【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 括擬好會(huì)議時(shí)間、議程、提案、匯報(bào)總結(jié)提綱、發(fā)言要點(diǎn)、工作計(jì)劃草案、決議決定草案、落實(shí)會(huì)場(chǎng)、填寫會(huì)議通知單通知與會(huì)人員等。會(huì)議主持人應(yīng)該根據(jù)議題的內(nèi)容事前進(jìn)行相關(guān)信息搜集和整理，并將議題和相關(guān)資料分發(fā)給與會(huì)人員。三、會(huì)議場(chǎng)所提前布臵，保持整潔，所需儀器設(shè)備提前到位并調(diào)試正常。組織會(huì)議部門需提前一天跟公司綜合部明確，并在《會(huì)議室使用審批單》中注明。四、會(huì)場(chǎng)布臵、會(huì)議材料、用品準(zhǔn)備和會(huì)后處臵由指定的會(huì)務(wù)人員負(fù)責(zé)。各種會(huì)議召開前，公司綜合部聯(lián)系落實(shí)會(huì)議準(zhǔn)備事項(xiàng)。如要求同時(shí)進(jìn)行多個(gè)會(huì)XXX化妝品有限公司行政管理制度議的，由公司綜合部根據(jù)輕重緩急妥善安排，以免沖突。第五十七條 會(huì)議主持人應(yīng)控制會(huì)議進(jìn)程，提高會(huì)議效率。第五十八條會(huì)議形成的決議，會(huì)議主持人要明確任務(wù)、目標(biāo)、責(zé)任者，監(jiān)督實(shí)施，保證落實(shí)。第五十九條 會(huì)議記錄及紀(jì)要一、各類會(huì)議應(yīng)指定會(huì)議記錄員，會(huì)議記錄員要在會(huì)議進(jìn)行期間使用專用記錄本認(rèn)真記錄，對(duì)會(huì)議進(jìn)行全程或提綱式記錄，對(duì)結(jié)論性發(fā)言做重點(diǎn)記錄。二、如需形成會(huì)議紀(jì)要的，會(huì)議記錄員要在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)整理原始記錄，按照公司發(fā)文的審批程序，需由與會(huì)人員在會(huì)議紀(jì)要上簽名的，會(huì)議記錄員須及時(shí)督促簽署，并提請(qǐng)公司總經(jīng)理簽發(fā)。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)、及時(shí)整理、規(guī)范格式和文字，按分級(jí)管理要求分發(fā)、存檔、上報(bào)（也可通過(guò)電子郵件傳遞）。第六十條 會(huì)議考勤、秩序、違紀(jì)、監(jiān)督檢查一、與會(huì)人員應(yīng)提前到會(huì)，會(huì)議過(guò)程禁止吸煙，不得喧嘩，不得來(lái)回走動(dòng)，不得無(wú)故遲到、早退或缺席。如有特殊情況不能按時(shí)到會(huì)，應(yīng)提前向會(huì)議組織者書面請(qǐng)假方可，緊急情況可先口頭請(qǐng)假，會(huì)后補(bǔ)辦假條。二、遲到、中途離席者應(yīng)輕聲入、出席，盡量不干擾會(huì)議進(jìn)行。重要會(huì)議與會(huì)人員應(yīng)按照臺(tái)卡對(duì)號(hào)入座，坐姿（站姿）端正，將手機(jī)關(guān)閉或調(diào)至振動(dòng)狀態(tài)，會(huì)議期間不準(zhǔn)接聽(tīng)電話，有重要電話須離開會(huì)議室接聽(tīng)，禁止交頭接耳開小會(huì)。認(rèn)真聽(tīng)取會(huì)議內(nèi)容并做好記錄。三、與會(huì)者到會(huì)必須有準(zhǔn)備，均應(yīng)保持良好的會(huì)風(fēng)，注意言談舉止，發(fā)言力求言簡(jiǎn)意賅。不可無(wú)故打斷他人的發(fā)言，不可對(duì)發(fā)言者吹毛求疵。四、涉及到秘密事項(xiàng)的會(huì)議與會(huì)人員負(fù)有保密義務(wù)，記錄員應(yīng)在保密地方XXX化妝品有限公司行政管理制度整理，并且嚴(yán)格按照主持人簽發(fā)的抄送人員發(fā)送。五、公司綜合部負(fù)責(zé)對(duì)相關(guān)各種類型會(huì)議的執(zhí)行與保密事項(xiàng)進(jìn)行監(jiān)督檢查。六、會(huì)議中手機(jī)響、接電話每次罰款50元；遲到、早退三十分鐘內(nèi)罰款30元，超過(guò)30分鐘罰款60元；無(wú)故缺席（含請(qǐng)假未批）按曠工處理，所扣基本工資不足100元按100元處罰。