dear Xiaojun，寫在信頭的下方和信箋的左邊。稱呼一般用Dear?或My dear?開頭，稱呼后一般用逗號。C 正文（Body）這是書信的主體部分，即寫信人要表達的內容。正文要求文字通順，層次分明，表意清楚?？梢允謺?，也可以打寫。D 結束語（Complimentary Close）它是書信結尾的恭維話，相當于文中書信最后的“祝好”、“致禮”之類的話語。本課書信中的“Best wishes”（致以最好的祝愿）就是結束語。E 簽名（Signature）簽名通常簽在結束語下方的中間偏右的位置，即使是打寫機打出的信件，最后仍需親筆簽名。在簽名的上方可 根據(jù)寫信人和收信人的關系寫上Sincerely yours/Yours sincerely（用于長輩或朋友之間），或Respectfully yours/Yours respectfully（用于對長輩或上級）。英文書信格式稱謂差異商務英語書信（Business or Commercial English Correspondence）是指交易時所使用的通信。在美國，常用Business writing，它包括書信、電報、電話、電傳、報告書、