【文章內(nèi)容簡介】 長 簽 署 、 敘 稿 時 ， 為 簡 化 起 見 ， 首 長 職 銜 之 下 可 僅 書 「 姓 」 ， 名 字 則 以 「 ○○ 」 表 示 。 己 、 頇 以 副 本 分 行 者 ， 請 在 「 副 本 」 項(xiàng) 下 列 明 ； 如 要 求 副 本 收 受 者 作 為 時 ， 則 請 在 「 說明 」 段 內(nèi) 列 明 。 庚 、 如 有 附 件 ， 請 在 「 說 明 」 段 內(nèi) 敘 述 附 件 名 稱 及 份 數(shù) 。 參 、 處 理 程 序 十 八 、 文 書 處 理 程 序 一 般 原 則 如 下 ： （ 一 ） 各 機(jī) 關(guān) 之 文 書 作 業(yè) ， 均 應(yīng) 按 照 同 一 程 序 集 中 於 文 書 單 位 處 理 。 惟 機(jī) 關(guān) 之 組 織 單 位 不 在 同一 處 所 及 以 電 子 文 件 行 之 者 ， 不 在 此 限 。 （ 二 ） 公 文 之 機(jī) 密 性 、 時 間 性 ， 由 各 機(jī) 關(guān) 依 業(yè) 務(wù) 性 質(zhì) 及 實(shí) 際 需 要 自 行 區(qū) 分 ， 以 作 為 公 文 處 理 作 一 一 業(yè) 之 依 據(jù) 。 （ 三 ） 文 書 處 理 ， 應(yīng) 隨 到 隨 辦 、 隨 辦 隨 送 ， 不 得 積 壓 。 （ 四 ） 各 機(jī) 關(guān) 得 視 實(shí) 際 需 要 ， 採 用 收 發(fā) 文 同 號 或 收 發(fā) 文 檔 案 同 號 ， 但 以 符 合 工 作 簡 化 為 原 則 。 （ 五 ） 文 書 除 各 種 報 表 、 簿 冊 、 附 件 譯 文 及 以 電 子 文 件 行 之 者 ， 得 採 由 左 而 右 之 橫 行 格 式 外 ， 應(yīng)用 由 右 而 左 之 直 行 格 式 。 （ 六 ） 任 何 文 書 均 頇 記 載 年 、 月 、 日 、 時 ； 文 書 中 記 載 年 份 ， 一 律 以 中 華 民 國 紀(jì) 元 為 準(zhǔn) ， 惟 外 文或 譯 件 ， 得 採 用 西 元 紀(jì) 年 。 （ 七 ） 文 書 處 理 過 程 中 之 有 關(guān) 人 員 ， 均 應(yīng) 於 文 面 適 當(dāng) 位 置 蓋 章 或 簽 名 ， 並 註 明 時 間 （ 例 如 十 一 月八 日 十 六 時 ， 得 縮 記 為 1108/1600 ） ， 以 明 責(zé) 任 。 簽 名 必 頇 清 晰 ， 以 能 辨 明 為 何 人 所 簽 。 （ 八 ） 各 機(jī) 關(guān) 在 辦 公 時 間 外 ， 遇 有 公 文 收 受 ， 應(yīng) 由 值 日 人 員 按 照 值 日 及 值 夜 規(guī) 則 之 規(guī) 定 辦 理 。 （ 九 ） 機(jī) 關(guān) 內(nèi) 部 各 單 位 間 文 書 之 傳 遞 ， 均 應(yīng) 視 業(yè) 務(wù) 繁 簡 及 辦 公 室 分 布 情 形 ， 設(shè) 置 送 文 簿 或 以 電 子方 式 簽 收 為 憑 ； 另 公 文 之 陳 核 流 程 並 得 以 線 上 簽 核 方 式 處 理 。 （ 十 ） 組 織 龐 大 所 屬 單 位 較 多 而 分 散 辦 公 之 機(jī) 關(guān) ， 應(yīng) 設(shè) 立 公 文 交 換 中 心 ， 定 時 集 中 交 換 ， 以 加 速公 文 之 傳 遞 。 （ 十 一 ） 機(jī) 關(guān) 公 文 電 子 交 換 收 發(fā) 文 處 理 原 則 如 下 ： １ 、 機(jī) 關(guān) 公 文 電 子 交 換 ， 係 指 將 文 件 資 料 透 過 電 腦 及 電 信 網(wǎng) 路 ， 予 以 傳 遞 收 受 者 。 