【文章內(nèi)容簡介】 。第八章 機關(guān)其他常用文書的寫作(上) 一、規(guī)章類文書是規(guī)范工作、活動、行為等的法規(guī)、規(guī)章制度類文書，適用于黨政系統(tǒng)、社會團體、企事業(yè)單位及各類組織機構(gòu)。規(guī)章類文書包括條例、規(guī)定、辦法、實施細則、章程、規(guī)則、守則、制度、。內(nèi)容的規(guī)范性、執(zhí)行的強制性和制定的程序性。不同的規(guī)章類文書的寫作要求存在一定的差別。辦法的內(nèi)容較多的用“章條式”，一般常見的是“條款式”。辦法的內(nèi)容，應(yīng)具體、周全、便于操作。實施細則的寫法一般也是“章條式”或“條款式”,但其第一條必須說明是哪個法律或法規(guī)的實施細則。“章條式”和“條款式”兩種。政黨、較大的社會團體的章程多為“章條式”，機構(gòu)較小、涉及事務(wù)不多的章程，可用“條款式”。守則是特定范圍的全體成員必須遵守的行為準(zhǔn)則，要求內(nèi)容簡短、精練、易記。 二、計劃類文書的作用：下情上達、上情下達、統(tǒng)一自身步調(diào)。計劃類文書的特點:目標(biāo)的前瞻性、操作的預(yù)想性．計劃類文書的類型：規(guī)劃類、計劃類、安排類。計劃類文書的寫作要求:分析情況要認真細致、確定目標(biāo)要實事求是、措施要切實可行、條目要分明、語言要簡潔。 三、總結(jié)是機關(guān)團體在實施計劃或完成任務(wù)之后，對已做工作進行概括及評估的文書。總結(jié)的主要作用：下情上達、提高自身?？偨Y(jié)的特點：回顧性、經(jīng)驗性?？偨Y(jié)的寫作要求：回顧工作情況要實事求是、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)要著跟未來、綱目要清晰、文風(fēng)要平實。 四、調(diào)查報告是針對現(xiàn)實中發(fā)生的較重大的問題，作專門調(diào)查后，利用調(diào)查材料寫成的書面報告。調(diào)查報告的作用：提供真實的社會情況，為制定政策、貫徹政策、宣揚先進、揭露黑暗、解決工作中的疑難問題服務(wù)。調(diào)查報告的特點：針對性強、紀實性強。調(diào)查報告的寫作應(yīng)注意:深入細致、客觀公正的調(diào)查是寫好調(diào)查報告的前提。第九章 機關(guān)其他常用文書的寫作 （下）一、講話類文書就是人們在各種特定場合發(fā)言時所依據(jù)的各類文稿的總稱。根據(jù)講話的場合及主旨的不同，講話類文書可以分為三種類型：①講話稿；②開幕詞、閉幕詞；⑧歡迎詞、歡送詞、答謝詞。講話類文書一般都包括以下特點；口頭性、直接性、針對性、情感性。講話稿、歡迎詞、歡送詞、答謝詞的寫作格式包括開頭、主體、結(jié)尾。開幕詞、閉幕詞的寫作格式包括開頭、正文、結(jié)尾。講話類文書的寫作要求：主題要鮮明、集中；材料要真實、新穎；布局要清晰、緊湊；語言要明白、生動。二、記錄類文書是指如實記錄有關(guān)內(nèi)容而形成的公務(wù)文書。記錄類文書包括會議記錄、電話記錄、接待記錄和大事記。記錄類文書的特點：內(nèi)容的紀實性、材料的直接性、語言的實錄性。會議記錄一般包括會議組織情況、會議的議題和議程、會議的進程和內(nèi)容、必要的手續(xù)。電話記錄可分為發(fā)出電話記錄和接收電話記錄。接待記錄的格式應(yīng)包括來訪者的姓名及有關(guān)情況、反映的問題及要求、接待人姓名、時間以及辦理結(jié)果等項。大事記是按年、月、日的先后順序進行如實記載的一種記錄性文書。大事記的寫作要求：要記錄“大”事、記錄要客觀真實、要言簡意賅。三、簡報就是簡明扼要的書面報告。按內(nèi)容分，簡報包括會議簡報和工作簡報。簡報類文書的特點：簡、快、新。筒報類文書一般都由報頭、主體、報尾組成。簡報類文書的寫作要求：內(nèi)容要真實、確刨；篇幅要短??；針對性、指導(dǎo)性要強。四、建議類文書是以書面形式提出建議、意見的一類公務(wù)文書。建議類文書一般可分為議案、提案和建議等。建議類文書的特點：建議性、說理性、委婉性、提案是指提請機關(guān)或一定組織的會議討論、處理的意見或建議的文書。提案一般在各級政協(xié)會議和職工代表大會中使用。提案的寫作格式一般包括標(biāo)題、案由、提案人、理由、辦法、:熱悉同提案有關(guān)的情況、單位或個人對某項工作、某項活動或某方面的問題提出建議性的意見、:是由標(biāo)題、稱謂、正文和落款組成。建議的寫作要求：把握分寸要適度、所列內(nèi)容要具體、表達語言要精練。第十章 公文處理工作 一、在機關(guān)秘書部門的工作活動中，公文處理工作是一項最主要、最大量。、辦理、管理以及立卷歸檔的一系列相互銜接的程序和環(huán)節(jié),構(gòu)成機關(guān)信息運轉(zhuǎn)與處理的科學(xué)流程。