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正文內(nèi)容

機(jī)關(guān)公文寫作基礎(chǔ)知識(shí)(編輯修改稿)

2024-10-25 10:41 本頁面
 

【文章內(nèi)容簡介】 達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng),任免人員所用的公文。在行政公文中,通知是最常用的文種之一?;浫AXX通字[ ]X號(hào)關(guān)于XXXX的通知主送單位:………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………(正文)。特此通知發(fā)文單位 二○○X年X月X日抄送: 發(fā)文單位 二○○X年X月X日?。ㄓ“l(fā)日期正下方)共印份(1)使用范圍的廣泛性。在發(fā)文機(jī)關(guān)方面,上至最高領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和行政機(jī)關(guān),下至基層單位、企業(yè)事業(yè)單位都可有通知行文。在通知的內(nèi)容方面,大到全國性重大事項(xiàng)、法規(guī)、規(guī)章,小到單位內(nèi)部告知一般事項(xiàng),都可用通知行文。在發(fā)布方式上,可用正式文件印發(fā),也可印白頭通知,甚至可以寫在小黑板上,讓有關(guān)人員知曉,非常靈活。(2)文種功用的指導(dǎo)性。上級(jí)機(jī)關(guān)和組織向下級(jí)機(jī)關(guān)、組織用通知行文,都明顯體現(xiàn)出指導(dǎo)性,特別是部署布臵工作、批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)文件,等等,都明確闡述處理某些問題的原則和方法,說明需要做什么事情,怎么做,達(dá)到什么要求,等等。(3)行文方向的不確定性。通知一般作下行文,是上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)行文。在平級(jí)單位之間,不相隸屬單位之間,必要時(shí),也可用通知行文。此時(shí)的通知便是平行文。平行文的通知不能帶有指示性和指導(dǎo)性,只能表述告知性或周知性的內(nèi)容,特別重要的通知,除了下發(fā)外,還要抄送上級(jí)機(jī)關(guān),讓上級(jí)機(jī)關(guān)知道下級(jí)機(jī)關(guān)就某重大事項(xiàng)發(fā)了通知。(1)批轉(zhuǎn)公文。下級(jí)機(jī)關(guān)上行的公文,如請(qǐng)示、報(bào)告、意見等,有的經(jīng)審批同意,可加通知轉(zhuǎn)發(fā)下去。如《國務(wù)院批轉(zhuǎn)公安部關(guān)于推進(jìn)小城鎮(zhèn)戶籍管理制度改革意見的通知》。(2)轉(zhuǎn)發(fā)公文。轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文。凡轉(zhuǎn)發(fā)公文,都必須經(jīng)上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)同意,轉(zhuǎn)發(fā)機(jī)關(guān)是按上級(jí)機(jī)關(guān)的意圖轉(zhuǎn)發(fā)的。轉(zhuǎn)發(fā)和批轉(zhuǎn)公文的效用基本相同。(3)傳達(dá)事項(xiàng)。凡不宜用其他公文行文的事項(xiàng),包括要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理的事項(xiàng),要求有關(guān)單位知曉或要求共同執(zhí)行的事項(xiàng)都可用通知行文。如《廣東省人民政府關(guān)于立即制止越權(quán)審批和非法占地的通知》等。(4)任免人員。按干部管理權(quán)限,由上級(jí)主管單位用通知行文任免工作人員,有的行政機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人任免,除向規(guī)定范圍發(fā)通知外,還要向社會(huì)公布。根據(jù)通知內(nèi)容性質(zhì)和作用,一般可以分為如下4種:(1)轉(zhuǎn)發(fā)性通知。包括轉(zhuǎn)發(fā)公文的通知、批轉(zhuǎn)公文的通知。前者是指轉(zhuǎn)發(fā)不相隸屬單位和上級(jí)機(jī)關(guān)的公文;后者是批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文,主要有請(qǐng)示、報(bào)告、意見和會(huì)議紀(jì)要等。被批轉(zhuǎn)的公文里的下級(jí)機(jī)關(guān)的意見實(shí)際已轉(zhuǎn)為上級(jí)機(jī)關(guān)的意見。