大型集團公司檔案管理制度(編輯修改稿)
2024-09-28 23:08 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 果、關(guān)鍵技術(shù)和有可能成為發(fā)明、專利的階段性成果、資料等； d合同，技術(shù)協(xié)議；e公司制度匯編原件。 （4）一般（無密級）檔案。除以上外，其他均為一般檔案。 第四章檔案的移交管理 第七條檔案移交的基本要求 資料完成了日常經(jīng)營審批、傳閱等相關(guān)流程，已形成檔案。 移交前，應(yīng)對破損、字跡擴散或紙張?zhí)〉奈募M行修裱、復(fù)制或加邊，對大小不 一、長短不齊的文件折疊理齊。 結(jié)合文書材料的形成時間、彼此聯(lián)系進行排列。批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；結(jié)論在前，依據(jù)在后。 原則上整理好一一對應(yīng)的紙質(zhì)檔和電子檔。 第6頁/共13頁 采用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫，要求字跡工整、清楚、準(zhǔn)確。 第八條分類檔案的移交人、保管人、移交時間、移交流程等的規(guī)定，詳見《檔案分類管理流程》中的規(guī)定。 第九條檔案移交時移交人填寫《檔案交接登記表》，報部門主管審核確認(rèn)簽字。接收人核對無誤后簽字確認(rèn)。 第五章檔案的備案管理 第十條檔案的備案是指子公司向集團備案。集團各檔案管理員對備案檔案的管理應(yīng)分公司分年度按分類順序建立目錄并立卷歸檔。 第十一條具體需要備案的分類檔案、子公司備案人、集團受理人、備案時間等詳見《檔案分類管理流程》中具體規(guī)定。 第六章檔案的歸檔管理 第十二條檔案的歸檔原則 按立檔單位分開建檔。 按形成或針對的年度分開建檔。 自有檔案和備案檔案分開建檔。 按檔案內(nèi)容分類排序歸檔。 按公司/年度/檔案類別/順序號歸檔編號。 按末級分類檔案登記檔案目錄。 不相容職務(wù)檔案分開歸檔。 第7頁/共13頁第十三條檔案管理員應(yīng)在收到移交檔案資料后3日內(nèi)歸檔。檔案管理員填寫登記《分類檔案目錄》，將檔案文件有序臵放在目錄后面。檔案文件右上角應(yīng)標(biāo)注檔案的分類編號、目錄序號及檔案密級。 第七章檔案的立卷管理 第十四條檔案的立卷裝盒原則上應(yīng)與檔案分類保持一致。分類檔案資料較少時，連序的分類檔案可組合立卷。分類檔案資料較多時，可分多盒立卷。檔案管理員應(yīng)編制《檔案立卷目錄》，對每一卷宗號所管理的分類檔案編號、分類檔案名稱進行列示。 對于跨年的案件資料、基建項目、施工項目、投資項目、委貸業(yè)務(wù)、擔(dān)保業(yè)務(wù)、典當(dāng)業(yè)務(wù)，應(yīng)在完結(jié)當(dāng)年立卷歸檔。 與單個項目、業(yè)務(wù)或事項相關(guān)的要素應(yīng)進行組合成一個文檔，建立清單目錄，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批確認(rèn)完整齊備、準(zhǔn)確無誤后再歸檔立卷。比如： 單個專題會議相關(guān)組合要素：（1）關(guān)于召開會議的請示與批復(fù)；（2）提交會議審議批準(zhǔn)的資料：包括工作規(guī)劃、計劃、報告；預(yù)算決算；各項決議的草案；（3）會議期間使用的資料：包括開幕詞、閉幕詞、領(lǐng)導(dǎo)人講話稿；大會發(fā)言資料；會議總結(jié)報告；（4）會議參考性資料：包括調(diào)查報告；可行性分析報告；統(tǒng)計報表；技術(shù)圖紙或圖表；（5）會議管理性資料：包括會議通知、日程與議程安排表；會議須知、保密規(guī)定；會議主席團名單、委員會名單、與會人員名
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