【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 在中途作1～3次呼吸的速度進(jìn)行就可以了。5．對(duì)訪客附上一句——“讓你久等了”——當(dāng)有約好的訪客時(shí)，大部分的人會(huì)說(shuō)“歡迎光臨”！可是，接下來(lái)會(huì)附上一句“讓您久等了”的人，卻不多。假設(shè)你的身份是來(lái)訪的客人，如果對(duì)方對(duì)你說(shuō)聲“讓您久等了”你會(huì)在心里暗想，“原來(lái)這家公司很看重我！”。會(huì)不會(huì)說(shuō)這句“讓您久等了”，別人對(duì)你的評(píng)價(jià)就會(huì)不同？答案是肯定的。當(dāng)你的上司看到你如此向訪客問(wèn)好后，必定會(huì)對(duì)你刮目相看。這并不說(shuō)只能使用“讓您久等了”這句話，可以根據(jù)不同的時(shí)間和場(chǎng)合，加上額外的話。如果是經(jīng)常出入自己公司的來(lái)者，說(shuō)上一句“天氣這么炎熱，您辛苦了！”之類(lèi)慰勞對(duì)方的話，效果也會(huì)很不錯(cuò)。沒(méi)有人會(huì)對(duì)別人發(fā)自?xún)?nèi)心的關(guān)懷話語(yǔ)感覺(jué)不快，因此應(yīng)積極地向別人問(wèn)好。6．記住訪客的基本資料——雖然自己所任職的公司名稱(chēng)已在詢(xún)問(wèn)臺(tái)被問(wèn)過(guò)一次，但是過(guò)沒(méi)多久，又被重復(fù)問(wèn)“請(qǐng)問(wèn)您是哪一位？”任何人都會(huì)有不被重視的感覺(jué)。為了避免使對(duì)方產(chǎn)生不快，當(dāng)聽(tīng)到訪客的公司名稱(chēng)、姓名之后，應(yīng)記錄下來(lái)，以免遺忘。若將對(duì)方的公司名稱(chēng)或人名弄錯(cuò)，是非常不禮貌的。如果是難以聽(tīng)清楚的名字，就應(yīng)復(fù)述一遍，或向?qū)Ψ絾?wèn)清楚，以便將正確的公司名稱(chēng)、姓名記住。當(dāng)有多位來(lái)訪客時(shí)，應(yīng)以不讓訪客看到的方式作記錄，然后交給公司內(nèi)的人。如果訪客的人數(shù)太多，也可以只記下公司名稱(chēng)及其代表者的姓名。7．引導(dǎo)訪客到會(huì)客室——對(duì)于訪客，不能用手一指會(huì)客室，說(shuō)一句“請(qǐng)到那里等候”就算完事了。將訪客帶到會(huì)客室，才是應(yīng)有的禮儀。有人會(huì)認(rèn)為將客人帶到會(huì)客室，是件簡(jiǎn)單的事。但我們?？吹綍?huì)有人自顧自地走在前方，而忽略了后方的客人，認(rèn)為客人會(huì)自己跟上來(lái)：甚至不管訪客有沒(méi)有跟來(lái)，便徑自地往前走去。這些都不是接待客人所應(yīng)有的態(tài)度。一旦讓客人產(chǎn)生自己被拖著在公司內(nèi)到處走的印象，相信他會(huì)感到不愉快。正確的方法是：帶路時(shí)，應(yīng)配合訪客的步調(diào)，走在距離對(duì)方大約1公尺的斜前方，而這是為了讓訪客走在走道中的中央。此外，不時(shí)回頭看看訪客是否跟上自己，也是非常重要的一點(diǎn)。8．不可以貌取人——所謂“人不可貌相”，不能因?yàn)閷?duì)方的身材魁梧，就斷定他的職務(wù)高，也可能存在相反的狀況。如果憑外貌來(lái)判斷對(duì)方的職務(wù)，有可能鬧出很大的誤會(huì)。