批轉(zhuǎn)公文的通知與轉(zhuǎn)發(fā)公文的通知同樣具有指導(dǎo)作用。(2)事項(xiàng)性通知。通知的事項(xiàng),指發(fā)文機(jī)關(guān)要求辦理、閱知的事項(xiàng)。這種通知的作用主要是用來布臵部署工作,安排活動(dòng),解決實(shí)際工作中某些具體問題。(3)會(huì)議通知。指組織召開會(huì)議的機(jī)關(guān)向參加會(huì)議的機(jī)關(guān)、單位行文,告知會(huì)議內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)和會(huì)議要求的公文。這種通知內(nèi)容單一,要求把參加會(huì)議的有關(guān)事項(xiàng)寫清楚。一般包括:會(huì)議名稱、內(nèi)容、地點(diǎn)、參加范圍、會(huì)期、報(bào)到時(shí)間、地點(diǎn)、需帶的文件、材料等。(4)任免通知。按干部管理權(quán)限,由上級(jí)機(jī)關(guān)決定任免干部,然后把任免決定用通知行文,向指定的范圍公布。這種通知,內(nèi)容單一,篇幅簡短,寫明決定任免的時(shí)間、機(jī)關(guān)、任免人員的具體職務(wù)即可。(1)標(biāo)題通知的標(biāo)題有完全式和省略式兩種。完全式是發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種齊全的標(biāo)題;省略式則是根據(jù)需要省去其中的一項(xiàng)或兩項(xiàng)。①省略發(fā)文單位。標(biāo)題太長,則可省略發(fā)文機(jī)關(guān)。這種省略發(fā)文機(jī)關(guān)的通知標(biāo)題很常見。如果是兩個(gè)以上單位聯(lián)合發(fā)文的,一般不能省略。②省略文種。公文的標(biāo)題一般是不能省略文種的。轉(zhuǎn)發(fā)性通知的標(biāo)題由“發(fā)文機(jī)關(guān)+批轉(zhuǎn)(轉(zhuǎn)發(fā))+被批轉(zhuǎn)(轉(zhuǎn)發(fā))標(biāo)題+通知”構(gòu)成,有時(shí)由于被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文標(biāo)題中已有“通知”二字,或者被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文標(biāo)題比較長,這時(shí),通知的標(biāo)題一般要省略文種,省去“通知”,否則會(huì)出現(xiàn)“……的通知的通知”的現(xiàn)象。如《廣東省人民政府轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院》。如因?qū)訉愚D(zhuǎn)發(fā)而出現(xiàn)長標(biāo)題的情況,如《XX縣人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)的通知》的通知的通知》,則按照《國家機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定,“公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類,一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào),把這個(gè)標(biāo)題改為《XX縣政府轉(zhuǎn)發(fā)人事部關(guān)于XXX同志恢復(fù)名譽(yù)后享受XX級(jí)待遇的通知》。至于被省、地區(qū)等轉(zhuǎn)發(fā)過的內(nèi)容,則在批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)意見中予以交代。③省略發(fā)文機(jī)關(guān)和事由。如果通知發(fā)文范圍很小,內(nèi)容簡單,甚至張貼都可以,這樣的通知標(biāo)題可以省略發(fā)文機(jī)關(guān)和事由,只有文種“通知”二字。(2)正文通知的正文包括原由、事項(xiàng)、要求三部分。主體在事項(xiàng)部分。①轉(zhuǎn)發(fā)性通知??梢园雅D(zhuǎn)通知稱為“批語”,把被發(fā)布、批轉(zhuǎn)的文件看作是通知的主體內(nèi)容,批語表明發(fā)文機(jī)關(guān)的態(tài)度,提出貫徹執(zhí)行的要求,一般起提示、按語的作用。②事項(xiàng)性通知。這類通知多數(shù)用于布臵工作。事項(xiàng)性通知正文的寫作,要使受文單位了解通知的內(nèi)容,即事項(xiàng),做什么、怎樣做,有什么要求。正文一般分三部分。開頭部分,一般是通知的原由和目的,說明為什么要發(fā)此通知。