七、接到會(huì)議通知后如有特殊情況需請(qǐng)假的員工,必須在會(huì)議召開半個(gè)小時(shí)前向分管經(jīng)營(yíng)班子或總經(jīng)理書面請(qǐng)假，并立即報(bào)公司綜合部備案，緊急情況可先口頭請(qǐng)假，會(huì)后補(bǔ)辦假條。會(huì)議開始后請(qǐng)假的不予以受理，并根據(jù)第六點(diǎn)情況進(jìn)行處罰。八、公司組織的培訓(xùn)活動(dòng)參照第六點(diǎn)，第七點(diǎn)執(zhí)行。九、會(huì)議的考勤、違紀(jì)記錄和處理意見(jiàn)，由會(huì)議主持部門負(fù)責(zé)人在會(huì)議結(jié)束后轉(zhuǎn)交給公司綜合部。十、會(huì)議決策的執(zhí)行情況由會(huì)議主持部門進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。第十一章 車輛派車管理規(guī)定第六十一條 為公司的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)提供良好的服務(wù)，結(jié)合公司實(shí)際情況，保證安全運(yùn)行、合理派車、特制定本辦法。第六十二條 出車管理一、在日常工作中，以下情況可安排用車：（一）財(cái)務(wù)部其他因公存、取現(xiàn)金伍仟元以上的業(yè)務(wù)（特殊情況另行處理）；（二）需要到較遠(yuǎn)地方辦理的工作業(yè)務(wù)； XXX化妝品有限公司行政管理制度（三）因公運(yùn)輸拾公斤以上物品；（四）前往無(wú)公交車到達(dá)的地點(diǎn)辦理業(yè)務(wù)；（五）公司經(jīng)營(yíng)班子以上領(lǐng)導(dǎo)特許的緊急事務(wù)；（六）公司集體活動(dòng)統(tǒng)一用車。第六十三條為降低辦公成本，綜合部要嚴(yán)格按照用車范圍派車。如因緊急公務(wù)需要且無(wú)車輛可調(diào)派的，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意，綜合部確認(rèn)后，員工可搭乘出租車出行，費(fèi)用列入所在部門辦公管理費(fèi)用。第六十四條公司經(jīng)營(yíng)班子以上人員出差可派長(zhǎng)途車，其他人員出差原則上不派長(zhǎng)途車，以下情況由分管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)，報(bào)總經(jīng)理特批后方可派長(zhǎng)途車。（一）有政府相關(guān)部門或重要合作單位人員需陪同前往。（二）經(jīng)理以上人員2人以上或其他員工4人以上共同前往同一目的地。第六十五條《派車單》必須嚴(yán)格按照格式要求填寫，寫明出發(fā)時(shí)間及實(shí)際返回時(shí)間。實(shí)際返回時(shí)間為車輛返回公司后，由綜合部時(shí)填寫并存檔。第六十六條公司所需派車車輛須報(bào)董事長(zhǎng)同意，綜合部負(fù)責(zé)車輛的出借登記。第十二章 鑰匙管理規(guī)定第六十七條 公司所有鑰匙由綜合部指定專人負(fù)責(zé)管理、配制，對(duì)公司所有原始鑰匙必須留一把加以編號(hào)、存檔，以便復(fù)制。XXX化妝品有限公司行政管理制度第六十八條 部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)管理本部門的鑰匙（包括門、抽屜、柜子等鑰匙），不得任意自制。特殊情況自行配備的需報(bào)綜合部備案登記。第六十九條 鑰匙不得擅自借給他人使用，特殊情況需借用鑰匙的，需做好相關(guān)登記（見(jiàn)附23）。鑰匙丟失后應(yīng)立即向綜合管理部門報(bào)告、備案，因鑰匙丟失所產(chǎn)生的損失由保管人承擔(dān)，并視情節(jié)輕重給予處分。公共區(qū)域的鑰匙由綜合部統(tǒng)一管理，任何人不得私自配制，違者一經(jīng)查出，每次處以500元的罰款。第七十條 離職時(shí)應(yīng)將所保管的鑰匙退還綜合部并做好相關(guān)登記。第十三章 檔案管理規(guī)定第七十一條 檔案管理：由綜合部負(fù)責(zé)歸口管理。第七十二條 檔案管理的范圍：一、公司各種行政文件；二、公司各種會(huì)議記錄；三、股東會(huì)議的有關(guān)文件；四、各部門的工作報(bào)告；五、公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員外出考察、參加各種業(yè)務(wù)活動(dòng)所收集的有關(guān)資料；六、各種信息情報(bào)資料；七、公司各種設(shè)施、設(shè)備、用品的說(shuō)明使用資料；八、公司法律訴訟資料；九、公司人事資料；十、公司對(duì)外宣傳的相片、影音材料等； XXX化妝品有限公司行政管理制度十一、公司的所有合同（協(xié)議）等資料；十二、公司的采購(gòu)檔案資料。