股份公司會計檔案立卷(歸檔)管理規(guī)定(編輯修改稿)
2024-10-13 19:10 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 柜內(nèi)保存。 電子聲像檔案本公司的電子聲像檔案是指本公司各部門或個人在社會實踐活動中直接形成的對國家、社會和公司有保存價值的錄音、錄像、照片、影片、光盤、移動硬盤等輔以文字說明的歷史記錄。：、移動硬盤和簡要文字說明兩部分組成。、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)等文字說明兩部分組成。 電子聲像檔案是本公司全宗的組成部分，必須由檔案室實行集中統(tǒng)一管理。a)反映本公司主要職能活動工作成果的聲像資料；b)各級領導人和著名人物參加的與本公司有關的重大活動的聲像資料；c)本公司有關人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的聲像資料；d)涉及本公司和外界權益的聲像資料；e)其它單位形成的與本公司有關的重要聲像資料；g)其它具有保存價值的聲像資料。a)聲像檔案資料應在形成后一個月內(nèi)隨立檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時歸檔；如有特殊情況可以適當延長歸檔時間；b)檔案部門應隨時收集零散的具體保存價值的聲像資料；c)電子、光盤文檔部分收集同文檔相同，聲像部分同照片和錄像帶。a)光盤、錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(含底片)和文字說明要收集齊全，按時歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的，其形成費用不予報銷，以防散失；b)接收原版、原件，特殊情況下可接收復制件；c)聲像資料的內(nèi)容要真實，底片、原件與影像、復制品要相符。a)檔案部門有責任隨時征集重要聲像資料；b)定時瀏覽互聯(lián)網(wǎng)，通過下載、截圖等方法收集與公司有關的重要資料；c)凡涉及公司重大事件的或者有重大影響的，應向董事長報告。，包括分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)起來，便于保管和利用。，檔案部門協(xié)助。、編號a)照片檔案按年代、問題分類。同屬一類的照片按時間順序編號，同時填寫其底片號。底片在全宗內(nèi)編流水號。格式：全宗號流水號；b)光盤、錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代問題分類，按內(nèi)容編號。同一內(nèi)容分錄幾盤的應視為一個案卷，編一個案卷號，然后每盤再依次編排序號。：應視其內(nèi)容的重要程度、時間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等；：a)準確揭示檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標注項目正確齊全；b)照片的自然張(內(nèi)容相近的亦可以若干張)編寫文字說明。錄音帶、錄像帶、報像帶按案卷編寫文字說明。一組聲像資料聯(lián)系密切的應加文字說明：c)文字簡潔、語言通順；d)時間用阿拉伯數(shù)字表示。其格式為照片/底片號文字說明參見號攝制時間攝制者；、錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式：在盒套上置標注頁。按要求逐項填寫。，集中編放。：a)照片、底片以自然張為單元填寫卷內(nèi)目錄；b)光盤、錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內(nèi)目錄。，用于說明卷內(nèi)聲像材料的整理、變動情況。 檔案保管，對已被污損的，要進行必要的技術處理，電子檔案有密碼保護的要解除密碼。a)底片、膠片庫溫度應保持在1315℃之間，相對濕度應保持35%45%；b)照片庫溫應保持1424℃，%%；c)錄音、錄像帶庫溫應保持1824℃，相對濕度應保持40%60%；c)光盤、移動硬盤應保持2560℃，相對濕度應保持35%45%。、底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應立放，磁帶庫必須避開30奧斯特以上的磁場，磁場盒與盒的間距不小于3mm；存放磁帶最好不用鐵皮柜。，要兩年檢查一次。，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改；銷毀電子聲像檔案必須經(jīng)過鑒定，征得歸檔單位同意，報經(jīng)主管領導審批，登記造冊。、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。，利用制度，嚴格審批手續(xù)，根據(jù)聲像檔案的機密程度，確定利用范圍。：入網(wǎng)登記單、入網(wǎng)服務協(xié)議、業(yè)務協(xié)議、客戶證件復印件、受理單、帳詳單等。：客戶證件掃描件、合同掃描件、錄入的客戶資料等。各受理渠道（社區(qū)、營業(yè)廳）要自覺維護客戶資料的完整與安全，定期向呼叫中心客戶資料保存歸檔部門移交紙質客戶資料，任何部門或者個人不得據(jù)為己有或拒絕移交。：新入網(wǎng)的客戶資料。、整理、入庫、編制目錄，妥善保管并提供利用。：客戶資料管理員負責復核各渠道移交的客戶資
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