正文的主體部分,即事項(xiàng)部分,把通知的具體內(nèi)容一項(xiàng)一項(xiàng)列出來,把布臵的工作需周知的事項(xiàng),闡述清楚,講清目的、要求、措施、辦法等。第三部分是結(jié)尾,提出貫徹執(zhí)行要求,如“請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行”,“請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行”,“請(qǐng)研究貫徹”,等等,也有的通知結(jié)尾沒有習(xí)慣用語。③會(huì)議通知。一般包括:會(huì)議名稱,會(huì)議時(shí)間,地點(diǎn),內(nèi)容,參加人員,報(bào)到時(shí)間、地點(diǎn),需帶材料、文件等。會(huì)議通知的格式比較固定,只要把上述內(nèi)容寫清楚就行。④任免通知。一般有固定的格式。XXXX關(guān)于XXX等同志的任免通知XXX:根據(jù)XXXX年XX月XX日XXX會(huì)議研究決定,任命: XXX同志為XX局長,同時(shí)免去其副局長職務(wù)。XXX同志為XX處處長,同時(shí)免去其XXXX職務(wù)。(六)通報(bào)通報(bào)是用來表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神或情況的公文。通報(bào)作為一種宣傳教育、通報(bào)信息的工具,有著表彰、懲戒、知照等作用。一是內(nèi)容的真實(shí)性。通報(bào)任何情況、事例必須是真實(shí)的,不能有差錯(cuò),更不能編造假情況,否則會(huì)起反作用,嚴(yán)重?fù)p害制發(fā)文單位的威信。二是目的性曉諭性。表彰先進(jìn)的通報(bào),對(duì)被表彰單位是一種鼓舞、激勵(lì),對(duì)其他單位是一種教育,對(duì)后進(jìn)單位是一種鞭策。批評(píng)性的通報(bào)的目的則是讓人們知道錯(cuò)誤,認(rèn)識(shí)錯(cuò)誤,吸取教訓(xùn),改正錯(cuò)誤,引以為戒。交流情況的通報(bào),是讓人們了解通報(bào)的事項(xiàng)。(1)內(nèi)容范圍不同通知可以發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章,批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)公文,告知需辦理和周知的事項(xiàng);通報(bào)只是表揚(yáng)先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)交流重要情況、信息。兩者雖然都有告知作用,但通知告知的主要是工作的情況,以及共同遵守執(zhí)行的事項(xiàng);通報(bào)則是告知正反面典型,或有關(guān)重要情況。(2)目的要求不同通知的目的是告知事項(xiàng),布臵工作,部署行動(dòng),內(nèi)容具體,要求受文機(jī)關(guān)了解要辦什么事,該怎樣處理,不能怎樣辦理,有嚴(yán)格的約束力。通報(bào)的目的是通過正反面典型去教育人們,宣傳先進(jìn)的思想和事跡,提高人們的認(rèn)識(shí)。(3)表現(xiàn)方法不同通知的寫作主要是直敘式,告知人們做什么,怎樣做,具體明白,語言平實(shí);通報(bào)的表現(xiàn)方法則常常兼用敘述、說明和議論,有較強(qiáng)的感情色彩,根據(jù)需要陳述事實(shí),分析意義,做出評(píng)價(jià),使人們了解事實(shí)真相,受到教育。(1)通報(bào)的結(jié)構(gòu)和寫法 通報(bào)包括標(biāo)題和正文兩大部分。①標(biāo)題通報(bào)的標(biāo)題可省略發(fā)文機(jī)關(guān),比較重要的通報(bào)則不省略。在擬通報(bào)標(biāo)題時(shí),特別要注意準(zhǔn)確、簡明地概括出事由。如《關(guān)于必須嚴(yán)肅處理黨員干部中的違法亂紀(jì)案件的通報(bào)》,就省略了發(fā)文單位;而《國務(wù)院關(guān)于一份國務(wù)院文件周轉(zhuǎn)情況的通報(bào)》則寫明發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種。通報(bào)的署時(shí)可以在標(biāo)題下方,這時(shí),通報(bào)不需要寫抬頭和落款;通報(bào)也可以有抬頭、落款,時(shí)間在發(fā)文機(jī)關(guān)下面。②正文通報(bào)根據(jù)使用情況,一般分為三種:表彰性通報(bào),批評(píng)性通報(bào)和情況通報(bào)。一是表彰性通報(bào)。表彰性通報(bào)的內(nèi)容一般包括介紹事跡,分析評(píng)價(jià)事跡意義,概括主要經(jīng)驗(yàn),做出表彰決定,提出希望等。