各 機(jī) 關(guān) 對於 適 合 電 子 交 換 之 機(jī) 關(guān) 公 文 ， 於 設(shè) 備 、 人 員 能 配 合 時 ， 應(yīng) 以 電 子 交 換 行 之 。 機(jī) 關(guān) 公 文 電 子交 換 機(jī) 制 分 為 三 類 ： （ １ ） 第 一 類 ： 屬 經(jīng) 由 第 三 者 （ 公 文 電 子 交 換 服 務(wù) 中 心 ） 集 中 處 理 ， 具 有 電 子 認(rèn) 證 、 收 方自 動 回 復(fù) 、 加 密 （ 電 子 數(shù) 位 信 封 ） 等 功 能 ， 並 提 供 交 換 紀(jì) 錄 儲 存 、 正 副 本 分 送 及 怠 慢 處理 等 加 值 服 務(wù) 者 。 （ ２ ） 第 二 類 ： 屬 點(diǎn) 對 點(diǎn) 直 接 電 子 交 換 ， 並 具 有 電 子 認(rèn) 證 、 收 方 自 動 回 復(fù) 、 加 密 （ 電 子 數(shù)位 信 封 ） 等 功 能 者 。 一 二 （ ３ ） 第 三 類 ： 屬 發(fā) 文 方 登 載 於 電 子 公 布 欄 ， 並 得 輔 以 電 子 郵 遞 告 之 ， 不 另 行 文 者 。 加 密 （ 電 子 數(shù) 位 信 封 ） 之 功 能 ， 各 機(jī) 關(guān) 得 視 安 全 控 管 之 需 要 自 行 選 用 。 上 述 三 類 機(jī) 制 之 選 用 由 各 機(jī) 關(guān) 視 公 文 性 質(zhì) ， 自 行 考 量 決 定 。 ２ 、 各 機(jī) 關(guān) 應(yīng) 由 文 書 單 位 或 單 位 收 發(fā) 負(fù) 責(zé) 辦 理 機(jī) 關(guān) 公 文 電 子 交 換 作 業(yè) 。 但 依 公 文 性 質(zhì) 、 行 文 單位 及 時 效 ， 有 適 當(dāng) 控 管 程 序 者 ， 可 指 定 專 人 辦 理 。 ３ 、 各 機(jī) 關(guān) 應(yīng) 於 機(jī) 關(guān) 網(wǎng) 站 上 設(shè) 置 電 子 公 布 欄 專 區(qū) ， 供 第 三 類 電 子 交 換 機(jī) 制 公 文 登 載 之 用 ， 便 利各 界 查 詢 、 參 考 。 ４ 、 登 載 電 子 公 布 欄 之 公 文 應(yīng) 註 明 登 載 期 限 ， 超 過 期 限 者 ， 應(yīng) 自 電 子 公 布 欄 專 區(qū) 移 除 。 ５ 、 各 機(jī) 關(guān) 公 文 電 子 交 換 作 業(yè) 收 文 、 發(fā) 文 、 登 載 電 子 公 布 欄 之 相 關(guān) 紀(jì) 錄 及 文 稿 ， 得 視 需 要 予 以儲 存 。 ６ 、 各 機(jī) 關(guān) 對 於 其 他 機(jī) 關(guān) 電 子 公 布 欄 所 登 載 之 資 訊 ， 應(yīng) 視 內(nèi) 容 性 質(zhì) 自 行 下 載 使 用 並 為 必 要 之 處理 。 ( 十 二) 機(jī) 關(guān) 公 文 電 子 交 換 收 發(fā) 文 處 理 程 序 如 下 ： １ 、 公 文 電 子 交 換 收 文 處 理 程 序 ： 識 別 通 行 、 電 子 認(rèn) 證 、 收 文 確 認(rèn) 、 收 文 列 印 、 檢 視 處 理 、 分文 、 編 號 、 登 錄 、 傳 送 等 。 ２ 、 公 文 電 子 交 換 發(fā) 文 處 理 程 序 ： 列 印 全 文 、 繕 校 、 列 示 清 單 、 識 別 通 行 、 電 子 認(rèn) 證 、 發(fā) 文 傳送 、 發(fā) 文 確 認(rèn) 、 加 蓋 「 已 電 子 交 換 」 章 戳 、 檢 視 發(fā) 送 結(jié) 果 、 處 理 失 敗 訊 息 等 。 ( 十 三) 機(jī) 關(guān) 公 文 受 文 對 象 為 人 民 、 法 人 、 或 其 他 非 法 人 團(tuán) 體 ， 其 公 文 電 子 交 換 收 、 發(fā) 文 程 序 ，由 發(fā) 文 機(jī) 關(guān) 依 業(yè) 務(wù) 需 要 與 受 文 對 象 相 互 約 定 ， 但 應(yīng) 採 電 子 認(rèn) 證 方 式 處 理 ， 並 得 視 需 要 增 加 其 他安 全 管 制 措 施 。 ( 十 四) 人 民 、 法 人 或 其 他 非 法 人 團(tuán) 體 於 參 加 政 府 機(jī) 關(guān) 公 文 電 子 交 換 作 業(yè) 時 ， 應(yīng) 符 合 「 機(jī) 關(guān) 公 文 電子 交 換 作 業(yè) 辦 法 」 、 「 文 書 及 檔 案 管 理 電 腦 化 作 業(yè) 規(guī) 範(fàn) 」 及 相 關(guān) 規(guī) 定 。 ( 十 五) 線 上 簽 核 係 指 公 文 以 電 子 方 式 在 安 全 之 網(wǎng) 路 作 業(yè) 環(huán) 境 下 ， 進(jìn) 行 線 上 傳 遞 、 簽 核 工 作 。 文 書 一 三 之 陳 核 採 線 上 簽 核 者 ， 應(yīng) 採 用 電 子 認(rèn) 證 、 權(quán) 限 控 管 或 其 他 安 全 管 制 措 施 ， 以 確 保 電 子 文 件 之 可認(rèn) 證 性 。 公 文 線 上 簽 核 應(yīng) 注 意 事 項(xiàng) 如 下 ： １ 、 可 判 別 文 件 簽 章 人 。 ２ 、 可 標(biāo) 示 公 文 時 效 性 。 ３ 、 應(yīng) 提 供 代 理 人 設(shè) 定 之 功 能 。 ４ 、 應(yīng) 翔 實(shí) 記 錄 各 會 簽 意 見 。 ５ 、 應(yīng) 翔 實(shí) 記 錄 各 陳 核 流 程 人 員 之 修 改 與 批 註 文 字 。 十 九 、 文 書 處 理 流 程 圖 示 如 下 ： 一 四 ( １) ( ２) ( ３) ( ４)( ５) ( ６) ( ７) ( ８) ( ９) ( １ ０) ( １ １) ( １ ２) ( １ ３) 來 文 創(chuàng) 稿 ( １) ( ２) ( ３) ( ４) ( ５) ( ６) ( ７) ( ８) ( ９) 收文 分 文 擬 辦 陳 核 批 示 擬 稿 核 稿 判 行 繕 印 校 對 用 印 發(fā) 文 歸 檔 交 辦 會 稿 閱 稿 退 稿 提 陳 會 簽 （ 簽 稿 併 陳 或 以 稿 代 簽 ） （ 批 存 文 件 ） 一 五 肆 、 收 文 處 理 二 十 、 簽 收 應(yīng) 注 意 事 項(xiàng) 如 下 ： （ 一 ） 外 收 發(fā) 人 員 收 到 公 文 或 函 電 ， 除 普 通 郵 遞 信 件 外 ， 應(yīng) 先 將 送 件 人 所 持 之 送 文 簿 或 清 單 逐一 查 對 點(diǎn) 收 ， 並 就 原 簿 、 單 ， 註 明 收 到 時 間 蓋 戳 退 還 ； 如 無 送 文 簿 、 單 ， 應(yīng) 填 給 送 件 回 單 。 機(jī)關(guān) 如 未 設(shè) 外 收 發(fā) 單 位 者 ， 應(yīng) 指 定 專 人 辦 理 。 （ 二 ） 外 收 發(fā) 人 員 收 到 之 文 件 應(yīng) 登 錄 於 外 收 文 簿 ， 其 係 急 要 文 件 、 機(jī) 密 件 、 電 報 或 附 有 現(xiàn) 金 、票 據(jù) 等 者 ， 應(yīng) 隨 收 隨 送 總 收 文 人 員 ， 其 餘 普 通 文 件 應(yīng) 依 性 質(zhì) 定 時 彙 送 。 