【文章內(nèi)容簡介】 門、項目及專項工作職責(zé)和有關(guān)人員崗位職責(zé)，并對分管領(lǐng)導(dǎo)、部門和項目負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員職責(zé)履行情況進(jìn)行考核。 52 企業(yè)應(yīng)采取必要措施，維護(hù)和確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。 企業(yè)檔案工作“三納入”和“四同步”制度是多年來實踐證明行之有效的重要措施之一。 ? “三納入”：是指將將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入相關(guān)人員崗位責(zé)任制和相應(yīng)工作流程； ? “四同步”：是指企業(yè)下達(dá)工作任務(wù)、項目計劃與提出企業(yè)文件材料的歸檔要求同步，檢查工作、項目計劃進(jìn)度與檢查企業(yè)文件材料積累情況同步，驗收、鑒定工作、項目成果與驗收、鑒定企業(yè)文件材料歸檔情況同步，工作、項目總結(jié)與企業(yè)文件材料完成歸檔同步。 、企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動時應(yīng)做好檔案的處置工作；國有企業(yè)應(yīng)依照檔發(fā)字〔 1998〕 6號文件的要求進(jìn)行，其他企業(yè)可參照。 檔發(fā)字〔 1998〕 6號即國家檔案局、國家經(jīng)濟(jì)體制改革委員會、國家經(jīng)濟(jì)貿(mào)易委員會和國家國有資產(chǎn)管理局《關(guān)于印發(fā)〈國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法〉的通知》 、企業(yè)應(yīng)對檔案工作中做出成績的集體或個人給予表彰和獎勵；對違反有關(guān)規(guī)定造成檔案損失的相關(guān)人員給予處分 企業(yè)各部門是企業(yè)文件的形成部門，是企業(yè)檔案信息資源的源頭，企業(yè)各部門文件歸檔是否齊全、完整，整理是否科學(xué)，直接決定著企業(yè)檔案工作的質(zhì)量和利用服務(wù)水平。 53 企業(yè)各職能或承辦部門及項目負(fù)責(zé)人，應(yīng)對本部門或項目歸檔文件的完整和系統(tǒng)負(fù)責(zé)。 企業(yè)文件是企業(yè)生產(chǎn)管理、科學(xué)研究、建設(shè)項目等活動形成的各種形式和各種載體的原始記錄。只有加強(qiáng)企業(yè)文件形成過程的管理，才能維護(hù)和確保企業(yè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。因此，企業(yè)文件形成部門應(yīng)對文件的真實性、可靠性、完整性、系統(tǒng)性、可用性負(fù)責(zé)。 53 企業(yè)各職能或承辦部門及項目文件形成者應(yīng)負(fù)責(zé)積累文件，并對歸檔文件的齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負(fù)責(zé)。 53 專兼職檔案人員，應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理應(yīng)歸檔的文件，對歸檔文件的整理質(zhì)量負(fù)責(zé)。 專兼職檔案人員在收集、接收歸檔文件時，對不符合文件質(zhì)量要求的，應(yīng)督促文件形成者提交符合質(zhì)量要求的文件。 53 企業(yè)各職能或承辦部門及項目對文件管理的責(zé)任，見 ISO 、 〔 2024〕 5號文件要求。 (其核心是負(fù)責(zé)歸檔文件的收集和整理 ,并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理 ) ? 信息與文獻(xiàn) 文件管理 ? 信息與文獻(xiàn) 文件管理 ? 企業(yè)檔案管理規(guī)定 （檔發(fā)字 [2024]5號） ? 企業(yè)文件管理，首先應(yīng)建立能夠適應(yīng)企業(yè)管理需要的文件管理制度，一是按業(yè)務(wù)需要和業(yè)務(wù)流程形成文件，充分記錄其參與的業(yè)務(wù)活動；二是確保支持業(yè)務(wù)活動的信息系統(tǒng)和處理系統(tǒng)形成適宜的文件，作為業(yè)務(wù)活動支持的有機(jī)組成；三是建立平時立卷制度，確保文件妥善保管和充分利用；四是確保文件得到有效維護(hù)、存儲和保管；五是確保文件只有經(jīng)過既定的批準(zhǔn)程序才可進(jìn)行處置。 ? 其次，應(yīng)明確參與文件形成與管理的各類員工的權(quán)利和責(zé)任。一是企業(yè)職能部門及負(fù)責(zé)人制訂文件管理程序和標(biāo)準(zhǔn)要求；二是專業(yè)人員在工作過程中應(yīng)按照已經(jīng)確定的程序和標(biāo)準(zhǔn)形成并保管文件，確保各種記錄的原始性、真實性、系統(tǒng)性。 ? 第三，應(yīng)加強(qiáng)文件形成過程和歸檔前的管理，確保文件的安全，包括實體安全與信息安全。 、企業(yè)檔案部門管理職責(zé) (5款 ) 54 統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)檔案工作，制定企業(yè)文件歸檔和檔案鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用、移交等有關(guān)規(guī)章制度。 從理論上說，檔案工作就是運用科學(xué)的原則和方法管理檔案。從狹義上說，檔案工作就是檔案業(yè)務(wù)工作。 檔案業(yè)務(wù)工作主要包括 6個方面，即檔案收集工作、檔案整理工作、檔案鑒定工作、檔案保管工作、檔案統(tǒng)計工作、檔案利用工作。 54負(fù)責(zé)企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作。 54指導(dǎo)企業(yè)各部門、項目及專項工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。 54監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查企業(yè)所屬單位（包括派出機(jī)構(gòu)和投資的全資、控股企業(yè)）的檔案工作。 54依照有關(guān)規(guī)定向國家檔案館或有關(guān)單位移交檔案。 、企業(yè)檔案工作人員要求 (4款 ) 55檔案人員應(yīng)遵紀(jì)守法、忠于職守、具有專業(yè)知識。 55檔案部門負(fù)責(zé)人應(yīng)具有中級以上專業(yè)技術(shù)職稱或大學(xué)本科以上學(xué)歷。 55檔案人員應(yīng)具備大學(xué)?？埔陨蠈W(xué)歷或同等學(xué)識水平。 55檔案人員應(yīng)定期接受檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。 企業(yè)保持檔案人員相對穩(wěn)定，有利于檔案工作的穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展。 檔案工作制度 工作規(guī)章 管理制度 業(yè)務(wù)規(guī)范 三個不同層次、不同重點內(nèi)容的制度，構(gòu)成企業(yè)檔案工作的制度體系。 企業(yè)檔案工作規(guī)章的制訂 61 明確文件形成、歸檔責(zé)任。制定企業(yè)檔案工作規(guī)定。建立責(zé)任追究制度。制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案。 本條明確提出了建立文件與檔案管理崗位責(zé)任制和文件形成歸檔責(zé)任。 企業(yè)檔案工作崗位責(zé)任制，是明確企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、高中級管理人員、技術(shù)人員、管理人員等崗位涉及檔案工作的內(nèi)容、數(shù)量和質(zhì)量，以及應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任的一項制度，它是企業(yè)考核各崗位完成檔案工作的依據(jù)。主要包括分管企業(yè)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檔案工作主管部門負(fù)責(zé)人、檔案部門負(fù)責(zé)人、檔案人員、各職能和業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及兼職檔案人員的工作標(biāo)準(zhǔn)、工作職責(zé)，獎勵和處罰等內(nèi)容要求。 建立崗位責(zé)任制的目的是加強(qiáng)文件形成、管理、歸檔、保管、利用全過程的管理。 61 制定企業(yè)檔案工作規(guī)定。企業(yè)檔案工作規(guī)定是企業(yè)檔案工作的基本要求，其主要內(nèi)容應(yīng)包括：檔案工作原則及管理體制，文件的形成、積累與歸檔職責(zé)要求，檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用要求，資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案的處置原則，解釋權(quán)限等。 