【文章內(nèi)容簡介】 監(jiān)督者的改善方向 工廠接待工作的改善方法 雖不 是生產(chǎn)現(xiàn)場的事情，但由於工廠的接待工作不如人意，而遭到客戶和外加工廠的責(zé)備。我想這是不能置之不理的問題，所以請告訴其改善的方法。一放任之，則會影響到企業(yè)的業(yè)績。 １．對接待工作的誤解 ○ 1 接待工作由於與企業(yè)的本業(yè)沒有關(guān)係，所以沒有必要特意安排改善。 ○ 2 接待工作是常識問題，現(xiàn)場採取隨意的做法就可以了。 ○ 3 接待工作的好環(huán)將不會對企業(yè)業(yè)績產(chǎn)生影響。 ○ 4 接待工作只是來客的接待窗口，來電話則 是別的問題。 ２．對於受理工作的思維的方法 （１）受理工作從廣義的範(fàn)圍來著手改善 ○ 1 位於正門的守衛(wèi)室（門衛(wèi)室） ○ 2 辦公室的前臺 ○ 3 從外部打來的電話 ○ 4 對來賓的接待 （２）接待工作是公司的形象，將決定公司的第一印象的好壞 （３）把接待工作標(biāo)準(zhǔn)化，並作為重要的系統(tǒng)來擺正位置 （４）順作成接待工作的教材，並定期進(jìn)行檢查 ３．接待工作的要點(diǎn) （１）門衛(wèi)室 ○ 1 正確的服裝 ○ 2 剃去散亂的胡子，剪指甲 ○ 3 使用正確的敬語 ○ 4 快速地向公司內(nèi)部聯(lián)絡(luò) ○ 5 不明來訪者的處理 ○ 6 異常事態(tài)發(fā)生時的處理（火災(zāi)、地震等） （２）辦公室的前臺 ○ 1 工作人員的正確服裝 ○ 2 女性工作人員的淡化妝 ○ 3 使用正確的敬語 ○ 4 感覺好的微笑 ○ 5 快速地向公司內(nèi)部聯(lián)絡(luò) ○ 6 與經(jīng)常聯(lián)絡(luò)的訪問者之間進(jìn)行除業(yè)務(wù)之外的輕鬆話題的交談 Q98 A 管理資料下載 ○ 7 櫃臺上的清掃 ○ 8 如果櫃臺的寬度有餘地的話，擺上花瓶等 （３）從外面打來的電話 ○ 1 報出自己公司的名稱 ○ 2 正確地聽取對方的事情 ○ 3 記錄事件 ○ 4 籌劃思考讓附近的人知道對方所叫的人在不在 ○ 5 正確地使用敬語 ○ 6 對於沒有必要轉(zhuǎn)接的粗魯電話要擅於應(yīng)付 ○ 7 對於異常事態(tài)的準(zhǔn)確處理（火災(zāi)、地震等） （４）對來賓的接待 ○ 1 引領(lǐng)到接待室 ○ 2 接待室整齊完備（接待室的清潔、清掃、沙發(fā)的白布清洗、窗簾的洗凈、當(dāng)月、當(dāng)天的日曆的張掛、預(yù)先把鐘表校對到正確的時間） ○ 3 引領(lǐng)來訪者坐到正確的位子上（里面的沙發(fā)是來訪客的席位） ○ 4 倒好喝的 荼（適當(dāng)溫度、適當(dāng)?shù)目辔?、適當(dāng)?shù)奶鹞?、鮮艷的綠色） ４．接待工作改善的開展方法 （１）接待工作的管理負(fù)責(zé)人應(yīng)是總務(wù)課長 （２）工作的標(biāo)準(zhǔn)化 為了受理業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化，將作成工作標(biāo)準(zhǔn)。實(shí)際要作成的是“門衛(wèi)工作指南”、“接待工作指南”或者“電話的打法指南”等形式。指南原稿的作成是一般負(fù)責(zé)人，由總務(wù)科長確認(rèn)后認(rèn)可。 （３）接待工作的教育和確認(rèn) 在完成“指南”類的時候，要對擔(dān)當(dāng)者（具體工作負(fù)責(zé)人）進(jìn)行教育，之后定期地確認(rèn)。 圖 98 表明了接待工作改善的要點(diǎn)。 