【文章內(nèi)容簡介】 場大小適宜。 使與會者明確會議目標(biāo)的最好方法是，預(yù)先發(fā)給他們一份明確的 議程。準(zhǔn)備議程有幾種方法，選用一個(gè)適合你目的的方法。 小提示 25： 避免在一天的情緒低落時(shí)段內(nèi)開會，例如緊接在午餐之后。 會議議程是需要提出度討論的問題或項(xiàng)目的清單。它應(yīng)當(dāng)簡潔、一目了然。首先匯集所有的有關(guān)信息，然后搜尋出哪些項(xiàng)目需要確定細(xì)致程度。你會發(fā)現(xiàn)與其他會者商計(jì)是有用的。若有許多的問題要討論，就給每一項(xiàng)目分配一個(gè)時(shí)間限度，以保證你不會超過規(guī)定的時(shí)間。在會前多久開始準(zhǔn)備議程決定于需要多少準(zhǔn)備時(shí)間。 小提示 26： 保證將議程的任何改變都通知會議主席。 在為類似會議 編寫議程時(shí)，可把這份簡單的議程作為模板。給每一項(xiàng)標(biāo)出號碼，并給每一項(xiàng)分配一個(gè)開始時(shí)間，以有利于那些不需參加整個(gè)會議的與會者。 小提示 27： 議程應(yīng)盡可能簡短。 例如：委員會會議議程 7月 6日上午 11點(diǎn) 格林? 德雷 飯店 （議程開頭為會議日期、時(shí)間與地點(diǎn)） ⒈（ 11： 00）任命一位會議主席 ⒉（ 11： 10）為缺席致 17 ⒊（ 11： 15）批準(zhǔn)上次會議備忘錄 ⒋（ 11： 30）上次會議提出的事項(xiàng) ⒌（ 11： 45）討論聯(lián)絡(luò)司宜 (每項(xiàng)編號、每項(xiàng)均有一個(gè)起紿時(shí)間 ) （ 12： 00）會間休息 ⒍（ 12： 15）財(cái)務(wù)事項(xiàng) ⒎（ 12： 45）特別事項(xiàng) ⒏（ 13： 00） 其他動議 ⒐（ 13： 15）其他事宜 ⒑（ 13： 35）下次會議細(xì)節(jié) （下次會議細(xì)節(jié)寫在議程的未尾） 小提示 28： 試將議程限于一頁紙 要點(diǎn) ● 議程包括會議日期、時(shí)間、地點(diǎn)和目的等細(xì)節(jié)。 ● 議程中關(guān)于會議的主要目的應(yīng)盡量明確 ● 全體與會者需要確切知道會議對他們的要求 ● 分配給每一項(xiàng)的時(shí)間應(yīng)體現(xiàn)出它們的優(yōu)先次序 ● 時(shí)間。無人會介意提早結(jié)束會議，但是會議超過預(yù)定時(shí)間是令人不快的。 當(dāng)你撰寫會議議程時(shí)，盡量按邏輯排列主題，并把類似的議題放在一起，這樣可以避免同一領(lǐng)域談了一 遍又一遍的情況出現(xiàn)。你的議程可以從常規(guī)事情開始，如指定一位會議主席，為缺席致 ，然后轉(zhuǎn)入批準(zhǔn)上次會議（若相關(guān)）備忘錄并聽取前次會議上接受任務(wù)者的報(bào)告。會議的下一個(gè)議程應(yīng)當(dāng)是就當(dāng)前的問題，例如最新的財(cái)務(wù)會計(jì)及銷售情況，進(jìn)行大量的討論。最后是其他事宜，并計(jì)劃確定下次會議的日期、時(shí)間和地點(diǎn)。 小提示 29： 早些討論最重要的問題，此時(shí)與會者最有精神。 一旦你草擬了一份議程，就將其發(fā)送給與會者，供評論、補(bǔ)充或征求同意。如果你希望 18 在一份已經(jīng)正式批準(zhǔn)的議程上增加或刪除項(xiàng)目，必須征得與會者的同意。與增加 項(xiàng)目相比，他們可能會更喜歡減少一些項(xiàng)目，除非他們對你希望加上去的項(xiàng)目有特殊的趣。當(dāng)與會者抵達(dá)會議時(shí)給他們一份修改的議程，這種做法是不能接受的，除非因臨時(shí)事件而必須這樣做，例如主席生病，或財(cái)務(wù)情況的突然變化。