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正文內(nèi)容

公文寫作基礎(chǔ)知識5篇(編輯修改稿)

2024-10-17 21:19 本頁面
 

【文章內(nèi)容簡介】 結(jié)構(gòu)格式等進(jìn)行復(fù)核,確定發(fā)文字號、分進(jìn)單位和印制份數(shù)。登記,這里揭發(fā)文登記,主要登記行將發(fā)出的公文的發(fā)文字號、文種、標(biāo)題和發(fā)文范圍??樣?,即以譽(yù)錄抄寫、印刷等方式制作供對外發(fā)出的公文。用印或簽署,即在印畢的公文上加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)的印章,或請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者在公文正本上簽注姓名。其作用均為表明公文的正式性質(zhì)和法定效力。第三階段:公文的對外傳遞,包括分裝、發(fā)出等環(huán)節(jié)。這一階段工作的主要任務(wù)是為使公文能為受文者有效接收創(chuàng)造條件。分裝,指按照規(guī)定具體抗配和封裝公文。發(fā)出,指將已封裝完畢的公文以適宜的方式(如走機(jī)要交通等)發(fā)送給受文者。第四階段:處置辦華公文,包括暫存、銷毀、立卷、歸檔等。六、公文詞語選擇和公文語句的基本要求1.認(rèn)真辨析詞語的確切含義,使詞語的意義符合客觀實(shí)際??稍诠闹胁捎玫脑~語數(shù)量大、種類多,不同詞語在意義和用法方面有差別,也有聯(lián)系。為此,要使公文用語精當(dāng),必須注意對詞語認(rèn)真加以辨析,真正掌握其確切含義,否則就很有可能造成表意的失當(dāng)或失誤,影響文件效用的發(fā)揮。如下面一段文字:經(jīng)反復(fù)核查證明,張某、李某曾在 1987年 9月間收受過 XX公司的巨額賄款(每人分別收受現(xiàn)金 50000元),已構(gòu)成受賄罪。案發(fā)后,二人還與XX公司業(yè)務(wù)負(fù)員X X訂立攻守同盟,妄圖掩蓋過錯。文中“過錯”一詞,顯然是對“罪行”的誤用。“罪行”與“過錯”,在法律意義上都指違法行為,但卻有明顯的輕重之別。“過錯”是民事責(zé)任的要件,指因故意或過失而損害他人利益的違法行為;“罪行”則是指犯罪行為,它對社會具有危害性并觸犯刑律,是應(yīng)依法受到刑罰處罰的。文中已確認(rèn)二人的行為構(gòu)成犯罪,卻又稱妄圖掩蓋“過錯”,是自相矛盾并嚴(yán)重失實(shí)失當(dāng)?shù)?。由此可見對詞語不認(rèn)真辨析其含義,憑想當(dāng)然或者“望文生義”地去理解和使用,會造成表意的失誤。在辨析同語含義的過程中,還應(yīng)特別注意不同同語所包含的意義在范圍大小、性質(zhì)輕重等方面的差別。如“權(quán)利’與“權(quán)力”,前者的范圍要大于后者;“差錯”、“過失”、“過錯”的性質(zhì)是依次嚴(yán)重的。2.注意分辨詞語的感情色彩,以正確責(zé)達(dá)作者的立場觀點(diǎn)。如果按照詞語自身的感情色彩對其加以劃分,實(shí)詞部分可分為褒義詞、貶義詞和中性詞三類。前兩類感情色彩強(qiáng)烈、愛憎分明,而中性詞則在不與其他詞語搭配的情況下,沒有感情的傾向性。在公文中,對事實(shí)的敘述要求客觀準(zhǔn)確,而在表明立場主張時則要求旗幟鮮明。也就是說,肯定什么,否定什么;贊成什么,反對什么;是愛還是增;是贊賞還是譴責(zé),都要有明確的態(tài)度。為達(dá)到這一要求,必須注意分辨詞語的感情色彩。做到這一點(diǎn),不僅能使閱文者更準(zhǔn)確地領(lǐng)會作者意圖,而且還可使文件簡明。如“在某些領(lǐng)導(dǎo)者的庇護(hù)下”和“在某些領(lǐng)導(dǎo)者的保護(hù)下”兩句話中,貶義的“庇護(hù)”與褒義的“保護(hù)”就已鮮明地表現(xiàn)了作者的態(tài)度,無需再對所要講的事情定性,人們即可知曉作者肯定或否定什么。3.注意同語聲音和語調(diào)對語義的影響,以提高表達(dá)效果。詞語的聲音和語調(diào)對語義有一定的影響,如能于以重視,在選詞中注意使音節(jié)勻稱,注意避免因同音異義和語調(diào)附加語義帶來的歧義,則有利于提高表達(dá)效果。4.注意同語間的正確搭配,遵循語言法則。