第七十三條 檔案的收集一、公司各部門的重要檔案需報(bào)綜合部備案的，應(yīng)安排專人整理，于每年2月10日前將檔案、檔案目錄及電子版移交綜合部，并辦理簽收登記手續(xù)。公司各部門需在本部門留存的檔案資料，應(yīng)安排專人整理、保管，于每年2月10日前報(bào)送上一年檔案目錄（含電子版）至公司綜合部備案。二、及各部門上報(bào)文件。和各部門上報(bào)公司的文件及董事會(huì)相關(guān)文件，由董事長(zhǎng)秘書或總經(jīng)理秘書呈辦（承辦程序見(jiàn)公文管理規(guī)定）完畢后，每半年將檔案原件移交公司綜合部文檔管理員存檔。三、文件的檔案由檔案管理人員負(fù)責(zé)整理、保管，并于每年2月10日前將上一年檔案目錄、營(yíng)銷類及其他重要合同、文件等檔案（含電子版）報(bào)送至公司綜合部備案。四、公司及工商變更、建立等資料，經(jīng)辦人必須在辦理完畢后5個(gè)工作日內(nèi)報(bào)公司綜合部存檔備案。五、公司綜合部必須及時(shí)補(bǔ)充完善員工成長(zhǎng)檔案。第七十四條 檔案的整理一、綜合部每年年初必須對(duì)上一的檔案資料進(jìn)行全面整理建檔。二、各種檔案資料按業(yè)務(wù)類別分類。： ； ； ； XXX化妝品有限公司行政管理制度；、設(shè)備、用品的說(shuō)明使用資料； ； ； 、影音材料。：?jiǎn)T工任職材料（求職材料、入職申請(qǐng)表、面試登記表、錄用審核表、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表、轉(zhuǎn)正審批表、員工異動(dòng)材料、勞動(dòng)關(guān)系聲明、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)協(xié)議、身份證（復(fù)印件）等相關(guān)材料）員工考評(píng)材料（員工績(jī)效考核、任職條件考核、工作述職、崗位評(píng)定、參與公司內(nèi)外培訓(xùn)及考試等相關(guān)材料）員工獎(jiǎng)罰材料（公司以正式發(fā)文形式對(duì)其進(jìn)行通報(bào)表彰或批評(píng)的文件、榮譽(yù)證書（復(fù)印件）；黨政部門或社會(huì)團(tuán)體所授予的聘書、榮譽(yù)證書（復(fù)印件）等相關(guān)材料）員工資證材料（所擁有的專業(yè)資格證、職稱證、學(xué)歷證等（復(fù)印件）相關(guān)材料）員工綜合材料（反映員工成長(zhǎng)信息的其他材料）； ； ； ； ?；瘖y品有限公司行政管理制度（由財(cái)管部門負(fù)責(zé)）： ； ； ； 。：； ； ； ；、材料； ； ； ； ； ； ； 。：、季、發(fā)展計(jì)劃； ； ； ； XXXXXX化妝品有限公司行政管理制度。： ； ； ； ； 、傳真； ； 。三、綜合部對(duì)所有資料按以上類別分類后，按不同類別、時(shí)間、項(xiàng)目、性質(zhì)等逐一排列，用標(biāo)準(zhǔn)檔案盒保存。四、每個(gè)檔案盒上必須填上檔案層級(jí)、類別、起止時(shí)間并按序號(hào)填寫檔案盒內(nèi)的文件名。五、檔案盒內(nèi)的每份文件，第一頁(yè)的左上方必須蓋上寫有該文件名的專用檔案章，并在文件右下角填寫頁(yè)碼，以便文件的查閱。六、不能裝訂的有關(guān)文件資料，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法人代碼證書等，必須用文件冊(cè)裝存，其文件冊(cè)上必須注明袋內(nèi)物品的名稱。七、綜合部將所收集的文件資料按要求建立檔案后，多余的文件資料必須再清理一次，確定沒(méi)有必要保存的，應(yīng)在綜合部經(jīng)理的監(jiān)督下一次性銷毀。八、會(huì)計(jì)檔案的保管按財(cái)務(wù)相關(guān)管理制度執(zhí)行。第七十五條 檔案的保管期限分為永久、定期兩種。一、永久保管的檔案：凡是對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件材料，以及在維XXX化妝品有限公司行政管理制度護(hù)公司等方面具有永久性憑證價(jià)值和文化價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料。二、定期保管的檔案：在一定時(shí)期內(nèi)，公司進(jìn)行工作、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)有考察利用價(jià)值的材料。第七十六條 檔案的密級(jí)確定（參照《保密管理規(guī)定》）。