【文章內(nèi)容簡介】 * 效率手冊 * 商務(wù)通與訂房卡 * 鬧鐘 * 其它工具 66 GEC Program 第三篇：技巧篇 模塊 8 會議的技巧 67 GEC Program 企業(yè)現(xiàn)狀 * 大多數(shù)的企業(yè)在會議里決定其基本走 向 * 企業(yè)花在開會上的時間越來越多 * 開會的頻率越來越高 68 GEC Program 定義會議 商業(yè)會議由若干人參加，他們聚到一 起是為了解決問題問題或作出決定。 69 GEC Program 開會的常見原因 * 資訊傳達與監(jiān)督員工 * 達成決議與解決問題 * 開發(fā)創(chuàng)意 * 激勵士氣 * 鞏固主管地位 70 GEC Program 考慮其他交流方式 * 視頻會議 視頻會議的優(yōu)點是能顯示身體語言和面部表情 ， 這常常是有效溝通的關(guān)鍵因素 。 * 電子郵件 電子郵件可使你以很快的速度與頻率通過因特網(wǎng)發(fā)送和接收書面信息而不會遇到真實會議中的麻煩和花費 * 其他 71 GEC Program 會議的價值 * 從量上來看 ， 會議的支出會增加企業(yè)的營運成本 * 從質(zhì)上來看 ， 有效率的會議可以為企業(yè)節(jié)省更多的時間 、 金錢 ， 以及增加效率 * 評估會議的價值，要同時兼顧“會議是否有效”以及“會議開支是否控制在最低程度” 72 GEC Program 某高科技公司之會議開銷 各階層的職員人數(shù) 每周時數(shù) 每小時的負擔(dān)比率估計 會議時間所耗的成本 高層主管 （ 500） 中層主管 （ 200） 低層主管 （ 7000） 每周會議開銷 每年會議開銷 （ ￥ 5325000Ⅹ 48周 ） 有效會議開銷之估計 （ 占每年的 50%） 無效率會議的成本損失 12 ￥ 100 ￥ 85 ￥ 50 ￥ 600,000 ￥ 1785,000 ￥ 2,940,000 ￥ 5,325,000 ￥ 255,600,000 ￥ 127,800,000 ￥ 127,800,000 *會議時數(shù)與負擔(dān)比率資料 ， 是根據(jù)摩司魏克 1995年針對 500家高科技公司的研究報告 。 73 GEC Program 會議形式 * 咨商式會議 * 決議提報式會議 * 責(zé)任完全交付式會議 74 GEC Program 會議規(guī)模 通常的會議有 5至 9人參加，這樣的規(guī)模既不太大，比較容易控制；也不太小，可以激起討論。 75 GEC Program 準(zhǔn)備議程 76 GEC Program 委員會會議議程 7月 6日上午 11點 格林德雷戈飯店 （ 11： 00）任命一個會議主席 （ 11： 10）為缺席致歉 （ 11： 15）批準(zhǔn)上次會議備忘錄 （ 11： 30）上次會議提出的事項 （ 11： 45）討論聯(lián)絡(luò)事宜 （ 12： 00）會間休息 （ 12： 15）其他事宜 （ 12： 45）下次會議細節(jié) 77 GEC Program 確定地點 * 你的辦公室 * 下級的辦公室 * 單位會議室 * 外面的會議室 * 會議中心 * 城外的會議場所 78 GEC Program 安排座位 79 GEC Program 一對一會議 （ 3） （ 1） （ 2） 80 GEC Program 大型會議 （ 3） （ 2） （ 1） 81 GEC Program 準(zhǔn)備會議用品 * 組織會議場所 * 選擇視聽設(shè)備 * 提供書寫工具 * 對于大型會議 82 GEC Program 與會者的準(zhǔn)備工作 * 確認自己在會前收到的議程表 。 * 對自己負責(zé)的議題有充分的了解 ， 并有充分的資料提 供給其他與會者 。 * 除非已被指定對某議題發(fā)表演講 ， 否則有義務(wù)在會中 主動提出建設(shè)性的意見 。 * 努力去了解其他與會者對議程上議題的觀點 ， 他們的 興趣所在 ， 是否有權(quán)威在背后支持這些觀點 * 找出可能存在的你的反對者 ， 并預(yù)先與其協(xié)商 、 折 中 83 GEC Program 與會者的責(zé)任 * 發(fā)言內(nèi)容要有組織 * 適時發(fā)言 * 一次只討論一個重點 * 口齒清晰 ， 陳述有力 * 一針見血 * 音量適當(dāng) * 解釋方式讓人易 * 口吻要自信 * 在要點處可稍加大音量 84 GEC Program 注意傾聽 85 GEC Program 會議主持人的八大職責(zé) * 營造和諧氣氛 * 照議程進行 * 正確總結(jié)討論內(nèi)容 * 引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言 * 幫助與會者厘清不假思索的想法 * 尊重少數(shù)人的意見 ， 避免會中意見一面倒的情 況 * 減少與議題無關(guān)的爭辯與討論 * 保持中立態(tài)度 86 GEC Program 要掌握會議節(jié)奏 和控制會議 87 GEC Program 形成決議 * 提出動議 * 處理動議 * 修改動議 * 形成決議 88 GEC Program 第三篇：技巧篇 模塊 9 商務(wù)演講的技巧 89 GEC Program 演講的定義 演講是指一個人針對某件事物，以聽眾為對象發(fā)表談話的溝通行為，是在較短的時間內(nèi)向聽眾灌輸大量信息的一種有效方式。 90 GEC Program 商務(wù)演講種類 * 了解信息 * 能夠執(zhí)行 * 接受執(zhí)行 91 GEC Program 過程設(shè)計之一 開場白 ? 軼事 ? 反問 ? 禮貌而正式的介紹 ? 權(quán)威術(shù)語 ? 幽默 92 GEC Program 過程設(shè)計之二 主 體 ? 要點 ? 支持要點的論據(jù) ? 總結(jié)要點和論據(jù) ? 聽眾回應(yīng) ? 轉(zhuǎn)接下一要點 93 GEC Program 過程設(shè)計之三 總結(jié)語 ? 回答問題 ? 摘要目標(biāo) 、 要點和論據(jù) ? 感謝聽眾出席 ? 要求行動主 體 94 GEC Program 環(huán)境布置 1. 場 地 2. 座位安排 ? U型 ? 會議圓桌 ? 平排型 ? 小組型 95 GEC Program 克服緊張情緒的技巧 * 充分準(zhǔn)備 * 自我鼓勵 * 態(tài)度 * 深呼吸 * 放松的小運動 96 GEC Program 非語言行為 姿 勢 面 部 表 情 穿 著 * 根據(jù)聽眾的特點來定 * 要以舒適為主 * 不要穿新購買而沒有穿過的衣服 * 記住別忘了擦鞋 97 GEC Program 走動與手勢 * 偶爾轉(zhuǎn)換 ， 切忌太頻 * 手勢自然 * 空手 * 克服一些小動作 * 每次走兩至三步 * 聽眾超過 50人 ， 手勢比往常要大一 些 98 GEC Program 眼神接觸 ? 一句話的接觸 ? 不要被對方打擊 ? 別離開 10秒鐘以上 ? 避免太集中而忽略 99 GEC Program 聲 線 * 語音清晰 * 聲調(diào)變化 * 注意停頓 * 聲音要富于情感 * 使用適當(dāng)?shù)脑~語