同語的選擇要受事理邏輯、搭配習(xí)慣的制約,如隨意超越這些制約,就會影響表達(dá)效果。如:他們從實(shí)際情況出發(fā),在發(fā)達(dá)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)中,因地制宜,不斷創(chuàng)新,終于開創(chuàng)出一套發(fā)達(dá)農(nóng)業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)的寶貴經(jīng)驗(yàn)。這里,“發(fā)達(dá)”與“生產(chǎn)”,“開創(chuàng)”與“經(jīng)驗(yàn)”都屬于不妥當(dāng)?shù)拇钆?。詞語的搭配最根本的是要使語義搭配合乎事理、合乎邏輯,同時又要注意符合語言習(xí)慣。5.注意公文具體使用場合對同語風(fēng)格的要求,維護(hù)公文的嚴(yán)肅性及強(qiáng)制影響性。公文大都使用于正式、莊重嚴(yán)肅的場合,為與之相協(xié)凋,選擇詞語時務(wù)必注意同語的風(fēng)格特點(diǎn),除特殊情況外,一般不用口語、諺語、歇后語以及方言土語,書面詞語中帶有調(diào)侃、詼諧意味以及不夠嚴(yán)肅鄭重的詞語也不應(yīng)入選。6.注意針對公文具體收受對象的特點(diǎn)選詞,以便有的放矢,便于理解和執(zhí)行。公文具體收受對象的理解能力以及與發(fā)文機(jī)關(guān)的關(guān)系不同,公文所選用的詞語也就應(yīng)有所差別,否則就難免會因“無的放矢”,而使對方難以理解;不知所云,或給對方平添困難,影響正常的工作關(guān)系。在一般情況下,如對方具體閱文者為專業(yè)人員,則詞語的專業(yè)性、行業(yè)性可以強(qiáng)一些,反之就應(yīng)避免使用專深的術(shù)語,注意少用專用詞語;具體閱文者久化程度較高,可以適當(dāng)使用古語詞、外來詞,閱文者文化程度較低或高低不一時,則務(wù)必注意詞語的通俗性。當(dāng)收文機(jī)關(guān)為自己的上級時,用詞當(dāng)特別注意禮貌與語氣的和緩,相反,如對方是自己的下級時,則既應(yīng)注意尊重對方,又需中肯堅決毫不婉曲。而當(dāng)對方是自己的平級或不相屬機(jī)關(guān)時,用詞就要特別注意謙敬和明確,注意體現(xiàn)平等協(xié)作精神。7.注意根據(jù)公文中所涉及的人和事物的特殊性質(zhì)選詞,以獲得更加鮮明直接的表達(dá)效果。公義中所涉及的人物和事物是多種多樣的,人物的地位、事物的性質(zhì)、出現(xiàn)的年代以及相互之間的關(guān)系不同,就需要用不同的詞語來表達(dá),以使表達(dá)更鮮明、更直接、更有效。如在公文中,對正面的人物、正確的事物就不能用貶義詞,同樣也不可用褒義詞來表達(dá)反面人物和錯誤的事物;對錯誤性質(zhì)嚴(yán)重的事物應(yīng)用嚴(yán)峻冷酷的詞語,對正確的需褒揚(yáng)的事物則要用有一定熱情、能鼓舞人心的詞語;對歷史上的人或事可以多用一些古語詞,對現(xiàn)代事物就可適當(dāng)多用一些外來詞和具有時代特色的新鮮詞語;對于發(fā)文機(jī)關(guān)以及與其有直接關(guān)聯(lián)的人或事,可考慮正確地使用一些謙詞,而對于受文者及與其有直接關(guān)稅的人或事,則應(yīng)恰當(dāng)?shù)厥褂帽硎咀鹬睾投Y貌的敬語。8.注意根據(jù)上下文的需要選詞,以維護(hù)公文的完整有效性。一件公文的上下文對詞語的選擇具有很大的影響。有時為了使文氣貫通從調(diào)一致,上下文的詞語需要相互照應(yīng)配合;有時為避免不必要的重復(fù),必須使用不同的詞語。如:“對于未按標(biāo)準(zhǔn)交費(fèi)的同志,要由其所在單位的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批評教育,并責(zé)令其進(jìn)行補(bǔ)交。”以上例句中,第一例中“進(jìn)行”一詞的重復(fù)出現(xiàn)是不必要的,后一個“進(jìn)行”應(yīng)改為“予以”。9.注意根據(jù)文種的不同特點(diǎn)選詞,以保證語言得體而有力。不同文種對詞語的選擇都有特殊的限制和要求,其主要原因在于,一方面前乃至已經(jīng)涉及的公文使用場合、收受對象、人與事物性質(zhì)等對選詞的要求都與文種有一定關(guān)聯(lián),不同文種都在這些方面表現(xiàn)出一定的特殊性;另一方面則在于同一文種實(shí)際上就是獨(dú)具特色的一種文章,這種特色往往在詞語的選擇上有較鮮明的表現(xiàn)。