文 件 封 套 上 指 定 收 件人 姓 名 者 ， 應(yīng) 另 用 送 文 簿 登 錄 ， 並 比 照 上 述 文 件 性 質(zhì) ， 隨 時 或 按 時 送 達(dá) 。 （ 三 ） 來 人 持 同 文 件 頇 面 洽 者 ， 應(yīng) 先 以 電 話 與 承 辦 單 位 接 洽 ， 如 有 必 要 再 引 至 承 辦 單 位 ， 其 所持 文 件 應(yīng) 囑 承 辦 單 位 補(bǔ) 辦 收 文 手 續(xù) 。 （ 四 ） 收 件 應(yīng) 注 意 封 口 是 否 完 整 ， 如 有 破 損 或 拆 閱 痕 跡 ， 應(yīng) 當(dāng) 面 會 同 送 件 人 於 送 件 簿 、 單 上 ，註 明 退 還 或 拒 收 。 （ 五 ） 人 民 持 送 之 申 請 書 件 ， 應(yīng) 先 檢 視 是 否 符 合 規(guī) 定 ， 如 手 續(xù) 不 全 應(yīng) 指 導(dǎo) 其 補(bǔ) 齊 後 再 行 簽 收 。 （ 六 ） 電 子 交 換 收 文 人 員 應(yīng) 輸 入 識 別 碼 、 通 行 碼 或 其 他 辨 識 方 法 實(shí) 施 身 分 辨 識 程 序 ， 並 於 電 腦系 統(tǒng) 確 認(rèn) 相 符 後 ， 即 時 或 定 時 進(jìn) 行 收 文 作 業(yè) ， 且 應(yīng) 立 即 傳 送 回 復(fù) 訊 息 ， 並 依 一 般 收 文 作 業(yè) 程序 繼 續(xù) 辦 理 。 （ 七 ） 電 子 交 換 收 文 人 員 應(yīng) 注 意 傳 遞 交 換 之 前 置 處 理 設(shè) 備 是 否 解 開 電 子 文 件 封 包 、 儲 存 電 子 檔 、確 認(rèn) 發(fā) 文 單 位 ， 及 檢 查 附 件 與 文 件 有 否 疏 漏 或 被 竄 改 。 （ 八 ） 電 子 交 換 收 文 人 員 於 電 子 收 文 後 頇 列 印 收 受 之 公 文 ， 同 時 得 由 收 方 之 電 腦 系 統(tǒng) 標(biāo) 明 電 子公 文 ； 如 電 子 公 文 超 過 一 頁 以 上 時 ， 頇 加 印 頁 碼 及 騎 縫 標(biāo) 識 。 （ 九 ） 收 文 方 對 發(fā) 文 方 告 知 登 載 電 子 公 布 欄 之 訊 息 ， 應(yīng) 依 其 訊 息 擷 取 相 關(guān) 資 料 ， 並 為 妥 適 處 理 。 二 十 一 、 拆 驗(yàn) 應(yīng) 注 意 事 項(xiàng) 如 下 ： 一 六 （ 一 ） 總 收 文 人 員 收 到 文 件 拆 封 後 ， 除 無 頇 登 錄 者 外 ， 如 為 機(jī) 密 件 或 書 明 親 啟 字 樣 之 文 件 ， 應(yīng)於 登 錄 後 ， 送 由 機(jī) 關(guān) 首 長 指 定 之 機(jī) 密 件 處 理 人 員 或 收 件 人 收 拆 ； 如 為 普 通 文 件 ， 應(yīng) 即 點(diǎn) 驗(yàn) 來文 及 附 件 名 稱 、 數(shù) 量 是 否 相 符 ， 如 有 錯 誤 或 短 缺 ， 除 將 原 封 套 保 留 註 明 外 ， 應(yīng) 以 電 話 或 書 面向 原 發(fā) 文 機(jī) 關(guān) 查 詢 。 （ 二 ） 應(yīng) 檢 視 文 內(nèi) 之 發(fā) 文 日 期 與 送 達(dá) 日 期 或 封 套 郵 戳 日 期 是 否 相 稱 ， 如 相 隔 時 日 較 長 時 ， 應(yīng) 在文 面 註 明 收