其它各項檔案管理制度都應(yīng)在該制度的原則指導(dǎo)下，細(xì)化檔案管理工作內(nèi)容及操作程序。 61建立檔案工作責(zé)任追究制度。對相關(guān)崗位人員違反文件收集、歸檔及檔案管理制度，發(fā)生檔案泄密、造成檔案損毀等行為，企業(yè)應(yīng)提出責(zé)任追究和處罰措施，并將有關(guān)要求納入企業(yè)相關(guān)管理制度。 61制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案。對可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災(zāi)害，企業(yè)應(yīng)制定檔案搶救應(yīng)急措施，包括組織結(jié)構(gòu)、搶救方法、搶救程序、保障措施和轉(zhuǎn)移地點等。對檔案信息化管理的軟件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)的維護(hù)、防災(zāi)和恢復(fù)，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案。 、企業(yè)檔案管理制度建設(shè) (8款 ) 企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的重要組成部分，建立健全企業(yè)檔案管理制度是做好企業(yè)檔案工作的保證。制定企業(yè)檔案管理制度應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)實際，履行制定規(guī)章制度程序，經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)，納入企業(yè)管理制度或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)之中，嚴(yán)格管理并貫徹執(zhí)行。 企業(yè)檔案管理制度主要有 8種：文件歸檔制度、檔案保管制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案利用制度、檔案保密制度、電子檔案管理制度和檔案管理系統(tǒng)操作制度。 62 文件歸檔制度。應(yīng)明確文件歸檔范圍及保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質(zhì)量要求以及歸檔控制措施。 62檔案保管制度。應(yīng)明確各門類檔案保管條件、特殊載體檔案保管方式、檔案清點檢查辦法、對受損檔案的處置辦法、檔案進(jìn)（出）庫要求、庫房管理要求和庫房管理員職責(zé)。 62檔案鑒定銷毀制度。應(yīng)明確鑒定、銷毀工作的組織、職責(zé)、原則、方法和時間等要求。 62檔案統(tǒng)計制度。應(yīng)明確統(tǒng)計內(nèi)容、統(tǒng)計要求和統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析要求。 62檔案利用制度。應(yīng)明確檔案提供利用的方式、方法，規(guī)定查（借）閱檔案的權(quán)限和審批手續(xù)，提出接待查（借）閱檔案的要求。 62檔案保密制度。應(yīng)明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者應(yīng)承擔(dān)的保密責(zé)任。 企業(yè)檔案保密制度應(yīng)從確保企業(yè)檔案實體和信息安全提出具體要求。 62電子檔案管理制度。應(yīng)對企業(yè)各信息系統(tǒng)中形成的電子文件提出歸檔、管理和利用要求。 電子文件歸檔應(yīng)遵循 2個原則：一是電子文件的歸檔實行“雙套制”，即在電子文件歸檔時應(yīng)制作相應(yīng)的紙質(zhì)拷貝件，同時歸檔；二是同時做好網(wǎng)絡(luò)歸檔和脫機(jī)載體電子文件歸檔兩方面的工作。 62檔案管理系統(tǒng)操作制度。應(yīng)明確檔案管理系統(tǒng)操作人員的職責(zé)、檔案管理系統(tǒng)軟件、硬件的操作要求。 、企業(yè)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范的制定 (4款 ) 主要有 4種：文件、檔案整理規(guī)范、檔案分類方案、文件歸檔范圍和保管期限表、特殊載體檔案管理規(guī)范。 63文件、檔案整理規(guī)范。應(yīng)明確文件立卷與檔案整理原則、整理方法、檔號編制要求和檔案裝具要求等。 