一般情況下,規(guī)范性公文的詞語要求含義高度精確,風(fēng)格莊重、樸實(shí);領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性公文的詞語則更重含義的明確、周密、概括、簡潔;公布性公文的詞語須講求準(zhǔn)確、通俗,發(fā)音響亮上口;陳述呈清性的報告、請示的詞語要求簡潔明了;函的詞語更講究和緩融洽而明確、概括。七、公文處理與辦公自動化辦公自動化(Office Automation,簡稱OA)是將現(xiàn)代化辦公和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能 結(jié)合起來的一種新型的辦公方式,是當(dāng)前新技術(shù)革命中一個非?;钴S和具有很強(qiáng)生命力的技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域,是信息化社會的產(chǎn)物。在行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位工作中,是采用Internet/Intranet技術(shù),基于工作流的概念,以計算機(jī)為中心,采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進(jìn)的通信技術(shù),廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息,使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息,高效地協(xié)同工作;改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式,為科學(xué)管理和決策服務(wù),從而達(dá)到提高行政效率的目的。一個企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動化的程度也是衡量其實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。我國專家在第一次全國辦公自動化規(guī)劃討論會上提出辦公自動化的定義為:利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù),使部分辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備中,由人與技術(shù)設(shè)備構(gòu)成服務(wù)于某種辦公業(yè)務(wù)目的的人一機(jī)信息處理系統(tǒng)。辦公室自動化是近年隨著計算機(jī)科學(xué)發(fā)展而提出來的新概念。辦公室自動化英文原稱Office Automation,縮寫為 OA。辦公室自動化系統(tǒng)一般指實(shí)現(xiàn)辦公室內(nèi)事務(wù)性業(yè)務(wù)的自動化,而辦公自動化則包括更廣泛的意義,即包括網(wǎng)絡(luò)化的大規(guī)模信息處理系統(tǒng)。辦公自動化沒有統(tǒng)一的定義,凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機(jī)器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù),都屬于辦公自動化的領(lǐng)域。通常辦公室的業(yè)務(wù),主要是進(jìn)行大量文件的處理,起草文件、通知、各種業(yè)務(wù)文本,接受外來文件存檔,查詢本部門文件和外來文件,產(chǎn)生文件復(fù)件等等。所以,采用計算機(jī)文字處理技術(shù)生產(chǎn)各種文檔,存儲各種文檔,采用其它先進(jìn)設(shè)備,如復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等復(fù)制、傳遞文檔,或者采用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳遞文檔,是辦公室自動化的基本特征。辦公室是各行業(yè)工作的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的場所。