當(dāng)有一位或者兩位客人來(lái)訪時(shí)，根據(jù)對(duì)方的態(tài)度，大致能判斷出誰(shuí)的地位較高：可是當(dāng)有許多人來(lái)訪時(shí)，就很難分出誰(shuí)是上司，誰(shuí)是下屬。遇到這種情況，只要確認(rèn)誰(shuí)是上司或負(fù)責(zé)人就行了。當(dāng)對(duì)方突然來(lái)訪，沒(méi)有時(shí)間加以確認(rèn)時(shí)，不要按照自己的看法隨意作出判斷。應(yīng)將他們帶到會(huì)客室，交給主管去安排。9．進(jìn)會(huì)客室前先敲門(mén)——以下是常發(fā)生的情形：職員將訪客帶到會(huì)客室，心想里面空無(wú)一人，于是將房門(mén)打開(kāi)，卻發(fā)現(xiàn)里面有人。因此，在進(jìn)入會(huì)客室前別忘了要先敲門(mén)。如果有人，里面負(fù)責(zé)接洽的職員會(huì)作出反應(yīng)，從而避免使訪客意外撞見(jiàn)的失禮之舉。為了避免失禮，不只限于會(huì)客室，包括其它所有的房間，在進(jìn)去之前都應(yīng)養(yǎng)成先敲門(mén)的好習(xí)慣。10．哪里是上座，哪里是下座——將訪客帶到會(huì)客室后，因此必須清楚哪里是上座，哪里是下座。根據(jù)會(huì)客室的不同，上、下座也會(huì)不一樣，但基本是，靠近入口的座位是下座，靠近里面的座位是上座。當(dāng)拜訪其他的公司時(shí)，千萬(wàn)別大模大樣地坐在上座之上，以免造成對(duì)方不好的印象。此外，當(dāng)訪客中的主管隨其他人一起進(jìn)入會(huì)客室，或他已先到并在此等候時(shí)，應(yīng)讓他決定把訪客安排在哪兒。要是有對(duì)方的主管在場(chǎng)，你卻在一旁指手劃腳地分派座次，就會(huì)顯得越俎代庖。11．送茶有一套——甫入職場(chǎng)的李君，將總經(jīng)理的客人帶進(jìn)了會(huì)客室，并隨后送去了茶水。李君先從總經(jīng)理那里旁開(kāi)始上茶?？墒?，過(guò)后他卻被總經(jīng)理叫去訓(xùn)了一頓?？偨?jīng)理生氣的原因是——“為什么不先送茶給客人？”然而從李君的立場(chǎng)來(lái)看，他認(rèn)為先給遠(yuǎn)比訪客年長(zhǎng)、并且地位也遠(yuǎn)比他高的總經(jīng)理上茶，是當(dāng)然之舉。然而，正如總經(jīng)理所說(shuō)的，這是極大的錯(cuò)誤。當(dāng)有訪客時(shí)，即使總經(jīng)理正在接待他，也要將訪客當(dāng)作上位者，請(qǐng)牢記這點(diǎn)。因?yàn)榕c訪客相比，就算總經(jīng)理是公司職位最上者，也處于訪客之下。請(qǐng)記?。簯?yīng)先給訪客敬茶，然后才輪到本公司的職員。12．倒茶只倒七分滿——古人云“鞭長(zhǎng)不及馬腹”，倒茶也是如此，倒在茶杯里的茶水并不是加得越滿越好。為訪客準(zhǔn)備的茶水，大都是在茶水間倒好再端到會(huì)客室里去的。到會(huì)客室的距離越長(zhǎng)，茶水溢出來(lái)的可能性就越大。如果將茶水加得滿滿的，在端到會(huì)客室途中，托盤(pán)可能會(huì)濺濕。所以，應(yīng)注意使茶水保持大約七分滿。此外，在泡茶以前，應(yīng)將陶質(zhì)小茶壺和茶杯燙一下。當(dāng)有多個(gè)茶杯時(shí)，為了使茶水的濃度均等，應(yīng)提著茶壺繞著圈，將茶水分別注入茶杯里。如果主人端出溫涼的、泡乏了的茶，任何客人都會(huì)感到不滿意。尤其是在年長(zhǎng)的男性之中有很多喜歡喝茶的人。因此細(xì)心周到，盡可能將茶泡得好喝，就顯得格外重要了。13．