檔案室管理辦法(編輯修改稿)
2024-09-30 23:06 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 檔。 二、各部門按要求建立檔案，做好檔案登記目錄，經(jīng)部門負責(zé)人審簽后，及時交送公司綜合檔案室備查，并依據(jù)要求將檔案原件移交公司綜合檔案室。如部門確需留存原件的，應(yīng)與公司綜合檔案室辦理檔案借閱手續(xù)。 第五條：歸檔要求 一、歸檔文件必須完整齊全。 歸檔文件必須按規(guī)定分類整理、編目。 檔案編目 文書類檔案：年度+（項目）部門+案卷號 如：2004/市場/001 工程類檔案：年度+工程項目+檔案分類+案卷號 如：2004/某某項目/工程/001 財務(wù)類檔案：會計年度設(shè)置 合同類檔案：部門（項目）+合同類型+年份+案卷號 二、歸檔文件不能用鉛筆、圓珠筆、彩筆和藍色復(fù)印紙書寫。熱敏紙類的傳真件、復(fù)印件均不能歸檔。 三、音像檔案要求。磁帶、錄像帶、光盤要原版；計算機軟盤、光盤要可運行。照片、底片要求清晰完整，并附有說明文字材料，包括事件、時間、人物、背景、攝影者五要素。裝入照片檔案盒。 四、錄音帶、錄像帶、計算機軟件應(yīng)在盒套貼有標簽注明。題目（內(nèi)容）、制作日期、制作人、盤數(shù)、序號等。 五、檔案號以一案一號為原則，遇有一檔案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，再編列檔案號。 六、檔案號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的檔案，應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。 七、歸檔文件，應(yīng)依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。 八、檔案夾的背脊應(yīng)標明檔案夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。 第五條文件整理 一、文件點收 文件結(jié)案移送歸檔時，根據(jù)如下原則點收： ，如有短缺，應(yīng)立即追查歸入。 ，應(yīng)有管理部門主管的簽認。 ，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門補辦。 ，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。 ，應(yīng)退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門送指定保管部門簽收后，將文件歸檔處理。 二、文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補整、裁切、折疊，使其整齊劃一。 第六條：檔案借閱、移交 一、檔案借閱者必須做到： 愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。 注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。 二、內(nèi)部借閱程序 各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需借閱檔案時，應(yīng)填寫“借閱單”，經(jīng)其部門主管辦公室主任副總核準后向主管檔人員借閱。 檔案管理人員接到“借閱單”，經(jīng)核查后取出該項檔案，并于“借閱單”上填注借出日期后，將檔案交與借閱人員。“借閱單”則按歸還日期先后整理以備催還。 在檔案室當(dāng)場借閱者，免填“借閱單”。 檔案歸還時，經(jīng)檔案管理人員核查無誤后，檔案即歸入檔案夾?！敖栝唵巍庇蓹n案管理人員留存?zhèn)洳椤? “借閱單”以一案一號為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形應(yīng)延長調(diào)閱期限時，應(yīng)按借閱程序重新辦理。 借閱人員對于所借檔案，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明原因，請管檔人員負責(zé)處理。 借閱人員借閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員借閱同一檔案時，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。 借閱檔案限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)，如借閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門主管同意。 各部門只能借閱本部門形成檔案，若跨部門借閱，須經(jīng)各主管部門負責(zé)人批準。 三、外部借閱程序 公司檔案室檔案原則上不外借其他單位，如確需外借，需經(jīng)公司主管總經(jīng)理批準。借閱檔案、證照一律辦理借閱手續(xù)，檔案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、復(fù)印及轉(zhuǎn)借他人。 四、移交 公司檔案管理人員在調(diào)離崗位、或離職時，由辦公室主任負責(zé)監(jiān)督辦理檔案的交接工作，將檔案移交表填寫清楚。 第七條：保管和保密制度 存放檔案的檔案柜排放整齊；采用統(tǒng)一的檔案盒，且要求標識明確。檔案保管要做到防火、防光、防塵、防盜、防鼠、防潮。 檔案的保密嚴格執(zhí)行檔案保密制度，采取相應(yīng)保管措施。銷毀檔案要由專人監(jiān)銷，防止泄密。 節(jié)假日期間，檔案庫房、檔案柜要加封條。 公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案原則上禁 止借閱，如確需要經(jīng)總經(jīng)理同意方可在檔案室借閱，不準外借；機密級檔案秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過一周。機密級檔案秘密級檔案的借閱必須由部門主管辦公室主任同意及副總批準。副總經(jīng)理因公外出時可委托辦公室主任審批，日后要補辦補簽手續(xù)。 第八條保存期限與銷毀 一、文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列
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