表彰性通報(bào)的正文大致包括三個(gè)部分:敘述事跡。事跡要典型,敘述時(shí)盡可能簡明扼要。把人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事情的主要經(jīng)過和結(jié)果交代清楚。根據(jù)篇幅,抓住主要特征和梗概來寫,不必?cái)⑹鋈^程,只要概括介紹就行。通報(bào)還常常在介紹事跡的基礎(chǔ)上再加上簡要評(píng)價(jià)和意義分析,節(jié)省筆墨,點(diǎn)到即止。表彰決定。凡表彰性通報(bào)都有表彰的具體決定。這部分一般是略寫,寫清楚給予什么獎(jiǎng)勵(lì)即可。希望和要求。發(fā)通報(bào)的目的是表彰先進(jìn),號(hào)召人們向先進(jìn)單位和個(gè)人學(xué)習(xí)。通報(bào)的結(jié)尾一般有希望和號(hào)召的內(nèi)容。二是批評(píng)性通報(bào)。批評(píng)性通報(bào)將典型的不良行為、傾向、或重大事故公布出來,旨在使大家從中吸取教訓(xùn),受到教育。其寫法與表揚(yáng)性通報(bào)在致相同,正文內(nèi)容主要包括錯(cuò)誤事實(shí)、根源和教訓(xùn)、處理決定、希望和要求四部分。三是情況通報(bào)。情況通報(bào)是為使下級(jí)機(jī)關(guān)單位了解某階段的工作情況,或某重大事件、活動(dòng)情況,指導(dǎo)工作,往往用通報(bào)將有關(guān)情況予以公布。這種情況通報(bào)具有很強(qiáng)的針對(duì)性。(2)通報(bào)寫作要注意的問題①注意時(shí)效性。發(fā)通報(bào)必須有很強(qiáng)的時(shí)效性,要抓住時(shí)機(jī),及時(shí)將先進(jìn)典型和經(jīng)驗(yàn)向社會(huì)宣傳推廣,對(duì)反面典型予以揭露,引起警戒,或?qū)δ承┲卮笫马?xiàng)和重要情況,及時(shí)予以通報(bào),以起到交流情況、信息,指導(dǎo)工作的作用。②注意指導(dǎo)性。不是事無巨細(xì)都要發(fā)通報(bào),要選擇對(duì)面上工作有普遍指導(dǎo)意義的事項(xiàng)來發(fā)通報(bào)。③注意真實(shí)性。通報(bào)所涉及的事例必須是客觀存在的。(七)議案《國家機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定,各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)的公文,叫議案。議案是一種上行文,有特定的適用范圍。 一 是內(nèi)容的法規(guī)性和政策性。凡納入法律程序,人民政府無權(quán)決定,須提請(qǐng)國家權(quán)力機(jī)構(gòu)人民代表大會(huì)審議的事項(xiàng),一般是關(guān)于國家主權(quán)、權(quán)力和利益、重要法律法 規(guī),國家機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)人任免事項(xiàng)等,須經(jīng)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)審議后有的可以立法,形成法律性文件,要求全社會(huì)遵守執(zhí)行。二是行文的定向性。議案不是普發(fā)性公文,在行政機(jī)關(guān)只能由人民政府行行文時(shí),發(fā)文機(jī)關(guān)可以署政府主要負(fù)責(zé)人。政府的工作部門不能使用議案。同時(shí)議案只能向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)行文,不能向別的任何部門和單位行文。根據(jù)議案內(nèi)容及適用范圍,議案一般有三種類型:(1)立法議案。指用于提請(qǐng)審議法律和法規(guī)的議案。人民代表大會(huì)是國家的權(quán)力機(jī)構(gòu),但省級(jí)以上人民代表大會(huì)以及全國人民代表大會(huì)授權(quán)的地方人民代表大會(huì)才有立法 權(quán),黨的機(jī)關(guān)、國家行政機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位都沒有立法權(quán)。有許多法律法規(guī)(草案)首先由政府提出,提交人民代表大會(huì)或人大常委會(huì)審議通過后,予以確立。這 樣的議案就稱為立法議案,簡稱法案。(2)政治議案。指用于提請(qǐng)審議辦理重大政治事項(xiàng)和重大問題方案或意見的議案。例如外交方面的重大原則問題、民族問題,國家主權(quán)問題,民主、法制問題等。(3)任免議案。