電梯也有上下座之分——正如會(huì)客室與會(huì)議室存在席次差別一樣，在電梯內(nèi)也有上座與下座之分。在電梯內(nèi)，操作按鍵的位置是最次的下座，因?yàn)檎驹谶@個(gè)位置上的人，必須按控制電梯開(kāi)閉和樓層的按鍵，扮演電梯女郎的角色。相反，被看作最尊貴的上座位置，是位于操作按鍵位置的里面，其次是它旁邊的位置，再其次是在有按鍵位置的旁邊。在有四人以上乘電梯時(shí)，大致也以此為準(zhǔn)。當(dāng)你的上司站在電梯里面的位置時(shí)，如果正巧你站在按鍵的前面，雖然把上司的前面堵住了，乍看顯得失禮，但實(shí)際上這才是正確的座次。14．應(yīng)確認(rèn)客人離開(kāi)后再離去——根據(jù)與對(duì)方的不同關(guān)系，送別客人的方式也會(huì)有所差異。既有可以在會(huì)客室門(mén)口告別的客人，也有需要送到大門(mén)口的客人。需要送到公司大門(mén)口的客人，已經(jīng)算得上是具有相當(dāng)分量的VIP了，因此采用這種送別方式絕不能馬虎。在大門(mén)口送別，自己應(yīng)拿著客人的行李，在即將分別時(shí)再交給對(duì)方。千萬(wàn)別在客人剛一轉(zhuǎn)身就連忙往回走，急著返回公司去，因?yàn)槟悴恢揽腿耸欠駮?huì)回過(guò)頭來(lái)，因此應(yīng)目送客人遠(yuǎn)去，直到看不見(jiàn)對(duì)方的身影為止。在將客人送到停車(chē)場(chǎng)時(shí)，也應(yīng)將對(duì)方的行李送到車(chē)上。首先，必須先為對(duì)方打開(kāi)車(chē)門(mén)，當(dāng)客人坐好后再將車(chē)門(mén)關(guān)上。此時(shí)，也應(yīng)目送對(duì)方的車(chē)子開(kāi)走，直到看不到為止。15．等客人離去再離開(kāi)——有一天勝文送客時(shí)，在電梯間的前面說(shuō)了聲“您慢走”，當(dāng)電梯間的門(mén)正徐徐關(guān)上時(shí)，他便迅速走回辦公室?？墒?，這位客人忽然想到自己有東西忘了帶，于是將正在合攏的電梯門(mén)打開(kāi)，而剛才還在深鞠躬的勝文卻已經(jīng)不在了。他急忙跑到走廊里，卻看見(jiàn)勝文正匆匆離開(kāi)。事后我們才知道，當(dāng)時(shí)這位客人產(chǎn)生了一種受到拋棄的感覺(jué)，并且感到有些孤立無(wú)援。因此在電梯口送別時(shí)應(yīng)停留在那里，直到電梯間的門(mén)合攏并開(kāi)始下降為止?；蛟S有人認(rèn)為大可不必如此，但電梯間與在走廊里是一樣的，你不知道有誰(shuí)注視著你。假如有別的客人看到了如此送別的場(chǎng)景，或許他會(huì)對(duì)你所任職的公司另作評(píng)價(jià)。16．記得打掃會(huì)客室——當(dāng)你從會(huì)客室將客人送走后，在做什么呢？是不是覺(jué)得暫時(shí)還沒(méi)有約好的客人，就可以撇下會(huì)客室而去做別的事？此時(shí)，要是有不速之客到來(lái)怎么辦？因?yàn)闀?huì)客室尚未整理，所以只能暫請(qǐng)他到大廳里長(zhǎng)時(shí)間地等待。為了避免這種情況發(fā)生，記得當(dāng)客人離去之后，應(yīng)立即打掃會(huì)客室。將茶杯和點(diǎn)心類(lèi)的東西撤掉，將桌子擦干凈，將煙灰缸換掉；此外不要忘記將房門(mén)和窗戶打開(kāi)，尤其是在客人很多的時(shí)候，香煙等不良?xì)馕稌?huì)彌漫在整個(gè)會(huì)客室。如果就這么讓下一位客人進(jìn)去，容易造成不良的印象。