盡可能在會議之前預(yù)先分發(fā)最后決定的議程。 ⒈決定需要在會上提出的問題。 ⒉將議程初稿發(fā)給全體與會者，征求他們關(guān)于其他項(xiàng)目的建議。 ⒊將建議匯總到下一個(gè)草案中。 ⒋重新在全體與會者中傳閱議程，征求他們的同意并定稿。 選擇會議地點(diǎn)對于會議的成功是極為重要的，這不僅此是一個(gè) 舒適的問題，而且要使與會者感覺到這個(gè)場所是適合于這個(gè)會議的。對所有會議都這們，無論小會或大會，正式會議或非正式會議。 小提示 30： 為那些需作長途旅行者考慮所要花費(fèi)的時(shí)間 小提示 31： 為殘疾與會者提供必要的設(shè)備。 會議地點(diǎn)應(yīng)與會議目的相適合。若會議的目的之一是讓兩部分人進(jìn)一步相互了解，一種寬松的郊外氣氛是合適的。同樣的道理，不要在一個(gè)亂糟糟的開放式辦公室如開正式會議。對于你本部門的會議，仍有一個(gè)選擇問題，你必須決定家中、中立處或外地哪個(gè)最適合你的需要。 如果 你在安排一個(gè)會議，要租用會場及其他設(shè)備，你應(yīng)比較一下價(jià)格，尤其在預(yù)算緊張的情況下更應(yīng)該這種做。你可能發(fā)現(xiàn)你能談成一個(gè)折扣。大城市中心地段可能適合于大多數(shù)與會者，并且公共交通服務(wù)良好，但是市中心地段肯定比稍不位于中心的地段要昂貴一些。城外會議場所對與會者吸引力較小，但如果會議持續(xù)一天以上那是值得的。另一方面，一個(gè) 19 城市的愉快舒適可能有助于吸引人來參加持續(xù)幾天的會議。衡量你的優(yōu)先順序，挑選合適的會議地點(diǎn)。 根據(jù)法律，必須邀請某些人參加某種會議，如公司的股東年會 — 雖然有一些不道德的公司找一 個(gè)不合適地點(diǎn)或時(shí)間召開會議以通過不得人心的提議。給年會設(shè)定一個(gè)使股東無法投票的日期和地點(diǎn)，這是不合法的。將公眾會議放在難于接近的地點(diǎn)也是不合法的。 在任何會議中，物理因素起著重要的作用。不論什么場合，注意使與會者足夠舒適以集中精力開會，但不要讓他們舒服得想打瞌睡。檢查并使外面噪聲保持在最低小水平，取曖和通風(fēng)有益于工作，但不要過分。大飯店里的房間常有很好的空調(diào)但缺少自然光，而自然光對于維持一種活躍的氣氛是重要的。 小提示 32： 確定電話已被移出會議室。 會議場所 考慮的因素 你的辦公室 你的工作位置或一張會議桌，外加幾把椅子。 ● 你的全部參考資料在手邊。 ● 你的權(quán)威性可能得到加強(qiáng)。 ● 可能會有電話干擾，或者有人打擾。 下級的辦公室 一位下級的工作處。 ● 可能提高一位下級的地位和士氣 ● 如果工作處狹小，可能會使雙方都感不適 單位會議室 供員工使用的公司會議室 ● 避免由于使用個(gè)人辦公室而引起的公司等級問題 ● 處人可能同與會者接觸而打擾會議 外面的會議室 在你公司之外的一個(gè)中立的會議室。 ● 保證設(shè)有任何一方占地主優(yōu)勢。 ● 如果保密是重要的，這類會議室很有用。 20 ● 可能昂貴，并 且每人個(gè)人都不熟悉。 會議中心 一個(gè)大的聚會場所，例如在一所大學(xué)里。 具有開大會的設(shè)備。 需要時(shí)能夠提供技術(shù)支持和安全 保衛(wèi)。 可能缺少非正式的小規(guī)模聚會的機(jī)會。 城外的會議場所 異地的一間辦公室、會議室或飯店。 如果與會者來自全世界，那是合適的。 在某種場合增加幾分的力。 旅途、時(shí)間和食宿花費(fèi)很多。 有幾個(gè)原因（有的明顯，有的不太明顯）使會議場所選擇得不好。當(dāng)你尋找和預(yù)訂會議場所時(shí)，應(yīng)預(yù)計(jì)避免下列常見的陷阱： ● 參加會議的人比預(yù)計(jì)的要多 —— 房間不夠大，人們感到不舒服。 ● 出 席人數(shù)比預(yù)計(jì)的少得多，空蕩蕩的房間令人 。 ● 空調(diào)不合適，房間悶熱，或氣溫太高，難以調(diào)節(jié)。 ● 會議室中的燈光開關(guān)或插頭未作檢查和標(biāo)記，出現(xiàn)技術(shù)問題。 ● 會議地點(diǎn)或附近缺少服務(wù)部門，如咖啡廳或銀行。 小提示 33： 把有潛在問題的會議安排在中立地點(diǎn)。 要點(diǎn) ● 會前對于不熟悉的會場至少訪問一次。 ● 房間最好有窗，可以打開或關(guān)上以調(diào)節(jié)溫度。 ● 發(fā)言者需要知道空調(diào)器和燈光開關(guān)的位置。 ● 洗室及其他設(shè)備應(yīng)清楚地標(biāo)明。 ● 椅子應(yīng)試坐十分鐘，檢查是否舒適。 小提示 34： 要求你的助手檢查當(dāng)?shù)毓步煌ㄟ\(yùn)輸?shù)目衫们闆r，時(shí)間表和季節(jié)性變化。 隨著公司的發(fā)展，會計(jì)部門與銷售人員合作時(shí)產(chǎn)生了問題，所以會計(jì)經(jīng)理在一個(gè)方便于銷售部門的房間里召開一個(gè)會議，討論一起工作的方法。 21 然而，房間太小，椅子不夠，有些人得站著，擋住了別人的視線，致使他們不能看到經(jīng)理。 正在翻動的圖表?？照{(diào)無效，窗也未開，所以室內(nèi)悶熱；一扇門開著，但這讓辦公室外面的噪聲進(jìn)入。財(cái)務(wù)經(jīng)理被電話叫走，然后有幾個(gè)人生氣地走了。經(jīng)理回來詢問建議，但幾 沒有什么響應(yīng)，結(jié)果未獲得實(shí)際的解決辦法。 選擇了錯(cuò)誤的會議場所：這個(gè)事例指出，盡管有完好的意圖，卻選擇了一個(gè)不好的會議場所 ，實(shí)際上是損害而不是改善了兩個(gè)部門之間的關(guān)系。在一個(gè)沒有打擾且有足夠空間容納參加討論的全部成員的中立處，兩部門的聚會可能會獲得更積極的結(jié)果。 一個(gè)構(gòu)建良好的會議室并不保證能有一個(gè)好的會議，但是它可顯著增加這種機(jī)會。記住你的會議目標(biāo)。大多數(shù)會議的主要目的是與別的與會者口頭交談來分享信息，所以優(yōu)良的音響效果是必需的。即使在一個(gè)小房間里只有少數(shù)人進(jìn)行交流也會有這種問題，而音響效果對于有眾多與會者參加的會議尤其重要。如果運(yùn)用視覺因素，例如使用視覺輔助裝置，視聽效果都必須良好，所有椅子的安放 位置都不能有礙視線。 小提示 35： 找一個(gè)肯定不會受到打擾的會議場所。 好的設(shè)備有助于氣氛，如良好的音響裝置、適宜的照明以及舒適的座位。如果聽眾注意力不分散，就能集中在發(fā)言者身上。發(fā)言者會由此受到鼓勵(lì)而講得更好。 案例研究 一家廣告公司安排會見一個(gè)潛在的客戶，討論一項(xiàng)宣傳活動。這個(gè)客戶的工作場所相當(dāng)遠(yuǎn)，是一個(gè)小型的開放式辦公室，所以廣告公司建議利用一家鄰近客戶且有會議設(shè)備的飯店。 會前一周，廣告公司的一名成員來飯店檢查會議室，看到一套多媒體系統(tǒng)和一張大桌子。他 要求把桌子搬走，并要求安置一套標(biāo)準(zhǔn)的視聽設(shè)備，因?yàn)樗雷约汗镜恼故臼鞘褂眠@種設(shè)備來準(zhǔn)備的。開會那天，廣告公司的執(zhí)行人員提早到來測試影響強(qiáng)度，并將座位安排成半圓形，調(diào)整了窗簾和空調(diào)，并定好了點(diǎn)心。會議進(jìn)行得很順利，廣告公司贏得了這個(gè)新的客戶。 22 提供完善的會議場所：正如這個(gè)事例所表明的，每件事均須預(yù)先組織，并有一個(gè)試運(yùn)作過程，這樣這個(gè)廣告公司能預(yù)先排除潛在的問題，從而能集中在他的展示工作上。另外，這里廣告公司做了一個(gè)明智的決定，拒絕了現(xiàn)代化硬件，而使用較老式的但更恰當(dāng)?shù)脑O(shè)備。 