【文章內容簡介】 結構格式等進行復核，確定發(fā)文字號、分進單位和印制份數(shù)。登記，這里揭發(fā)文登記，主要登記行將發(fā)出的公文的發(fā)文字號、文種、標題和發(fā)文范圍?？樣。匆宰u錄抄寫、印刷等方式制作供對外發(fā)出的公文。用印或簽署，即在印畢的公文上加蓋發(fā)文機關的印章，或請有關領導者在公文正本上簽注姓名。其作用均為表明公文的正式性質和法定效力。第三階段：公文的對外傳遞，包括分裝、發(fā)出等環(huán)節(jié)。這一階段工作的主要任務是為使公文能為受文者有效接收創(chuàng)造條件。分裝，指按照規(guī)定具體抗配和封裝公文。發(fā)出，指將已封裝完畢的公文以適宜的方式（如走機要交通等）發(fā)送給受文者。第四階段：處置辦華公文，包括暫存、銷毀、立卷、歸檔等。六、公文詞語選擇和公文語句的基本要求1．認真辨析詞語的確切含義，使詞語的意義符合客觀實際?？稍诠闹胁捎玫脑~語數(shù)量大、種類多，不同詞語在意義和用法方面有差別，也有聯(lián)系。為此，要使公文用語精當，必須注意對詞語認真加以辨析，真正掌握其確切含義，否則就很有可能造成表意的失當或失誤，影響文件效用的發(fā)揮。如下面一段文字：經反復核查證明，張某、李某曾在 1987年 9月間收受過 XX公司的巨額賄款（每人分別收受現(xiàn)金 50000元），已構成受賄罪。案發(fā)后，二人還與XX公司業(yè)務負員X X訂立攻守同盟，妄圖掩蓋過錯。文中“過錯”一詞，顯然是對“罪行”的誤用?！白镄小迸c“過錯”，在法律意義上都指違法行為，但卻有明顯的輕重之別?！斑^錯”是民事責任的要件，指因故意或過失而損害他人利益的違法行為；“罪行”則是指犯罪行為，它對社會具有危害性并觸犯刑律，是應依法受到刑罰處罰的。文中已確認二人的行為構成犯罪，卻又稱妄圖掩蓋“過錯”，是自相矛盾并嚴重失實失當?shù)?。由此可見對詞語不認真辨析其含義，憑想當然或者“望文生義”地去理解和使用，會造成表意的失誤。在辨析同語含義的過程中，還應特別注意不同同語所包含的意義在范圍大小、性質輕重等方面的差別。如“權利’與“權力”，前者的范圍要大于后者；“差錯”、“過失”、“過錯”的性質是依次嚴重的。2．注意分辨詞語的感情色彩，以正確責達作者的立場觀點。如果按照詞語自身的感情色彩對其加以劃分，實詞部分可分為褒義詞、貶義詞和中性詞三類。前兩類感情色彩強烈、愛憎分明，而中性詞則在不與其他詞語搭配的情況下，沒有感情的傾向性。在公文中，對事實的敘述要求客觀準確，而在表明立場主張時則要求旗幟鮮明。也就是說，肯定什么，否定什么；贊成什么，反對什么；是愛還是增；是贊賞還是譴責，都要有明確的態(tài)度。為達到這一要求，必須注意分辨詞語的感情色彩。做到這一點，不僅能使閱文者更準確地領會作者意圖，而且還可使文件簡明。如“在某些領導者的庇護下”和“在某些領導者的保護下”兩句話中，貶義的“庇護”與褒義的“保護”就已鮮明地表現(xiàn)了作者的態(tài)度，無需再對所要講的事情定性，人們即可知曉作者肯定或否定什么。3．注意同語聲音和語調對語義的影響，以提高表達效果。詞語的聲音和語調對語義有一定的影響，如能于以重視，在選詞中注意使音節(jié)勻稱，注意避免因同音異義和語調附加語義帶來的歧義，則有利于提高表達效果。4．注意同語間的正確搭配，遵循語言法則。同語的選擇要受事理邏輯、搭配習慣的制約，如隨意超越這些制約，就會影響表達效果。如：他們從實際情況出發(fā)，在發(fā)達農業(yè)生產中，因地制宜，不斷創(chuàng)新，終于開創(chuàng)出一套發(fā)達農業(yè)各項生產的寶貴經驗。這里，“發(fā)達”與“生產”，“開創(chuàng)”與“經驗”都屬于不妥當?shù)拇钆?。詞語的搭配最根本的是要使語義搭配合乎事理、合乎邏輯，同時又要注意符合語言習慣。5．注意公文具體使用場合對同語風格的要求，維護公文的嚴肅性及強制影響性。