領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)做出決策,發(fā)布指示,除了文檔上的往來之外,更深層的工作,實(shí)際上是信息的收集、存儲、檢索、處理、分析,從而做出決策,并將決策作為信息傳向下級機(jī)構(gòu)或合作單位,或業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位。這些都需要辦公自動化的輔助。人是系統(tǒng)第一因素,即辦公室主要因素是工作人員,包括各種人員,除了傳統(tǒng)辦公室的角色外,現(xiàn)在又要加部分管理設(shè)備的專業(yè)技術(shù)人員,例如,計算機(jī)工程師,其它設(shè)備維護(hù)人員等。技術(shù)設(shè)備,計算機(jī)是另一因素。設(shè)備中有各種機(jī)器,如計算機(jī)、復(fù)印機(jī)、速印機(jī)、電話機(jī)、傳真機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、光盤機(jī)等等,這些設(shè)備統(tǒng)稱為硬設(shè)備,或稱硬件。而各種信息設(shè)備中還需要有管理設(shè)備的軟件,例如,計算機(jī)的操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)、文字處理軟件、專項(xiàng)工作程序軟件等等,這些將在其它章節(jié)詳述。顯然辦公自動化這一人機(jī)系統(tǒng),人,機(jī),缺一不可。而設(shè)備方面,硬件及必要軟件都需齊備。我們也可以認(rèn)為辦公自動化系統(tǒng)是人類處理信息的系統(tǒng),是人類進(jìn)入信息時代后的一種新概念。? 請示請示。請示是向主管上級機(jī)關(guān)請求對某項(xiàng)工作或問題作出指示、給予答復(fù)、審核批準(zhǔn)時所使用的公文。請示與報告的區(qū)別:請示是要求上級機(jī)關(guān)給予答復(fù)的文件,而報告則是不要求答復(fù)的文件。(一)什么事情應(yīng)該請示?一般而言,凡向上級請示的問題,應(yīng)屬于以下幾種情況:屬于主管上級單位明確規(guī)定必須請示批準(zhǔn)才能辦理的事項(xiàng)。對現(xiàn)行方針、政策、法令、規(guī)章、制度等不甚了解,有待上級單位明確答復(fù)才能辦理的事項(xiàng)。工作中發(fā)生了新情況,而無章可循,有等上級明確指示才能辦理的事項(xiàng)。因情況特殊難以執(zhí)行現(xiàn)行規(guī)定,有待上級重新指示才能辦理的事項(xiàng)。因意見分岐,無法統(tǒng)一,難于工作,有待上級裁決才能辦理的事項(xiàng)。有章可循,有法可依,可以開展工作,但因事由重大,為防止工作中失誤,需請示上級審核的事項(xiàng)。按上級明文規(guī)定,完成一個任務(wù),需報請上級審核的有關(guān)事項(xiàng)。(二)撰寫請示需掌握的三個要領(lǐng):來源:詳細(xì)、準(zhǔn)確地寫明請示事由。不僅應(yīng)在標(biāo)題上寫清,還要在在正文里寫明請示什么問題,為什么要向上級請求。請示事項(xiàng)要專題專文,以便上級及時答復(fù)。明確提出本單位對解決這一問題的意見,供上級參考。意見要寫得有理有據(jù),必要時可引證有關(guān)的現(xiàn)行政策、規(guī)定條文。如本單位意見分岐,要分別陳述不同意見的內(nèi)容,并加以分析比較,還可提出傾向性的意見,供上級權(quán)衡、批復(fù)。具體提出對上級的要求。包括希望按某個最佳方案批示;由于時間限制,或事態(tài)嚴(yán)重,希望上級盡快答復(fù),甚至務(wù)請在什么時限內(nèi)答復(fù);提請上級批復(fù)時需要注意或強(qiáng)調(diào)的問題,否則可能引起什么不良后果;在上級正式批復(fù)前,建議上級同意暫先按什么原則進(jìn)行工作;等等。向上級提出上述要求的目的,是為了得到上級及時、準(zhǔn)確的批復(fù),但行文中切勿使用要挾的言辭。? 通報通報是把工作情況、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、好壞典型事例等,通知所屬下級單位的文件。