與會者座位的安 排對會議的成功有很大的影響。預(yù)先考慮座位安排，如果必要，設(shè)計(jì)一個(gè)座位安排方案，給會議創(chuàng)造一個(gè)良好機(jī)會來達(dá)到目的。 小提示 36： 考慮多個(gè)安排座位的方案，然后選擇其中最恰當(dāng)?shù)囊粋€(gè)。 在一個(gè)一對一的會上，兩人的座位安排可決定會議的格調(diào)，并影響討論的進(jìn)程。如果你正在主持會議，可通過適當(dāng)安排座位來影響會議的正式程度。一對一會議有三種座位安排：支持性的、合作性的和面對面的。為了解與會對方對會議氣氛的感受，可在桌子四周放四把椅子，在他到會前你先坐下，再看他坐在哪里。 支持性的 ：如果你希望是支持性的 ，可與另一個(gè)人在桌角兩邊就座，這有助于消除障礙且可進(jìn)行目光接觸。 合作性的： 坐在另一個(gè)人旁邊表示合作，這種安排提示觀點(diǎn)的相似性。 面對面的： 坐在桌子的對面，使自己與另一人保持距離，這個(gè)位置能使不一致的觀點(diǎn)表達(dá)得更自在一些。 小提示 37： 在非正式的會議上用圓形會議桌。 大型會議的目的決定會議安排。圍繞一張桌子安排一群人就座時(shí)，用兩種形狀的桌子有三種基本的選擇。如有談判或?qū)沟目赡苄?，選一張長方形的桌子，“雙方”可相對而坐，在一邊的中心安排一位中立的主席。要強(qiáng)調(diào)會議中的等級觀念，主席就座于 長桌的頂端。對于較非正式、不分等級的會議，選擇一張圓桌，每個(gè)人平等的圍桌而坐。如果一個(gè)會議的參加人數(shù)眾多、將在禮堂或大房間內(nèi)舉行，就將座位安排成行且面對主席。 23 等級在某些文化中顯得特別重要。在亞洲許多地區(qū)，年齡有很大的份量，所以最年長者在會議上往往就座于地位最高的座位。另一些文化中，重要性與職位相聯(lián)系，所以一個(gè)資力較低的副總裁決不會被安排在比總裁更重要的座位上。 面對面就座 ：當(dāng)你在討論問題或試圖做出決定時(shí)，安排持相反觀點(diǎn)的兩派成員坐在長桌的相對的兩邊。主席坐在團(tuán)隊(duì)成員之間。 顯示等級： 如果你希望顯示等級，讓主席坐在長方桌子的頂端，其他與會者座位按資力遞降順序就座。主席坐在長桌的頂端，資力最淺者坐在離主席最遠(yuǎn)處。 自由討論： 如果坦誠的討論比與會者的地位更值得關(guān)注，在會議中用一張圓桌。主席可坐在任何一個(gè)座位上 小提示 38： 確保任何與會者能互相看到。 主席坐的位置決定了其他座位的意義。習(xí)慣上主席位置在長桌的頂端，其右手座位是最優(yōu)先的位置。但并不一定要這樣排座。 策略性排座是以與會者會受其鄰座的影響這個(gè)假設(shè)為基礎(chǔ)的。明確你想從會議得到什么，然后通過安排座位幫助你達(dá)到目 的。對于有爭議的問題，通過座位安排把派系分散開，避免讓觀點(diǎn)相反或觀點(diǎn)十分相似的人相鄰而坐，這樣做，使觀點(diǎn)涇渭分明，并防止討論離題?？筛鶕?jù)你了解和分析的與會各人對所要討論問題的觀點(diǎn)，來構(gòu)劃座位安排圖。目光接觸對于向自己團(tuán)隊(duì)的成員表示下一步將做什么是很重要的。想一想誰應(yīng)該能夠與誰進(jìn)行目光接觸，相應(yīng)地安排人們的座位。 小提示 39： 安排座位時(shí)，使就座者相互間保持一臂間距。 小提示 40： 不要讓與會者就座于直射的陽光下。 畫一張座位安排表，以與會者對即將討論的最有爭議的問題的觀點(diǎn)為依據(jù)，這會有助于 分散與會者在這一事項(xiàng)上的對抗性。 圖例 主席 意見未定者 支持者 24 反對者 視線 意見未定者看著主席尋求引導(dǎo) 反對者坐在主席對面，在討論中起很大作用 意見未定的與會者可清楚地看到和聽到全部觀點(diǎn) 動議的支持者坐在其他支持者的斜對面，可以直接看到其他支持者 動議的反對者被支持者的座位隔開 支持者在這個(gè)位置上有利于把情況