文件、檔案的整理原則是遵循文件、檔案形成規(guī)律，保持文件、檔案有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用的規(guī)范。 整理方法： （ 1）文書檔案應(yīng)按《歸檔文件整理規(guī)則》（ DA/T 222024）進(jìn)行整理； （ 2）科技檔案應(yīng)按《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（ GB/T 118222024）和《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（ DA/T 282024）進(jìn)行整理； （ 3）會計檔案應(yīng)按《會計檔案管理辦法 》（財會字 [1998]32號）和《會計檔案案卷格式》（ DA/T 392024）進(jìn)行整理； （ 4）照片檔案應(yīng)按《照片檔案管理規(guī)范》（ GB/T 118212024）進(jìn)行整理； (5)印章檔案應(yīng)按《印章檔案整理規(guī)則》（ DA/T 402024）進(jìn)行整理； (6)檔號編制應(yīng)按《檔號編制規(guī)則》（ DA/T 131994），選擇適合企業(yè)檔案分類的標(biāo)示方法，與企業(yè)檔案分類方案配套使用。 (7) 檔案裝具應(yīng)符合《檔案裝具》（ DA/T 61992）標(biāo)準(zhǔn)要求。 63檔案分類方案。應(yīng)明確分類依據(jù)、類別標(biāo)識、類目范圍。 制定企業(yè)檔案分類方案的原則是：同位類之間互不相容；各子項之和必須窮盡母項；同位分類必須按同一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行；分類必須按層次進(jìn)行不能跳躍。 工業(yè)企業(yè)檔案分類一級類目的設(shè)置可按照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》設(shè)置。 63文件歸檔范圍和保管期限表。應(yīng)明確各類文件歸檔的范圍及其相對應(yīng)的保管期限。 63特殊載體檔案管理規(guī)范。應(yīng)明確不同載體檔案收集、整理的要求和保管的條件。 特殊載體檔案包括：磁性材料、感光材料和其它合成材料等為介質(zhì)的檔案記錄載體。存在形式一般有照片、縮微膠片、錄音磁帶、錄像帶、磁盤、光盤、實物等。 收集范圍應(yīng)以企業(yè)文件歸檔范圍和保管期限表為主，參考載體形式。管理上一般不單獨設(shè)置類目，可視其內(nèi)容特征同紙質(zhì)檔案對應(yīng)分類編號。考慮載體形式和保管要求不同，應(yīng)分庫保管。 檔案業(yè)務(wù)工作 檔案是各項業(yè)務(wù)文件處理完畢后的轉(zhuǎn)化。 文件在最初的形成階段雖然處在動態(tài)變化的過程，但是否具有檔案保存價值的內(nèi)在屬性已經(jīng)確定。 檔案能否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)是取決于業(yè)務(wù)活動的文件管理狀態(tài)。 需要在業(yè)務(wù)活動中對文件進(jìn)行“檔案化”管理。 “文件向檔案的轉(zhuǎn)化”和“檔案與活動的信息交換”兩方面的客觀存在，都說明企業(yè)檔案工作與企業(yè)的所有業(yè)務(wù)活動都有著不可分割的內(nèi)在聯(lián)系。 在企業(yè)檔案管理中需要明確的概念： 1）企業(yè)文件形成及管理是企業(yè)科技和生產(chǎn)等 管理部門本職工作的組成部分。 2）做好文件形成及其管理是企業(yè)各崗位人員 的職責(zé)。 3）檢查、指導(dǎo)文件的管理是檔案部門義不容 辭的責(zé)任。 企業(yè)檔案在不同時段的管理職責(zé)分工： 文件形成部門要按照檔案管理的要求承擔(dān)文件形成階段的管理； 檔案人員主要承擔(dān)檔案室或檔案館保存階段的管理； 信息技術(shù)人員承擔(dān)電子環(huán)境中檔案的技術(shù)維護(hù) 企業(yè)各層級對檔案工作的責(zé)任 ： 在企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層： 將檔案工作納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，做出整體規(guī)劃，并采取措施確保檔案管理制度在企業(yè)各層級、各環(huán)節(jié)、各崗位得以貫徹落實。 在企業(yè)管理的中層： 要將檔案管理的具體要求納入落實到所負(fù)責(zé)工作的流程和考核中，督促員工做好文件管理工