公文處理工作具有政治性、時限性、機要性和規(guī)范性的特點。 二、公文處理工作是機關(guān)工作的一個重要組成部分,在機關(guān)工作中起著重要的作用。公文處理工作的作用與公文的作用是有區(qū)別的，公文處理工作的作用主要是指從公文的形成到公文的辦理、管理、立卷歸檔等一系列環(huán)節(jié)對機關(guān)工作所發(fā)揮的作用，這種作用主要表現(xiàn)為：助手作用、紐帶作用和查考作用。公文處理工作的基本任務(wù)是：科學(xué)地組織機關(guān)的文書工作，有條理地、安全地運轉(zhuǎn)公文，完整地保管公文．正確地發(fā)揮公文的作用，有效地推進機關(guān)工作，為機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，公文處理工作的組織，包括組織機構(gòu)、組織領(lǐng)導(dǎo)和組織形式三個方面。三、就一個機關(guān)而言，它的公文處理工作不像機關(guān)的人事、財務(wù)等職能部門一樣，設(shè)立某一機構(gòu)負起全部的責(zé)任,或者各機構(gòu)自上面下地形成一個垂直領(lǐng)導(dǎo)的獨立體系,各機關(guān)公文處理機構(gòu)的設(shè)置，要視機關(guān)規(guī)模的大小、工作任務(wù)的繁簡、公文數(shù)量的多少而定。 四、公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)關(guān)系可以從以下幾個方面分析。1)從全國來說，由中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳分別負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)黨和政府系統(tǒng)的文書工作。(2)從一個機關(guān)來說，它的公文處理工作是由本機關(guān)的秘書長或辦公廳(室)主任負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)的。(3)從上下級的關(guān)系來說，上級機關(guān)的辦公廳(室)負有責(zé)任對其下屬的機關(guān)，單位的公文處理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。(4)機關(guān)檔案部門對機關(guān)的文書工作也負有一定的指導(dǎo)責(zé)任。 五、公文處理工作的組織形式可分為兩種類型；集中形式和分工形式。一個機關(guān)究竟應(yīng)當(dāng)采取什么樣的公文處理工作組織形式，通常要結(jié)合考慮以下幾種情況：(1)機關(guān)的工作性質(zhì)、任務(wù)和職權(quán)范圍。(2)機關(guān)內(nèi)部組織機構(gòu)設(shè)置的層次、數(shù)量。(3)機關(guān)收發(fā)文件數(shù)量的多少。(4)機關(guān)辦公駐地是集中還是分散以及距離的遠近。(5)機關(guān)工作人員的數(shù)目和機關(guān)文書工作人員的配備，等等。 六、公文處理工作的具體要求可以概括為:①準(zhǔn)確周密，確保質(zhì)量。②及時迅速,注重時效；⑧保守機密，安全可靠。④集中統(tǒng)一，加強管理；⑤實事求是，遵規(guī)守紀；⑥精簡文件,提高效率。 第十一章 公文辦理程序 一、公文辦理程序就是指公文在機關(guān)內(nèi)部從形成到運轉(zhuǎn)處理所必須經(jīng)過的一系列環(huán)節(jié)。公文辦理程序包括收文辦理和發(fā)文辦理兩個部分。 二、收文,是指機關(guān)文書部門收進外單位發(fā)來的文件材料。收文辦理是指文書部門收到文件材料后，在機關(guān)內(nèi)部及時運轉(zhuǎn)直到閱辦完畢的全過程。:簽收、拆封與登記、分發(fā)與傳閱；擬辦、批辦與承辦；催辦、查辦與注辦。公文的簽收是指收到文件材料后，收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，以明確交接雙方的責(zé)任，保證公文運轉(zhuǎn)的安全可靠。它是收文辦理的第一個環(huán)節(jié)。簽收后，文件的拆封是文書人員的職責(zé)。公文的登記就是將需要登記的文件在收文登記簿上編號和記載文件的來源、去向，以保證文件的收受和處理。登記的原則是方便文件的運轉(zhuǎn)和管理。收文登記的形式一般可分為簿冊式、聯(lián)單式和卡片式三種。公文的分發(fā)亦稱分辦，是指文書人員在文件拆封登記以后，按照文件的內(nèi)容、性質(zhì)和辦理要求，及時準(zhǔn)確地將收來的文件分送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門和承辦人員閱辦。