第七十七條 檔案的查閱、借閱、復(fù)印一、檔案查閱、借閱、復(fù)印審批：公司員工查閱、借閱、復(fù)印檔案室檔案，必須經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)簽批同意；及外單位人員查閱、借閱、復(fù)印公司檔案室檔案，對(duì)接的承辦部門人員必須經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)簽批同意，人員借出的檔案還須在該企業(yè)檔案管理人員處備案，經(jīng)該企業(yè)行政部負(fù)責(zé)人簽字后方可自行復(fù)印。二、檔案歸還：公司檔案室的檔案辦理借出后，借出人必須在一個(gè)月內(nèi)交還。一個(gè)月后如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者要愛(ài)護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚。三、公司員工調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案需經(jīng)檔案保管人同意，如需復(fù)印會(huì)計(jì)資料需經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理或以上領(lǐng)導(dǎo)同意，外單位人員調(diào)閱、復(fù)印、摘錄會(huì)計(jì)檔案，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；會(huì)計(jì)檔案原則上不得外借，確屬特殊需要,必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。四、員工離職前，必須歸還借出的檔案，檔案列入離職移交物品范圍。第七十八條 檔案保管一、檔案管理人員必須精心管理檔案，不得讓無(wú)關(guān)人員查閱檔案，不得口頭向外泄露有關(guān)檔案秘密。違反規(guī)定者，給予責(zé)任人一次記過(guò)處分，造成損失的，追究其經(jīng)濟(jì)責(zé)任，違反規(guī)定二次者給予開除處分。二、檔案管理人員必須定時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，根據(jù)季節(jié)變化或具體環(huán)境放XXX化妝品有限公司行政管理制度臵防潮劑。如發(fā)現(xiàn)檔案受潮后，及時(shí)進(jìn)行除濕處理，防止霉變。三、檔案室必須配臵滅火器，防止火災(zāi)事故。四、檔案遺失處理：各部門人員必須妥善保管好檔案（包括電子版）。任何檔案、文件、資料一經(jīng)簽收，不論是電子版或紙質(zhì)版，接收人或借閱人如出現(xiàn)檔案資料遺失情況，必須及時(shí)報(bào)告本部門負(fù)責(zé)人和綜合部負(fù)責(zé)人，并負(fù)責(zé)在指定的時(shí)間內(nèi)追蹤查找。如查找無(wú)果，公司將根據(jù)產(chǎn)生后果的輕重予以批評(píng)，責(zé)任人負(fù)責(zé)或協(xié)助補(bǔ)辦和承擔(dān)補(bǔ)辦過(guò)程中發(fā)生的一切費(fèi)用。各部門人員的檔案列入離職移交物品范圍，由離職人員的部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。第十四章 保密管理規(guī)定第七十九條 公司保密范圍和密級(jí)確定一、公司應(yīng)列入保密管理范圍的包含但不限于以下事項(xiàng)：（一）公司重大決策中的秘密事項(xiàng)；（二）公司尚未討論實(shí)施的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策；（三）公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意向書及可行性報(bào)告、主要會(huì)議紀(jì)錄；（四）公司財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告及各類財(cái)務(wù)報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表；（五）公司所掌握的尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開的各類信息、資料；（六）公司職員人事檔案、勞資性收入及資料；（七）其他經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)確定應(yīng)當(dāng)保密的事項(xiàng)。二、公司保密等級(jí)級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)?！