指用于提請(qǐng)審議決定政府和國家機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)人,國家駐外機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)人任免的議案。(1)議案的結(jié)構(gòu)。一般包括發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、簽署、日期、主題詞、印刷版記等部分。發(fā)文字號(hào)可以在標(biāo)題的右上方,也可以在標(biāo)題的右下方,甚至可以省略。其樣式如下:X X X X X關(guān)于提請(qǐng)審議 《X X X X X X X X X X 》的議案X X[2005]號(hào) X X X X X X:X X X X X X X X X X X X X X X X。X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X。X X X X(簽署)XXXX年XX月XX日 主題詞:XX XXX XXXX(制發(fā)機(jī)關(guān))XXXX年XX月XX日?。ü灿XX份)(2)議案的寫法①標(biāo)題。議案的標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種構(gòu)成,有能省略其中的任何一項(xiàng)。例如:“國務(wù)院關(guān)于提請(qǐng)審議《中華人民共和國稅收征收管理法(草案)的議案》”,提請(qǐng)國家權(quán)力機(jī)構(gòu)審議的事項(xiàng),都是重大事項(xiàng),涉及法律法規(guī)和大政方針的事項(xiàng),標(biāo)題必須寫明發(fā)文機(jī)關(guān),事由也要概括得清楚明確。②正文。正文議案內(nèi)容的主體,包括三部分:一是原由。議案的原由是提請(qǐng)審議批準(zhǔn)事項(xiàng)的理由和依據(jù),即為什么提出議案。二是事項(xiàng)。議案的事項(xiàng)是在議案中提出要求審議的具體事項(xiàng)。行文時(shí),把需要審議的草案隨文附上。三是結(jié)語。議案的結(jié)語,主要是提出請(qǐng)求,一般有:“現(xiàn)提請(qǐng)審議”、“現(xiàn)提請(qǐng)審議,并請(qǐng)做出批準(zhǔn)的決定”、“請(qǐng)審議決定”等。(3)議案的簽署議案的簽署,與別的公文有所不同。其他行政公文一般用單位名稱簽署,議案則多要用行政機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人名義簽署。如以國務(wù)院名義提交的,署國務(wù)院總理的姓名。(4)寫作要求一是要熟悉國家的法律、法規(guī)和黨的方針政策。由于議案的政治性、政策性很強(qiáng),涉及立法事項(xiàng)及重大方針政策,議案必須以法律、政策為依據(jù)。二是語言要求準(zhǔn)確、精練、莊重。議案篇幅不宜過長,原由要簡明扼要,抓住要點(diǎn),言簡意賅,不必展開論述、說理,事項(xiàng)是什么就說什么,有幾項(xiàng)就說幾項(xiàng)。(八)報(bào)告 報(bào)告是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢問的公文。它是一種機(jī)關(guān)單位經(jīng)常使用的上行文。報(bào)告的種類很多。根據(jù)內(nèi)容劃分,報(bào)告可以分為工作報(bào)告、情況報(bào)告答復(fù)、報(bào)送報(bào)告。粵華XXX字[200X]X號(hào)關(guān)于XXXXX的報(bào)告廣州粵華物業(yè)有限公司:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………(正文)。特此報(bào)告廣州粵華物業(yè)有限公司XXXXX二○○X年X月X日上報(bào):廣州粵華物業(yè)有限公司 XXXXX 二○○六年X月X日印 共印X份(1)工作報(bào)告。是指匯報(bào)工作的報(bào)告。下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)某一階段的工作情況,如匯報(bào)工作的進(jìn)展、成績、經(jīng)驗(yàn)、存在問題及打算,匯報(bào)上級(jí)交辦事項(xiàng)的結(jié)果,匯報(bào)對(duì)某一指示傳達(dá)貫徹的情況,等等。[例]關(guān)于我省清理整頓公司工作的報(bào)告國務(wù)院:我省于1988年10月清理整頓公司以來,堅(jiān)持既堅(jiān)決又穩(wěn)妥的方針,抓緊清理整頓方案的擬訂和實(shí)施,積極查處公司違法違紀(jì)案件,努力加強(qiáng)
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