所以會(huì)客室應(yīng)勤加打掃，使之處于良好的狀態(tài)，無(wú)論何時(shí)有誰(shuí)來(lái)，都能立刻讓他進(jìn)去。17．左手持聽(tīng)筒，方便記錄——當(dāng)我們講電話手持聽(tīng)筒時(shí)要用哪一只手？可能有人認(rèn)為用哪只手拿還不是都一樣。話雖如此，但如果用左手拿，而將右手騰出來(lái)，在打電話的過(guò)程中，就可以作紀(jì)錄、查資料。反之，每次都向?qū)Ψ奖傅卣f(shuō)“請(qǐng)稍等片刻”，并換另一只手拿聽(tīng)筒，就容易耽誤時(shí)間。此外，還會(huì)讓對(duì)方留下不得要領(lǐng)的印象，從而對(duì)談話產(chǎn)生負(fù)面的影響。為了避免這種不高明的做法，聽(tīng)筒應(yīng)用左手來(lái)拿，并隨時(shí)將記錄本和資料放在手邊，以便能迅速地作出反應(yīng)。18．做好事前準(zhǔn)備，講電話不怯場(chǎng)——一般人認(rèn)為：透過(guò)電話將事情說(shuō)清楚，似乎是一件很容易的事，但實(shí)際上卻很困難。尤其是當(dāng)對(duì)方的地位高，或所談之事非常重要時(shí)，自己就常會(huì)處于一種“怯場(chǎng)”的狀態(tài)，大腦一片空白。即使沒(méi)有這么嚴(yán)重，能將事情正確地說(shuō)清楚的人，也少得可憐。所以，將資訊正確而簡(jiǎn)潔地傳送給對(duì)方前，必須先在頭腦中構(gòu)想清楚。如果不能正確地把握何時(shí)、何地、誰(shuí)、做什么、方式、如何？這5W1H，就不能簡(jiǎn)潔地將一件事告訴對(duì)方。在打電話之前，將要談的內(nèi)容記錄下來(lái)，就是簡(jiǎn)便易行的好方法。如果再將有關(guān)此事的資料也準(zhǔn)備好并放在手邊備查，就完美無(wú)缺了。這么一來(lái)，即使被對(duì)方反問(wèn)，也能很快有條有理地回答。19．接電話時(shí)，要說(shuō)聲“您好”—— 一般人在接聽(tīng)來(lái)電時(shí)，習(xí)慣性的先從“喂喂”開(kāi)始應(yīng)答。但是，在公司內(nèi)接電話，應(yīng)拿起聽(tīng)筒后，口齒清晰地說(shuō)“您好”，再說(shuō)出自己的公司名稱(chēng)和部門(mén)名稱(chēng)“這里是○○公司”、“這里是△△部”。在對(duì)方報(bào)出自己的姓名后，別忘了再加上一句“平日多多蒙照顧，不勝感激”。一般人對(duì)這種話通常會(huì)很難說(shuō)出口，因?yàn)椤白约翰](méi)有受到這個(gè)人的關(guān)照”?？墒窃谏虡I(yè)上，有所謂的社交辭令。即使是與對(duì)方初次打交道，如果說(shuō)一句“承蒙關(guān)照”，會(huì)給對(duì)方有更好的印象，結(jié)果就會(huì)完全不同。20．打電話時(shí)，必須主動(dòng)自報(bào)姓名——當(dāng)你打電話時(shí)應(yīng)先主動(dòng)自報(bào)姓名，要是連名字也不說(shuō)，突然說(shuō)出“請(qǐng)○○先生接電話”，就略顯失禮。因此，應(yīng)在被對(duì)方尚未問(wèn)起“請(qǐng)問(wèn)你是哪位？”之前，先主動(dòng)自報(bào)姓名。自報(bào)姓名時(shí)，應(yīng)將自己所任職公司的名稱(chēng)與自己的姓名，同時(shí)告訴對(duì)方。我們時(shí)常會(huì)遇到只說(shuō)出公司名稱(chēng)，而不報(bào)自己姓名的人。確實(shí)，我們可以理解此人想以該公司職員的身分代表，但是卻會(huì)對(duì)接電話的人造成麻煩。