公文的傳閱是指單份或份數(shù)很少的文件以及一些非承辦性文件，需要經(jīng)機關(guān)各位領(lǐng)導(dǎo)和許多部門閱知時，由文書人員組織在他們中間傳遞和閱讀。公文的擬辦是指對來文的處理提出初步意見，供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時參考。公文的批辦是指機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對送批的文件如何處理所作的批示．公文的承辦，這一環(huán)節(jié)，既是收文辦理的最后一道程序，又是發(fā)文程序的開始。它直接關(guān)系到發(fā)文的質(zhì)量和機關(guān)工作的效率。公文的催辦是指那些必須辦理答復(fù)的文件，根據(jù)承辦時限的要求，及時地對文件承辦的情況進行督促和檢查。催辦工作一般有對內(nèi)催辦和對外催辦兩種情況。查辦是指文書工作人雖協(xié)助機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)檢查各項方針、政策、決議、指示的執(zhí)行和落實,以及對某些問題進行查處,解決的一項承辦性工作。 公文的注辦是對公文承辦的情況和結(jié)果，由經(jīng)辦人在公文處理單上所作的簡要說明。 三、發(fā)文，是指機關(guān)文書部門根據(jù)本機關(guān)的工作需要向外發(fā)出文件材料,包括本機關(guān)制發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、翻印、復(fù)印的文件材料等。發(fā)文辦理，就是指文從擬稿到印制發(fā)出的整個運行過程。發(fā)文辦理程序由擬稿、審核與簽發(fā)；核發(fā)、繕印與校對；用印、登記與分發(fā)等環(huán)節(jié)組成。公文擬稿是發(fā)文辦堙的第一個環(huán)節(jié)，同時也是整個公文處理工作的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)之一。公文的審核是指公文的草稿在送交機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審批簽發(fā)以前，對公文的內(nèi)容，體式進行的全面審核和檢查。它也是公工處理工作的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)之一。公文的簽發(fā)是指機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對文稿最后審批。它是公文形成的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)。公文的核發(fā)是指在公文正式印發(fā)之前，對經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的文稿進行復(fù)核并確定發(fā)文字號、分送單位和印制份數(shù)的一項工作。公文的繕印是對已簽發(fā)的公文定稿進行印制。公文的校對是對文件質(zhì)量的量后一次檢查。公文的用印是指在印好的文件上加蓋機關(guān)印章。發(fā)文的登記，其作用與收文登記一樣。第十二章 公文立卷工作 一、公文立卷，是指機關(guān)文書部門將已經(jīng)辦理完畢的．具有一定查考利用價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。它是文書部門整理與保存文件的一種重要方法，也是機關(guān)公文處理工作的重要內(nèi)容。 二、案卷，是指有關(guān)某一問題或某項工作活動的系統(tǒng)的具有密切聯(lián)系的文件材料的組合體。它是文書檔案的基本保管單位，與公文立卷有著密切的聯(lián)系。 三、公文立卷工作的組織。公文立卷工作的組織主要有建立和健全文書部門的立卷制度，正確選擇立卷的地點和確定公文立卷范圍等方面。其中，建立和健全文書部門立卷制度是組織好立卷工作首先要解決好的一個問題。明確公文立卷的范圍，是保證在公文立卷工作中將那些具有一定查考利用價值的文件材料，齊全完整地保存下來，便于以后查找利用的需要。四、公文立卷的原則可表述為,“保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值,便于保管和利用”。根據(jù)這一原則對公文立卷工作捉出了“保持文件間的歷史聯(lián)系”、“區(qū)分保存價值”、“便于保管和利用”三個方面的要求。公文立卷的基本方法可以概括為：遵循公文立卷的原則與要求，科學(xué)地選用公文中的某些特征作為立卷標(biāo)準(zhǔn)，把文件組合成案卷。這一方法的核心是科學(xué)地選用文件特征作為立卷標(biāo)準(zhǔn)的問題。根據(jù)文件本身的特征組合案卷是公文立卷的主要方法。問題、時間、文種、作者、地區(qū)和通訊者可作為公文立卷的基本特征。 