大型集團公司檔案管理制度(已改無錯字)
2024-09-28 23 本頁面
【正文】 單；票證、簽到簿；（6）會議宣傳性資料：包括會議簡報；會議紀要；新 第8頁/共13頁聞報道；（7）照片、錄音、錄像等資料。 單個股東會、董事會、監(jiān)事會成員資料相關(guān)組合要素。簡歷、身份證復(fù)印件、授權(quán)書及其他資料。 單個資質(zhì)、證照登記、變更、注銷、年審事項相關(guān)組合要素：資質(zhì)、證照新舊或前后復(fù)印件；公司登記、變更、注銷、年審申請資料；有關(guān)政府或行業(yè)部門登記、變更、注銷、年審批復(fù)資料。 單個案件相關(guān)組合要素。訴訟合同、立案資料、過程資料、結(jié)案資料。 單個員工的檔案相關(guān)組合要素。員工應(yīng)聘信息登記表、學(xué)歷及學(xué)位證復(fù)印件、身份證復(fù)印件、三張一寸彩色免冠照保險接續(xù)卡（養(yǎng)老保險冊）、與工作過公司解除或終止勞動合同的證明、專業(yè)技術(shù)資格證書、完整應(yīng)聘人員信息登記表、體檢證明、勞動合同和保護協(xié)議、員工用工協(xié)議、告知書、聲明書、崗位變動通知、辦理交接手續(xù)資料。 單個基建項目、施工項目、工程項目、資金申報項目、委貸業(yè)務(wù)資料、擔(dān)保業(yè)務(wù)也應(yīng)根據(jù)具體項目或業(yè)務(wù)要求進行相關(guān)要素組合。 第八章檔案的保管要求 第十五條檔案管理員負責(zé)檔案的保管。各檔案管理部門應(yīng)指定專人進行檔案管理。行政類檔案指定行政主管保管；人事類檔案由人事主管保管，涉及員工個人信息檔案及時報檔案管理專員保管；財務(wù)類檔案應(yīng)由秘書和會計作為檔案管理員。其他業(yè)務(wù)類檔案應(yīng)由行政類 第9頁/共13頁的檔案管理員統(tǒng)一管理。 行政部應(yīng)對oa中單位檔案系統(tǒng)應(yīng)指定專人作為系統(tǒng)管理員進行維護和管理，主要負責(zé)： 負責(zé)統(tǒng)一建立集團及子公司的單位檔案結(jié)構(gòu)體系。 負責(zé)指導(dǎo)集團及子公司行政人事檔案管理員將《檔案分類目錄匯總》寫入oa單位檔案系統(tǒng)中。 負責(zé)檢查人事檔案管理員在oa單位檔案系統(tǒng)中對《檔案分類目錄匯總》的查閱權(quán)限進行合理授權(quán)。 第十六條紙質(zhì)或?qū)嵨餀n案的保管的一般要求 檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，周圍應(yīng)備有適應(yīng)的防火器材； 采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞； 檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常用消毒藥劑噴灑，經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀； 檔案室內(nèi)保持通風(fēng)透光，并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱地方，以利查閱，并防止潮濕； 嚴防毀壞損失、散失和泄密；第十七條電子檔案的保管的一般要求 檔案管理員應(yīng)建立電子文件夾將電子檔案進行統(tǒng)一保管。 電子文檔應(yīng)保存在單機版的計算機中，必須設(shè)臵密碼，注意防泄。 第10頁/共13頁 電子文件應(yīng)定期進行備份，防病毒等安全措施。 備份磁介質(zhì)應(yīng)注意防磁。第十八條密級檔案管理的特別要求 嚴禁在不具備保密條件的地方存放檔案。 檔案管理員應(yīng)當(dāng)貫徹執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和集團公司的保密規(guī)定，做到對公司的機密不說、不外傳。 檔案管理員在調(diào)離或離職時，由總裁辦負責(zé)人監(jiān)督辦理移交、檔案交接之后，方可離開。 檔案管理員無論在職期間、調(diào)離或離職后，都不得向任何個人或單位泄漏涉及公司經(jīng)濟合同、稅收籌劃、核心技術(shù)等機密性檔案內(nèi)容。丟
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