敖^密”是最重要的公司秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)利和權(quán)益遭受特別嚴(yán)重的損害；“機(jī)密”是重要的公司秘密，泄露會(huì)使公司權(quán)利和權(quán)益遭受嚴(yán)重的損XXX化妝品有限公司行政管理制度害；“秘密”是一般的公司秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)利和權(quán)益遭受損害。三、公司保密等級(jí)的確定：（一）公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益的重要決策文件資料為絕密級(jí)；（二）公司的規(guī)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、重要會(huì)議紀(jì)錄、公司經(jīng)營(yíng)情況為機(jī)密級(jí)；（三）公司的人事檔案、合同、協(xié)議、職員工資性收入、尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開的各類信息為秘密。四、屬于公司秘密的文件、資料，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定標(biāo)明密級(jí)，并確定保密期限。除有特別規(guī)定的以外，絕密級(jí)不超過(guò)30年，機(jī)密級(jí)不超過(guò)20年，秘密級(jí)不超過(guò)10年。保密期限屆滿，自行解密。五、一般性決定、決議、通知、行政管理資料等內(nèi)部文件不屬于保密范圍；如屬不鼓勵(lì)對(duì)外公開的內(nèi)容，僅限公司員工知曉。第十八條 確定密級(jí)、變更密級(jí)和解密一、確定密級(jí)、變更密級(jí)和解密應(yīng)當(dāng)接受公司領(lǐng)導(dǎo)及綜合部指導(dǎo)和監(jiān)督。二、公司秘密事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)依據(jù)保密范圍的規(guī)定及時(shí)確定密級(jí)，最遲不得超過(guò)十日。三、密級(jí)確定以后，責(zé)任部門發(fā)現(xiàn)不符合保密范圍規(guī)定的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)糾正；公司領(lǐng)導(dǎo)發(fā)現(xiàn)不符合保密范圍的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)通知責(zé)任部門糾正。四、屬于公司秘密的文件、資料和物品，由責(zé)任部門標(biāo)明密級(jí)和保密期限。書面形式的密件，應(yīng)在封面（或者首頁(yè)）的左上角標(biāo)明密級(jí)和保密期限；地圖、圖紙、圖表則在其標(biāo)題之后或者下方標(biāo)明密級(jí)和保密期限。五、屬于公司秘密的事項(xiàng)不能標(biāo)明密級(jí)時(shí)，由責(zé)任部門負(fù)責(zé)通知接觸范圍內(nèi)的人員。公司確定密級(jí)、變更密級(jí)或者決定解密，應(yīng)當(dāng)由責(zé)任部門提出具體XXX化妝品有限公司行政管理制度意見(jiàn)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。六、公司秘密事項(xiàng)（包括政府來(lái)文中的國(guó)家秘密事項(xiàng)）變更密級(jí)或者解密后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)通知各有關(guān)部門，并及時(shí)在有關(guān)文件、資料和物品上標(biāo)明。七、保密期限屆滿或者被合法公開的公司秘密事項(xiàng)，即為自行解密。自行解密不需履行解密手續(xù)。第八十一條 保密措施一、屬于公司秘密的文件、資料和物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀，由綜合管理部門指定專人執(zhí)行。二、采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由電腦使用部門負(fù)責(zé)保密。三、非經(jīng)批準(zhǔn)，不得復(fù)制和摘抄公司保密文件。四、復(fù)制、摘錄、引用、匯編屬于公司秘密的內(nèi)容，亦需按規(guī)定采取保密措施，且不能擅自改動(dòng)原件的密級(jí)。五、收發(fā)、傳遞和外出攜帶保密文件，由指定人員負(fù)責(zé)，并采取必要的安全措施。六、保密文件需在設(shè)備