圖 98 接待工作改善的要點(diǎn) 接待工作改善的要點(diǎn) 決定主務(wù)負(fù)責(zé)管 理者 各種指南的完備 接待工作的標(biāo)準(zhǔn)化 接待工作的教育和確認(rèn) 管理資料下載 個人電腦在工作現(xiàn)場的活用方法 最近在書店的店舖里堆滿了有關(guān)個人電腦的書，呈現(xiàn)出興旺的景象。但是，在我的公司里，只作文字處理機(jī)用，而且中高年齡的管理者不想使用它。請告訴在工作場所的活用方法。 １．個人電腦普及的理由是什麼 去年， windows95 在世界範(fàn)圍內(nèi)銷售，像多媒體的書店里琳瑯滿目一樣，個人電腦也正興起。但是，一看個人電腦在工作場所的活用情況，就還存在這樣的疑問：“作為文字處理機(jī)來使用，它的能力充分活用了嗎 ?再是，對於中高年齡的鍵盤過敏問題消除了嗎 ?” 在此我們 再回顧一下個人電腦所具有的本來長處。 ○ 1 是小型的。 ○ 2 是面向中小型企業(yè)的。 ○ 3 能多目的活用。 ○ 4 能作為計算機(jī)的終端來活用。 ○ 5 不需要專業(yè)的教育。 ○ 6 價格便宜。 現(xiàn)在，世界上的個人電腦通過英特網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)變得能自由地進(jìn)行信息交流了。目前在工作現(xiàn)場能否活用電腦，也正開始成為了經(jīng)營上的重要課題： ２．個人電腦活用的問題點(diǎn) 作為妨礙個人電腦 活用的問題，將列舉如下這類的問題點(diǎn)。 ○ 1 由於忙而沒有時間去學(xué)習(xí)個人電腦的使用方法等。 ○ 2 不知道為何使用個人電腦。 ○ 3 以手工作業(yè)來做足夠來得及。 ○ 4 鍵盤操作不擅長。 ○ 5 沒有買個人電腦的預(yù)算。 ○ 6 公司內(nèi)部很少人了解個人電腦。 ○ 7 軟件種類過多，很難選擇。 ３．個人電腦活用的方法策略 必須整理以上所記的問題點(diǎn) 來確立對策方案，通過活用個人電腦提高公司內(nèi)部的信息化水平，從而凝聚成工作的成果。為此將列舉如下項目來作為方法策略： ○ 1 個人電腦教育的實(shí)施 個人電腦教育分 2 個階段來實(shí)施，這是要點(diǎn)。首先派人到公司外部的個人電腦培訓(xùn)班（電腦學(xué)校）去進(jìn)修，學(xué)會后由他擔(dān)任教師在公司內(nèi)部實(shí)施教育。由於個人電腦有愛好的有討厭的， 所以派遣感興趣的人去，是重要的。 ○ 2 明確個人電腦利用的目的 現(xiàn)在不單單業(yè)務(wù)的效率化，而且與外部交易商的網(wǎng)絡(luò)化等個人電腦的使用Q99 A 管理資料下載 方法正變得多樣化。在公司內(nèi) 部組建像個人電腦活動委員會的推進(jìn)組織，重新摸底地澄清對於本公司的個人電腦活用需求。在此情況下，若委托的只是年青人的話，其興趣容易偏離到“怎樣去使用呢 ?”通過管理職務(wù)級的人的參與，可明確“為何使用（使用到何處）？”的企業(yè)級的需求。這是成功的要點(diǎn)。 ○ 3 選擇適當(dāng)?shù)能浖? 個人電腦軟件的三根支柱是“數(shù)據(jù)庫 (database)”、“表計算軟件”、“文字處理”。綜合軟件者是由以上３個軟件組合的，由於相互的嵌入變得很容易操作，所以能方便地使用。 ○ 4 創(chuàng)造一種普及個人 電腦的氣氛 創(chuàng)造整個工作現(xiàn)場活用個人電腦的氣氛，有不懂的任何事都能問的氣氛。對於中高年報者來說，特別通俗易懂的教導(dǎo)方法是必需的。 ○ 5 在各工作場所培養(yǎng)關(guān)鍵人物 在各工作場所培養(yǎng)以年青人為中心的個人電腦使用方法很好的人。 ○ 6 切實(shí)感觸個人電腦的方便性 使用表計算軟件，通過能一瞬間完成表格的作成和計算的經(jīng)歷來確實(shí)感觸其方便性。 乖僻者的使用方法 在我的工作場所有乖僻者，對待他正感為難。前些天，工程正進(jìn)展得很順利，卻由於突然 有冒出（插入）的工作而擾亂了工程。至今為止都是通過加班來彌補(bǔ)貨期延誤?？瑟?dú)獨(dú)那天他心情不好而在規(guī)定時間內(nèi)就下班了。其他方面也存在這種行為，所以使用這種人感到為難。怎樣去對待處理才好呢 ?請告之。 決定用提問的事例來考慮?，F(xiàn)在常聽到過像“最近的年青人很多是這樣的喲 !”和“年青人沒有責(zé)任感，是不可靠的。”之類的話，而且上級人員里也有這樣認(rèn)為的人。但是，果真是如此嗎 ? 部下的行動絕對是根據(jù)上司的態(tài)度和指導(dǎo)方法來變化的。再次回顧一下某作業(yè)者心情不好而下班了的事，其理由有如下幾條： （１）到目前為止作業(yè)在順利地 進(jìn)行，卻由於出現(xiàn)了插入的工作而必須改變作業(yè)，作為作業(yè)者對此不知所措，感到厭煩而導(dǎo)致心情不好。 （ ２）工作現(xiàn)場負(fù)責(zé)人的平常態(tài)度不干脆，所以在接到插入的工作時，連現(xiàn)場情況也不說任由營業(yè)部門來擺布。 （３）接到插入的工作后，對作業(yè)者的情況說明和要求協(xié)助的言語不充分。 對此，作為負(fù)責(zé)人的話，按如下來進(jìn)行處理將如何呢 ? ○ 1 第二天來上班后，將按如下方法詢問作業(yè)者。 “昨天那麼忙，你為什麼在規(guī)定時間內(nèi)就回去了呢 ?能否問一下你的心情和理由嗎 ?” 但是，言語務(wù)必親切，不可有斥責(zé)的姿態(tài)，要平靜的說 話。這樣的結(jié)果， Q100 A 管理資料下載 我想就會了解真相。真的是情緒的問題嗎 ?還是他有正當(dāng)合理的理由必須回去，卻沒有說清楚。 ○ 2 今後如有插入的工作的情況，不要無條件地接受，而是要向營業(yè)部門說明在生產(chǎn)現(xiàn)場由此將引起的混亂和低效率，並且要求他們延長貨期。 ○ 3 無論如何必須接受插入的工作時，要預(yù)先向作業(yè)者說明與營業(yè)部門商談的經(jīng)過，再要求得到加班和假期上班的協(xié)助。 由於在提問時提到除此之外的相似的行為，所以對於今後的事將提出以下建議，以便作為參考。 ○ 1 部下的行動根據(jù)上司的態(tài)度和言行來變化（上司的不關(guān)心、無責(zé)任的態(tài)度會使部下產(chǎn)生不信任感）。 ○ 2 言語不充分、說明不足，易引起誤解（即使也想以善意方式來對待）。 ○ 3 對於乖僻者，不可持有是為難者、變異者的了解，要帶有同情心去面對，與其他人沒有區(qū)別地去對待。 ○ 4 碰到為難的事情后，在聽了本人所言之后再做是非判斷和處理。 ○ 5 乖僻者很多情況下是由生長的環(huán)境造成的。他們正面臨著家庭情況、升學(xué)情況、其他許許 多多的困難。為此，要說明並勉勵他們：這是與自身做斗爭的事，拋開這些事堂堂正正地步入人生之路。 多能化推進(jìn)問題解決法 為了適應(yīng)多品種少量生產(chǎn)時代，本公司也開始推行了多能化。但是，成果不怎麼有效，而且在各工作現(xiàn)場也發(fā)生了麻煩。請告訴有關(guān)多能化推進(jìn)問題的解決方法。 １．多能化推進(jìn)的問題點(diǎn) 進(jìn)行多能化應(yīng)該是通過實(shí)施教育、訓(xùn)練、致力於解決必須迅速地產(chǎn)生效果的困難問題，所以“有時間就做”等之類的想法是不成功的。 