因?yàn)闊o(wú)法正確轉(zhuǎn)達(dá)來(lái)電者為何人。此外，如果不知道名字，會(huì)對(duì)以后的工作帶來(lái)許多不便，如果自己要找的人不在，還會(huì)造成聯(lián)系困難。21．私人電話，應(yīng)長(zhǎng)話短說(shuō)——因自己的私事而常使用公司的電話是一件不好的事，因此要盡量少使用公司的電話打給自己的朋友們。但是，對(duì)于打來(lái)的電話，一般人會(huì)認(rèn)為電話費(fèi)是由對(duì)方支付的，因此不會(huì)增加公司負(fù)擔(dān)。當(dāng)然，上司不會(huì)對(duì)接聽(tīng)一兩分鐘的私人電話有微詞。可是，當(dāng)變成了長(zhǎng)達(dá)幾十分鐘的超長(zhǎng)電話時(shí)，那就是另一回事了。在公司里，無(wú)論哪部電話，都是因工作需要而特地準(zhǔn)備的。由于私人電話時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，而使公司不能進(jìn)行重要的工作聯(lián)系，會(huì)使公司帶來(lái)重大的損失。因此，也應(yīng)該長(zhǎng)話短說(shuō)，盡快回到工作崗位上。22．電話中途斷線，應(yīng)主動(dòng)打過(guò)去——我們時(shí)常會(huì)遇到這樣的情形：當(dāng)通過(guò)電話與對(duì)方交談時(shí)，電話在中途突然因操作失誤而斷線。要是事情沒(méi)有談完，應(yīng)由先前打電話的一方重新?lián)艽?，以使談話繼續(xù)下去。但不能因事情大致已談完，就對(duì)此聽(tīng)之任之。重新?lián)芡ㄖ?，再向?qū)Ψ街虑?，“非常抱歉，剛才電話中途斷線了”。應(yīng)具備始終由自己主動(dòng)重打的意識(shí)，除非對(duì)方使用公用電話，那就另當(dāng)別論了。23．電話聲音不清楚，怎么辦？——我們時(shí)常會(huì)因話聲音小而聽(tīng)不清楚，此時(shí)，你是否會(huì)因此而提高嗓音，大聲地說(shuō)：“對(duì)不起，我聽(tīng)不太清楚，請(qǐng)說(shuō)大聲一點(diǎn)？”即使對(duì)方的聲音的確很小，也要采用如電話的狀況不好，因此聽(tīng)不清楚之類(lèi)的說(shuō)法。如“很抱歉，電話的聲音聽(tīng)起來(lái)有點(diǎn)遠(yuǎn)”，或“很抱歉，能不能請(qǐng)你再說(shuō)一遍”，明白無(wú)誤地反問(wèn)對(duì)方，并加以確認(rèn)復(fù)述一遍。24．“請(qǐng)稍等片刻”，不宜超過(guò)一分鐘——筱雯在打電話的中途，需要用到資料，因此向?qū)Ψ秸f(shuō)了一句“請(qǐng)稍等片刻”，就開(kāi)始查閱資料?？墒?，她想要找的資料臨時(shí)卻找不到。過(guò)了五分鐘后她好不容易將資料搬到了辦公桌上，并且終于拿起了聽(tīng)筒，電話卻斷掉了。由于筱雯拚命地尋找資料，無(wú)意間便忘記了時(shí)間，而對(duì)請(qǐng)對(duì)方“稍等片刻”，五分鐘似乎是太長(zhǎng)了。在商業(yè)上，“片刻”以一分鐘為限。如果過(guò)了一分鐘，就已經(jīng)超出了“片刻”的范圍，這一點(diǎn)要多加注意。在這種情形下，如果判斷出尋找資料需要花費(fèi)一分鐘以上的時(shí)間，就須告訴對(duì)方“對(duì)不起，待會(huì)兒我打給您”，再掛斷電話，這才是正確的禮儀。此外，即使在一分鐘以?xún)?nèi)重新拿起聽(tīng)筒，也必須說(shuō)上一句“讓您久等了”。