公文大都使用于正式、莊重嚴肅的場合，為與之相協(xié)凋，選擇詞語時務必注意同語的風格特點，除特殊情況外，一般不用口語、諺語、歇后語以及方言土語，書面詞語中帶有調侃、詼諧意味以及不夠嚴肅鄭重的詞語也不應入選。6．注意針對公文具體收受對象的特點選詞，以便有的放矢，便于理解和執(zhí)行。公文具體收受對象的理解能力以及與發(fā)文機關的關系不同，公文所選用的詞語也就應有所差別，否則就難免會因“無的放矢”，而使對方難以理解；不知所云，或給對方平添困難，影響正常的工作關系。在一般情況下，如對方具體閱文者為專業(yè)人員，則詞語的專業(yè)性、行業(yè)性可以強一些，反之就應避免使用專深的術語，注意少用專用詞語；具體閱文者久化程度較高，可以適當使用古語詞、外來詞，閱文者文化程度較低或高低不一時，則務必注意詞語的通俗性。當收文機關為自己的上級時，用詞當特別注意禮貌與語氣的和緩，相反，如對方是自己的下級時，則既應注意尊重對方，又需中肯堅決毫不婉曲。而當對方是自己的平級或不相屬機關時，用詞就要特別注意謙敬和明確，注意體現(xiàn)平等協(xié)作精神。7．注意根據(jù)公文中所涉及的人和事物的特殊性質選詞，以獲得更加鮮明直接的表達效果。公義中所涉及的人物和事物是多種多樣的，人物的地位、事物的性質、出現(xiàn)的年代以及相互之間的關系不同，就需要用不同的詞語來表達，以使表達更鮮明、更直接、更有效。如在公文中，對正面的人物、正確的事物就不能用貶義詞，同樣也不可用褒義詞來表達反面人物和錯誤的事物；對錯誤性質嚴重的事物應用嚴峻冷酷的詞語，對正確的需褒揚的事物則要用有一定熱情、能鼓舞人心的詞語；對歷史上的人或事可以多用一些古語詞，對現(xiàn)代事物就可適當多用一些外來詞和具有時代特色的新鮮詞語；對于發(fā)文機關以及與其有直接關聯(lián)的人或事，可考慮正確地使用一些謙詞，而對于受文者及與其有直接關稅的人或事，則應恰當?shù)厥褂帽硎咀鹬睾投Y貌的敬語。8．注意根據(jù)上下文的需要選詞，以維護公文的完整有效性。一件公文的上下文對詞語的選擇具有很大的影響。有時為了使文氣貫通從調一致，上下文的詞語需要相互照應配合；有時為避免不必要的重復，必須使用不同的詞語。如：“對于未按標準交費的同志，要由其所在單位的領導進行批評教育，并責令其進行補交。”以上例句中，第一例中“進行”一詞的重復出現(xiàn)是不必要的，后一個“進行”應改為“予以”。9．注意根據(jù)文種的不同特點選詞，以保證語言得體而有力。不同文種對詞語的選擇都有特殊的限制和要求，其主要原因在于，一方面前乃至已經涉及的公文使用場合、收受對象、人與事物性質等對選詞的要求都與文種有一定關聯(lián)，不同文種都在這些方面表現(xiàn)出一定的特殊性；另一方面則在于同一文種實際上就是獨具特色的一種文章，這種特色往往在詞語的選擇上有較鮮明的表現(xiàn)。一般情況下，規(guī)范性公文的詞語要求含義高度精確，風格莊重、樸實；領導指導性公文的詞語則更重含義的明確、周密、概括、簡潔；公布性公文的詞語須講求準確、通俗，發(fā)音響亮上口；陳述呈清性的報告、請示的詞語要求簡潔明了；函的詞語更講究和緩融洽而明確、概括。七、公文處理與辦公自動化辦公自動化（Office Automation,簡稱OA）是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡功能 結合起來的一種新型的辦公方式，是當前新技術革命中一個非?；钴S和具有很強生命力的技術應用領域，是信息化社會的產物。在行政機關、企事業(yè)單位工作中，是采用Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，以計算機為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設備和先進的通信技術，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使企業(yè)內部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復雜、低效的手工辦公方式，為科學管理和決策服務，從而達到提高行政效率的目的。