五、公文立卷的準(zhǔn)備工作包括事先編制好立卷類目、堅持做好平時立卷工作兩方面的內(nèi)容。立卷類目也稱歸卷類目、案卷類目。它大體上可分為綜合的立卷類目、分編的立卷類目兩種。在編制或者修訂立卷類目時，必須堅持由公文處理部門為主的原則。立卷類目的結(jié)構(gòu)主要由類名和條款兩部分組成。在編制好立卷類目的同時還必須做好平時立卷工作。所謂平時立卷工作是指機關(guān)的公文立卷人員根據(jù)已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時按類目上的有關(guān)條款歸人卷內(nèi)。 第十三章 案卷整理與歸檔一、案卷的整理與歸檔，或稱正式立卷與移交歸檔。包括編目成卷和移交歸檔等項內(nèi)容。 二、案卷的組合，簡稱組卷，是指機關(guān)文書部門在年終或第二年上半年對歸卷的各個條款內(nèi)的文件材料進行調(diào)整立卷、卷內(nèi)文件排列和編號以及擬寫案卷標(biāo)題等一系列工作。它是文書案卷整理的一項重要內(nèi)容，也是整個公文立卷工作中的一個很重要的環(huán)節(jié)。調(diào)整定卷，是指在平時立卷的基礎(chǔ)上，詳細檢查每一條款中所積累的文件材料，進行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，并且最后確定組合案卷的一項工作。年終進行調(diào)整定卷是機關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門一項非常重要的工作。卷內(nèi)文件排列和編號，卷內(nèi)文件排列是指將每個案卷內(nèi)的文件技用一定的規(guī)律和順序進行系統(tǒng)化排列，保持文件之間的有機聯(lián)系和條理性，使每一份文件在案卷內(nèi)都有一個固定的位置。卷內(nèi)文件在系統(tǒng)排列以后，應(yīng)當(dāng)用阿拉伯?dāng)?shù)字給卷內(nèi)文件編頁號，以固定它們的排列順序，這樣就便于統(tǒng)計和保護文件。擬寫案卷標(biāo)題，案卷標(biāo)題，也稱案卷題名，是對春內(nèi)全部文件內(nèi)容的總概括。它是案卷封面上最重要的項目，也是以后編制檔案工作的主要依據(jù)，擬寫案卷標(biāo)題是文書工作人員、檔案管理人員的一項基本功。 編目成卷工作，是指在組合案卷的基礎(chǔ)上，對卷內(nèi)文件進行編目、裝訂，以及案卷的排列、編號等一系列工作。這些工作的完成標(biāo)志著整個公文立卷工作的基本完成。 案卷的編目，是指在卷內(nèi)文件排列編號的基礎(chǔ)上，填寫卷內(nèi)文件目錄,備考表和案卷封皮等工作。它是進行手工檢索的基本條件,也是實現(xiàn)檔案計算機檢索與儲存的基礎(chǔ)性工作。案卷的裝訂,是為了固定文件之間的排列順序，保護文件不受損壞和散失，便于保管和利用。案卷裝訂的要求是；整齊、牢固，不影響閱讀。案卷排列與編號,是指案卷經(jīng)過編目裝訂以后,將一個年度、一個組織機構(gòu)的案卷進行系統(tǒng)化排列、編號，以固定其順序，使卷與卷之間保持一定的聯(lián)系，系統(tǒng)地反塊機關(guān)的工作話動。案卷組合和編目成卷工作完成以后，公文處理部門應(yīng)根據(jù)歸檔的要求填寫案卷目錄、編制各種檢索工具，井按照歸檔制度將案卷目錄、檢索工具同所有案卷一起向機關(guān)檔案室移交。至此，標(biāo)志著整個公文立卷工作的完結(jié)，文書材料從現(xiàn)行處理階段轉(zhuǎn)入檔案管理階段。案卷目錄是案卷的名冊，是查找利用檔案的一種最基本的工具。案卷目錄又可作為移交目錄，是公文處理部門逐年向機關(guān)檔案室交接案卷的依據(jù)和憑證。案卷目錄的項目有：“案卷號、案卷題名,頁數(shù)、保管期限、備注等。文件檢索工具，是指用來查找、利用文件材料的目錄、卡片等。文件檢索工具的編制是公文處理部門在文件材料立卷后進行的一項重要工作，主要有文號索引、文件分類目錄等。公文立卷部門立好案卷，必須逐年移交給機關(guān)檔案室集中保管，稱為“歸檔”。文書案卷的歸檔，既能保證本機關(guān)的檔案完整，便于查找利用，又可為黨和國家積累檔案財富.（二）常用非規(guī)范性公文常用非規(guī)范性公文有講話稿、調(diào)查報告、匯報材料、禮儀講話、簡報信息等，下面分別作簡單介紹。講話稿:主要有工作報告（政府工作報告）、會議講話（報告）、匯報材料、傳達提綱、述職報告等。標(biāo)題的寫法：工作報告和會議講話的標(biāo)題可以使用標(biāo)題式（主標(biāo)題、副標(biāo)題構(gòu)成，主標(biāo)題是報告內(nèi)容的精煉、概括，副標(biāo)題寫報告人、報告時間，比如《解放思想、團結(jié)奮進，奪取改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)的