再者，在實(shí)施多能化這際，將聽到很多如下的不安和煩惱： ○ 1 難道不是增加一個個作業(yè)者的負(fù)擔(dān)嗎 ? ○ 2 為了多能化教育，難道不是暫將降低了生產(chǎn)效率嗎 ? ○ 3 樣樣通的人增加，熟練者（對某項技術(shù)工作非常嫻熟的人）變少了，這難道不是降低技術(shù)水平嗎 ? ○ 4 怎樣對待討厭多能化進(jìn)行的人 ? ○ 5 對於女性和年齡人的多能化，怎樣去實(shí)施才好呢 ? ○ 6 不知道把何種事情作為多能化的對象才好。 ２．多能化推進(jìn)的目的 在此再度確認(rèn) 實(shí)施多能化的目的。 Q101 A 管理資料下載 （１）創(chuàng)建面向多品種少量生產(chǎn)的可行性生產(chǎn)系統(tǒng)。 （２）提高生產(chǎn)性和縮短貨期。 （３）創(chuàng)立能適應(yīng)工作的質(zhì)和量變化的可行性工作場所。 （４）開發(fā)能適應(yīng)新多媒體時代的從業(yè)人員能力。 ３．多能化推進(jìn)的問題解決法 列舉有關(guān)多能化推進(jìn)的問題，就其解決的想法和方法進(jìn)行解說。 （１）怎樣作成多能化計劃呢 ○ 1 為進(jìn)行多能化最初需要的事情有如下３個項目： ? 多能化目的的明確化（能力培養(yǎng)、新事業(yè)的開始、工程的人力節(jié)省化等） ? 應(yīng)進(jìn)行多能化的業(yè)務(wù)的明確化 ? 作業(yè)者的現(xiàn)狀能力的把握 ○ 2 規(guī)定５ W2H（誰、何時、在哪里、對誰、干什麼、什麼程度、如何做）。 ○ 3 作為多能化計劃、根據(jù)計劃來實(shí)施（參考 Q35“作業(yè)者的多能化”）。 （２）怎樣實(shí)施多能化教育、訓(xùn)練呢？ ○ 1 多能化計劃的實(shí)施循環(huán)要以１年為單位來進(jìn)行，再重新結(jié)果。 ○ 2 對象原則上是全體成員，必須讓有干勁和能力的人來實(shí)施，並盡早地得出實(shí)績來。 ○ 3 必須創(chuàng)造挑戰(zhàn)新事物的工作現(xiàn)場的氣氛。 （３）怎樣防 止由多能化導(dǎo)致的生產(chǎn)效率低下 ○ 1 監(jiān)督者援助，把由多能化引起的生產(chǎn)效率低下降到最小限度。 ○ 2 稍微的生產(chǎn)效率低下用由多能化導(dǎo)致的生產(chǎn)性效率提高效果來遮蓋。 （４）怎樣對待討厭多能化的人 ○ 1 “今後的社會沒有很多的技能、技術(shù)就無法生存下去”，把它作為工作場所方針來明確宣佈。 ○ 2 管理監(jiān)督者認(rèn)真聽取本人討厭多能化的理由，從而制訂對策。 （５）怎樣推進(jìn)女性、老齡者、臨時工的多能化 ○ 1 即使是女性、老齡者、臨時工，全體人員都將作為多能化的對象。 ○ 2 制定與對象者的能力、體力、氣力相對稱的多能化計劃。 改善使用細(xì)末神經(jīng)的工作現(xiàn)場的氣氛（ mood） 我的工作場所（車間）由於是費(fèi)細(xì)未神經(jīng)的作業(yè)，所以有時允許放放音樂，允許多多少少的聊天。但氣氛時常有刺痛感，而出現(xiàn)了一部人想轉(zhuǎn)到其他的工作場所的現(xiàn)象。請告訴改善工作場所的氣氛的方法。 Q102 管理資料下載 １．工作現(xiàn)場的氣氛改善的基本 據(jù)說人在某種程度的緊張感和壓力的狀態(tài)下大腦活 動是最高漲的。另外，人處於鬆弛的狀態(tài)下?lián)f是能完成工作的最佳時機(jī)。 總之，像身心都能取得平衡的狀態(tài)下應(yīng)是一種帶來好的結(jié)果的東西吧。你的工作場所的情況，按此意義來說是需要改善的狀態(tài)。 監(jiān)督者的作用是：在經(jīng)常努力創(chuàng)造出愉快的工作場所環(huán)境的同時，還要想出目的在於提高