一個企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化的程度也是衡量其實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標準。我國專家在第一次全國辦公自動化規(guī)劃討論會上提出辦公自動化的定義為：利用先進的科學技術，使部分辦公業(yè)務活動物化于人以外的各種現(xiàn)代化辦公設備中，由人與技術設備構成服務于某種辦公業(yè)務目的的人一機信息處理系統(tǒng)。辦公室自動化是近年隨著計算機科學發(fā)展而提出來的新概念。辦公室自動化英文原稱Office Automation，縮寫為 OA。辦公室自動化系統(tǒng)一般指實現(xiàn)辦公室內事務性業(yè)務的自動化，而辦公自動化則包括更廣泛的意義，即包括網(wǎng)絡化的大規(guī)模信息處理系統(tǒng)。辦公自動化沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業(yè)務，都屬于辦公自動化的領域。通常辦公室的業(yè)務，主要是進行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業(yè)務文本，接受外來文件存檔，查詢本部門文件和外來文件，產生文件復件等等。所以，采用計算機文字處理技術生產各種文檔，存儲各種文檔，采用其它先進設備，如復印機、傳真機等復制、傳遞文檔，或者采用計算機網(wǎng)絡技術傳遞文檔，是辦公室自動化的基本特征。辦公室是各行業(yè)工作的領導進行決策的場所。領導機關做出決策，發(fā)布指示，除了文檔上的往來之外，更深層的工作，實際上是信息的收集、存儲、檢索、處理、分析，從而做出決策，并將決策作為信息傳向下級機構或合作單位，或業(yè)務關聯(lián)單位。這些都需要辦公自動化的輔助。人是系統(tǒng)第一因素，即辦公室主要因素是工作人員，包括各種人員，除了傳統(tǒng)辦公室的角色外，現(xiàn)在又要加部分管理設備的專業(yè)技術人員，例如，計算機工程師，其它設備維護人員等。技術設備，計算機是另一因素。設備中有各種機器，如計算機、復印機、速印機、電話機、傳真機、網(wǎng)絡設備、光盤機等等，這些設備統(tǒng)稱為硬設備，或稱硬件。而各種信息設備中還需要有管理設備的軟件，例如，計算機的操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡操作系統(tǒng)、文字處理軟件、專項工作程序軟件等等，這些將在其它章節(jié)詳述。顯然辦公自動化這一人機系統(tǒng)，人，機，缺一不可。而設備方面，硬件及必要軟件都需齊備。我們也可以認為辦公自動化系統(tǒng)是人類處理信息的系統(tǒng)，是人類進入信息時代后的一種新概念。? 請示請示。請示是向主管上級機關請求對某項工作或問題作出指示、給予答復、審核批準時所使用的公文。請示與報告的區(qū)別：請示是要求上級機關給予答復的文件，而報告則是不要求答復的文件。（一）什么事情應該請示？一般而言，凡向上級請示的問題，應屬于以下幾種情況：屬于主管上級單位明確規(guī)定必須請示批準才能辦理的事項。對現(xiàn)行方針、政策、法令、規(guī)章、制度等不甚了解，有待上級單位明確答復才能辦理的事項。工作中發(fā)生了新情況，而無章可循，有等上級明確指示才能辦理的事項。因情況特殊難以執(zhí)行現(xiàn)行規(guī)定，有待上級重新指示才能辦理的事項。因意見分岐，無法統(tǒng)一，難于工作，有待上級裁決才能辦理的事項。有章可循，有法可依，可以開展工作，但因事由重大，為防止工作中失誤，需請示上級審核的事項。