來源:通報的作用在于溝通消息,互通情報,使有關(guān)單位和組織了解工作的進(jìn)程,樹立全局思想,安排自己的工作;或使其學(xué)習(xí)他地、他人的經(jīng)驗(yàn),見賢思齊,推動自己的工作;或使其記取他地、他人的教訓(xùn),引以為戒,警惕類似問題的發(fā)生。因此,撰寫此類公文,要放眼全局,拿準(zhǔn)所通報內(nèi)容的普遍意義。要事實(shí)準(zhǔn)確,把時間、地點(diǎn)、人物、數(shù)據(jù)、事例、背景都書寫清楚。要目的明確,對其原因、影響、經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)進(jìn)行科學(xué)地總結(jié),使人得到教益。通報采用敘事的寫法,總的要求:敘事清楚,簡明扼要。? 通知通知是一種使用范圍較廣的文體。凡需要特定機(jī)關(guān)和人員知道、辦理的事宜,都可以用通知。但也不能因?yàn)橥ㄖ阌谑褂枚鵀E用通知。通知可分為“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性通知”、“會議性通知”、“任免通知”五種。這里僅介紹“一般性通知”、“會議性通知”、“任免通知”三種。一、一般性通知。在上級機(jī)關(guān)的有關(guān)事宜需要使下級機(jī)關(guān)知道或辦理時,如:慶祝某個節(jié)日,成立、調(diào)整、合并、撤銷某個機(jī)構(gòu),啟用印章,更正文件差錯,請下級機(jī)關(guān)報送有關(guān)材料等,都可使用這種通知。這種通知,要交待清楚所通知的事項(xiàng),如何辦理,有什么要求等。二、會議通知。上級機(jī)關(guān)要召開比較重要的會議時,一般都要提前通知所屬有關(guān)單位,這就是會議通知。這種通知要求寫得明確具體,交待清楚會議名稱、主持單位、會議內(nèi)容、起止時間、參加人員、會議地點(diǎn)、報到地點(diǎn)、攜帶材料以及其他有關(guān)事宜。如果這些事項(xiàng)交待不清,丟三拉四,就可能影響會議的按時召開和正常進(jìn)行。三、任免通知。上能機(jī)關(guān)在任免下級機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人或上級機(jī)關(guān)的有關(guān)任免事項(xiàng)需要下級機(jī)關(guān)知道時要發(fā)任免通知。這種通知的寫法比較簡單,一般只要寫清楚決定任免的時間、機(jī)關(guān)、會議或依據(jù)文件,以及任免人員的具體職務(wù)即可。不論哪種類型的通知,都應(yīng)該注意以下幾點(diǎn): 來源:一、通知一般都要有一個符合標(biāo)題“三要素”(即發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種)的標(biāo)題,使人一看標(biāo)題就知道是通知什么事情或要求做什么事情。有些機(jī)關(guān)簡單地使用“通知”作標(biāo)題,這是不確切的,應(yīng)盡量避免,更不應(yīng)提倡。二、被通知單位就是文件的主送單位,有的通知往往不寫被通知單位,這是不妥當(dāng)?shù)?。三、如果所通知的事?xiàng)需要被通知的單位盡快知道,可在“通知”之前加“緊急”二字,這就是常見的“緊急通知”。轉(zhuǎn)貼于:公開選拔領(lǐng)導(dǎo)考試_考試大? 函函,即信;公函即公務(wù)信件。它是上下級和平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間在商洽和聯(lián)系工作、詢問和答復(fù)問題時所使用的文體。函的特點(diǎn)是不受公文規(guī)定的嚴(yán)格限制,如不用正式文件頭,也可不編文件號,有時還可不擬標(biāo)題,因此用起來極為簡便。公函大體有以下幾種用法:來源:一、下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)詢問一般事宜,或上級機(jī)關(guān)答復(fù)或催辦下級機(jī)關(guān)有關(guān)事宜。二、平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽有關(guān)事宜,三、用函來通知一般事項(xiàng)。如通知開一般性的會議
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