25．電話留言記錄，應(yīng)該注明清楚——當(dāng)在電話上受人之托，轉(zhuǎn)達(dá)留言時(shí)，必須作記錄。看起來(lái)似乎理所當(dāng)然，然而卻很少人能將留言記錄做的完善。雖然有些公司有內(nèi)部專(zhuān)用的記錄格式紙，但在多數(shù)公司，受托人只能自己加以整理。在留言條中除了要寫(xiě)明對(duì)方的公司名稱(chēng)、部門(mén)名稱(chēng)、人名、事由；此外，還應(yīng)寫(xiě)出接電話者，即你的名字。否則見(jiàn)到留言條的職員，在稍后即使想詢(xún)問(wèn)細(xì)節(jié)，也會(huì)因不知道接電話的人是誰(shuí)而無(wú)可奈何。由于業(yè)務(wù)員等大多出門(mén)在外，見(jiàn)到留言條通常已是黃昏時(shí)的事了。比如當(dāng)事人剛從A公司回來(lái)，看見(jiàn)來(lái)自于A公司的希望與其聯(lián)系的留言條，慌忙打電話過(guò)去，卻發(fā)現(xiàn)那是早上去A公司之前，對(duì)方留下的口信。為了防止出現(xiàn)這類(lèi)的差錯(cuò)，也必須在留言條上填寫(xiě)接到電話的時(shí)刻。26．電話鈴聲不應(yīng)超過(guò)三聲——當(dāng)電話鈴響了好幾聲，卻不見(jiàn)對(duì)方來(lái)接聽(tīng)時(shí)，一般打電話者會(huì)覺(jué)得煩躁，相信你也有過(guò)這種經(jīng)驗(yàn)。終于，有人接聽(tīng)了，但傳來(lái)的卻是一聲很沒(méi)精神的“喂……”。接電話應(yīng)在電話鈴響第三聲之前。如果此時(shí)沒(méi)空，過(guò)了許久才接電話，也應(yīng)該說(shuō)聲“讓你久等了”表示一下歉意，這是最起碼的禮節(jié)。無(wú)論是什么原因千萬(wàn)別讓電話響太久，才不會(huì)遲遲沒(méi)人接電話，而使對(duì)方焦躁不安。27．應(yīng)確認(rèn)對(duì)方的留言——當(dāng)你從對(duì)方那里聽(tīng)到留言后，說(shuō)聲“請(qǐng)讓我復(fù)述一遍”，并把聽(tīng)到的內(nèi)容重復(fù)一次。此時(shí)，對(duì)于容易弄錯(cuò)的數(shù)字與人名，應(yīng)采用特別一點(diǎn)的記錄方式。例如，將江先生讀作“帶三點(diǎn)水的江先生”之類(lèi)，并且有必要確認(rèn)一下約會(huì)的時(shí)間是上午還是下午。復(fù)述之后，還應(yīng)附加一句“我叫○○，我將會(huì)把您交代的事情轉(zhuǎn)告給當(dāng)事人”，以使對(duì)方放心。此外，如果是自己留言，當(dāng)對(duì)方?jīng)]有復(fù)述時(shí)，應(yīng)將事情很快地重復(fù)一遍，并補(bǔ)充一句“可以了嗎？”，以此叮嚀。28．無(wú)法決定之事，應(yīng)請(qǐng)上司前來(lái)處理——?jiǎng)倓傔M(jìn)入公司的佩君，無(wú)論做什么都似乎干勁十足。有一天接到電話時(shí)，佩君遇到了她不知道的一件事。她心里想：就這樣請(qǐng)別人來(lái)聽(tīng)，很沒(méi)面子。因此，她只是含含糊糊地回答?？墒?，后來(lái)卻發(fā)生嚴(yán)重的問(wèn)題，佩君受到了上司嚴(yán)厲的斥責(zé)。雖然我們可以理解她求好心切，什么事都要自己做的心情，可是，此時(shí)她應(yīng)當(dāng)及早地說(shuō)一句：“我請(qǐng)負(fù)責(zé)人來(lái)接”或“對(duì)于這個(gè)問(wèn)題，我不太清楚