按上級明文規(guī)定，完成一個任務，需報請上級審核的有關事項。（二）撰寫請示需掌握的三個要領：來源：詳細、準確地寫明請示事由。不僅應在標題上寫清，還要在在正文里寫明請示什么問題，為什么要向上級請求。請示事項要專題專文，以便上級及時答復。明確提出本單位對解決這一問題的意見，供上級參考。意見要寫得有理有據(jù)，必要時可引證有關的現(xiàn)行政策、規(guī)定條文。如本單位意見分岐，要分別陳述不同意見的內容，并加以分析比較，還可提出傾向性的意見，供上級權衡、批復。具體提出對上級的要求。包括希望按某個最佳方案批示；由于時間限制，或事態(tài)嚴重，希望上級盡快答復，甚至務請在什么時限內答復；提請上級批復時需要注意或強調的問題，否則可能引起什么不良后果；在上級正式批復前，建議上級同意暫先按什么原則進行工作；等等。向上級提出上述要求的目的，是為了得到上級及時、準確的批復，但行文中切勿使用要挾的言辭。? 通報通報是把工作情況、經驗教訓、好壞典型事例等，通知所屬下級單位的文件。來源：通報的作用在于溝通消息，互通情報，使有關單位和組織了解工作的進程，樹立全局思想，安排自己的工作；或使其學習他地、他人的經驗，見賢思齊，推動自己的工作；或使其記取他地、他人的教訓，引以為戒，警惕類似問題的發(fā)生。因此，撰寫此類公文，要放眼全局，拿準所通報內容的普遍意義。要事實準確，把時間、地點、人物、數(shù)據(jù)、事例、背景都書寫清楚。要目的明確，對其原因、影響、經驗、教訓進行科學地總結，使人得到教益。通報采用敘事的寫法，總的要求：敘事清楚，簡明扼要。? 通知通知是一種使用范圍較廣的文體。凡需要特定機關和人員知道、辦理的事宜，都可以用通知。但也不能因為通知便于使用而濫用通知。通知可分為“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性通知”、“會議性通知”、“任免通知”五種。這里僅介紹“一般性通知”、“會議性通知”、“任免通知”三種。一、一般性通知。在上級機關的有關事宜需要使下級機關知道或辦理時，如：慶祝某個節(jié)日，成立、調整、合并、撤銷某個機構，啟用印章，更正文件差錯，請下級機關報送有關材料等，都可使用這種通知。這種通知，要交待清楚所通知的事項，如何辦理，有什么要求等。二、會議通知。上級機關要召開比較重要的會議時，一般都要提前通知所屬有關單位，這就是會議通知。這種通知要求寫得明確具體，交待清楚會議名稱、主持單位、會議內容、起止時間、參加人員、會議地點、報到地點、攜帶材料以及其他有關事宜。如果這些事項交待不清，丟三拉四，就可能影響會議的按時召開和正常進行。三、任免通知。上能機關在任免下級機關的領導人或上級機關的有關任免事項需要下級機關知道時要發(fā)任免通知。這種通知的寫法比較簡單，一般只要寫清楚決定任免的時間、機關、會議或依據(jù)文件，以及任免人員的具體職務即可。不論哪種類型的通知，都應該注意以下幾點： 來源：一、通知一般都要有一個符合標題“三要素”（即發(fā)文機關、事由、文種）的標題，使人一看標題就知道是通知什么事情或要求做什么事情。有些機關簡單地使用“通知”作標題，這是不確切的，應盡量避免，更不應提倡。二、被通知單位就是文件的主送單位，有的通知往往不寫被通知單位，這是不妥當?shù)?。三、如果所通知的事項需要被通知的單位盡快知道，可在“通知”之前加“緊急”二字，這就是常見的“緊急通知”。轉貼于：公開選拔領導考試_考試大? 函函，即信；公函即公務信件。它是上下級和平行機關或不相隸屬機關之間在商洽和聯(lián)系工作、詢問和答復問題時所使用的文體。函的特點是不受公文規(guī)定的嚴格限制，如不用正式文件頭，也可不編文件號，有時還可不擬標題，因此用起來極為簡便。公函大體有以下幾種用法：來源：一、下級機關向上級機關詢問一般事宜，或上級機關答復或催辦下級機關有關事宜。二、平行機關或不相隸屬機關之間商洽有關事宜，三、用函來通知一般事項。如通知開一般性的會議